In questo periodo di incertezza economica a livello globale, i leader dei governi sono obbligati a operare scelte difficili. In qualità di direttore della divisione di Microsoft dedicata al settore pubblico ho avuto la possibilità di parlare con molti leader governativi e di discutere i problemi più seri nel campo dell’istruzione, della sanità, della pubblica sicurezza e dell’ambiente. Senza dubbio, l’aspetto più rilevante del mio lavoro consiste nell’individuare le soluzioni tecnologiche che possano aiutare i nostri clienti a reinventare il loro modo di operare. A prescindere dalla dimensione della loro organizzazione o dal partito politico di appartenenza, tutti hanno mostrato un punto di convergenza per quanto riguarda gli obiettivi auspicati: in questi tempi di austerità e incertezza i governi devono concentrare gli sforzi sulla capacità di riuscire non solo a fare di più con meno risorse, ma a introdurre novita’ con meno risorse, in modo tale da riuscire a supportare lo sviluppo e la competitivita’ dei rispettivi Paesi e a promuovere efficienza e soddisfazione di cittadini e imprese.
Oggi, gli enti pubblici dovrebbero assomigliare sempre di più ad aziende private e risultare dinamici, pieni di energie, rapidi nelle decisioni ed in constante evoluzione. Nasce cosi’ l’esigenza di trovare un equilibrio fra le esigenze dei collaboratori degli enti della PA, la riduzione dei budget e la presenza di sistemi di controllo sempre più severi. Gli enti pubblici più lungimiranti stanno combinando soluzioni tecnologiche e idee creative per offrire funzionalità molto ampie, dare impulso a processi innovativi e riuscire appunto a creare novità con meno risorse rispetto al passato. Microsoft si trova ad occupare una posizione privilegiata in questo contesto, nell’agevolare il processo di trasformazione degli enti pubblici in organizzazioni connesse, agili e trasparenti che consentano agli operatori del servizio pubblico di sfruttare appieno il loro potenziale.
Per farvi un esempio su tutti, il sistema di trasporto integrato e multimodale di Dehli subiva rallentamenti a causa di processi manuali, sistemi compartimentati e l’uso di applicazioni diverse fra di loro che impedivano di ottimizzare le procedure per garantire gli spostamenti a 16 milioni di cittadini. Grazie a Microsoft Dynamics AX, tutti i processi interni sono stati riconfigurati, i dati sono stati raggruppati e tutte le ridondanze sono state eliminate, rendendo l’intero servizio più rapido ed efficiente e permettendo di accrescere il valore di molti progetti per il trasporto pubblico di Delhi, volti a migliorare la vita dei cittadini.
Rendere efficiente l’amministrazione pubblica offrendo ai cittadini servizi innovativi è la missione fondamentale degli enti della PA. Oggi più che mai l’Information Technology può e deve essere un alleato prezioso per indirizzare il tema del contenimento dei costi. D’altra parte il processo di modernizzazione della Pubblica Amministrazione, ormai iniziato da alcuni anni, ha generato tra gli utenti la nascita di nuove necessità. Queste sono collegate sia a una maggiore efficienza ed efficacia nell’utilizzo dei mezzi di comunicazione, a un crescente bisogno di lavorare in maniera collaborativa, sfruttando le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie per risparmiare tempo e risorse preziose. Comunicare è diventata un’esigenza basilare e imprescindibile, caratterizzata da nuovi attributi quali la rapidità, il superamento del tempo, dello spazio e della distanza. Grazie all’integrazione in un unico strumento di tutti i canali di comunicazione, le tecnologie Microsoft per le Comunicazioni integrate e la collaborazione risolvono queste ridondanze, ottimizzando l’infrastruttura, riducendo i costi di telefonia, aiutando a ridurre le trasferte e rendendo più efficienti le modalità di comunicazione, sia all’interno degli Enti sia verso cittadini e imprese.
A questo proposito, lo studio realizzato in Italia in collaborazione con Netics “La comunicazione digitale al servizio della Spending Review” dimostra tra l’altro che attraverso un’operazione di diffusione delle tecnologie di comunicazione integrata e collaborazione negli enti pubblici italiani si potrebbero generare risparmi pari a circa 1.381 Euro/anno per dipendente, con un valore assoluto complessivo a livello di Sistema Paese superiore ai 2,9 miliardi di Euro/anno secondo dello studio.
Il White Paper è corredato da alcuni casi concreti che testimoniano i vantaggi resi possibili dall’adozione da parte di enti pubblici della soluzione di comunicazione digitale unificata Microsoft Lync, che offre un ROI del 337% e un tempo di recupero del capitale pari a 12 mesi (fonte: Forrester Research). Un caso particolarmente significativo è quello dell’ASL Napoli 2 Nord, che dovendo contenere i costi legati a una media di 400 telefonate al giorno tra le diverse sedi e 50 riunioni settimanali e con l’obiettivo di promuovere la collaborazione tra i circa 3.500 dipendenti, ha dato avvio a un progetto di comunicazione digitale unificata scegliendo di adottare Microsoft Exchange e Lync nel contesto del rifacimento della rete di telecomunicazione su VoIP. Grazie a questo percorso d’innovazione, l’ASL risparmierà circa 858 mila Euro all’anno, come stimato da uno studio di NetConsulting. In particolare l’adozione di un sistema di comunicazione digitale unificata abiliterà un risparmio sui costi dell’impianto di fonia pari a circa 130.000 Euro. L’introduzione della tecnologia VoIP per le comunicazioni interne all’Ente è in grado di produrre risparmi di circa 200.000 Euro annui sui costi di traffico telefonico. Ulteriori risparmi sono conseguibili grazie all’opportunità di organizzare riunioni virtuali: un risparmio complessivo di 96.000 Euro l’anno sui costi degli spostamenti e di 432.000 Euro l’anno per recupero di ore/uomo perse per gli spostamenti fisici.
