Fattura elettronica, le risposte ai dubbi principali delle aziende

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Come si fa a sapere se la Fattura inviata alla PA è arrivata a destinazione? Quanto costa fatturare alla PA, ora che si deve fare la Fatturazione Elettronica? Sono domande diffuse. Ma sono “lecite”…oppure no? Le soluzioni in realtà sono facili. Eccole

di Paolo Catti, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzaizone - School of Management Politecnico di Milano

La Fatturazione Elettronica verso la PA è un’innovazione importante per il nostro Paese, che, per come sta andando oggi, non dimostra particolari errori di forma o criticità tecnologiche. È semplicemente un’innovazione, che come tale va prima compresa, poi assimilata e, quindi – perché no – anche ulteriormente migliorata. In molti hanno già brillantemente superato i primi scogli sulla nuova rotta, alcuni addirittura accorgendosi pienamente dei benefici che la rotta può portare: lo riporto perché penso sia sostanziale per chi, lato imprese o PA, si sta impegnando nel fare - incontrando tutte le tipiche difficoltà del “fare” - sapere che “si può fare” e che qualcuno ha anche “già fatto”. Invece che riprendere i benefici, come già spesso abbiamo fatto in passato, questa volta, in chiave costruttiva, affrontiamo alcune criticità, legate alla certezza di aver inviato a destinazione la Fattura emessa e ai costi necessari per abilitarsi a fare Fatturazione Elettronica verso la PA.

Anche leggendo l’articolo “Fattura elettronica: luci e ombre, il punto” di Giusella Finocchiaro, pubblicato qualche settimana fa su questo stesso sito, e ancor di più leggendo le interessanti risposte e i commenti che lo accompagnano, proviamo a contribuire al confronto con alcune considerazioni che emergono dalla Ricerca 2014-2015 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. In particolare ci concentriamo su due questioni:

  • come si fa a sapere se la Fattura inviata alla PA è arrivata a destinazione?
  • quanto costa fatturare alla PA, ora che si deve mandare la Fatturazione Elettronica?

Partiamo dal primo elemento. Alcuni fornitori non sanno dire se la loro Fattura Elettronica è arrivata alla PA oppure no, perché ne hanno “perso le tracce”. Il problema, va detto, per quanto possa sembrare strano, è reale. Lo dimostrano imprenditori e imprese che lo hanno sollevato e abbiamo intercettato. Tuttavia, si tratta di un problema facilmente risolvibile.

Il Sistema di Interscambio, infatti, prevede un numero significativo di Notifiche e Ricevute che consentono di capire se la fattura, inviata da un fornitore, è stata correttamente costruita, emessa e ricevuta dalla Pubblica Amministrazione destinataria. Perché l’invio avvenga “correttamente” è necessario che la Fattura, scritta nel Tracciato Fattura_PA presenti tutte le informazioni obbligatorie e “scritte” nel modo formalmente corretto previsto dalle regole con cui si fattura alla PA. Questa è sicuramente una dimensione di evidente rigidità che, tuttavia, una volta smarcata la prima volta, diventa agevolmente “la nuova procedura” (quindi la “nuova abitudine”) e consente di fare fatture alla PA con maggiore rapidità ed efficienza. È peraltro così che, tipicamente, funziona la tecnologia: ci “costringe” inizialmente su alcuni (spesso sopravvalutati, in realtà poco rilevanti…) fronti, per poi rilasciare diversi benefici su altri.

Ma torniamo alle Notifiche: il Sistema di Interscambio, dicevamo, ne rilascia moltissime: tutte quelle che servono per capire se la fattura è stata effettivamente consegnata o scartata: se vogliamo, anche ben di più di quanto fosse possibile ottenere prima, spedendo una Raccomandata con ricevuta di ritorno. E’ importante saperlo, perché questo pone i fornitori della PA nelle condizioni di pretendere dai propri provider, che gestiscono per loro l’invio delle Fatture al Sistema di Interscambio, l’accesso a tutte queste informazioni (che, va detto, non sempre purtroppo sono gestite).

Se la Fattura è formalmente corretta e contiene i codici dell’Ufficio destinato a riceverla (quel codice IPA che ormai la gran parte degli Enti Pubblici ha pubblicato), arriva senz’altro a destinazione. Se non arriva, vuol dire che il Sistema di Interscambio l’ha scartata, a causa di un errore di “forma” (la mancanza di una determinata informazione obbligatoria, oppure un campo compilato non in modo corretto). E se l’ha scartata, il Sistema di Interscambio ha sicuramente inviato una notifica per comunicarlo. Se la notifica non è stata gestita e consegnata al fornitore, ritorniamo al problema segnalato sopra.

Per quanto attiene ai costi dell’inviare una Fattura Elettronica alla PA, anche qui una riflessione si impone. In prima battuta, “fare bene” Fatturazione Elettronica verso la PA comporta benefici nettamente superiori ai costi che occorre sostenere per farlo. In secondo luogo, il pricing dei servizi di Fatturazione Elettronica verso la PA è oggi lo specchio di un mercato completamente nuovo che, come tale, prevede ancora prezzi estremamente diversificati per diverse modalità di servizio. Vale davvero la pena dedicare un po’ di attenzione alle offerte presenti sul mercato, perché la variabilità tra prezzi di chi offre i servizi di Fatturazione Elettronica verso la PA può essere anche molto ampia: le differenze si possono misurare addirittura in ordini di grandezza. E i servizi realmente offerti non sempre sono coerenti con quanto ci si potrebbe aspettare e, a volte (purtroppo), come abbiamo già visto, possono risultare addirittura incompleti.

E’ dunque necessario che un imprenditore o un’impresa “impari” a discernere diverse offerte di servizi digitali per continuare a fatturare alla PA? Qui la risposta potrà anche sembrare provocatoria: no. Non è importante che un imprenditore o un’impresa impari a governare le opportunità della digitalizzazione “solo ed esclusivamente” per fare Fatture alla PA: è importante che questo processo di apprendimento (e di sensibilizzazione culturale verso la leva digitale) investa con maggiore consapevolezza e continuità tutte le opportunità dell’Innovazione Digitale. A partire dalla Fatturazione Elettronica verso la PA. Perché imprenditori e imprese ne hanno un gran bisogno: per continuare a fare business, per crescere o mantenersi in vita senza intaccare i margini, per recuperare o conquistare competitività. Se la Fatturazione Elettronica può fungere da stimolo in questa direzione, come l’Osservatorio auspica da anni, allora ben venga.

Non esistono più (e forse non potranno più esistere) business che possono permettersi di prescindere dal presidio dell’Innovazione Digitale, attento e consapevole, per esistere e crescere. Esistono, invece, business che cavalcano l’Innovazione Digitale e sanno farlo riducendo i costi e massimizzando i benefici. In definitiva, come avviene per la Fatturazione Elettronica, le tematiche dell’Innovazione Digitale rappresentano un’urgenza che è importante saper governare ancor prima che un’ottima opportunità da cogliere.

11 Novembre 2014

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