Fatturazione elettronica, rispondere ai timori delle imprese

Istruzioni per l'uso

Alcuni fornitori delle Pubbliche Amministrazioni pensano che sia troppo gravoso l'obbligo di provvedere alla fatturazione elettronica, come riferiscono due esperti del settore. Ma il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha fornito varie soluzioni. Ecco quali

di Dario Bonacina

L'obbligo di provvedere alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni Centrali si avvicina: il 6 giugno 2014 i fornitori di oltre 15.000 enti interessati dovranno essere in regola con quanto stabilito dal decreto attuativo pubblicato lo scorso maggio in Gazzetta Ufficiale.

Dal 6 giugno Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale non potranno più accettare fatture diverse da quelle elettroniche. Esiste inoltre un'altra tappa, che qualcuno interpreta già come proroga implicita alla scadenza sopra indicata, perché delineerebbe una sorta di periodo di transizione o tolleranza: decorsi tre mesi dalla data stabilita del 6 giugno - e quindi dal 6 settembre 2014 - agli enti sopra citati sarà vietato disporre qualunque tipo di pagamento per fatture emesse in formato non elettronico. A partire da giugno 2015, invece, l'obbligo di fatturazione elettronica riguarderà tutte le altre amministrazioni, anche locali.

"E' ufficiale, si parte - esordisce Nicola Savino, esperto in materia di digitalizzazione e dematerializzazione - e il primo aspetto da considerare è nel fatto che il sistema, dal lato della PA, risulta essere già funzionante: normative, logiche e procedure sono ben illustrate nel sito web FatturaPA.gov.it gestito dall’Agenzia delle entrate e da Sogei, in particolare nella sezione dedicata alle FAQ. E' anche disponibile una simulazione completa, per provare il servizio. In questa tematica, va riconosciuto all'Italia di essere in una posizione di avanguardia, anche rispetto a Paesi come Francia o Germania, spesso ritenuti punti di riferimento da prendere ad esempio".

"Ma la paura del cambiamento è sempre forte, soprattutto per le aziende meno preparate all'innovazione. Molti soggetti manifestano alcuni timori - spiega Savino - legati all'introduzione di una novità che comporta effettivamente un cambiamento procedurale. Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce la necessità di procedere alla conservazione digitale (che il mercato conosce anche come conservazione sostitutiva) di un documento emesso in formato elettronico e la fattura rientra naturalmente in questo obbligo. Alcune imprese temono dunque di dover affrontare uno scoglio rappresentato da nuovi investimenti per dotarsi di soluzioni gestionali (software e hardware) idonee a gestire l'emissione elettronica del documento, la sua trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI), e la conservazione digitale o sostitutiva".

Tuttavia - è bene ricordarlo - un'impresa può adottare soluzioni differenti, il cui utilizzo consente l'onere di evitare l'implementazione di una nuova piattaforma gestionale: "Innanzitutto, la normativa permette alle imprese di avvalersi di un intermediario, che può essere un outsourcer specializzato in questo tipo di attività, ma anche un commercialista. Non vanno inoltre dimenticate le soluzioni pensate a livello istituzionale per le aziende che non dispongono di risorse IT strutturate: le PMI aderenti al MEPA possono usufruire gratuitamente del servizio web di supporto alla fatturazione elettronica mediante il portale acquistinretepa.it. Per le altre imprese, Agenzia per l’Italia digitale e Unioncamere definiranno comunque altre soluzioni".

Proprio in merito all'utilizzo di queste soluzioni, che hanno l'obiettivo dichiarato di dare risposta positiva all'esigenza di snellimento degli oneri - spesso di carattere burocratico - espressa dalle aziende che si avvalgono di intermediari per la tenuta della contabilità, vale la pena segnalare anche il percorso di collaborazione intrapreso da Piccola Industria (Confindustria) e Consip per l’apertura di appositi sportelli di assistenza, ossia punti informativi in grado di offrire agli associati un adeguato supporto all’utilizzo del MEPA (ad oggi gli sportelli attivi sono venti). 

La necessità di offrire un supporto concreto alle aziende è sottolineata anche da Domenico Sodini direttore di C&S Team e docente per Assoservizi (Assolombarda) in materia di processi e tematiche documentali: "Il tessuto economico nazionale è fatto prevalentemente di imprese di dimensioni medie, e piccole, anche individuali. Gran parte di queste aziende sono ancora decisamente impreparate sull'argomento e necessitano di un affiancamento da parte di professionisti del settore". 

"Pensiamo ad un professionista - chiarisce Sodini - o ad un artigiano che si trovi a dover emettere una fattura elettronica perché ha come cliente una Pubblica Amministrazione, potrebbe trattarsi di un'officina di autoriparazioni che deve emettere fattura ad un Comune. Anche se si trattasse di emettere una sola fattura, ad oggi non può far altro che procedere abilitandosi come fornitore della PA (se vengono rispettati i vincoli di ammissione) e registrandosi poi al MEPA, inserendo manualmente, dato per dato, tutte le informazioni della fattura che verrà inviata in formato XML alla PA di riferimento; spetta poi all’imprenditore dover gestire manualmente tutte le ricevute possibili e rivolgersi in ogni caso ad un professionista per la corretta conservazione digitale della fattura elettronica emessa.  Un doppio lavoro che, a mio parere, non semplifica la contabilità di un'azienda. Un ausilio significativo viene da una soluzione strutturata, che può concretizzarsi nell'attività di un outsourcer che si occupa professionalmente di fatturazione elettronica e gestione documentale". 

Molte aziende di piccole dimensioni, in quest'ottica, si domandano se - dovendo adeguare i propri sistemi - valga la pena passare ad un sistema di emissione fatture completamente elettronico. "In realtà non è necessario - spiega Sodini - l'azienda deve emettere fatture, una parte delle quali destinata alla PA e un'altra parte, più o meno voluminosa - destinata al settore privato. Un outsourcer può gestire facilmente questo tipo di mix, senza che l'azienda si veda costretta ad una migrazione completa da un sistema tradizionale ad uno totalmente elettronico. Proprio in questa direzione siamo pronti con una soluzione idonea alle PMI. L'obiettivo è favorire i soggetti (professionisti, artigiani, piccole imprese) che emettono fatture con piattaforme semplici o attraverso sistemi gestionali di fascia bassa: una volta emesso il documento, esportabile in formato CSV, potranno effettuarne l'upload, in un apposito portale dall'interfaccia amichevole e da lì la fattura sarà trasformata nel formato idoneo, ed inviata  al SDI. Naturalmente sarà incluso un sistema di gestione delle ricevute".

La necessità della conservazione digitale - elemento che, una volta introdotto a regime, contribuisce ad una diminuzione dei costi di gestione dei documenti - è effettivamente uno dei tanti concetti che sfuggono alle aziende interessate dall'obbligo di fatturazione elettronica. "Come spesso accade, anche in altre tematiche - racconta l'ing. Sodini -  per spingere un soggetto a seguire una determinata procedura è necessario obbligarlo ad adottarla per legge. Passare alla conservazione digitale comporta risparmi significativi, ma il problema che si riscontra quando si entra in contatto con le aziende, è che non esiste una chiara percezione dei costi che ordinariamente vengono sostenuti per la gestione delle fatture e quindi non esiste un'idea dei possibili risparmi conseguibili". 

Se è vero che gli interessati percepiscono le difficoltà date dall'introduzione di questo obbligo, è altrettanto vero che finora non sono state sollevate lamentele significative, neppure da parte delle associazioni di categoria che rappresentano i soggetti interessati dal nuovo adempimento: "Probabilmente perché - conclude Sodini - c'è la speranza, all'italiana, in una proroga. Non bisogna, però, fare di tutta l'erba un fascio: è altrettanto vero che esistono aziende - soprattutto quelle per cui le Pubbliche Amministrazione sono clienti di rilievo in termini di fatturato - che si mostrano più sollecite e che si sono già rivolte a noi per avere soluzioni pronte in tempo utile, anche perché interessate a registrarsi alla Piattaforma di Certificazione dei Crediti, che deve partire prima dell'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica".

Mentre il mercato offre già risposte operative, con soluzioni "chiavi in mano" che consentono agli interessati di dotarsi di un sistema in grado di affiancarsi agli applicativi gestionali e piattaforme ERP oggi in uso, una risposta istituzionale allo smarrimento e all'impreparazione delle aziende è giunta dal MEF il 31 marzo, attraverso una circolare interpretativa che fornisce le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione elettronica e risponde ad alcuni quesiti raccolti dal Ministero, posti sia da pubbliche amministrazioni, sia dai fornitori di queste ultime. Tali indicazioni riguardano il termine per il caricamento delle anagrafiche degli uffici adibiti alla ricezione delle fatture elettroniche nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, l’emissione della fattura elettronica, il divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica e il trattamento dei casi in cui risulti impossibile, per ragioni tecniche, il recapito della fattura elettronica all’amministrazione. In particolare definisce:

  • la necessità di inserire in ogni fattura il codice univoco assegnato dall'IPA agli uffici delle PA deputati a ricevere fatture elettroniche, indicato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni
  • l'importanza del rilascio, da parte del SDI, di una ricevuta (e della sua conservazione) che attesta contestualmente la regolarità dell'emissione e dell'invio della fattura alla PA corrispondente al codice univoco indicato;
  • la possibilità da parte delle PA centrali, di accettare e pagare anche dopo il 6 settembre 2014 le fatture cartacee non ancora pagate a tale data, purché emesse entro il 6 giugno 2014;
  • la conseguente impossibilità, per i fornitori, di emettere fatture cartacee nei confronti delle PA centrali oltre il 6 giugno 2014 (alle PA sarà vietato accettare e disporre il pagamento di una fattura cartacea emessa oltre tale data);
  • le modalità da seguire qualora il recapito non sia andato a buon fine, anche per impossibilità nell'individuazione del codice IPA.

"Il Dipartimento delle Finanze e il Dipartimento della Funzione Pubblica - spiegano dal Ministero - hanno predisposto le istruzioni per l’avvio del nuovo regime di fatturazione elettronica in accordo con le altre amministrazioni responsabili del progetto (Ragioneria Generale dello Stato, Dipartimento dell’amministrazione generale, del Personale e dei Servizi, Agenzia delle Entrate, Agenzia per l’Italia Digitale), con l’Unità di missione per l’attuazione dell’Agenda Digitale operante presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e con il partner tecnologico Sogei". 

"Le soluzioni individuate dalle amministrazioni responsabili del progetto in ordine alle modalità di gestione delle suddette problematiche - conclude una nota del MEF - sono il risultato di un leale e proficuo confronto con le principali associazioni di categoria dei fornitori interessate". 

Dalle problematiche illustrate finora, tuttavia, si deduce che il confronto proseguirà.

10 Aprile 2014

TAG: fatturazione, firma digitale, conservazione sostitutiva, bonacina, mef, ipa