Il massiccio ricorso alla digitalizzazione dei processi verificatosi nell’ultimo anno ha accelerato la presa di coscienza nei confronti dell’utilità di strumenti come la PEC (Posta elettronica certificata) e la firma digitale per assicurare, anche a distanza, valore legale a comunicazioni e documenti. Queste soluzioni si contraddistinguono per semplificare la quotidianità di liberi professionisti, uffici e aziende, garantendo la continuità del business e agevolando l’innovazione nella gestione documentale. Fulcro di questa rivoluzione nel lavoro di ogni giorno è il cloud, che per le sue caratteristiche rende più facile l’operatività: importante, per sfruttarne il potenziale, affidarsi a un provider autorevole e affidabile.
Perché il cloud supporta la business continuity
L’esigenza di velocizzare i flussi di lavoro e, al contempo, garantire alti livelli di sicurezza trova concretizzazione negli strumenti digitali che la normativa italiana relativa ai documenti informatici, rappresentata principalmente dal Cad – Codice dell’amministrazione digitale, mette a disposizione del settore pubblico ma anche dei privati. In particolare PEC, firma digitale e i sistemi di conservazione a norma rappresentano tre importanti soluzioni in grado di cambiare in meglio l’operatività quotidiana. Utilizzare questi strumenti in un ambiente cloud permette di sfruttarne al meglio le caratteristiche di flessibilità e personalizzazione, rendendo ancora più snelli i flussi e potendo gestire i documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque luogo ci si trovi e in ogni momento. Un vantaggio in smart working ma anche nel caso servissero riscontri urgenti e non ci si dovesse trovare in ufficio.
Inoltre, il cloud consente un alto livello di condivisione e integrazione tra persone e sistemi, aziendali e non. Un aspetto che porta a favorire la business continuity rendendo facile svolgere le proprie attività anche da remoto, continuando a erogare i propri servizi e andando incontro alle esigenze di fornitori e clienti.
PEC, firma digitale e conservazione a norma, come cambiano il modo di lavorare
La PEC è un sistema di posta elettronica i cui messaggi assumono il valore di una raccomandata, dunque hanno valore legale. Questo sistema di comunicazione è obbligatorio per imprese, pubbliche amministrazioni e liberi professionisti e offre un canale sicuro per condividere allegati rilevanti. Sarebbe comodo, per semplificare il lavoro, avere a disposizione in un’unica dashboard sia la posta certificata che quella ordinaria, così da tenere sempre sotto controllo la situazione.
A proposito di sottoscrizioni, la firma digitale rappresenta il metodo più sicuro per siglare documenti informatici attribuendo pieno valore probatorio. Si tratta infatti di una tipologia di firma elettronica qualificata che, basandosi su due chiavi – una privata in possesso solo del titolare della firma e una pubblica per decrittare l’altra -, permette di accertare con assoluta sicurezza l’identità corrispondente alla firma stessa. Si utilizza tramite smart card o token, tuttavia per comodità l’ideale sarebbe una soluzione integrata e automatizzata nel contesto di una soluzione di gestione documentale.
Integrazione e automatizzazione sono concetti che possono essere applicati anche al sistema di conservazione a norma di legge. Infatti, i documenti informatici vanno conservati in modo adeguato così da garantire che le loro caratteristiche e il valore legale siano inalterati nel corso del tempo, per un periodo che varia a seconda della tipologia di file: le fatture per esempio vanno conservate a norma per dieci anni. Il passaggio tecnico dell’inserimento del documento nel sistema di conservazione scegliendo un’adeguata soluzione può essere automatizzato, in modo da non incidere sull’utente.
I servizi citati si definiscono “trust” e vengono erogati da soggetti che hanno la responsabilità di assicurare l’integrità di identificazione elettronica per i firmatari e per servizi, tramite meccanismi forti di autenticazione, firma elettronica e certificati digitali.
Il caso: gli strumenti di TIM
Una soluzione presente sul mercato che valorizza questi strumenti in modalità innovativa è Google Workspace TIM Edition: nata dalla partnership tra Google Cloud e TIM, integra tutti gli strumenti e i sistemi di comunicazione della suite di Google con i servizi “trust”, grazie a un’app che connette l’ambiente Google Workspace e le piattaforme di TI Trust technologies, la certification authority del Gruppo TIM. Tramite l’app – sviluppata in collaborazione con Noovle, la cloud company del Gruppo TIM – tutto può essere gestito in un unico ambiente di lavoro, semplificando in maniera notevole i flussi quotidiani di comunicazione e condivisione dei documenti.
TIM offre diverse soluzioni “trust” volte all’ottimizzazione dei processi documentali.
Per esempio il servizio PEC di TIM permette un backup automatico di tutto ciò che si conserva nella casella di posta e consente di fare ordine nella propria attività; dispone inoltre di funzionalità come alert via SMS o sull’email ordinaria per verificare i messaggi. È disponibile anche l’app mobile TIM Pec, che consente di visualizzare i messaggi da cellulare. Grazie all’integrazione con Google Workspace, in un unico servizio si potranno gestire sia la PEC che la posta ordinaria.
Firma sicura mobile di TIM è invece il servizio di firma digitale “web based” che non richiede l’utilizzo di un dispositivo esterno come un token. Ciò significa che rimanendo nell’ambiente di lavoro si potrà applicare la firma: non a un solo documento, ma anche a più file insieme, risparmiando tempo. L’invio al sistema di conservazione poi è semplificato dalla possibilità di effettuare l’operazione direttamente dal proprio account Gmail.
Conclusione
I trust services e il cloud, per i benefici che portano in termini di ottimizzazione dei processi, si rendono preziosi alleati di imprese e professionisti in qualsiasi contesto di applicazione. La loro introduzione in azienda o nell’attività professionale quotidiana permette di innovare la gestione documentale, con ricadute positive sull’operatività e sull’efficienza.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Tim
