Trasformazione digitale in Regione Lombardia, dalla programmazione all’attuazione: risultati e prospettive | Agenda Digitale

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Trasformazione digitale in Regione Lombardia, dalla programmazione all’attuazione: risultati e prospettive

Il processo di modernizzazione e di transizione digitale della società e della PA lombarda è “in corsa” e guarda con attenzione ai nuovi scenari, alle strategie nazionali ed europee e alla continua evoluzione tecnologica. Una panoramica su priorità e obiettivi

27 Apr 2021
Maria Giovanna Burceri

responsabile della PO “Coordinamento del processo di definizione, monitoraggio e aggiornamento del Programma strategico per la semplificazione e trasformazione digitale”

Oscar Sovani

dirigente Unità Organizzativa Semplificazione, trasformazione digitale e sistemi informativi

Il percorso intrapreso da Regione Lombardia per avviare e realizzare la trasformazione digitale della filiera pubblica lombarda e abilitare lo sviluppo di ecosistemi digitali si fonda su tre parole chiave: confronto, condivisione ed esecuzione.

Fondamentale il coinvolgimento e il confronto con i principali portatori di interesse e attori del sistema lombardo per avviare la costruzione e definizione di una strategia che, partendo dall’analisi swot del contesto territoriale in termini di esigenze e progettualità in corso, possa da un lato soddisfare le richieste dei principali interlocutori e dall’altro massimizzare gli investimenti in atto.

Gli obiettivi strategici del Programma

La strategia è stata definita affiancando ai tradizionali momenti di confronto, come tavoli di lavoro, incontri istituzionali, workshop, anche la promozione della piattaforma di collaborazione e condivisione “Open innovation” e la creazione di community virtuali che raccogliessero e condividessero idee, esigenze e proposte di intervento nonché i risultati delle progettualità in atto.

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In totale dal 2019 a oggi sono pervenute più di 100 proposte da parte dei principali stakeholder, poste al vaglio dei tecnici delle direzioni regionali competenti, e quasi tutte recepite in provvedimenti e iniziative concrete.

Regione Lombardia ha messo al centro della propria azione la “semplificazione e la trasformazione digitale” con la previsione in legge (lr 19/2014 , art. 1) di un documento strategico che rendesse strutturale la semplificazione e la trasformazione digitale della pubblica amministrazione lombarda, mettendo a sistema in modo organico gli obiettivi, i risultati attesi e le priorità individuati dal Programma Regionale di Sviluppo nelle diverse aree (istituzionale, economica, territoriale e sociale), individuando parallelamente linee strategiche di innovazione.

Obiettivo primario del “Programma strategico per la semplificazione e trasformazione digitale”, approvato il 17 dicembre 2018, è quello di semplificare la PA partendo dalla revisione dei propri processi/procedure attraverso l’uso intelligente delle nuove tecnologie per ridurre gli oneri informativi/burocratici a carico di cittadini e imprese e per offrire servizi sempre più efficienti ed efficaci.

Le priorità

Il Programma ha individuato le priorità sia trasversali sia per aree di intervento, tra le quali si segnalano l’omogeneizzazione delle procedure, la centralità degli utenti, la valorizzazione del patrimonio informativo, il potenziamento degli sportelli unici, la semplificazione dell’accesso ai servizi e dei procedimenti autorizzatori nonché lo sviluppo di strumenti digitali per la sanità.

Per sensibilizzare e mobilitare in uno sforzo comune tutta l’organizzazione regionale è stata destinata una quota significativa della retribuzione di risultato delle Direzioni Generali, pari al 25%, alla realizzazione degli interventi di volta in volta individuati di semplificazione e trasformazione digitale.

Per sfruttare al meglio le risorse economiche disponibili e gli investimenti pubblici in ICT si è costantemente proceduto ad allineare la programmazione strategica all’attuazione operativa, attraverso una pianificazione e revisione delle azioni secondo fasi periodiche, che ha portato all’approvazione di un Piano triennale di Trasformazione digitale, allineato alle linee guida nazionali in tema di innovazione della PA, volto a favorire una pianificazione pluriennale degli interventi ICT e a potenziare il monitoraggio e la governance del percorso di trasformazione digitale di Regione Lombardia.

Dalla strategia all’attuazione

Sperimentare e investire rappresenta un binomio imprescindibile per una PA che deve aprire le porte all’innovazione e alla collaborazione pubblico privato anche attraverso accordi con poli tecnologici, il mondo dell’università, della ricerca e del lavoro, una PA pronta a adottare modalità innovative come il codesign e il coworking secondo un approccio multidisciplinare e multilivello.

Il processo è continuo e richiede grande impegno e responsabilità non solo dei tecnici che devono coniugare esigenze e rispetto delle norme a volte contrastanti come il codice della PA digitale e il gdpr privacy, ma anche una forte volontà politica che colga nell’innovazione tecnologica la possibilità concreta di semplificare la vita dei cittadini sostenendo gli investimenti in ICT, anche attraverso una revisione normativa che sia adeguata alla spesa ICT nella PA per agevolare investimenti al passo con l’evoluzione dell’innovazione stessa e non sia vincolo all’attuazione degli interventi.

Impegno che Regione Lombardia ha garantito con una strategia pluriennale prevedendo ogni anno interventi per rinnovare/rinforzare le azioni sul campo e offrire:

Allo stesso tempo si vuol promuovere un percorso di transizione digitale che punti a:

  • rafforzare le competenze digitali della PA prevedendo un piano formativi a tutti i livelli
  • introdurre e sviluppare l’utilizzo di tecnologie innovative per agevolare la semplificazione dei processi e delle procedure e per ridurre gli oneri a carico di cittadini e imprese
  • sperimentare metodologie che coinvolgano sempre più gli stakeholder e gli utenti dei servizi per rispondere sempre di più alle loro esigenze al passo con l’innovazione tecnologica.
  • Supportare gli enti del territorio nel processo di transizione pianificando interventi che li aiutino nella transizione.
  • Realizzare ecosistemi digitali per ambiti tematici.

In tema di ecosistemi digitali, il progetto E015 ne è stato il primo esempio attivo e funzionante, che attraverso un’apposita convenzione ha definito e regolamentato un sistema organizzativo, tecnologico e di cooperazione che ha permesso la realizzazione di un ambiente digitale facilitatore per lo scambio di informazioni e per lo sviluppo di nuove applicazioni.

In questi anni Regione ha posto particolare attenzione al valore del patrimonio pubblico e alla gestione dei dati, riconoscendone il valore strategico per il processo decisionale, orientandosi a programmare investimenti nel triennio che realizzino infrastrutture e sistemi per la gestione del ciclo di vita del dato e per le relative analisi (es. big data, cognitive computing, analisi predittiva). Da qui le sperimentazioni e sviluppi in tecnologie emergenti a supporto dei processi dell’elaborazione dei dati e delle informazioni per aumentare l’efficienza della PA, accanto a modalità di codesign per rendere disponibili servizi sempre più tagliati sulle concrete esigenze dell’utente, e in sistemi di Robotic Process Automation, che agevolino l’automatizzazione dei flussi di lavoro e lo scambio di dati tra PA.

In attuazione del DL semplificazione 2020 e in applicazione del CAD, Regione ha sottoscritto convenzioni e accordi con le pubbliche amministrazioni centrali (inps, inail, miur) per poter accedere e interrogare le banche dati di interesse nazionale, in modo da rendere più celere, sicuro e immediato il processo istruttorio preliminare all’erogazioni di contributi e finanziamenti, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza, trasparenza, economicità e equità, prevedendo anche l’uso di algoritmi per la definizione di graduatorie in presenza di beneficiari con stessi requisiti di ammissibilità, limitando il più possibile quindi quelle procedure (c.d. click day) che non garantiscono a tutti l’accesso alle risorse pubbliche perché dipendenti dal grado di infrastrutturazione a banda larga e ultra larga del territorio lombardo.

Forte e costante l’attenzione al grado di soddisfazione degli utenti che accedono a Bandi OnLine con la messa a disposizione di questionari di customer satisfaction digitalizzati che, a discrezione dell’utente, possano indicare, oltre al mero punteggio attribuito, gli aspetti che possono essere migliorati in un processo continuo di affinamento.

Regione ha riservato grande attenzione anche alla filiera pubblica lombarda, con l’obiettivo di supportare il percorso di trasformazione digitale degli enti locali in logica sussidiaria, condividendo gli investimenti infrastrutturali fatti negli anni attraverso la creazione e sviluppo di ecosistemi digitali, offrendo servizi e piattaforme attraverso API del marketplace regionale, e mettendo a disposizione competenze e professionalità attraverso webinar e momenti di knowledge sharing.

Alcuni risultati raggiunti

Con la piattaforma MyPay Regione svolge il ruolo di intermediario tecnologico rispetto al nodo nazionale di PagoPA e offre gratuitamente agli Enti Locali e alle altre PA lombarde tutti i servizi necessari per rendere l’esperienza utente dei cittadini e delle imprese semplice.

Ad oggi il 50% delle amministrazioni pubbliche lombarde (quasi 900) hanno aderito a MyPay, per un totale di pagamenti effettuati in poco più di un anno pari a quasi 900.000 e con un transato di 200 milioni di euro.

Molteplici sono i vantaggi per i cittadini, dalla disponibilità di una pluralità di canali disponibili per effettuare il pagamento, sia on line che on site, all’avere un unico punto di accesso ai dovuti regionali, a quelli sanitari e a quelli degli enti aderenti con anche un archivio unico dei pagamenti e un archivio storico delle ricevute e dei pagamenti; inoltre si ha a disposizione la lista di tutti i pagamenti in attesa verso gli Enti creditori aderenti e l’invio della ricevuta telematica per i pagamenti direttamente via mail, unitamente alla razionalizzazione dei processi di assistenza e attivazione del call center regionale per tutte le tipologie di incasso.

Notevoli sono i vantaggi anche per gli enti aderenti, tra i quali la maggiore tracciabilità e sicurezza dei pagamenti, la semplificazione contabile della gestione della riconciliazione dei pagamenti saldati, un maggior controllo per verificare l’esito dei pagamenti e interazione diretta con gli interlocutori del governo centrale del nodo PagoPA.

La piattaforma Bandi OnLine oggi conta più di 556.000 utenti registrati per oltre 1,21 milioni di domande presentate in risposta a 618 bandi implementati sulla piattaforma nel periodo, con 7.6 miliardi di euro messi a bando e con un trend di forte crescita del numero dei bandi, a fronte di maggiori investimenti che hanno consolidato la piattaforma.

Sempre in tema di processi di erogazione di contributi e di gestione del ciclo di vita dei bandi è stata utilizzata in forma sperimentale in un comune lombardo la tecnologia blockchain per semplificare l’accesso attraverso l’automazione delle richieste e delle verifiche di ammissibilità di un bando rivolto alle famiglie ( bando nidi gratis 2019-2020). Con l’applicazione di questa tecnologia i tempi medi di registrazione sono stati ridotti del 62% e l’80% delle domande protocollate hanno avuto un tempo di compilazione inferiore a 30 minuti. Inoltre, Il 90% dei requisiti sono stati verificati automaticamente dal sistema, cosicché il 98% delle domande presentate ha ricevuto verifica formale di ammissione al finanziamento in tempo reale e tutte le domande presentate hanno saltano la fase istruttoria a carico del Comune, con una netta riduzione dei tempi di gestione della pratica. Tutte le famiglie intervistate hanno dichiarato di essere state altamente soddisfatte dello strumento sviluppato e del supporto messo in atto da Regione Lombardia. Il 100% delle famiglie che ha chiesto assistenza ha ricevuto supporto immediato.

Nell’ambito della sperimentazione della tecnologia blockchain, nella prospettiva di un utilizzo trasversale a più processi/procedimenti regionali, Regione ha sviluppato le seguenti componenti tecnologiche in modo da renderla scalabile e adattabile: un sistema di notarizzazione “timestamping service”, una piattaforma di tokenizzazione e un sistema di gestione delle credenziali “Self Sovereign identity”.

Per consentire la gestione telematica semplice e veloce delle procedure amministrative autorizzatorie e concessorie – anche in via sussidiaria – con particolare riferimento ai settori Ambiente-Energia, Territorio-Edilizia, Infrastrutture e Attività Produttive, è stata realizzata la piattaforma “Procedimenti” – sistema informativo integrato per la gestione telematica di procedure amministrative.

L’obiettivo è duplice: da una parte migliorare “l’esperienza utente” di cittadini e imprese, dall’altra, fornire una gestione delle pratiche più agevole, standardizzata e semplificata e in tempi minori agli operatori della PA, nell’ottica di un efficientamento dell’iter procedurale nel suo complesso (riduzione dei tempi di conclusione della pratica).

I vantaggi per tutti gli utenti, sia cittadini, imprese, enti e Regione, sono ascrivibili al potenziamento della comunicazione tra gli attori coinvolti durante tutto l’iter procedimentale; una gestione documentale digitale, partendo dalla compilazione on-line della pratica ed eventuale documentazione a corredo; disponibilità di un archivio digitale in cui conservare i documenti informatici (sia modulistica che allegati, laddove richiesti, sottoscritti con firma digitale); la gestione uniforme delle procedure e istanze sul territorio regionale; la semplificazione dell’accesso alle informazioni da parte di professionisti, cittadini, Imprese ed Enti

Quali sono i benefici per cittadini e imprese? Sicuramente la riduzione dei tempi di istruttoria delle pratiche e delle pratiche non corrette e incomplete, con conseguente diminuzione delle richieste di assistenza a carico dell’help desk, quindi significativo risparmio di costi e tempi per la gestione completamente digitalizzata dell’iter procedimentale con una significativa diminuzione dell’attività per la gestione dell’accesso agli atti e inoltre un Incremento di banche dati integrate, aggiornate e standardizzate a supporto di molteplici utilizzi.

Nuove prospettive

Ma il processo di modernizzazione e di transizione digitale della società e della PA lombarda è “in corsa” e guarda con attenzione ai nuovi scenari, alle strategie nazionali ed europee e alla continua evoluzione tecnologica.

Grande attenzione al PNRR e alle possibili ricadute sulla realtà lombarda anche alla luce dell’esperienza fatta in quest’ultimo periodo in piena crisi pandemica. Il territorio ha bisogno di risposte concrete e a breve termine, e per questo Regione sta concentrando tutte le energie e gli sforzi per un rilancio complessivo, coinvolgendo in modo sinergico e proattivo tutti gli stakeholder. Attenzione alla sostenibilità ambientale, alla sanità digitale, al mondo del lavoro, alla formazione e allo sviluppo delle competenze, al potenziamento della filiera pubblica, facendo tesoro degli errori del passato e sfruttando al meglio e in modo intelligente le tecnologie per lo sviluppo di ecosistemi digitali.

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