Non si può improvvisare un’operazione per le aziende e gli studi professionali tanto necessaria, quanto tecnica, come la certificazione di processo. Per garantire infatti la dematerializzazione del proprio patrimonio cartaceo in modo sicuro, adeguato alle regole e mantenendo il valore probatorio di ogni singolo foglio di carta trasformato in file, serve una soluzione tecnologica in grado di supportare il pubblico ufficiale in ogni passaggio.
È fondamentale, infatti, che tutte le fasi siano affrontate in piena conformità alla normativa di riferimento, per poter beneficiare di tutti i vantaggi della certificazione di processo, dall’eliminazione dei costi per il mantenimento dell’archivio fisico alla possibilità di successo in caso di contenzioso.
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Certificazione di processo, perché serve alle aziende
Per capire l’importanza della Certificazione di processo, introdotta dalle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nel 2022, è bene ricordare in primis i benefici della dematerializzazione, tra cui si individuano:
- Eliminazione dei costi di acquisizione e mantenimento degli spazi da dedicare agli archivi, come l’affitto di interi palazzi in cui custodire il proprio patrimonio cartaceo,
- Cancellazione dell’esigenza di adottare misure di sicurezza fisiche e dovute certificazioni (ad esempio, antincendio),
- Possibilità di individuare in modo semplice, rapido ed efficace un documento di cui si necessita, senza dover passare molto tempo a cercare un particolare atto tra numerosi faldoni,
- Garantire una lunga vita al proprio documento dematerializzato, in modo che sia sempre fruibile, accessibile e consultabile.
Tuttavia, non era certo il mantenimento del valore probatorio del documento: in sede giudiziaria, era necessario ancora produrre il cartaceo. Con la certificazione di processo viene introdotta la possibilità di certificare il processo di scansione, rendendo i file opponibili ai terzi in un contenzioso: “Diventa possibile per la prima volta garantire il valore probatorio di un documento frutto di scansione – spiega Giovanni Maria Martingano, amministratore unico di Ifin Sistemi -. Prima un documento con firma olografica e scansionato non poteva avere valore probatorio, bisognava trovare il documento cartaceo per forza”. Oltre a ciò, la certificazione di processo è “una nuova opportunità per coloro che hanno un archivio cartaceo e che per motivi di agilità di gestione delle informazioni optano per una scansione certificata, che equipara il file scansionato all’originale cartaceo”, aggiunge Martingano.
I vantaggi della certificazione di processo
Tantissime aziende già oggi scansionano i documenti, tuttavia, racconta Martingano, “quel tipo di scansione non sottrae all’azienda l’obbligo della conservazione cartacea che ha un costo evidente, cioè quello legato agli spazi, all’archivio, alle misure di sicurezza, ma anche un costo nascosto, che è quello di soccombere a un eventuale contenzioso se non si trova il documento cartaceo oggetto della diatriba”, sottolinea il CEO. I costi si riducono dunque notevolmente: “Con un costo di trasformazione che comprende ogni aspetto, non ho spese occulte. È conveniente”, spiega Martingano.
Da non trascurare poi gli aspetti legati agli adempimenti in materia di data protection, indicati dal GDPR: “Se per esempio emerge la necessità di eliminare documenti con i dati personali di qualcuno il procedimento risulta molto più rapido e semplice ed economico; non bisogna individuare fisicamente i documenti da eliminare tra tanti altri, ma basterà ricercare i files e procedere alla cancellazione; questo sarà possibile evidentemente solo se si è passati dal cartaceo al digitale con un processo certificato”.
Perché il tutto venga svolto adeguatamente però, serve la giusta soluzione tecnologica: “La certificazione di processo è essenzialmente la certificazione di una serie di passaggi a opera di un pubblico ufficiale, come un notaio, che garantisce la perfetta intercambiabilità anche dal punto di vista normativo tra il documento cartaceo ed il suo gemello digitale frutto di un processo di scansione massiva. Una piattaforma studiata ad hoc per questo compito sicuramente facilita il professionista nello svolgimento dei vari step”.
Come fare la certificazione di processo con DigitalCert
In pratica quindi, la certificazione di processo consiste nella verifica e approvazione dei passaggi effettuati nella dematerializzazione, da parte del notaio. Una soluzione realizzata per supportare il pubblico ufficiale in questo, come DigitalCert di Ifin Sistemi, rende più semplice, ordinato e veloce il lavoro. Infatti, il software, è in grado anche di registrare esiti e date delle verifiche, oltre a bloccare il processo in caso rilevi un errore umano. Per comprendere come funziona, è utile approfondire passo per passo il processo.
“In primis – spiega Martingano – serve una verifica tecnologica delle macchine usate per la scansione. Il notaio verifica le linee di scansione massiva, descrivendo le macchine utilizzate e rilevando le loro caratteristiche, confrontandole con quelle previste dal legislatore”. Il tutto viene verbalizzato e dunque registrato. Il notaio dovrà certificare la presenza di una serie di caratteristiche tecniche, come “il bilanciamento della luce e la correzione della curvatura degli scanner – commenta Martingano -. Poi indicherà il lotto di documenti da certificare, la tipologia di documenti, la finalità della scansione, il riferimento al contratto tra fornitore e committente, l’orario di inizio della scansione e il nome dei referenti”.
Dopo questa premessa, inizierà la fase di validazione, che consiste in “un’attività non delegabile, il notaio deve svolgerla personalmente; tale fase consiste nell’analisi di un campione di documenti, controllati uno per uno e verificando che il file scansionato corrisponda a quello cartaceo – aggiunge l’amministratore di Ifin -. Segue una certificazione iniziale in cui si genera un codice univoco, quello che poi legherà l’intero lotto di documenti nella fase finale del processo. Tutti i documenti scansionati dovranno avere quel codice tra i metadati”.
Dopo la scansione, il notaio fa un confronto tra un campione di documenti estratti a caso, tra cartaceo e digitale, per individuare eventuali difformità: “La normativa prevede uno standard che definisce il limite di difettosità accettabile per un processo in oggetto – spiega Martingano -. Alla fine del raffronto, se il campione ha superato il confronto, il notaio sottoscrive l’attestazione di conformità. A quel punto i documenti cartacei possono essere distrutti e si potrà conservare i soli files digitali”. Con DigitalCert questi passaggi diventano più semplici e si riduce il rischio di errori, inoltre si tiene traccia di tutto.
I benefici della consulenza per la gestione documentale
DigitalCert è proposto sul mercato da Ifin Sistemi, azienda che dal oltre 40 anni si occupa di gestione documentale, Conservatore qualificato AgID, che inoltre vanta una rete di partner che operano nell’outsourcing documentale. Un ambito in cui è importante essere aggiornati su tecnologie e normative, per mantenersi competitivi e garantire ai propri clienti affidabilità e sicurezza: “Abbiamo un reparto che si occupa di consulenza – aggiunge Martingano -, possiamo aiutare il partner o il cliente a fare un audit preliminare, assistere il notaio nella certificazione del processo, della fase di verifica dei requisiti richiesti dal processo e assistere il cliente nella fase post scansione del documento, costruendo quindi i processi che governano la successiva gestione di quei documenti”. Tra questi, la conservazione digitale: “Va gestita con attenzione a ogni dettaglio. Per esempio, è bene ricordare che il codice univoco della scannerizzazione dei lotti documentali deve essere inserito nei metadati di conservazione, per garantirne la piena opponibilità verso i terzi in un eventuale contenzioso ”, conclude Martingano.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Ifin Sistemi
