Con eIDAS 2 nasce il concetto di e-Archiving. Le nuove norme porteranno i servizi fiduciari a emergere quali pilastri fondamentali per garantire l’interoperabilità, la sicurezza e l’affidabilità nella trasmissione e nel trattamento delle informazioni e dei documenti elettronici.
Da sottolineare che alla luce della pubblicazione della bozza di eIDAS 2 è sempre più evidente la volontà di rendere più semplice per i cittadini europei accedere ai servizi pubblici ed effettuare transazioni online.
Ricordiamo che il regolamento eIDAS n. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) è entrato in vigore nel 2016 con l’obiettivo di fornire una base normativa comune per le interazioni elettroniche sicure tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni nell’Unione Europea. Il regolamento disciplina l’utilizzo delle firme elettroniche, dei sistemi di identità elettronica e dei servizi fiduciari, tra cui il servizio elettronico di recapito certificato e qualificato (come la PEC).
e-Archiving, che cos’è
eIDAS 2.0 è una proposta di revisione avanzata dalla Commissione Europea che segna un ulteriore passo verso un ambiente normativo mutuamente riconosciuto a livello europeo e introduce per la prima volta, tra gli altri, il concetto di e-Archiving, molto vicino alla soluzione di Conservazione a norma, definito “un servizio che garantisce la ricezione, l’archiviazione, il recupero e la cancellazione di dati e documenti elettronici al fine di garantirne la durabilità e la leggibilità nonché di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine durante tutto il periodo di conservazione”.
Il 29 febbraio 2024 la revisione è stata ufficialmente approvata dal Parlamento Europeo e passerà ora al vaglio del Consiglio, la cui approvazione è prevista entro il mese di marzo.
Seguirà, probabilmente in aprile, la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale dell’UE.
Conservazione a norma, cosa cambia
La Conservazione a norma, servizio nato in Italia e previsto dall’art. 44, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.lgs. n. 82/2005), è un processo che permette di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Questo processo è fondamentale per assicurare il mantenimento del valore probatorio degli oggetti conservati, mantenendo le informazioni accessibili e fruibili nel tempo, indipendentemente dalle evoluzioni tecnologiche.
Risale al 23 dicembre 2014 la pubblicazione dell’elenco pubblico dei primi soggetti accreditati per attività di conservazione dei documenti informatici, i c.d. Conservatori, ai quali, dopo un iter particolarmente stringente e impegnativo, l’AgID aveva riconosciuto il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, determinando al contempo la necessità di operare sugli stessi una vigilanza periodica.
e-Archiving e conservazione digitale
La Commissione Europea, con l’introduzione dell’e-Archiving, annovera la Conservazione digitale nell’elenco dei servizi fiduciari qualificati con l’obiettivo di garantire la conservazione di documenti e dati informatici all’interno di una cornice normativa europea.
Quanto riportato nel testo di modifica al Regolamento, approvato dal Parlamento il 29 febbraio scorso, delinea in maniera inequivocabile la direzione intrapresa, con il fine di armonizzare gli effetti giuridici della conservazione di documenti e dati informatici appartenenti ad amministrazioni pubbliche, imprese e cittadini di qualsiasi Paese membro.
Nel passaggio “[…] Tali disposizioni dovrebbero applicarsi ai dati e ai documenti elettronici creati in formato elettronico nonché ai documenti cartacei che sono stati scansionati e digitalizzati […]” o ancora […] Il presente regolamento non dovrebbe distinguere tra dati elettronici e documenti elettronici creati in formato elettronico e documenti fisici che sono stati digitalizzati […] si apre al riconoscimento completo della conservazione sia nativa digitale che ‘sostitutiva’ del cartaceo.
È evidente come l’esperienza fino ad oggi maturata in ambito italiano rappresenterà un valore aggiunto e giocherà un ruolo importante nell’applicazione del nostro legislatore e nelle conseguenti azioni di vigilanza.
I prestatori di servizi fiduciari qualificati italiani sono già in possesso di standard di qualità necessari a erogare servizi fiduciari alla PA abituati alla vigilanza governativa. Dunque, non ci aspettiamo impatti considerevoli e, anzi, è naturale pensare alla possibilità concreta che il modello italiano possa essere esportato all’interno di un contesto europeo così come accaduto per la Posta Elettronica Certificata.
PEC europea: un modello per l’e-Archiving
La Posta Elettronica Certificata (PEC) in Italia è una realtà consolidata che assicura alle comunicazioni via e-mail la stessa validità giuridica della raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo strumento, nato in Italia, ha fatto da pioniere e sta ora evolvendo verso uno standard europeo, la Registered Electronic Mail (REM), o PEC europea.
Il percorso che porterà alla REM sembra essere avviato su un “binario parallelo” a quello che avvicinerà la Conservazione a norma “italiana” all’e-Archiving “europeo”.
La transizione a REM della PEC (quest’ultima normata agli artt. 29 e 48 del Codice dell’Amministrazione Digitale) viene avviata da Decreto-legge n. 135 del 14 dicembre 2018 che ha stabilito le misure necessarie a garantire la conformità della PEC al Regolamento eIDAS.
L’Agenzia per l’Italia Digitale, per dare concretezza alla necessità di modificare il CAD, a partire dal 2019 ha avviato un gruppo di lavoro con il coinvolgimento dei Gestori PEC italiani accreditati, con l’obiettivo di calare il Regolamento eIDAS nel contesto italiano. Come? Mediante l’attuazione di regole tecniche basate sugli standard ETSI per giungere alla trasformazione del servizio PEC in servizio REM, assicurando altresì l’interoperabilità del nuovo sistema di messaggistica e il minimo effort per la migrazione degli standard già esistenti e implementati dai Gestori PEC nazionali.
Il risultato è stato:
- La pubblicazione dei REM Services – Criteri di adozione standard ETSI e
- Le Regole tecniche per i servizi di recapito certificato a norma del regolamento eIDAS n. 910/2014 – Criteri di adozione standard ETSI – REM.
Questa digressione storico-normativa sulla PEC vuole essere in qualche modo spunto per immaginare quali possano essere i prossimi passi, dall’emissione del Regolamento eIDAS 2 all’adozione di nuovi standard per i Conservatori qualificati.
REM ed e-Archiving, le similitudini
La REM (o PEC Europea) e l’e-Archiving presentano già delle caratteristiche “comuni”:
- si configureranno quali “servizi di respiro europeo”, basati sul regolamento eIDAS (eIDAS 2.0) ovvero su un insieme di norme comuni con lo scopo di facilitare la circolazione dei documenti elettronici tra gli Stati membri, garantendo il loro riconoscimento legale e la loro interoperabilità;
- entrambi i servizi dovranno garantire l’integrità e l’inalterabilità dei documenti elettronici, che devono essere protetti da modifiche, alterazioni o cancellazioni non autorizzate. Per questo motivo, sia la REM che la Conservazione a norma utilizzeranno meccanismi di firma elettronica qualificata e/o di sigillo elettronico qualificato, che attestano l’origine e il contenuto dei documenti;
- entrambi i servizi devono mantenere la validità probatoria dei documenti elettronici, che devono essere equiparati ai documenti cartacei ai fini legali. Per questo motivo, sia la REM che la Conservazione a norma devono rispettare i requisiti di forma e di sostanza previsti dalla normativa vigente, e devono fornire le prove necessarie a dimostrare l’esistenza, la data, l’ora e il contenuto dei documenti.
Conclusione
L’adeguamento ai nuovi standard europei comporterà dei benefici sia per i prestatori di servizi fiduciari che per i loro clienti, in termini di maggiore sicurezza, affidabilità, validità legale e interoperabilità dei servizi elettronici. Inoltre, l’adeguamento ai nuovi standard europei aprirà nuove opportunità di mercato per i prestatori di servizi fiduciari, che potranno offrire nuovi servizi a una platea più ampia di utenti, sia pubblici che privati, in tutta l’Unione Europea.
Tutto ciò premesso, ci dobbiamo aspettare nel prossimo futuro uno scenario parallelo all’iter applicato alla REM nel quale AgID istituirà un tavolo di lavoro al quale saranno coinvolti tutti i Conservatori qualificati in Italia? I conservatori si devono aspettare nuove regole tecniche rispondenti ai requisiti ETSI anche per l’e-Archiving?
Il gruppo Assoconservatori Assintel auspica che il confronto sia prolifico e presti attenzione al panorama normativo italiano già consolidato, così da garantire un modello quanto più vicino a quello attuale, perché la PEC europea può essere davvero un modello per l’e-Archiving.
