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Scadenze

Fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019: cos’è, come funziona, come fare, esoneri e normativa (tra privati, PA e B2B)

Tutto quello che devi sapere su fattura elettronica, verso la PA e B2B (tra privati). Stato dell’arte su normativa, obblighi per le aziende e scadenze (dal primo gennaio 2019), consigli su come adeguarsi all’obbligo

01 Lug 2019

Daniele Tumietto

commercialista, advisor CSQA Certificazioni


L’obbligo a fare fatturazione elettronica è partito per tutti (esclusi gli esentati) il primo gennaio 2019. L’eventuale fattura cartacea non ha più alcun valore e chi non si adegua alle nuove disposizioni va incontro a sanzioni.

Il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 ha ufficializzato l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, indicando alcune novità come le categorie esentate e le proroghe delle sanzioni. La fattura elettronica dal 1 luglio 2019 dovrà essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo.

Ecco tutto ciò che bisogna sapere, dalle norme alla guida pratica per fare fatture elettroniche in modo facile ed economico.

1. Cos’è la fatturazione elettronica

1.1 Cos’è la fattura elettronica e differenze con la fattura di carta

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale, che dev’essere fatta secondo standard precisi (di FatturaPA, in Xml), ricevere e trasmettere via Sistema di interscambio (SDI). Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.

È stata introdotta con la legge finanziaria 2008, in cui l’Unione Europea (EU) invita gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale. A questo si aggiunge l’obbligo di conservazione della documentazione in formato digitale per dieci anni.

1.2 Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica

La genesi di questa evoluzione del “modo di fare” fattura è da individuare, a livello europeo, nell’adozione e recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. In questa Direttiva si può osservare come siano analoghi gli obiettivi che sono stati poi alla base della FatturaPA, e che possono essere riassunti in questi due punti:

  • generare risparmi derivanti da un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
  • dematerializzazione dei processi delle imprese: tale punto porta ad un generale incremento della competitività del sistema paese con benefici che sono decisamente superiori al semplice incremento efficienza degli adempimenti fiscali. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che troveranno nell’adesione al piano Industria 4.0 la concretizzazione della gestione digitale della produzione (di beni e servizi).

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi (no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti), ridotto rischio falsi e duplicazioni (riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti) e riduzione errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.

La fatturazione elettronica permette di inviare e ricevere fatture senza dover stampare sulla carta nessuna fattura, e quindi azzera completamente qualsiasi costo di stampa, eventuale spedizione, e poi i costi di marca da bollo e di uno spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee. Insomma, una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

1.3 Come si combatterà l’evasione fiscale con la fatturazione elettronica

La scelta di introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è stato dettato dalla necessità di combattere l’evasione fiscale. L’Italia è il primo Paese europeo ad avere dato il via all’obbligo, perché è lo Stato UE con il maggiore gap Iva: secondo i dati di settembre 2018 della Commissione europea, ammonta a 35,9 miliardi di euro.

La fatturazione elettronica permette controlli in tempo reale sulla congruità tra l’Iva dichiarata e l’Iva versata, dando la possibilità alle autorità di bloccare in tempi celeri le operazioni sospette.

2. Chi deve fare (e chi no) la fattura elettronica

Non è corretto dire che l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati riguarda tutte le categorie di contribuenti titolari partita Iva, in quanto è coinvolto il 56% di questi. Ci sono infatti settori professionali o regimi fiscali particolari che sono esentati.

2.1 Chi è esentato dall’emissione della fattura elettronica

L’Agenzia delle entrate ha calcolato che sono circa 2,2 milioni i contribuenti esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica. Questi sono:

  • medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari come stabilito dal  Garante della Privacy  a dicembre 2018;
  • imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio;
  • imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime forfettario;
  • piccoli produttori agricoli;
  • società sportive dilettantistiche;
  • soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

2.2 Chi non è esonerato dall’emissione della fattura elettronica

Tutte le altre categorie professionali dunque sono soggette all’obbligo. Tuttavia, sono stati individuati tra queste alcuni gruppi di contribuenti che godono di vantaggi, come riportato dalla guida messa a disposizione dell’Agenzia delle entrate:

  • per gli operatori in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva;
  • per gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
  • inoltre gli operatori possono consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute.

2.3 Fatturazione elettronica tra privati e B2B, come funziona

L’obbligo di fatturazione elettronica viene esteso al B2b dalla Legge numero 205 del 2017. L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato le regole tecniche con la circolare del 30 aprile 2018.

L’intento del governo di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra privati e B2b a partire dal 2019 rappresenta uno dei più importanti tentativi di lotta all’evasione fiscale. È in effetti questo uno dei motivi fondamentali per i quali l’Italia ha chiesto alla Commissione Europea di poter introdurre nell’ordinamento nazionale l’obbligo di emettere fatture elettroniche anche nel settore privato, come già fatto con successo verso la Pubblica Amministrazione, in parziale deroga a quando contenuto nella Direttiva 2006/112/CE in materia di IVA.

Ecco con precisione come è stata motivata tale richiesta:

  • incrementare capacità dell’Amministrazione finanziaria di prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è particolarmente elevato nel nostro paese;
  • aumentare la semplificazione fiscale;
  • ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie ad una maggiore quantità di dati a disposizione del Amministrazione Finanziaria.

Per alcune tipologie di contribuenti in realtà l’obbligo di emettere e-fatture anche nel B2b è già scattato dal primo luglio 2018, e c’è stata poi una seconda scadenza in dicembre.

2.4 Scadenze: primo luglio 2018, benzinai e subappaltatori

Dal primo luglio 2018 l’obbligo di emissione della fattura elettronica e delle note di variazione ex art. 26 del D.P.R. n. 633/72, riguarda tutte le prestazioni aventi ad oggetto:

  • le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
  • le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

L’esigenza è quella di garantire la tracciabilità dei flussi finanziari e contrastare le frodi IVA che possono insinuarsi nelle varie fasi della filiera.

2.5 Scadenze: primo settembre 2018, tax free shopping

L’obbligo della fatturazione elettronica in ambito tax free shopping è stato introdotto dall’art. 4-bis del Decreto n. 193/16 pertanto il nuovo obbligo riguarda la fatturazione elettronica per le cessioni di beni di importo superiore alla soglia di 155 euro, IVA inclusa, risultanti da un’unica fattura presso uno stesso punto vendita.

Infatti l’articolo 38-quater del Dpr numero 633 del 1972 dispone che “Le cessioni a soggetti domiciliati o residenti fuori dalla Comunità europea di beni per un complessivo importo, comprensivo dell’imposta sul valore aggiunto, superiore a 154,94 euro destinati all’uso personale o familiare, da trasportarsi nei bagagli personali fuori del territorio doganale della Comunità medesima, possono essere effettuate senza pagamento dell’imposta”. Si tratta di un’importante misura di stimolo del commercio internazionale, volta ad attirare consumatori e favorire il turismo, in quanto il tax free shopping è un’agevolazione riservata ai residenti al di fuori della Comunità Europea che consente loro, di richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.

Si ricorda che per l’agevolazione prevista con il tax free shopping, è necessario che per l’acquisto in Italia:

  • il bene sia acquistato da un privato cittadino;
  • l’acquisto riguardi beni, e non di servizi, di importo superiore a 154,94 euro Iva inclusa;
  • il bene sia destinato al consumo personale o familiare;
  • il bene trasportato nei bagagli personali al di fuori della Comunità Europea entro 3 mesi dall’acquisto;
  • venga emessa regolare fattura.

2.6 Scadenze: primo gennaio 2019, obbligo tra privati

L’emissione della fattura elettronica da opzione diventa come già detto obbligatoria per le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita Iva, a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi siano poste in essere tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.

2.7 Scadenze: primo luglio 2019, i termini per l’emissione

Dal primo luglio 2019 la fattura elettronica va emessa entro dodici giorni (non più dieci) dalla data in cui è stata fatta l’operazione: non si potrà più aspettare che scada la liquidazione Iva periodica. La misura è contenuta nella legge di conversione al DL Crescita approvata al Senato a giugno 2019. Con la fine di giugno si conclude anche il periodo di tolleranza per le sanzioni.

2.8 Fatturazione elettronica verso la PA

Per le fatture elettroniche emesse verso le PA, restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013. L’obbligo di fatturazione elettronica verso le PA esiste dal 2016 e riguarda tutti i soggetti Iva. L’obiettivo principale della sua introduzione è quello di combattere in maniera efficace le frodi e l’evasione fiscale. La mappa internazionale della fatturazione elettronica dimostra l’efficacia dello strumento in chiave anti-evasione.

La Direttiva introduce degli obblighi solo in capo alle pubbliche amministrazioni europee, rendendo obbligatoria la ricezione di fatture elettroniche se in conformità con lo standard e con una qualsiasi delle sintassi presenti nell’elenco ristretto predisposto dal CEN. La Direttiva prevedeva un certo numero di passaggi da attuare, ora tutti compiuti, prima della fase di recepimento da parte degli Stati membri dell’Unione Europea, e più precisamente:

  • Predisposizione di uno standard, Norma europea (EN) da parte del CEN, di un elenco ristretto di sintassi, della relativa mappatura sintattica e altri documenti che sono stati formalizzati dalla Commissione in una richiesta di normazione. Le attività sono state assegnate al comitato CEN/TC 434 on electronic invoicing e sono state completate.
  • Verifica della effettiva utilizzabilità della Norma Europea, da parte della Commissione, in particolare rispetto ai criteri di praticità, facilità d’uso e possibili costi di attuazione. Questa attività ha portato alla pubblicazione della “Relazione della Commissione al Parlamento Europeo e al Consiglio sulla valutazione della norma europea sulla fatturazione elettronica”.
  • Pubblicazione, sulla Gazzetta ufficiale UE, del riferimento alla norma europea data dalla quale inizia a decorrere inizia il termine di 18 mesi entro i quali tutti i gli Stati membri devono recepire ed attuare tale norma, pertanto il termine da cui sarà obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee di ricevere ed elaborare fatture elettroniche che rispettino conformità ad una Norma Europea (standard) e ad una delle sintassi di un elenco ristretto. Sarà possibile una eventuale proroga di ulteriori 12 mesi solo per le PA locali.

In Italia si è scelta la strada di adottare un formato proprietario nazionale, FatturaPA, in quanto era prioritario avere una adesione massiccia all’adempimento rapido, infatti obbligatorio per legge, al fine di ottenere subito una parte dei benefici possibili.

3. Come si fa una fattura elettronica in pratica

Ma in concreto, come si prepara una fattura elettronica? Come anticipato, l’e-fattura è un file in formato XML. In primis dunque il contribuente che ha necessità di fare fattura elettronica deve dotarsi di un software per fatturazione elettronica (pc o app mobile) o servizio web (cloud) che gli permetta di creare tale formato di file, i programmi di fatturazione elettronica contemplano in automatico questo passaggio.

Le interfacce di questi prodotti sono molte diverse, ma qui proviamo a indicare alcuni aspetti in comune.

3.1 Come predisporre fatture elettroniche

Nell’atto di compilazione dell’e-fattura, i dati sono fondamentali e sono in sostanza gli stessi che venivano usati per fare la fattura cartacea. Bisogna specificare:

  • a chi è rivolto il documento (PA o soggetto privato);
  • il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella ed altro;
  • data e numero della fattura: non può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, o una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata. Alcuni software predispongono già l’impostazione automatica della data.

Inoltre, il numero della fattura deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta (il periodo di imposta nel sezionale non si indica in caso di numerazione continua, mentre si indica in caso di numerazione annuale).

3.2 Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio

Il Sistema di interscambio (Sdi) è il sistema attraverso cui inviare la fattura elettronica. Lo Sdi verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali oltre all’indirizzo PEC del cliente al quale recapitare la fattura.

Lo Sdi inoltre controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice fiscale del cliente esistano davvero. Una volta superate le verifiche, lo Sdi consegnerà la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.

3.3 Conservazione elettronica delle fatture: come fare e dove salvare le fatture elettroniche

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, disponibile sul portale Fatture e corrispettivi. Attivando il servizio, tutte le fatture verranno automaticamente conservate.

Oltre a ciò, è disponibile sullo stesso portale anche un servizio di consultazione, che permette di verificare anche quali fatture siano state correttamente consegnate e quali invece no. Il periodo di conservazione dell’Agenzia delle entrate dura quindici anni.

4. Software e servizi utili per fare fatture elettroniche

Sono svariati i software, servizi web o app smartphone gratuiti o a pagamento per la fatturazione elettronica che offrono ai privati la loro tecnologia per gestire la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche, e la conservazione sostitutiva a norma per dieci anni. Molti di loro si occupano anche della gestione delle fatture ricevute. Quelli di fascia medio-alta hanno servizi aggiuntivi, per la gestione delle fatture, del magazzino, dei fornitori, funzioni di scadenzario, previsione della tassazione eccetera.

4.1 I servizi privati (a pagamento)

Sono svariate decine. Facciamo qualche esempio. I più economici partono da 25-30 euro l’anno. Per esempio: quello di Aruba costa venticinque euro all’anno e prevede anche che le aziende possano incassare o pagare le proprie fatture elettroniche direttamente dal proprio account Paypal. Namirial a 30 euro l’anno.

Infocert costa da quattro euro al mese in su (gratuito per i primi sei) e prevede due soluzioni Legalinvoice, una per i professionisti e l’altra per gli intermediari – come i commercialisti. Fatture in Cloud di Team System sale a 8 euro al mese (nella versione base), per poi arrivare a soluzioni più sofisticate, per grandi aziende, di Zucchetti o Ifin.

4.2 I servizi pubblici gratuiti dell’Agenzia delle entrate

L’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione tre diversi programmi per predisporre le fatture elettroniche. Tutti si possono utilizzare gratuitamente. L’invio può avvenire:

  • via web, usando un sistema cui si accede dal portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle entrate;
  • tramite un software da scaricare sul proprio computer;
  • attraverso l’app Fatturae utilizzabile da tablet e smartphone, denominata Fatturae. Si scarica normalmente dagli store Apple o Android a seconda del sistema operativo di cui si dispone.

4.3 Delega fatturazione elettronica

L’Agenzia delle entrate ha predisposto un apposito modulo per conferire la delega per la consultazione del cassetto fiscale, dei dati rilevanti ai fini Iva e per i servizi di fatturazione elettronica. Il modello di delega può essere presentato dal richiedente agli uffici dell’Agenzia delle entrate oppure, solo per il servizio di consultazione del Cassetto fiscale delegato, ad un intermediario che si occuperà di trasmettere i dati all’Agenzia delle Entrate. La durata della delega non può essere superiore ai due anni e ogni servizio è delegabile fino a quattro soggetti.

Attraverso il conferimento della delega, l’intermediario potrà avere ampio accesso ai dati del delegante. In particolare, in riferimento alla fatturazione elettronica, l’intermediario come spiegato dall’Agenzia delle entrate potrà occuparsi dei seguenti servizi:

  • Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche
  • Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA
  • Registrazione dell’indirizzo telematico (cioè l’indirizzo PEC)
  • Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche (trasmettere attraverso lo Sdi le fatture, consultare il servizio di conservazione, generare il QR Code per acquisire i dati anagrafici)
  • Accreditamento e censimento dispositivi

5.1 Sanzioni e proroghe: cosa si rischia

In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica, trovano applicazione le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97 che dispongono una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Tuttavia, considerando il necessario periodo di rodaggio, sebbene la legge non ammetta ignoranza, per i primi sei mesi del 2019 o fino al 30 settembre (a seconda se la contribuzione Iva è trimestrale o mensile) è stata disposta una proroga e riduzione delle sanzioni per la fatturazione elettronica. Il Dl fiscale 2019 infatti introduce l’esclusione delle sanzioni per i primi sei mesi dell’anno, mentre sanzioni ridotte al 20% nell’ultimo trimestre.

5.5 Il futuro della fatturazione elettronica: normative europee e internazionali

Che evoluzione ci attende con l’approvazione del nuovo formato di fattura elettronica europea? Secondo le analisi degli esperti, l’avvio del progetto FatturaPA è stato efficace ed innovativo, ma non avrà futuro perché pensato solo per una interazione con le PA nazionali. Quindi il formato FatturaPA è destinato a un lento ma inesorabile declino e potrà sopravvivere, per un medio periodo, solo in ambito di rapporti tra operatore economico e PA nazionali.

Con la Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, e l’approvazione e pubblicazione della Norma Europea che ha definito gli standard, si riconosce che i formati in uso sono molteplici. Su questa base infatti il CEN è stato incaricato di definire un modello di dati semantico degli elementi essenziali della fattura, detta anche “core invoice”, e definire di una lista limitata di sintassi, per ognuno dei quali deve essere fornita anche la corrispondenza sintattica con il modello (la core invoice) che tutte le PA europee dovranno accettare.

In conseguenza di questo in ambito nazionale il Sistema di Interscambio ha iniziato ad evolversi vero un adattamento a quanto previsto dalla predetta Direttiva. È auspicabile che anche il formato italiano venga progressivamente allineato in termini di contenuto al modello europeo, in modo da garantire un passaggio graduale ai formati standard internazionali, ed aprendo così la strada ad un’evoluzione che è già segnata e porterà benefici sostanziali sia sul lato pubblico che su quello privato.

Recentemente, il 30 di settembre 2017, è terminata la consultazione pubblica promossa dall’Agenzia per l’Italia Digitale del CIUS-IT per la Core Invoice Usage Specification per l’Italia (CIUS-IT) la cui definizione è uno dei principali obiettivi del progetto eIGOR, eIGOR (eInvoicing GO Regional), progetto nazionale finanziato dalla Commissione Europea per abilitare il sistema di fatturazione elettronica nazionale allo scambio di fatture conformi allo standard comune europeo.

Quindi la fatturazione elettronica tra privati in ambito nazionale, si allineerà ai formati previsti dalla Norma Europea e dalla Direttiva 2014/55/UE che in ogni caso dall’aprile 2019 diventerà obbligatoria per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee.

5.6 Ulteriori approfondimenti

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