Fatturazione elettronica obbligatoria 2021: cos’è, come funziona, come fare, esoneri e normativa (tra privati, PA e B2B)

Come è noto, l’obbligo a fare fatturazione elettronica è partito per tutti (esclusi gli esentati) il primo gennaio 2019. L’eventuale fattura cartacea non ha più alcun valore e chi non si adegua alle nuove disposizioni va incontro a sanzioni. Il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 ha ufficializzato l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, indicando alcune novità come le categorie esentate e le proroghe delle sanzioni. La fattura elettronica dal 1 luglio 2019 deve essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo.

Ecco tutto ciò che bisogna sapere, dalle norme alla guida pratica per fare fatture elettroniche in modo facile ed economico, comprese le nuove specifiche tecniche dell’Agenzia delle entrate che sono entrate in vigore facoltativamente il primo ottobre 2020 e obbligatoriamente il primo gennaio 2021.

1. Cos’è la fatturazione elettronica

1.1 Cos’è la fattura elettronica e differenze con la fattura di carta

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale, che dev’essere fatta secondo standard precisi (di FatturaPA, in Xml), ricevere e trasmettere via Sistema di interscambio (SDI). Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.

È stata introdotta con la legge finanziaria 2008, in cui l’Unione Europea (EU) invita gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale. A questo si aggiunge l’obbligo di conservazione della documentazione in formato digitale per dieci anni.

1.2 Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica

La genesi di questa evoluzione del “modo di fare” fattura è da individuare, a livello europeo, nell’adozione e recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. In questa Direttiva si può osservare come siano analoghi gli obiettivi che sono stati poi alla base della FatturaPA, e che possono essere riassunti in questi due punti:

• generare risparmi derivanti da un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
• dematerializzazione dei processi delle imprese: tale punto porta ad un generale incremento della competitività del sistema paese con benefici che sono decisamente superiori al semplice incremento efficienza degli adempimenti fiscali. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che troveranno nell’adesione al piano Industria 4.0 la concretizzazione della gestione digitale della produzione (di beni e servizi).

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi (no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti), ridotto rischio falsi e duplicazioni (riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti) e riduzione errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.

La fatturazione elettronica permette di inviare e ricevere fatture senza dover stampare sulla carta nessuna fattura, e quindi azzera completamente qualsiasi costo di stampa, eventuale spedizione, e poi i costi di marca da bollo e di uno spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee. Insomma, una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

1.3 Come si combatterà l’evasione fiscale con la fatturazione elettronica

La scelta di introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è stato dettato dalla necessità di combattere l’evasione fiscale. L’Italia è il primo Paese europeo ad avere dato il via all’obbligo, perché è lo Stato UE con il maggiore gap Iva: secondo i dati di settembre 2018 della Commissione europea, ammonta a 35,9 miliardi di euro.

La fatturazione elettronica permette controlli in tempo reale sulla congruità tra l’Iva dichiarata e l’Iva versata, dando la possibilità alle autorità di bloccare in tempi celeri le operazioni sospette.

1.4 Precompilata IVA 2021, l’utilità della fatturazione elettronica con il nuovo tracciato

Con il 2021, è prevista la partenza della fase sperimentale della Dichiarazione Precompilata IVA. Grazie alle comunicazioni fatte nel corso dell’anno, l’Agenza delle entrate sarà in grado di predisporre bozze di modelli, liquidazioni IVA e registri.  L’obiettivo della Precompilata IVA è semplificare il rapporto tra amministrazione fiscale e contribuenti, portando all’eliminazione dell’obbligo di tenere aggiornati registri di vendite e acquisti: saranno messi a disposizione dell’utente i dati acquisiti da fattura elettronica, scontrino elettronico e Anagrafe tributaria.

Con i Provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 99922 del 28 febbraio 2020 poi modificato dal successivo Provvedimento n. 166579 del 20 aprile 2020 sono state introdotte delle modifiche al tracciato della fattura elettronica per rendere più semplice la contabilizzazione dei dati con i software gestionali, permettendo poi di  avere la contabilizzazione più velocemente riconciliando i dati delle fatture con i codici della Dichiarazione annuale Iva, con l’obiettivo di avere la Dichiarazione Precompilata Iva 2021.

I predetti Provvedimenti modificano il tracciato della fattura elettronica per permettere ai contribuenti di assicurare una più completa bozza della dichiarazione precompilata iva, dei dati fattura utili ai fini dell’adempimento dell’esterometro, una bozza precompilata dei registri iva e la bozza precompilata delle liquidazioni periodiche Iva, integrati dai dati dei corrispettivi telematici e infine l’ottimizzazione dell’attività di controllo  ed analisi del rischio da parte dell’amministrazione finanziaria.

2. Chi deve fare (e chi no) la fattura elettronica

Non è corretto dire che l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati riguarda tutte le categorie di contribuenti titolari partita Iva, in quanto è coinvolto il 56% di questi. Ci sono infatti settori professionali o regimi fiscali particolari che sono esentati.

2.1 Chi è esentato dall’emissione della fattura elettronica

L’Agenzia delle entrate ha calcolato che sono circa 2,2 milioni i contribuenti esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica. Questi sono:

• medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari come stabilito dal  Garante della Privacy  a dicembre 2018;
• imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio;
• imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime forfettario;
• piccoli produttori agricoli;
• società sportive dilettantistiche;
• soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

2.2 Chi non è esonerato dall’emissione della fattura elettronica

Tutte le altre categorie professionali dunque sono soggette all’obbligo. Tuttavia, sono stati individuati tra queste alcuni gruppi di contribuenti che godono di vantaggi, come riportato dalla guida messa a disposizione dell’Agenzia delle entrate:

• per gli operatori in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva;
• per gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
• inoltre gli operatori possono consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute.

2.3 Fatturazione elettronica tra privati e B2B, come funziona

L’obbligo di fatturazione elettronica viene esteso al B2b dalla Legge numero 205 del 2017. L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato le regole tecniche con la circolare del 30 aprile 2018.

L’intento del governo di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra privati e B2b a partire dal 2019 rappresenta uno dei più importanti tentativi di lotta all’evasione fiscale. È in effetti questo uno dei motivi fondamentali per i quali l’Italia ha chiesto alla Commissione Europea di poter introdurre nell’ordinamento nazionale l’obbligo di emettere fatture elettroniche anche nel settore privato, come già fatto con successo verso la Pubblica Amministrazione, in parziale deroga a quando contenuto nella Direttiva 2006/112/CE in materia di IVA.

Ecco con precisione come è stata motivata tale richiesta:

• incrementare capacità dell’Amministrazione finanziaria di prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è particolarmente elevato nel nostro paese;
• aumentare la semplificazione fiscale;
• ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie ad una maggiore quantità di dati a disposizione del Amministrazione Finanziaria.

Per alcune tipologie di contribuenti in realtà l’obbligo di emettere e-fatture anche nel B2b è già scattato dal primo luglio 2018, e c’è stata poi una seconda scadenza in dicembre.

2.4 Scadenze nuovo formato: avvio della fase transitoria dal primo ottobre 2020, obbligo esclusivo dal 1 gennaio 2021

Il calendario dell’avvio dell’utilizzo del nuovo tracciato di fattura elettronica prevede che dal 1 ottobre 2020 decorre la facoltà di emettere una fattura elettronica con utilizzo del nuovo tracciato e di riceverlo dal Sistema di interscambio.

A partire dal 1 ottobre al 31 dicembre 2020 la fase transitoria prevede una coesistenza dei tracciati vecchio e nuovo. e per questo ci sono dei nuovi controlli del Sistema di interscambio.

A partire dal 1 gennaio 2021 si può utilizzare solo il nuovo formato, pertanto saranno utilizzati dal Sistema di interscambio solo i nuovi controlli, con la conseguenza che le fatture elettroniche emesse utilizzando il vecchio tracciato verranno scartate.

2.5 Tutti i nuovi codici “tipo di documento”

L’agenzia a previsto nuovi tipo documento da TD01 a TD27 che permettono di  descrivere meglio ogni operazione e collegare la corretta compilazione del documento alla regola generale della registrazione in contabilità della fattura.

In linea generale le operazioni in regime di iva ordinaria in cui il cedente/prestatore emette una fattura elettronica, entro i 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione, hanno codici tipo documento TD01 fattura, TD02 acconto/anticipo su fattura, TD03 acconto/anticipo su parcella, TD06 parcella, TD07 fattura semplificata, TD04 nota di credito, TD08 nota di credito semplificata, TD05 nota di debito, TD09 nota di debito semplificata.

Inoltre è possibile usare il TD16 per trasmettere al Sistema di interscambio il documento di integrazione di una fattura, con l’indicazione dell’aliquota e dell’imposta, di una fattura elettronica ricevuta con inversione  contabile da parte di Fornitori residenti o stabiliti in Italia, per  operazioni di cui all’art. 17 del DPR n. 633/1972. Questo tipo di documento è opzionale e raccomandato se si vuole fruire dei servizi dell’Agenzia delle entrate in  merito alla bozza dei registri Iva precompilati.

Il tipo documento TD17 va utilizzato per trasmettere al SDI il documento  d’integrazione per gli acquisti di servizi da prestatori intra-UE, oppure per  trasmettere l’autofattura in unico esemplare per acquisti di servizi da prestatori extra-UE (art.17, co.2 del DPR 633/72) al fine di indicare separatamente  l’imponibile presente nella fattura inviata dal fornitore dalla imposta calcolata dal cliente o della natura nel caso non si tratti di un’operazione imponibile.

Il tipo documento TD18 va utilizzato per trasmettere a SdI il documento di integrazione per acquisto di beni  intracomunitari (art.46 DL 331/93) che deve integrare il documento  ricevuto.

L’invio a SdI del TD18 è opzionale ma raccomandato se si vuole ottimizzare la fase di  contabilizzazione e se si vuole nel tempo fruire dei servizi di utilità offerti dall’Agenzia in  merito alla bozza dei registri Iva precompilati. Tale codice deve essere utilizzato anche per gli acquisti intracomunitari con introduzione dei beni in un deposito IVA.

Il tipo documento TD19 va utilizzato nei casi di acquisto di beni territorialmente rilevanti ai fini IVA da un fornitore non residente (UE ed extra-UE), diversi quindi dagli  acquisti intracomunitari e dalle importazioni. Rientra in questa tipologia l’acquisto di merce, già presente nel  territorio Italiano da soggetti non residenti aventi un rappresentante fiscale o una  identificazione diretta. Per il ciclo attivo si può già eliminare l’esterometro con l’impiego del Codice destinatario «XXXXXXX» per comunicare i dati delle  vendite. Con il nuovo tracciato e tramite l’emissione di autofattura (integrazione con le tipologie TD17, TD18 e TD19) si può eliminare anche l’esterometro del passivo. A partire dal 1 gennaio 2022 dovrebbe esserci l’eliminazione dell’esterometro, questo per  semplificare gli  adempimenti a carico dei soggetti passivi IVA, aprendo il Sistema di interscambio anche ai dati delle  operazioni con l’estero.

Il TD20 è il codice da utilizzare in caso di mancata ricezione della fattura elettronica tramite lo SdI entro 4 mesi dall’effettuazione dell’operazione di cessione  del bene o di prestazione del servizio o in caso di ricezione di una fattura irregolare. Infatti entro 30 giorni il cessionario/committente ha l’obbligo di regolarizzare la sua posizione mediante l’emissione cosiddetta  autofattura denuncia TD20. Si evidenzia che anche  nel caso in cui il committente non riceve la fattura entro la fine del 2° mese successivo a quello di  effettuazione dell’operazione va emessa autofattura entro il giorno 15 del 3° mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione per inadempienza del fornitore comunitario (art.46, co. 5 DL 331/93).

Con il codice TD21 si identifica l’autofattura nel caso di una violazione di splafonamento Iva, quando l’esportatore abituale ha acquistato o  importato beni e servizi con dichiarazione d’intento senza il pagamento dell’imposta oltre il  limite del plafond disponibile.  In tal caso l’Iva può essere regolarizzata in tre modi alternativi (Risoluzione n. 16/E del 6/02/2017) con:

1) con richiesta al cedente/prestatore di effettuare una variazione in aumento dell’Iva  (nota di debito)

2) con l’emissione di un’autofattura, contenente tutti gli estremi identificativi di ciascun  fornitore, numero progressivo delle fatture ricevute, ammontare  eccedente il  plafond e imposta che avrebbe dovuto essere applicata;

3) con l’emissione di un’autofattura con le caratteristiche richiamate al punto 2) entro il  31 dicembre dell’anno di splafonamento da annotare sia nel registro delle vendite che  nel registro degli acquisti e con l’assolvimento dell’IVA in sede di liquidazione periodica.  Si usa il nuovo tipo documento TD21.

Con tipo  documento TD22 il soggetto Iva procede all’estrazione dal deposito IVA di beni precedentemente introdotti a seguito di un acquisto intracomunitario o di  immissione in libera pratica, ai sensi dell’art. 50-bis, comma 6, del D.L. n. 331/1993. Nel primo caso e nel secondo caso ci possono essere ulteriori declinazioni se  il soggetto che estrae i beni  dal deposito Iva sia il medesimo che li abbia introdotti oppure sia un soggetto diverso da quello che li ha introdotti. Per tutti i casi sopra descritti, il soggetto Iva predispone un documento, contenente i dati  necessari per l’assolvimento dell’imposta compresi i dati del fornitore, e lo invia al Sistema di interscambio con tipo  documento TD22.

Il tipo documento TD23 è utilizzato per trasmettere al Sistema di interscambio l’autofattura emessa per estrazione dal deposito IVA di beni destinati ad essere ceduti nel territorio italiano all’atto dell’estrazione. L’IVA è dovuta dal soggetto che procede all’estrazione e viene versata in nome e per conto suo dal gestore del deposito.

Il tipo documento TD24 deve essere utilizzato per la fattura differita di cui all’art.21, co.4, lett. a) del DPR 633/72, cioè per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione, e per le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto.

Mentre il tipo documento TD24 va utilizzato per la fattura differita di cui all’art. 21, co.4, terzo periodo lett. b) cioè per le triangolazioni interne.

Il tipo documento TD25, di nuova istituzione, è da utilizzare per la fatturazione super-differita (art.21, co.4, lett.a) del DPR 633/72) entro la fine del mese successivo a quello di spedizione o consegna dei beni, per le triangolazioni di sessioni “interne”.

Va utilizzato il tipo documento TD26 per la cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni, quando il cedente/prestatore cede beni ammortizzabili che non concorrono al volume d’affari, emettendo una fattura; oppure quando il Cedente/Prestatore che emette un’autofattura per passggi interni di beni e servizi tra attività separate ex art.36, co.5 del DPR 633/72 che non concorrono al volume di  affari.

Il TD27 è da utilizzare per le cessioni gratuite senza rivalsa e per autoconsumo, per le cessioni gratuite di beni la cui produzione o il cui commercio rientra nell’attività propria dell’impresa e di quelli che non vi rientrano se di costo unitario inferiore a 50,00 euro e per i quali sia stata operata, all’atto  dell’acquisto o dell’importazione, la detrazione dell’imposta. Altro caso da utilizzare è quello della destinazione di beni all’uso a al consumo personale o familiare dell’imprenditore o di coloro i quali esercitano un’arte o una professione o ad altre finalità estranee alla impresa o all’esercizio dell’arte o della  professione, anche se determinata da cessazione dell’attività, con esclusione di quei beni per i quali non è  stata operata all’atto dell’acquisto la detrazione dell’imposta.

2.6 Aggiunta di nuovi codici natura

Sono state apportate rilevanti modifiche in riferimento ai codici che identificano normativamente il trattamento Iva di alcune categorie di operazioni. Tale operazione permette di avere un numero maggiore di codifiche che ora sono più articolate e individuate come segue:

N1 Escluse ex art. 15 art. 15,

N2.1 Non soggette (NO reverse-charge) art. da 7 a 7 septies

N2.2 Non soggette-altri casi art. 2,

N3.1 Non imponibili-esportazioni art. 8 c.1, lett. a), lett. b), lett. b-bis) art. 50 bis c) 4 lett. g,

N3.2 Non imponibili -cessioni intracomunitarie art. 41 50 bis c) 4 lett. f,

N3.3 Non imponibili-cessioni verso San Marino art. 71,

N3.4 Non imponibili-operazioni assimilate alle esportazioni art. 8 bis., art. 9, art. 71 (Città del Vaticano), art. 72 art.58,

N3.5 non imponibili a seguito dichiarazione d’intento art. 8 co. 1, lett.c),

N3.6 non imponibili-altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond art. 38 quater comma 1 50 bis c) 4 lett.c) lett. e),

N4 operazioni esenti art. 10,

N5 regime del margine/IVA non esposta in fattura,

N6.1 inversione contabile-cessione rottami art. 74 co. 7 e 8,

N6.2 inversione contabile-cessione oro e argento puro art. 17 co.5,

N6.3 inversione contabile -subappalto nel settore edile art. 17 co. 6, lett.a),

N6.4 inversione contabile-cessione fabbricati art. 17 co. 6 lett. a-bis),

N6.5 inversione contabile-cessione di telefoni cellulari art.17 co. 6 lett. b),

N6.6 inversione contabile-cessione prodotti elettronici art. 17 co. 6 lett.c),

N6.7 inversione contabile-prestazioni comparto edile e settori connessi art. 17 co. 6 lett. a-ter),

N6.8 inversione contabile-operazioni settore energetico art. 17 co. 6 lett. da d-bis) a d-quater),

N6.9 inversione contabile – altri casi art. 7 ter) – 7 quater) –  7 quinquies) (UE),

N7 IVA assolta in altro Stato UE art. 7 sexies lett. f ) e lett. g) art. 74 sexies art. 41 co. 1 lett. b).

2.7 Le ritenute nel nuovo tracciato e ulteriori novità

Sono stati aggiunti nuovi codici tipologia di  ritenute per differenziare la ritenuta  riferita a persone fisiche rispetto a  quelle giuridiche, per  gestire vari contributi particolari la cui gestione contabile è assimilabile a quella delle  ritenute.

Più precisamente:

RT01 Ritenuta persone fisiche,

RT02 Ritenuta persone giuridiche,

RT03 Contributo INPS,

RT04 Contributo ENASARCO,

RT05 Contributo ENPAM,

RT06 Altro contributo previdenziale.

Infine è stata inserita anche la possibilità replicare il blocco ritenute nella fattura.

Infine sono presenti ulteriori novità che riguardano:

• aggiunti e modificati i controlli ed i codici di errore,
• adeguata la lunghezza del campo sconti e maggiorazioni,
• aggiunto il nuovo codice di pagamento MP23 per il sistema PagoPA,
• facoltativa la valorizzazione del campo importo bollo,
• ristretto formalmente il campo PEC destinatario per evitare errori di mancate consegne, dovute ad errori di compliazione,
• inserito  il  nuovo  attributo  Sistema Emittente per valorizzare opzionalmente, il  sistema attraverso il quale viene generato il  file XML per ottenere una sua identificazione.

2.8 Prospetti Iva precompilati

e’ stata modificata dall’art.142 del Decreto Rilancio (DL 34/2020) la previsione previgente indicazione, stabilendo il rinvio, a partire dalle operazioni Iva effettuate dal 1° gennaio 2021:

• del servizio di elaborazione, da parte delle Entrate, della dichiarazione precompilata Iva, il cui primo rilascio si avrà nel 2022 con riferimento al periodo d’imposta 2021;
• del servizio di elaborazione, da parte dell’Agenzia delle entrate, delle bozze dei registri Iva acquisti e vendite, delle liquidazioni periodiche e della dichiarazione precompilata Iva, il cui primo rilascio si avrà nel 2022  con riferimento al periodo d’imposta 2021.

Con la Legge di bilancio per il 2021 (art.1, co.1106 L.178/2020) viene ulteriormente modificato ip predetto termine prevedendo che l’Agenzia delle entrate possa fare riferimento anche a “ulteriori dati fiscali presenti nel sistema dell’Anagrafe tributaria” per convalidare o integrare i dati messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate agli intermediari abilitati che debbano necessariamente essere “in possesso della delega per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica”.

2.9 Fatturazione elettronica verso la PA

Per le fatture elettroniche emesse verso le PA, restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013. L’obbligo di fatturazione elettronica verso le PA esiste dal 2016 e riguarda tutti i soggetti Iva. L’obiettivo principale della sua introduzione è quello di combattere in maniera efficace le frodi e l’evasione fiscale. La mappa internazionale della fatturazione elettronica dimostra l’efficacia dello strumento in chiave anti-evasione.

La Direttiva introduce gli obblighi di accettazione ed elaborazione delle fatture elettroniche conformi allo standard europeo EN16931 solo in capo alle pubbliche amministrazioni europee, rendendo obbligatoria la ricezione di fatture elettroniche se in conformità con il predetto standard e con una qualsiasi delle sintassi presenti nell’elenco ristretto predisposto dal CEN. La Direttiva prevedeva un certo numero di passaggi da attuare, ora tutti compiuti, prima della fase di recepimento da parte degli Stati membri dell’Unione Europea, e più precisamente:

• Predisposizione di uno standard, Norma europea (EN) da parte del CEN, di un elenco ristretto di sintassi, della relativa mappatura sintattica e altri documenti che sono stati formalizzati dalla Commissione in una richiesta di normazione. Le attività sono state assegnate al comitato CEN/TC 434 on electronic invoicing e sono state completate.
• Verifica della effettiva utilizzabilità della Norma Europea, da parte della Commissione, in particolare rispetto ai criteri di praticità, facilità d’uso e possibili costi di attuazione. Questa attività ha portato alla pubblicazione della “Relazione della Commissione al Parlamento Europeo e al Consiglio sulla valutazione della norma europea sulla fatturazione elettronica”.
• Pubblicazione, sulla Gazzetta ufficiale UE, del riferimento alla norma europea data dalla quale inizia a decorrere inizia il termine di 18 mesi entro i quali tutti i gli Stati membri devono recepire ed attuare tale norma, pertanto il termine da cui sarà obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee di ricevere ed elaborare fatture elettroniche che rispettino conformità ad una Norma Europea (standard) e ad una delle sintassi di un elenco ristretto. Sarà possibile una eventuale proroga di ulteriori 12 mesi solo per le PA locali.

In Italia si era già scelta la strada di adottare un formato proprietario nazionale, FatturaPA, in quanto era prioritario avere una adesione massiccia e rapida all’adempimento, infatti reso obbligatorio per legge, al fine di ottenere subito una parte dei benefici possibili.

2.10 Causa di rifiuto delle Fatture verso la PA

Il DM del Ministero delle Finanze n.132 del 24 agosto 2020 individua e limita le cause che consentivano il rifiuto delle fatture elettroniche da parte delle PA attraverso l’Esito Committente di rifiuto. Tale limitazione ha l’obiettivo di contrastare e ridurre i rifiuto  impropri e strumentali che molte PA hanno troppo spesso utilizzato. Lo scopo è quello di avere le regole tecniche del  processo di fatturazione elettronica verso la PA che siano simili al B2B.

3. Come si fa una fattura elettronica in pratica

Ma in concreto, come si prepara una fattura elettronica? Come anticipato, l’e-fattura è un file in formato XML. In primis dunque il contribuente che ha necessità di fare fattura elettronica deve dotarsi di un software per fatturazione elettronica (pc o app mobile) o servizio web (cloud) che gli permetta di creare tale formato di file, i programmi di fatturazione elettronica contemplano in automatico questo passaggio.

Le interfacce di questi prodotti sono molte diverse, ma qui proviamo a indicare alcuni aspetti in comune.

3.1 Come predisporre fatture elettroniche

Nell’atto di compilazione dell’e-fattura, i dati sono fondamentali e sono in sostanza gli stessi che venivano usati per fare la fattura cartacea. Bisogna specificare:

• a chi è rivolto il documento (PA o soggetto privato);
• il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella ed altro;
• data e numero della fattura: non può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, o una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata. Alcuni software predispongono già l’impostazione automatica della data.

Inoltre, il numero della fattura deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta (il periodo di imposta nel sezionale non si indica in caso di numerazione continua, mentre si indica in caso di numerazione annuale).

3.2 Cos’è e come funziona il Sistema di Interscambio

Il Sistema di interscambio (Sdi) è il sistema attraverso cui inviare la fattura elettronica. Lo Sdi verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali oltre all’indirizzo PEC del cliente al quale recapitare la fattura.

Lo Sdi inoltre controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice fiscale del cliente esistano davvero. Una volta superate le verifiche, lo Sdi consegnerà la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.

L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, disponibile sul portale Fatture e corrispettivi. Attivando il servizio, tutte le fatture verranno automaticamente conservate.

Oltre a ciò, è disponibile sullo stesso portale anche un servizio di consultazione, che permette di verificare anche quali fatture siano state correttamente consegnate e quali invece no. Il periodo di conservazione dell’Agenzia delle entrate dura quindici anni.

Si osserva che il DL “Ristori-quater” ha modificato il termine di  presentazione telematica per la dichiarazione annuale  dei redditi portandolo al 10 dicembre 2020 (dal 30 novembre). Pertanto la scadenza ultima di conservazione dei documenti  informatici fiscali relativi al 2019, come ad esempio le  fatture elettroniche emesse o ricevute nel 2019, è ora fissata al 10 marzo 2021, se l’esercizio fiscale è coincidente con l’anno solare.

4. Software e servizi utili per la fatturazione elettronica

Sono svariati i software, servizi web o app smartphone gratuiti o a pagamento per la fatturazione elettronica che offrono ai privati la loro tecnologia per gestire la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche, e la conservazione sostitutiva a norma per dieci anni. Molti di loro si occupano anche della gestione delle fatture ricevute. Quelli di fascia medio-alta hanno servizi aggiuntivi, per la gestione delle fatture, del magazzino, dei fornitori, funzioni di scadenzario, previsione della tassazione eccetera.

4.1 I servizi privati (a pagamento)

Sono svariate decine. Facciamo qualche esempio. I più economici partono da 25-30 euro l’anno. Per esempio: quello di Aruba costa venticinque euro all’anno e prevede anche che le aziende possano incassare o pagare le proprie fatture elettroniche direttamente dal proprio account Paypal. Namirial a 30 euro l’anno.

Infocert costa da quattro euro al mese in su (gratuito per i primi sei) e prevede due soluzioni Legalinvoice, una per i professionisti e l’altra per gli intermediari – come i commercialisti. Fatture in Cloud di Team System sale a 8 euro al mese (nella versione base), per poi arrivare a soluzioni più sofisticate, per grandi aziende, di Zucchetti o Ifin.

4.2 I servizi pubblici gratuiti dell’Agenzia delle entrate

L’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione tre diversi programmi per predisporre le fatture elettroniche. Tutti si possono utilizzare gratuitamente. L’invio può avvenire:

4.3 Delega fatturazione elettronica

L’Agenzia delle entrate ha predisposto un apposito modulo per conferire la delega per la consultazione del cassetto fiscale, dei dati rilevanti ai fini Iva e per i servizi di fatturazione elettronica. Il modello di delega può essere presentato dal richiedente agli uffici dell’Agenzia delle entrate oppure, solo per il servizio di consultazione del Cassetto fiscale delegato, ad un intermediario che si occuperà di trasmettere i dati all’Agenzia delle Entrate. La durata della delega non può essere superiore ai due anni e ogni servizio è delegabile fino a quattro soggetti.

Attraverso il conferimento della delega, l’intermediario potrà avere ampio accesso ai dati del delegante. In particolare, in riferimento alla fatturazione elettronica, l’intermediario come spiegato dall’Agenzia delle entrate potrà occuparsi dei seguenti servizi:

• Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche
• Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA
• Registrazione dell’indirizzo telematico (cioè l’indirizzo PEC)
• Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche (trasmettere attraverso lo Sdi le fatture, consultare il servizio di conservazione, generare il QR Code per acquisire i dati anagrafici)
• Accreditamento e censimento dispositivi

5.1 Sanzioni e proroghe: cosa si rischia

In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica, trovano applicazione le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97 che dispongono una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

5.5 Il futuro della fatturazione elettronica: normative europee e internazionali

Che evoluzione ci attende con l’approvazione del nuovo formato di fattura elettronica europea? Secondo le analisi degli esperti, l’avvio del progetto FatturaPA è stato efficace ed innovativo, ma non avrà futuro perché pensato solo per una interazione con le PA nazionali. Quindi il formato FatturaPA è destinato a un lento ma inesorabile declino e potrà sopravvivere, per un medio periodo, solo in ambito di rapporti tra operatore economico e PA nazionali.

Con la Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, e l’approvazione e pubblicazione della Norma Europea che ha definito gli standard, si riconosce che i formati in uso sono molteplici. Su questa base infatti il CEN è stato incaricato di definire un modello di dati semantico degli elementi essenziali della fattura, detta anche “core invoice”, e definire di una lista limitata di sintassi, per ognuno dei quali deve essere fornita anche la corrispondenza sintattica con il modello (la core invoice) che tutte le PA europee dovranno accettare.

In conseguenza di questo in ambito nazionale il Sistema di Interscambio ha iniziato ad evolversi vero un adattamento a quanto previsto dalla predetta Direttiva. È auspicabile che anche il formato italiano venga progressivamente allineato in termini di contenuto al modello europeo, in modo da garantire un passaggio graduale ai formati standard internazionali, ed aprendo così la strada ad un’evoluzione che è già segnata e porterà benefici sostanziali sia sul lato pubblico che su quello privato.

Recentemente, è stata pubblicata dall’Agenzia per l’Italia Digitale la Core Invoice Usage Specification per l’Italia (CIUS-IT) la cui definizione è uno dei principali obiettivi dei progetti eIGOR – eInvoicing GO Regional, ed EeISI – European eInvocing Standard in Italy,  progetti nazionali finanziati dalla Commissione Europea per abilitare il sistema di fatturazione elettronica nazionale allo scambio di fatture conformi allo standard comune europeo EN16931.

Quindi la fatturazione elettronica tra privati in ambito nazionale, si allineerà ai formati previsti dalla Norma Europea e dalla Direttiva 2014/55/UE che in ogni caso dall’aprile 2019 diventerà obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee ricevere ed elaborare fatture elettroniche in formato europeo conformi allo standard EN16931.

5.6 Ulteriori approfondimenti

• Come prepararsi all’obbligo fattura elettronica B2B
• Come cambia con dati da inviare e sanzioni e-fattura b2b
• L’allarme delle aziende in difficoltà con le scadenze della fatturazione elettronica b2b
• Quadro norme fiscali 2018 sul digitale
• Fattura PA