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Direttore responsabile Alessandro Longo

Fatturazione elettronica, rispondere ai timori delle imprese

di Dario Bonacina

10 Apr 2014

10 aprile 2014

Alcuni fornitori delle Pubbliche Amministrazioni pensano che sia troppo gravoso l’obbligo di provvedere alla fatturazione elettronica, come riferiscono due esperti del settore. Ma il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha fornito varie soluzioni. Ecco quali

L’obbligo di provvedere alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni Centrali si avvicina: il 6 giugno 2014 i fornitori di oltre 15.000 enti interessati dovranno essere in regola con quanto stabilito dal decreto attuativo pubblicato lo scorso maggio in Gazzetta Ufficiale.

Dal 6 giugno Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale non potranno più accettare fatture diverse da quelle elettroniche. Esiste inoltre un’altra tappa, che qualcuno interpreta già come proroga implicita alla scadenza sopra indicata, perché delineerebbe una sorta di periodo di transizione o tolleranza: decorsi tre mesi dalla data stabilita del 6 giugno – e quindi dal 6 settembre 2014 – agli enti sopra citati sarà vietato disporre qualunque tipo di pagamento per fatture emesse in formato non elettronico. A partire da giugno 2015, invece, l’obbligo di fatturazione elettronica riguarderà tutte le altre amministrazioni, anche locali.

“E’ ufficiale, si parte – esordisce Nicola Savino, esperto in materia di digitalizzazione e dematerializzazione – e il primo aspetto da considerare è nel fatto che il sistema, dal lato della PA, risulta essere già funzionante: normative, logiche e procedure sono ben illustrate nel sito web FatturaPA.gov.it gestito dall’Agenzia delle entrate e da Sogei, in particolare nella sezione dedicata alle FAQ. E’ anche disponibile una simulazione completa, per provare il servizio. In questa tematica, va riconosciuto all’Italia di essere in una posizione di avanguardia, anche rispetto a Paesi come Francia o Germania, spesso ritenuti punti di riferimento da prendere ad esempio”.

“Ma la paura del cambiamento è sempre forte, soprattutto per le aziende meno preparate all’innovazione. Molti soggetti manifestano alcuni timori – spiega Savino – legati all’introduzione di una novità che comporta effettivamente un cambiamento procedurale. Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce la necessità di procedere alla conservazione digitale (che il mercato conosce anche come conservazione sostitutiva) di un documento emesso in formato elettronico e la fattura rientra naturalmente in questo obbligo. Alcune imprese temono dunque di dover affrontare uno scoglio rappresentato da nuovi investimenti per dotarsi di soluzioni gestionali (software e hardware) idonee a gestire l’emissione elettronica del documento, la sua trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI), e la conservazione digitale o sostitutiva”.

Tuttavia – è bene ricordarlo – un’impresa può adottare soluzioni differenti, il cui utilizzo consente l’onere di evitare l’implementazione di una nuova piattaforma gestionale: “Innanzitutto, la normativa permette alle imprese di avvalersi di un intermediario, che può essere un outsourcer specializzato in questo tipo di attività, ma anche un commercialista. Non vanno inoltre dimenticate le soluzioni pensate a livello istituzionale per le aziende che non dispongono di risorse IT strutturate: le PMI aderenti al MEPA possono usufruire gratuitamente del servizio web di supporto alla fatturazione elettronica mediante il portale acquistinretepa.it. Per le altre imprese, Agenzia per l’Italia digitale e Unioncamere definiranno comunque altre soluzioni”.

Proprio in merito all’utilizzo di queste soluzioni, che hanno l’obiettivo dichiarato di dare risposta positiva all’esigenza di snellimento degli oneri – spesso di carattere burocratico – espressa dalle aziende che si avvalgono di intermediari per la tenuta della contabilità, vale la pena segnalare anche il percorso di collaborazione intrapreso da Piccola Industria (Confindustria) e Consip per l’apertura di appositi sportelli di assistenza, ossia punti informativi in grado di offrire agli associati un adeguato supporto all’utilizzo del MEPA (ad oggi gli sportelli attivi sono venti). 

La necessità di offrire un supporto concreto alle aziende è sottolineata anche da Domenico Sodini direttore di C&S Team e docente per Assoservizi (Assolombarda) in materia di processi e tematiche documentali: “Il tessuto economico nazionale è fatto prevalentemente di imprese di dimensioni medie, e piccole, anche individuali. Gran parte di queste aziende sono ancora decisamente impreparate sull’argomento e necessitano di un affiancamento da parte di professionisti del settore”. 

“Pensiamo ad un professionista – chiarisce Sodini – o ad un artigiano che si trovi a dover emettere una fattura elettronica perché ha come cliente una Pubblica Amministrazione, potrebbe trattarsi di un’officina di autoriparazioni che deve emettere fattura ad un Comune. Anche se si trattasse di emettere una sola fattura, ad oggi non può far altro che procedere abilitandosi come fornitore della PA (se vengono rispettati i vincoli di ammissione) e registrandosi poi al MEPA, inserendo manualmente, dato per dato, tutte le informazioni della fattura che verrà inviata in formato XML alla PA di riferimento; spetta poi all’imprenditore dover gestire manualmente tutte le ricevute possibili e rivolgersi in ogni caso ad un professionista per la corretta conservazione digitale della fattura elettronica emessa.  Un doppio lavoro che, a mio parere, non semplifica la contabilità di un’azienda. Un ausilio significativo viene da una soluzione strutturata, che può concretizzarsi nell’attività di un outsourcer che si occupa professionalmente di fatturazione elettronica e gestione documentale”. 

Molte aziende di piccole dimensioni, in quest’ottica, si domandano se – dovendo adeguare i propri sistemi – valga la pena passare ad un sistema di emissione fatture completamente elettronico. “In realtà non è necessario – spiega Sodini – l’azienda deve emettere fatture, una parte delle quali destinata alla PA e un’altra parte, più o meno voluminosa – destinata al settore privato. Un outsourcer può gestire facilmente questo tipo di mix, senza che l’azienda si veda costretta ad una migrazione completa da un sistema tradizionale ad uno totalmente elettronico. Proprio in questa direzione siamo pronti con una soluzione idonea alle PMI. L’obiettivo è favorire i soggetti (professionisti, artigiani, piccole imprese) che emettono fatture con piattaforme semplici o attraverso sistemi gestionali di fascia bassa: una volta emesso il documento, esportabile in formato CSV, potranno effettuarne l’upload, in un apposito portale dall’interfaccia amichevole e da lì la fattura sarà trasformata nel formato idoneo, ed inviata  al SDI. Naturalmente sarà incluso un sistema di gestione delle ricevute”.

La necessità della conservazione digitale – elemento che, una volta introdotto a regime, contribuisce ad una diminuzione dei costi di gestione dei documenti – è effettivamente uno dei tanti concetti che sfuggono alle aziende interessate dall’obbligo di fatturazione elettronica. “Come spesso accade, anche in altre tematiche – racconta l’ing. Sodini –  per spingere un soggetto a seguire una determinata procedura è necessario obbligarlo ad adottarla per legge. Passare alla conservazione digitale comporta risparmi significativi, ma il problema che si riscontra quando si entra in contatto con le aziende, è che non esiste una chiara percezione dei costi che ordinariamente vengono sostenuti per la gestione delle fatture e quindi non esiste un’idea dei possibili risparmi conseguibili”. 

Se è vero che gli interessati percepiscono le difficoltà date dall’introduzione di questo obbligo, è altrettanto vero che finora non sono state sollevate lamentele significative, neppure da parte delle associazioni di categoria che rappresentano i soggetti interessati dal nuovo adempimento: “Probabilmente perché – conclude Sodini – c’è la speranza, all’italiana, in una proroga. Non bisogna, però, fare di tutta l’erba un fascio: è altrettanto vero che esistono aziende – soprattutto quelle per cui le Pubbliche Amministrazione sono clienti di rilievo in termini di fatturato – che si mostrano più sollecite e che si sono già rivolte a noi per avere soluzioni pronte in tempo utile, anche perché interessate a registrarsi alla Piattaforma di Certificazione dei Crediti, che deve partire prima dell’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica”.

Mentre il mercato offre già risposte operative, con soluzioni “chiavi in mano” che consentono agli interessati di dotarsi di un sistema in grado di affiancarsi agli applicativi gestionali e piattaforme ERP oggi in uso, una risposta istituzionale allo smarrimento e all’impreparazione delle aziende è giunta dal MEF il 31 marzo, attraverso una circolare interpretativa che fornisce le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione elettronica e risponde ad alcuni quesiti raccolti dal Ministero, posti sia da pubbliche amministrazioni, sia dai fornitori di queste ultime. Tali indicazioni riguardano il termine per il caricamento delle anagrafiche degli uffici adibiti alla ricezione delle fatture elettroniche nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, l’emissione della fattura elettronica, il divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica e il trattamento dei casi in cui risulti impossibile, per ragioni tecniche, il recapito della fattura elettronica all’amministrazione. In particolare definisce:

  • la necessità di inserire in ogni fattura il codice univoco assegnato dall’IPA agli uffici delle PA deputati a ricevere fatture elettroniche, indicato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni
  • l’importanza del rilascio, da parte del SDI, di una ricevuta (e della sua conservazione) che attesta contestualmente la regolarità dell’emissione e dell’invio della fattura alla PA corrispondente al codice univoco indicato;
  • la possibilità da parte delle PA centrali, di accettare e pagare anche dopo il 6 settembre 2014 le fatture cartacee non ancora pagate a tale data, purché emesse entro il 6 giugno 2014;
  • la conseguente impossibilità, per i fornitori, di emettere fatture cartacee nei confronti delle PA centrali oltre il 6 giugno 2014 (alle PA sarà vietato accettare e disporre il pagamento di una fattura cartacea emessa oltre tale data);
  • le modalità da seguire qualora il recapito non sia andato a buon fine, anche per impossibilità nell’individuazione del codice IPA.

“Il Dipartimento delle Finanze e il Dipartimento della Funzione Pubblica – spiegano dal Ministero – hanno predisposto le istruzioni per l’avvio del nuovo regime di fatturazione elettronica in accordo con le altre amministrazioni responsabili del progetto (Ragioneria Generale dello Stato, Dipartimento dell’amministrazione generale, del Personale e dei Servizi, Agenzia delle Entrate, Agenzia per l’Italia Digitale), con l’Unità di missione per l’attuazione dell’Agenda Digitale operante presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e con il partner tecnologico Sogei”. 

“Le soluzioni individuate dalle amministrazioni responsabili del progetto in ordine alle modalità di gestione delle suddette problematiche – conclude una nota del MEF – sono il risultato di un leale e proficuo confronto con le principali associazioni di categoria dei fornitori interessate”. 

Dalle problematiche illustrate finora, tuttavia, si deduce che il confronto proseguirà.

  • zeusca

    Mentre per lo Stato, avere la Fattura in Formato Elettronico, avrà una diminuzione degli errori e quindi di costi, è una enorme bufala che la Gestione Documentale faccia diminuire i Costi legati alla Produzione di Stampe.

    Entro 10 anni i documenti stampati raddoppieranno.

    Gli studi e le previsioni sono di Aziende che Producono periferiche e altre che invece producono Software. I dati sono similari.

    Quando si parla di Gestione Documentale, il risparmio dei costi è legato sopratutto al recupero dei Documenti, quindi quasi totalmente il risparmio sul tempo.

    Leggendo questo articolo, sempre secondo interpretazione, chi lavora con lo Stato Italiano, sembra obbligato a conservare la fattura elettronica, secondo le Norme definite in gergo sostitutiva. Andando avanti nell’articolo, si legge fra le righe che è un chiaro Assist a chi vende Sistemi di Gestione Documentale. Non entro nei tecnicismi che avrebbero le aziende Intermediarie, di traduzione di File CSV poi tradotte nel tracciato corretto per la fattura elettronica, ma anche questo serve a fare Marketing.

    Come al Solito le recettive Europee in Italia servono a fare Business, e non a Semplificare il modo di lavorare e produrre beni e servizi a costi concorrenziali. Certificazione di qualità Insegna.

  • Anonimo

    Ciao

  • Anonimo

    Un ringraziamento a Nicola Savino per aver indivuato nel dottore commercialista la figura idonea per certificare il processo di conservazione sostitutiva a norma
    Vincenzo Tiby
    Presidente Commissione ICT
    ODCEC Napoli

  • mirko

    come al solito il governo obbliga senza prevedere di mettere a disposizione gli strumenti idonei alle PA e alle aziende , in particolare alle scuole che si trovano nei guai … tante non hanno nemmeno accesso ad internet …. il governo obbliga ad usare un formato proprietario xml e’ di microsoft … sono giorni che cerco un programma per fare le fatture elettroniche …e non ci capisco niente, io lavoro con le scuole e mi sono veramente rotto … metto 4 persone a casa e chiudo tanto sono 2 anni che sono in rosso

  • dspweb

    Appena ricevuto un preventivo per la conservazione sostitutiva
    500 euro una tantum + 10 centesimi a fattura all’anno il tutto iva esclusa (senza tenere conto il tempo di fare la fattura elettronica)
    Risparmio di costi sì.. ma solo da una parte.
    La PA dovrebbe fornire gratuitamente il servizio o cmq visto che sono obbligati anche loro alla conservazione, non dovrebbe esserci l’obbligo per chi emette ma solo per chi la riceve nel caso della PA visto che è la stessa PA che impone la cosa in maniera unilaterale.
    La conservazione sostitutiva dovrebbe essere una scelta non obbligata.
    Paolo Veronese
    DSP WEB

  • Manuele

    ho una ditta individuale e vendo servizi, essendo un programmatore non mi è complicato generare il file xml ed inviarlo (volendo tanto si può inviare tramite pec). Fino a qui tutto “semplice” e chiaro. Quel che mi fa arrabbiare è la conservazione sostituiva. Io trasmetto una fattura al SdI, quindi LORO hanno la fattura… perchè diavolo devo conservarne una copia digitale io? io avrò si e no una ventina di scuole come clienti, per un importo a fattura che non supera i 100 euro lordi, e sto facendo una fatica bestia per capire cosa diavolo devo fare per la conservazione sostitutiva a norma. E’ un gran casino ed è una cosa inutile. Ci si poteva fermare alla trasmissione ed all’archiviazione cartacea (tanto più che comunque fa fede la fattura che gli hai trasmesso, la copia archiviata non serve a nulla).

    Ora devo vedere se sono costretto a rifiutare ben 20 clienti, che non mi fanno di certo campare ma non vedo perchè debba rinunciarci ora e nel futuro solo perchè la conservazione elettronica è un gran bel casino.

    I soliti casini italiani… per semplificare complicano la vita al mondo intero perchè devono fare soldi

  • brunob

    Per una piccola impresa è un nuovo costo senza nessun risultato, si dovranno fare doppie fatturazioni una per la PA e le altre normali.
    Per correggere la PA si scarica tutto sul privato!

  • maurochat

    Io sono un artigiano “elettricista” che sta sull’orlo della chiusura a causa della forte riduzione dei lavori negli ultimi anni.
    Io ho come cliente una scuola che saltuariamente mi chiama per delle installazioni o manutenzioni da qualche anno. ora mi hanno chiamato per fare due preventivi per due piccoli lavori ma hanno comunicato che le fatture le devo fare elettroniche.
    il mio guadagno su questi lavori è minimo, copre a malapena le spese di fatturazione e quindi mi spiegate come faccio a fare questa fattura elettronica che comporta comunque vada un costo aggiuntivo sia tramite intermediari che acquistando un programma facendo in modo di avere un costo superiore alle entrate.
    In oltre come detto prima a questa scuola lavoro saltuariamente quindi cosa devo fare rinunciare anche a questi lavori per egoismo burocratico!! tanto chi fallisce alla fine siamo noi!!!

  • Francesco

    Salve,
    Abbiamo una soluzione semplice e soprattutto economica che permette di inviare qualsiasi tipo di fattura (PDF, word, Excel, txt, ecc.) al SdI, firmata da un intermediario accreditato, conservata per 10 anni. Prezzo medio 0,90 euro a fattura + IVA tutto compreso.
    Consulenza e messa a punto iniziale circa 100 euro + IVA
    Sisco.informatica@gmail.com o 0885 420164.

  • francesco

    “conclude una nota del MEF – sono il risultato di un leale e proficuo confronto con le principali associazioni di categoria dei fornitori interessate” — quali categorie???? quali categorie possono aver fatto un accordo leale e fare questo.

    poi
    “Un outsourcer può gestire facilmente questo tipo di mix, senza che l’azienda si veda costretta ad una migrazione completa da un sistema tradizionale ad uno totalmente elettronico” —- faccio notare che se il mio commercialista o un outsoucer qualsiasi mi da un servizio io quel servizio lo pago. Se lo scrivente vuole farlo gratis mi puo’ contattare per posta elettronica. in fondo cosa deve fare di cosi grave??? puo tranquillamente farlo gratis.
    ma la cosa che mi lascia perplesso è questa,
    “il primo aspetto da considerare è nel fatto che il sistema, dal lato della PA, risulta essere già funzionante”,questa è una barzelletta. dal lato pa sono pronti solo perche se loro sbagliano non succede nulla. le pa possono tranquillamente pagare dopo qualche anno. ragazzi io non so chi ha scritto questo articolo, non so dove ha preso le informazioni.. qui nemmeno i commercialisti sanno nulla.. e oggi l’ordine degli ingegneri di fermo non era a conoscenza della fatturazione elettronica… ma si siamo in italia tutto si aggiusta e anche non si aggiustasse di certo colui che ha creato il danno continuera a farne altri.

  • max

    questo modo di fare è classico della burocrazia italiana che si muove in modo confusionario e che porta non ad una semplificazione ma ad un aggravio di spese e tempo. Si mette a disposizione un programma “fatturaPA” incomprensibile ad un professionista che vuole comunicare: imponibile, cassa, IVA e ritenuta d’acconto. Non sarebbe stato più semplice una posta Pec e firma digitale?

  • luigi

    Altro che semplificazione e risparmio con la fatturazione elettronica si stà creando solo caos e aggravio di spese, ho una piccola azienda artigianale e il 40% circa della mia fatturazione è rivolta alla PA, avendo già un programma di contabilità ho dovuto solo integrare il pacchetto per emettere la fattura in xml, fin qui abbastanza semplice, le noti dolenti sono iniziate nel momento di firmarle digitalmente ed inviarle, come tutte le piccole aziende dovendo gestire tutto da solo non è stato facile ma fortunatamente avendo dimestichezza con il computer ed internet dopo circa una settimana, rubando tempo al lavoro ed alle ore di sonno, finalmente invio allo SDI tramite PEC la prima fattura e con meraviglia e soddisfazione va tutto bene, ricevo le varie conferme di ricezione anche dall’ente finale, in una settimana ne ho inviate altre tre tutto a posto, il problema nasce adesso per l’archiviazione cosa che non si riesce a fare facilmente (o sono io che sono arrivato al limite delle mi possibilità mentali), quindi bisogna rivolgersi ad un’azienda esterna al modico costo di € 2,00 circa per fattura ed emettendone in media 150 l’anno di cui molte di importo bassissimo a conti fatti non recupero nemmeno i costi di archiviazione, adesso vorrei capire che cosa intendesse Francesco con il farlo gratis e contattarlo tramite posta elettronica se gentilmente può delucidarmi su come fare visto che dopo varie telefonate a commercialisti ed associazioni sembra che quello che ne sappia di più sono io.

  • efisio

    a mio modesto giudizio da quanto ho potuto capire alla fin fine chi paga siamo sempre e solo noi imprenditori; a parte il tempo che dobbiamo communque dedicare per la comprensione della miriade di norme che dovrebbero farci capire il funzionamento segnalo che se anche si trvano delle società a basso costo, è pur sempre un costo, senza contare il tempo che si impiega per il caricamento a cui si aggiunge l’onere della spsdizione e conservazione, senza contare che se si fà qualche errore la fattura vinene rifiutata e bisogna rifarla, oltre dover fare una nota di accredito, ma questo si può sapere solo dopo circa 15 giorni.
    io penso che il governo dovrebbe cancellare immediatamente questa normativa e se proppio vuole le fatture digitali che si organizzi con sistemi semplici come potrebbe essere un apposito portale presso l’agenzia delle entrate dove poter scrivere emmettere e conservare automaticamente la fattura, senza aggravio di costi e senza dovrci dare l’onere della conservazione, salvo che per le nostre normali procedure che communque utilizzimo per la traciabilita dei ns. crediti. io mi auguro che chi di dovere si facia l’esame di coscienza e che pensi realmente ai danni che stà creando.

  • rita cataneo

    A me sembra che tutta questa storia della fattura elettronica sia un modo come un altro per complicarci la vita e spillarci dei soldi.A chi è venuta questa felice idea?Chi,come me non ha dimestichezza col computer,si trova in difficoltà,perde un sacco di tempo e spende dei soldi che potrebbe usare per cose più importanti.A chi giova tutto questo? Finiamola con la storiella del risparmio.Chi è che gestisce queste cose? quali interessi ci sono? datemi ,per favore,una risposta sensata,perchè a me rimane il dubbio che sia un’ulteriore balzello spacciato per servizio di cui non abbiamo bisogno

  • toganera

    Al solito: lodevole intenzione, condivisibile finalità di semplificazione e risparmio, scarsa considerazione delle problematiche del cittadino, totale approssimazione.
    Studiatevi meticolosamente le istruzioni fornite dal sito http://www.fatturapa.gov.it e poi verificate se siete in grado di identificare e correggere gli errori che verranno segnalati al termine della simulazione di compilazione ed invio di una fattura elettronica. Verificate se c’è una sola riga che tratti dei marcatori temporali o della registrazione e conservazione della fattura elettronica.
    Al solito: istruzioni incomplete e poco chiare da parte della P.A. a fronte di precisi obblighi a carico del privato cui corrispondono pesanti sanzioni anche in caso di violazioni non dolose.
    Se il Governo vuole veramente collaborare con il cittadino per il buon funzionamento della fatturazione elettronica dovrà al più presto predisporre un manuale di istruzioni che accompagni meticolosamente quest’ultimo nelle varie fasi di compilazione, controllo, correzione errori, trasmissione e conservazione della fattura elettronica.

  • Martina

    Buongiorno a tutti, sto cercando maggiori informazioni sulla conservazione delle fatture elettroniche e mi sono imbattuta in informazioni discordanti e poco chiare. Ad esempio, sul sito di Archiva Group – sezione normative – parla di decadenza dell’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture elettroniche. Non è però totalmente chiaro cosa deve essere fatto per essere in regola. Qualcuno ne sa di più?

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