Per sfruttare efficacemente le potenzialità offerte dalla Piattaforma nazionale notifiche, sussistono alcune precondizioni che devono essere adottate rapidamente da parte dei Comuni e dalle altre Pubbliche Amministrazioni. Fin dal 2019 i diversi Governi si sono posti il problema di modernizzare il sistema di notificazione di atti ai cittadini alle imprese e ai professionisti iscritti agli albi, processo di notifica che oggi è largamente analogico. Attraverso la Legge 27 dicembre 2019 n.160, il Governo si proponeva l’obiettivo di “sviluppare una piattaforma digitale per le notifiche”.
Piattaforma notifiche digitali, problemi in vista per i cittadini: tutti i nodi della riforma
Il Decreto legislativo 76/2020 (convertito in legge 120 del 11 settembre 2020), ha precisato, all’articolo 26, le caratteristiche della piattaforma, gli aspetti legali dell’attività di notifica, i diritti e i doveri dei cittadini. Ha inoltre attribuito alla Società PAGOPA la responsabilità nella realizzazione della Piattaforma. Soprattutto, il Decreto, ha stabilito che “in alternativa alle modalità prevista da altre disposizioni di legge, anche in materia tributaria, le amministrazioni possono rendere disponibili telematicamente sulla piattaforma i corrispondenti documenti informatici”.
Fino a qui potrebbe sembrare, tutto sommato, abbastanza semplice. Il documento informatico da notificare, tuttavia, per avere un valore legale, probatorio e di conservazione, deve avere tutte le caratteristiche indicate dal Codice dell’Amministrazione digitale, precisate anche dalle Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico. E qui, come vedremo più avanti, si apre un altro ragionamento perché non tutte le Amministrazioni producono documenti nativi digitali che presentino tutte le caratteristiche di cui sopra.
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Piattaforma nazionale notifiche, cosa dice la normativa
Le disposizioni normative stabiliscono che “Ciascuna amministrazione … individua le modalità per garantire l’attestazione di conformità agli originali analogici delle copie informatiche di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni …”. L’allegato 3 delle Linee guida AGID sul documento informatico stabiliscono come tale processo possa essere certificato validamente. Il problema è che dalla data di pubblicazione delle Linee guida (settembre 2020) pochi Comuni si siano attrezzati per realizzare un processo certificato.
Il D.L. 76/2020, più avanti, stabilisce le modalità operative della Piattaforma, la generazione dello IUN (identificativo univoco della notificazione). Il Decreto stabilisce inoltre, seguendo il solco di quanto già previsto dal CAD, la validità degli indirizzi ai quali notificare digitalmente. Essi sono quelli già in uso obbligatoriamente per i professionisti iscritti agli albi e le imprese (INI PEC). Ricordiamo che già oggi, ai sensi dell’art. 6 bis del CAD, le notifiche ai soggetti iscritti ad INI PEC avviene obbligatoriamente su questi indirizzi PEC.
Per esperienza diretta posso affermare che ci sono alcune Amministrazioni che non seguono tale norma, Un processo analogo avviene -meglio dovrebbe avvenire- tra le Pubbliche Amministrazioni (PEC su IPA, ovvero l’indice della Pubbliche Amministrazioni).
Il caso di Inad
Resta ancora in pregiudicato la domiciliazione ai “normali” cittadini, non iscritti ad alcun indice. Chiaramente il Regolamento (di cui parleremo più avanti) non si limita ad indicare la PEC come domicilio valido ma, indica anche altre forme di domiciliazione comprese quelle analogiche. Non è un caso che stiamo parlando di Piattaforma Nazionale notifiche e non “notifiche digitali”. Ciò che va ben chiarito è che, grazie alla piattaforma, un qualsiasi soggetto riceve un avviso (avviso di cortesia) e non l’atto. L’atto è fruibile nella piattaforma previa identificazione attraverso SPID/CIE.
Segnalo tuttavia che, ad oggi, si sono perse le tracce di INAD (art. 6 quater del CAD) ovvero, l’Indice Nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese.
All’inizio del 2022 (dopo che AGID aveva già pubblicato le relative Linee guida) era stata annunciata la pubblicazione della Piattaforma finalizzata a consentire ai soggetti di cui sopra -ai cittadini in primis- di eleggere un proprio “domicilio digitale”. Inspiegabilmente INAD, utilissima per la piena riuscita della Piattaforma nazionale notifiche, nei fatti è entrata nel dimenticatoio.
Le caratteristiche della Piattaforma nazionale notifiche
Il 6 giugno 2022 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto 8/2022 n. 58 il “Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione. Si desume, dalla pubblicazione del regolamento, che siamo ormai giunti ad una fase esecutiva della Piattaforma. Inoltre, sul sito della società PAGOPA gestore della piattaforma, è stato pubblicato il Manuale operativo e le API B2B.
La Piattaforma ha ormai così definite tutte le sue caratteristiche:
- non è obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni aderire alla Piattaforma. È una grande opportunità organizzativa ed economica, ma non è un obbligo. Almeno per ora.
- il cittadino, volontariamente, (così come per quanto riguarda INAD) si iscrive alla Piattaforma, non è obbligato ad iscriversi alla Piattaforma. Raggiungere una massa critica di aderenti è un po’ più complesso perché bisognerà dare buone motivazioni ai cittadini per iscriversi. Sarà necessario programmare una importante attività informativa e formativa in materia digitale e non solo. L’atto di iscrizione di iscrizione alla Piattaforma non è banale per un comune cittadino. Comprendere, fino in fondo il funzionamento e i vantaggi della Piattaforma è un’azione, anche educativa, tutta da realizzare.
Se è pur vero che nella home page della Società PAGOPA appare l’avvertimento “La piattaforma non è ancora operativa. Attualmente sono in fase di collaudo alcune funzionalità disponibili per un numero limitato di enti pilota e i loro utenti destinatari delle notifiche”, che non è ancora formalmente ufficializzato che le Poste sono il partner tecnologico, è opportuno che le PA e i Comuni in particolare comincino fin da subito a prevedere tutte le conseguenze organizzative e gestionali per un corretto funzionamento della Piattaforma.
Il Regolamento e il Manuale operativo chiariscono molto bene che la Piattaforma accetta e notifica esclusivamente i documenti digitali formati originariamente secondo quanto previsto dal CAD e dalle Linee guida. Si tratta di atti amministrativi formati originariamente in modalità digitale (art. 40 del CAD) e firmati digitalmente (art. 20 del CAD). Tutto ciò dovrebbe essere un dato scontato. In realtà così non è poiché esistono prassi di produzione di documenti originali in formato cartaceo e di firme analogiche.
Nei Comuni i settori che saranno maggiormente interessati dall’impatto della Piattaforma, sotto il profilo documentale, sono i Tributi e la Polizia Municipale. Già da oggi sarebbe opportuno verificare e fare tutti gli interventi organizzativi necessari ad adeguare il flusso documentale a quanto previsto dal CAD e dalle Linee guida. Sottolineo come non sia un problema di software, dal momento che tutti i Comuni sono in possesso di software di gestione documentale in grado di garantire la corretta produzione degli atti. È necessario rimuovere ostacoli organizzativi e culturali.
Il nodo dell’interoperabilità
Il secondo tema da affrontare, che coinvolge anche le Società che forniscono i software di gestione documentale, è quello dell’interoperabilità che deve realizzarsi tra la Piattaforma e i software che generano i documenti digitali. Un esempio è quello delle contravvenzioni del Codice della strada o un ruolo di tributo locale. La Piattaforma ha un “senso” di efficienza gestionale solo se i documenti da notificare sono conferiti attraverso un unico flusso dai software gestionali attraverso un processo di interoperabilità.
Anche questa osservazione potrebbe sembrare banale. Caricare i documenti manualmente nella Piattaforma comporterebbe un onere lavorativo superiore a quello dello scrivere le cartoline per le raccomandate. Tuttavia, oggi, nonostante la Legge lo preveda esplicitamente i fornitori non sono usi ad operare in regime di interoperabilità Sarebbe quindi opportuno che fin da subito si instaurasse, magari con la regia dell’AGID, un confronto con i fornitori per garantire il processo di interoperabilità
