SPID per imprese e professionisti, a cosa serve e come richiederlo - Agenda Digitale

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SPID per imprese e professionisti, a cosa serve e come richiederlo

Dal primo ottobre non si possono più utilizzare le precedenti credenziali personali per l’accesso ai servizi online della pubblica amministrazione: diventa fondamentale conoscere l’impiego di SPID per uso professionale

05 Ott 2021
Alessandro Mastromatteo

Avvocato, Studio Legale Tributario Santacroce & Associati

Le credenziali SPID per uso professionale, sia per la persona fisica che per la persona giuridica, risultano utili e funzionali alle semplificazioni organizzative e gestionali per una più fluida e corretta interazione e fruizione dei servizi on-line delle pubbliche amministrazioni.

Con la progressiva riduzione, sino alla totale indisponibilità dal primo ottobre 2021 delle credenziali “proprietarie” rilasciate dalle singole amministrazioni pubbliche per l’accesso ai propri sistemi informatici – quali ad esempio Fisconline ed Entratel per l’Agenzia delle entrate – risulta sempre più avvertita la necessità per imprese e professionisti di individuare uno strumento che, oltre a garantire la possibilità di interazione, permetta anche una semplificazione nell’attivazione e formalizzazione delle indispensabili deleghe di utilizzo.

SPID professionale, le differenze con CNS e CIE

Uno strumento che sembra cumulare in sé le caratteristiche necessarie appare essere sicuramente lo SPID ad uso professionale il quale, a differenza delle altre modalità di accreditamento riconosciute e cioè la CIE – Carta d’Identità Elettronica e la CNS – Carta nazionale dei Servizi. Le credenziali CIE così come la CNS (e quindi la firma digitale) della persona fisica che opera per conto di un Ente o di un’Impresa o in qualità di professionista per i propri clienti, oltre a richiedere un sistema di Gestione Utenze e Deleghe da realizzare e comunicare alla pubblica amministrazione di riferimento – si pensi al caso dell’Agenzia delle entrate – si caratterizzano per la loro “materialità” in quanto necessitano di un supporto “fisico” (ad es. una smart card) che deve essere reso disponibile alla persona fisica che opera, in quanto delegata per conto dell’impresa stessa o del professionista (rendendone maggiormente articolata la procedura di gestione ordinaria).

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Al contrario le credenziali SPID prescindono da un supporto fisico su cui le stesse sono “materializzate” e, in questo, appaiono in grado di renderne più agevole e fruibile l’utilizzo sino ad arrivare a superare la necessità, appunto, di interagire, ad esempio, con l’Agenzia delle entrate per la comunicazione ed il deposito delle deleghe correlate (operando in questo senso, ai fini del riconoscimento e del potere di agire per conto dell’impresa, quanto a conoscenza del Gestore dell’Identità Digitale e cioè dell’operatore che rilascia le credenziali SPID).

L’iter verso le credenziali uniche

L’esigenza di strutturare un diverso modello di interazione con i servizi on-line delle pubbliche amministrazioni trova origine nella previsione contenuta all’interno del D.L. n. 76/2020 (convertito con modificazioni, in L. n. 120/2020) recante “Misure urgenti per la semplificazione e innovazione digitale” – cd. Decreto Semplificazione il quale, intervenendo nel corpo del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, ha disposto attraverso una modifica al comma 3-bis dell’articolo 64, che le pubbliche amministrazioni, a decorrere dal 28 febbraio 2021, siano chiamate ad utilizzare esclusivamente le identità digitali e la carta di identità elettronica ai fini dell’identificazione dei cittadini che accedono ai propri servizi in rete. Fermo restando l’utilizzabilità delle altre credenziali fino alla data di naturale scadenza, e comunque non oltre lo scorso 30 settembre 2021, le credenziali uniche (SPID, CIE e CNS) semplificano il rapporto con la Pubblica amministrazione la quale, per suo conto, non dovrà farsi carico di gestire sistemi di rilascio e gestione delle credenziali di accesso dei propri utenti con evidente risparmio di risorse e di tempo.

Esemplificativo in questo senso quanto chiarito, con comunicato stampa pubblicato lo scorso 16 Febbraio 2021, dall’Agenzia delle Entrate, la quale ha precisato quanto segue relativamente alle modalità di accesso per:

  • cittadini: dal primo marzo 2021 l’Agenzia delle Entrate non rilascia più nuove credenziali (Fiscoline, Entratel o Sister) mentre, ai fini dell’attuazione dell’articolo 64, comma 3-bis, del CAD, quelle già in uso verranno progressivamente dismesse. Gli utenti registrati possono, comunque, continuare a utilizzare le credenziali rilasciate in precedenza fino alla loro naturale scadenza (in ogni caso non oltre il 30 settembre 2021). Dal primo ottobre, i cittadini potranno quindi accedere all’area riservata utilizzando esclusivamente una delle tre modalità di autenticazione universali (SPID, CIE o CNS), riconosciute per accedere ai servizi online di tutte le Pubbliche amministrazioni;
  • professionisti e imprese: in possesso delle credenziali Entratel, Fisconline e Sister, rilasciate dall’Agenzia, potranno continuare ad utilizzarle anche dopo il 1° ottobre e fino alla data che sarà stabilita con un apposito decreto attuativo, come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale.

Anche le persone fisiche titolari di partita IVA e/o che risultino già incaricate ad operare in nome e per conto di altri soggetti (comprese le società), possono richiedere e utilizzare le credenziali dopo il 1° ottobre. Le Società, ed i professionisti, potranno quindi per il momento (e sino all’adozione del decreto attuativo) continuare ad accedere al sito web delle Entrate, per il tramite delle persone fisiche già incaricate attraverso l’utilizzo delle credenziali di cui già dispongono.

A cosa serve SPID per uso professionale

È necessario per questo, sin d’ora, procedere a verificare ed individuare quale tra le modalità in grado di garantire l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate (e cioè SPID, CIE e CNS) assicuri alle persone giuridiche il massimo livello di semplificazione nei processi gestionali interni (comprese le modalità di utilizzo e fruibilità dei singoli strumenti). A tal fine, un’impresa può accedere avvalendosi dell’Identità digitale per uso professionale (cd. Spid ad uso professionale per la persona giuridica) come definita, sotto il profilo operativo, dalle Linee Guida AGID per il rilascio dell’identità digitale per uso professionale adottate con determinazione n. 318/2019.

Con le identità Spid ad uso professionale per la persona giuridica può essere attestata l’appartenenza di una persona fisica all’organizzazione di una persona giuridica e/o la sua qualità di professionista che si identifica a sistema (Spid ad uso professionale per la persona fisica). In via preliminare, si precisa come le identità SPID ottenute ad uso professionale non costituiscono prova dei poteri di rappresentanza di una persona giuridica dei quali la persona fisica è eventualmente in possesso né l’appartenenza ad una data struttura societaria, ovvero la qualifica di professionista di un determinato ordine professionale.

Con particolare riguardo alle persone giuridiche, nel momento in cui la persona fisica titolare di identità SPID ad uso professionale si accrediterà al portale web di una Pubblica Amministrazione, inserendo le sue credenziali verranno trasmessi telematicamente non solo i suoi dati personali, ma anche quelli dell’organizzazione cui appartiene nel cui interesse sta agendo, permettendo di ricondurre le operazioni effettuate alla persona giuridica.

Gestori di identità digitale uso professionale (IdP)

I Gestori di identità digitale (IdP – Identity Provider) sono quei soggetti privati accreditati da AGID ed iscritti presso apposito Registro SPID, che, dopo aver verificato i dati, forniscono l’identità digitale, rilasciando le credenziali SPID. Ai fini del rilascio dello SPID ad uso professionale (sia persona giuridica che persona fisica) i gestori dell’identità espressamente individuati dalle Linee AGID con determinazione del 21 agosto 2021 sono:

  • Namirial (identità digitale uso professionale della persona fisica)
  • Register
  • InfoCert (identità digitale uso professionale della persona fisica)
  • Poste Italiane (identità digitale uso professionale della persona fisica)

Come fare la richiesta di identità digitale ad uso professionale

Il legale rappresentante o coloro che siano dotati di poteri per agire per conto della persona giuridica possono richiedere ai gestori dell’identità digitale le credenziali Spid ad uso professionale per la persona giuridica. Il soggetto richiedente è tenuto ad effettuare alcuni passaggi funzionali al rilascio delle credenziali SPID per la persona giuridica procedendo come segue ai fini della registrazione:

a) scelta della credenziale indicando:

  • Codice fiscale della persona fisica richiedente le credenziali e che effettua il riconoscimento;
  • Username scelto liberamente, può essere anche indirizzo email, codice fiscale o altro a scelta, purché già presente e di lunghezza minima di 8 caratteri;
  • Password: deve rispettare i requisiti di sicurezza

b) esplicita presa visione dell’Informativa Privacy (obbligatoria) contenente tutte le informazioni sul trattamento dei dati.

Una volta scelte le credenziali accettate dal sistema come valide, è possibile proseguire e compilare un modulo di adesione messo a disposizione online sui siti web dei gestori SPID per uso professionale, contenente le informazioni necessarie e sufficienti per l’identificazione sia del richiedente persona fisica che della persona giuridica nell’interesse della quale agisce, allegando visura ordinaria o un documento equipollente che possa accertare le persone con pieni poteri sulla stessa come atto di procura notarile.

Verifiche necessarie ai fini del rilascio

Al fine di rilasciare l’identità digitale uso professionale per la persona giuridica il gestore dell’identità deve congiuntamente:

  • verificare l’identità personale della persona fisica richiedente;
  • verificare che il richiedente abbia titolo per richiedere l’identità digitale per la persona giuridica.

La verifica dell’identità personale della persona fisica richiedente è effettuata con le modalità e i controlli previsti dalla normativa vigente in materia di rilascio dell’identità digitale della persona fisica.

In particolare, il processo di dimostrazione dell’identità personale della persona fisica consiste nell’acquisizione e accertamento di informazioni sufficienti ad identificare un’entità per uno specifico livello di sicurezza di autoidentificazione informatica in ambito SPID. L’identificazione può avvenire tramite esibizione a vista ed acquisizione del modulo di adesione firmato presentando un valido documento di identità della persona fisica. E’ ammessa l’identificazione della persona fisica in modalità remota. In questo caso sono richiesti, da parte del richiedente, il possesso di un PC collegato in rete, una webcam ad esso collegato e u sistema audio Pc funzionante.

Contratto tra IdP e persona giuridica

Fermo restando il rispetto della normativa vigente in materia, le condizioni per il rilascio dell’identità digitale uso professionale sono oggetto di contrattazione fra le parti. Prima di sottoscrivere l’atto negoziale, l’IdP verifica la reale esistenza della persona giuridica, che il firmatario abbia adeguati poteri e la sua identità.

L’atto giuridico che instaura il rapporto fra le parti deve contenere:

  • i nominativi dei soggetti dell’organizzazione che hanno il potere di autorizzare il rilascio e la revoca delle credenziali dei gestori e le modalità con cui tali richieste devono pervenire all’IdP;
  • un indirizzo di posta elettronica certificata dell’organizzazione (persona giuridica che stipula l’accordo con un IdP;
  • il nominativo e i recapiti dei rispettivi responsabili del rapporto.

Utenze di governo e utenze di gestione: come fare

Secondo le Linee Guida AGID per utenza di governo si intende l’identità digitale uso professionale per la persona giuridica abilitata utilizzabile per l’accesso al sistema di gestione delle identità realizzato a cura del’IdP ex art. 11 Linee Guida AGID, al fine di:

  • visualizzare l’elenco delle identità digitale uso professionale per la persona giuridica rilasciate in favore della propria organizzazione;
  • richiedere la revoca delle identità digitale uso professionale per la persona giuridica rilasciate in favore della propria organizzazione;
  • rendere disponibile l’elenco dei soggetti eleggibili ad ottenere l’identità digitale uso professionale per la persona giuridica indicandone il codice fiscale e l’indirizzo di posta elettronica del soggetto;
  • visualizzare l’elenco di cui alla precedente lettera c) con possibilità di revoca.

Per utenza di gestione si intende l’identità digitale uso professionale per la persona giuridica abilitata utilizzabile per l’accesso al sistema di gestione che è utilizzabile per l’accesso al sistema di gestione al fine di:

  • visualizzare l’elenco di cui al terzo punto;
  • inserire i dati identificativi del soggetto per il quale si sta operando la verifica dell’identità a condizione che tale soggetto sia nell’elenco di cui al precedente comma 2 lettera c). I dati da inserire sono: nome, cognome, data e luogo di nascita, sesso, codice fiscale, numero seriale della Tessera Sanitaria ovvero della Tessera del Codice Fiscale, tipo e numero del documento di riconoscimento, numero di cellulare con prefisso preceduto dal carattere “+” (es.+39123456789), un numero di almeno tre cifre (codice di controllo) scelte dal soggetto.
  • dichiarare di aver ottemperato alla verifica dell’identità del soggetto in ottemperanza alla procedura prevista;
  • visualizzare l’elenco dei soggetti per i quali ha effettuato la verifica dell’identità e la data della stessa.

Prevista, inoltre, la possibilità per l’IdP di rilasciare le utenze di governo e di gestione solo alle persone fisiche inserite nell’organigramma della persona giuridica, per le quali sia stata ottenuta l’autorizzazione per il rilascio e la revoca delle credenziali dei gestori e che abbiano dimostrano la propria identità ai sensi della normativa vigente in materia di rilascio dell’identità digitale SPID. Una volta ottenute le credenziali e attribuitane la titolarità di utilizzo alla persona fisica designata, quest’ultima potrà agire nell’interesse della persona giuridica titolare dello SPID ad uso professionale, interagendo con l’amministrazione pubblica di riferimento.

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