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acquisti pubblici

Nuovo Mepa, come lanciare una gara: la guida

Una piccola guida per approcciare la nuova operatività del MePA che, nonostante qualche percorso contorto e ridondanza, apporta anche efficaci miglioramenti che evidenzano come Consip possa fare molto per facilitare il lavoro di migliaia di dipendenti pubblici tenuti ad usare il Portale per effettuare acquisti

21 Mag 2018

Riccardo Vecchiarelli

esperto di formazione MePA, Porzio & Partners


Il nuovo MePA è on-line da quasi 3 mesi. Dopo un rodaggio iniziale e diverse correzioni già apportate, Consip ha affrontato quasi tutti quei problemi di usabilità del vecchio portale che gli Enti riscontravano per lanciare una gara.

Come approcciare la nuova operatività del MePA

L’impressione è che, dopo che 203.000 utenti avevano impiegato diversi anni per imparare a usare il Portale, le modifiche sull’aspetto grafico e operativo del portale hanno rimescolato le carte, rischiando di complicare un po’ troppo le cose.

Ma vediamo di capire insieme come approcciare la nuova operatività del MePA per lanciare una gara.

La ricerca della categoria merceologica

Gli esperti che conoscono la complessa disciplina del MePA sanno che la cosa più importante per impostare una gara è partire bene, cioè individuare il corretto Capitolato d’Oneri MePA (che per semplicità chiameremo “Bando MePA“, poiché così è chiamato nel portale) e la corretta Categoria merceologica. In particolare è necessario individuare il codice CPV che descrive l’oggetto della gara nel Capitolato Tecnico associato alla Categoria Merceologica. E’ complicato scriverlo, ma è semplice farlo. Se trovi il codice CPV in una Categoria Merceologica allora la gara è legittima se viene lanciata con riferimento a quella Categoria.

Sbagliare il Bando o la Categoria equivale a lanciare una gara illegittima, una gara rivolta ad una platea di fornitori non abilitati a fornire quanto richiesto, che magari fanno tutt’altro mestiere e non sono interessati a rispondere.

Ente pubblico unico responsabile della correttezza

Consideriamo che le regole del MePA prevedono che l’Ente Pubblico è l’unico responsabile della correttezza delle procedure eseguite, del rispetto del Codice degli Appalti, dei Capitolati Tecnici e dei Bandi del MePA, e che Consip non effettua controlli. Ci mancherebbe, è giusto così, il bello del MePA è proprio che l’Ente Appaltante acquista in autonomia scegliendo i requisiti dell’appalto, il tipo di procedura di gara e i Fornitori da coinvolgere e pertanto se ne assume la responsabilità. Consip esce dalla scena delle gare.

La ricerca del codice CPV

Tuttavia, visto che questa è la disciplina, ci aspetteremmo nel portale una funzionalità di ricerca per codice CPV, ma non siamo riusciti a trovarla. Sarebbe bello, sarebbe semplice, invece bisogna per forza andarsi a leggere i Capitolati Tecnici del MePA per trovare il codice CPV e avere la certezza di quale sia la Categoria Merceologica corretta.

Andiamo pacificamente alla ricerca di questi Capitolati Tecnici. Immaginiamoci una merceologia semplice, ad esempio servizi di pulizia, tanto per provare.

Clicchiamo quindi su “Bandi” e su “Mercato Elettronico“, un po’ come quando prima del 19 febbraio cliccavamo su “Bandi del Mercato Elettronico“, e ci troviamo davanti una serie di “aree merceologiche” che non ci aspettavamo. In particolare leggiamo “Alimenti, ristorazione e buoni pasto” con sotto scritto “Servizi” e poi “Arredi e complementi” con sotto scritto di nuovo “Servizi“. Ma gli arredi sono servizi?

Scorriamo la pagina e leggiamo”Gestione degli Immobili“. Probabilmente i servizi di pulizia sono lì. Poco sotto leggiamo di nuovo “Servizi” e “Il Bando è organizzato in categorie merceologiche a cui puoi abilitarti per soddisfare ogni possibile esigenza di acquisto sotto soglia.

Sembrava troppo facile. “Bisogna abilitarsi alla specifica categoria per poter acquistare questi servizi”, così c’è scritto. Solo dopo scopriamo che la frase è dedicata alle Imprese che devono abilitarsi al MePA per poter vendere e proporsi alla PA e che nessuno, insomma, tra coloro i quali hanno progettato il sito, ha pensato che l’informazione potrebbe fuorviante per gli utenti della Pubblica Amministrazione.

Percorsi ridondanti

Scacciato anche questo dubbio decidiamo di cliccare su “Gestione degli Immobili” per andare finalmente a scaricare il Capitolato Tecnico della Categoria e vedere questi ambiti codici CPV. E invece troviamo di nuovo scritto “Servizi“, “11 aree merceologiche” (tra cui alimenti e buoni pasto, arredi, gestione degli immobili, ecc.). Capiamo quindi che su qualunque “area merceologica” avessimo cliccato, saremmo finiti sempre nella stessa pagina. Va bene creare dei percorsi ridondati che hanno il pregio di far ritrovare un utente che si è perso nel portale, ma così forse è un po’ troppo.

Entriamo quindi nella pagina dedicata al Bando MePA “Servizi. Non siamo certi di essere nel posto giusto, perché sulla destra leggiamo tra i “Bandi simili“, “Stent vascolari – accordo quadro” e “ICT – SDAPA“, che non sono simili tra loro o al Bando MePA “Servizi“, né considerando la merceologia né lo strumento di acquisizione. Simili quindi per cosa?

Cerchiamo di non farci caso, chiudiamo una finestra di errore che appare sullo schermo, di quelle che farebbero sorridere un vero nerd, e ci troviamo davanti 43 Categorie (a fronte delle 11 indicate in precedenza).

Cerchiamo la Categoria che avevamo visto prima, “Gestione degli immobili“, ma non c’è. Scorrendo ne troviamo un’altra che si chiama, invece, “Servizi di pulizia degli immobili e disinfestazione“: è questa quella giusta!

Ma che cosa era quindi “Gestione degli immobili“? Assolutamente nulla di importante, è’ una “area merceologica” non definita in nessun documento del MePA, e dunque arbitraria, e che potrebbe tanto guidare quanto confondere l’utente rispetto alle Categorie Merceologiche previste nei documenti che disciplinano il MePA e alle quali gli Enti e le Imprese sono tenuti a riferirsi perché lex specialis del MePA. Impariamo quindi a distinguerle bene!

I capitolati tecnici

Clicchiamo sulla Categoria delle pulizie in cerca del Capitolato Tecnico, ma non lo troviamo. Scopriamo allora che tra i “Documenti per l’abilitazione” (didascalia rivolta alle Imprese) in fondo alla pagina ci sono i Capitolati Tecnici, inseriti in modo disordinato e mischiati ad altri documenti: “allegati da 14 a 26″, ” allegati da 27 a 43″, “allegati da 1 a 13”.

Non c’è modo di sapere a quale numero di allegato corrisponda la Categoria delle pulizie, quindi alla fine li scarichiamo tutti e scopriamo che l’allegato n°22 è il Capitolato Tecnico che stiamo cercando.

I tempi di ricerca

Questo Capitolato è ben fatto  e vi troviamo il codice CPV per i servizi di pulizia all’inizio del capitolo 4 “Codici CPV associati alla Categoria“.

Abbiamo trovato la Categoria corretta per la gara. Immaginando di dover cercare un qualsiasi altro bene o servizio meno semplice siamo abbastanza preoccupati per il tempo che richiederà la prossima ricerca, ma ci sentiamo più confidenti perché abbiamo imparato il metodo più rigoroso.

Il Carrello

Una certezza è rimasta: lo strumento  principale per creare una gara su MePA è  il Carrello. Probabilmente non sempre intuitivo per i nuovi utenti della PA che approcciano oggi il MePA, perché dal carrello un utente si potrebbe aspettare di inviare solo ordini su offerte del Catalogo e non di poter anche lanciare gare; ma è comunque un’ottima scelta perché il MePA funziona così da 16 anni.

Per esprimere i requisiti tecnici di una gara possiamo inserire nel Carrello sia Offerte tratte dal Catalogo, sia una generica “Scheda di Catalogo” riferita ad un bene o servizio (che un tempo si chiamava “metaprodotto”), sia una “Scheda di RdO” riferita ad una intera categoria (che un tempo si chiamava “riga unica”).

La scheda di RdO

L’utilizzo della generica “Scheda di RdO” è divenuto sempre più frequente perché per moltissimi beni e servizi non esiste un Catalogo. È doveroso fare presente che utilizzare un’Offerta di Catalogo come base per definire i requisiti di una gara è rischioso per la PA, perché il Catalogo non è controllato da Consip e si rischierebbe quindi di basare la gara su un’Offerta illegittima che potrebbe rendere illegittima anche la gara.

Tornando al caso pratico decidiamo quindi di partire cercando questa generica “Scheda di RdO” per i servizi di pulizia da inserire nel Carrello.

Siamo nella pagina del Bando “Servizi“. Cerchiamo ovunque, ma non troviamo nessun pulsante da cui poter iniziare una gara. Dopo un’esaustiva ricerca capiamo di non essere nella pagina giusta. Esiste infatti una pagina parallela del Bando MePA “Servizi“, che è nella sezione “Iniziative“, anziché nella sezione “Bandi“. La pagina è identica, è identico è il modo di arrivarci (passando sempre per le “aree merceologiche” di “aiuto”), quello che cambia è che in questa nuova pagina sulla destra oltre alle “Iniziative simili” (…) vediamo un bottone “Crea RdO” e uno “Vai al catalogo”.

Creare una RdO

Abbiamo, quindi, due pagine identiche in due diverse sezioni, una dove non possiamo fare nulla di operativo e l’altra che invece consente di avviare una procedura di acquisto. Ma siamo sicuri che Consip si accorgerà della eccessiva ridondanza delle due sezioni e che renderà visibile la sezione “Bandi” solo agli utenti delle Imprese che devono abilitarsi e la sezione “Iniziative” solo agli utenti della PA che devono iniziare procedure di acquisto.

Clicchiamo quindi su “Crea RdO” e tramite la ricerca a testo libero troviamo facilmente i servizi di pulizia: “Servizi di Pulizia degli Immobili e di Disinfestazione (Scheda di RdO per fornitura a corpo).” Questa ricerca a testo libero è un notevole passo in avanti e semplifica molto la ricerca della Scheda di RdO o della Scheda di Catalogo da inserire nel carrello. In precedenza si doveva necessariamente sfogliare tutte le migliaia di tipologie di beni e servizi per trovarle. Selezioniamo facilmente la Scheda e passando dal carrello possiamo iniziare la creazione della RdO.

Questo efficace miglioramento evidenza come Consip possa fare molto per facilitare il lavoro quotidiano di migliaia di dipendenti pubblici che oggi sono tenuti ad usare il Portale per effettuare acquisti, e siamo sicuri che nelle nuove evoluzioni del Portale ci saranno sempre più elementi da lodare rispetto a quelli critici.

Vedremo in un prossimo intervento la seconda parte della guida: come superare le difficoltà tecniche nei passi per la creazione di una RdO fino al lancio, evitando gli errori più critici, ossia quelli che compromettono la legittimità delle gare lanciate.

In conclusione, essere esigenti sul MePA è d’obbligo perché il Legislatore e anche noi utenti abbiamo scommesso sul MePA Consip per la razionalizzazione della spesa pubblica e l’efficientamento dei processi di acquisto!

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