Semplificazione normativa, digitalizzazione e integrazione delle funzioni sono tre elementi fondamentali da cui partire per ripensare le logiche di funzionamento del public procurement in ottica di assicurare una migliore trasparenza e razionalizzazione della capacità di spesa della PA.
Un’analisi del Cresme Europa Servizi mette in evidenza che nell’anno 2020 sono stati approvati in Italia oltre 21 mila appalti pubblici per un valore complessivo 43,315 miliardi: la Lombardia è la prima regione d’Italia su questo fronte con 4.035 bandi per un importo di 5,642 miliardi, seguono la Campania con 1.402 bandi per 3,335 miliardi e l’Emilia Romagna con 1.408 appalti per 2,841 miliardi.
Questi numeri ci fanno capire il ruolo centrale del public procurement, nonché l’importanza di avere dei processi di approvvigionamento efficaci ed efficienti, soprattutto in un periodo di crisi come quello attuale in cui tutti gli Enti pubblici sono chiamati a porre in essere un ripensamento delle logiche di gestione e funzionamento di procedimenti e servizi pubblici, al fine di assicurare la doverosa razionalizzazione e ottimizzazione delle risorse a disposizione. Cosa può fare, dunque, la PA per migliorare la sua capacità di rivolgersi al mercato e quali sono gli elementi su cui si dovrebbe puntare per migliore i processi di acquisto del settore pubblico? Proviamo a dare una risposta a problematiche spesso complesse che gli operatori pubblici si trovano a dover affrontare quando si parla di appalti e più in generale della funzione di public procurement.
La semplificazione della normativa e delle procedure
In un mondo che corre sempre più veloce, uno degli strumenti a disposizione del settore pubblico per restare al passo con i tempi, è sicuramente la semplificazione delle procedure e della normativa inerenti agli appalti. Al riguardo, l’Italia sembra muoversi in questa direzione: va ricordato, infatti, che negli ultimi tre anni, ci sono state tre revisioni fondamentali del codice degli appalti; tuttavia mancano all’appello importanti interventi di semplificazione e sono tante, ad oggi, le misure attuative che non trovano ancora concretezza.
Il tema è strettamente collegato ai processi di sviluppo e crescita di un territorio: avere delle procedure di affidamento che consentono agli Enti pubblici di ridurre il “time to market “per la realizzazione degli investimenti, significa riuscire a tradurre più velocemente la capacità di fare spesa della PA, in iniziative utili e di valore per la collettività. La semplificazione degli appalti è uno dei pilastri essenziali per razionalizzare l’operato della pubblica amministrazione, attiene al piano delle procedure e al modo in cui queste possano contribuire a rendere più trasparenti, sicure ed efficaci le politiche pubbliche. In tale contesto, il peso della burocrazia e l’eccessiva legislazione rischiano di ridurre le potenzialità di intervento della PA, creando un solco insormontabile tra operato delle istituzioni pubbliche ed esigenze di crescita e sviluppo di un territorio; viceversa, l’uso corretto della normativa e l’efficienza dei sistemi amministrativi in ambito public procurement sono le condizioni di fondo che portano alla crescita i sistemi produttivi locali, aumentando la competitività del sistema paese.
Pertanto, in materia di appalti è importante riuscire a migliorare la qualità della legislazione nonché l’efficacia dell’azione amministrativa attraverso l’implementazione di azioni mirate, rivolte a: semplificare il quadro normativo, ridurre le tempistiche per l’aggiudicazione di lavori, servizi e forniture, contenere gli oneri amministrativi a carico di imprese e cittadini ed evitare l’eccessiva frammentazione delle stazioni appaltanti.
La digitalizzazione del public procurement
La completa digitalizzazione delle procedure di appalto e l’attivazione di processi innovativi nella funzione “acquisti” della PA deve essere considerata una leva strategica e fondamentale per la semplificazione dei processi di procurement, per l’attuazione di una piena trasparenza amministrativa e più in generale per l’accessibilità e disponibilità delle informazioni da parte di istituzioni, imprese e cittadini. Oltre alla leva normativa, dunque, la semplificazione e l’efficienza del public procurement passa inevitabilmente anche dalla digitalizzazione di tutte le fasi necessarie all’espletamento di una procedura pubblica, a partire da quella di programmazione, passando per la fase di selezione degli operatori, per finire con l’esecuzione e la verifica delle attività previste dall’appalto e dal relativo contratto stipulato.
Implementare la digitalizzazione dell’intero ciclo di vita di un affidamento, potrebbe consentire una gestione unitaria dell’investimento da parte della PA, assicurando al contempo un maggiore monitoraggio e coordinamento delle diverse fasi, ma anche una netta riduzione dei tempi morti nel passaggio tra una fase e l’altra. Ad esempio, l’introduzione di tecnologie digitali nella fase di programmazione degli investimenti consentirebbe una maggiore sistematizzazione e tracciabilità di tutte le informazioni necessarie ad implementare politiche pubbliche realmente efficaci: dalla raccolta dei fabbisogni del territorio fino all’ottenimento degli atti autorizzativi necessari a dare avvio alla procedura di appalto.
- Partendo, dunque, da queste considerazioni preliminari, è possibile iniziare a tracciare le linee strategiche che la PA dovrebbe seguire per creare una completa digitalizzazione degli affidamenti:
- creare una vision sul sistema di funzionamento degli appalti in relazione alla crescente complessità dei tipi di lavori/servizi/forniture da appaltare;
- guardare oltre la mera funzione acquisti, in modo da avere una concezione sistemica del processo di procurement, coinvolgendo tutti gli stakeholder di riferimento;
- ripensare al modello organizzativo con cui la PA si rivolge al mercato, ponendo l’attenzione alla fase di programmazione e pianificazione degli investimenti;
- gestire i ritmi del cambiamento e valutare attentamente la possibilità di implementare, a seconda del caso, miglioramenti incrementali o veri e propri breakthrough;
- indirizzare il modo in cui vengono introdotte le nuove tecnologie nelle diverse fasi di programmazione, attuazione, monitoraggio e controllo del procurement.
Seguire queste linee significa iniziare un processo di trasformazione delle logiche tradizionali di gestione del public procurement che consentirebbe alla PA di creare le giuste condizioni per stimolare la realizzazione degli investimenti strategici e lo sviluppo di nuovi servizi ad alto valore aggiunto per l’intera collettività.
L’integrazione delle funzioni
La PA deve saper fornire servizi pubblici all’interno di un quadro finanziario sostenibile. Le entrate, specialmente in un periodo di crisi come quello attuale, non sono sempre sufficienti a soddisfare la domanda ed è, pertanto, auspicabile che le risorse pubbliche vengano gestite con attenzione per garantire la sostenibilità finanziaria a medio e lungo termine. In tale contesto, le funzioni “acquisti” e “bilancio” nella PA sembrano essere ancora troppo distanti e nonostante ci sia una certa affinità di intenti, vi è sempre una costante mancanza di comunicazione e dialogo, che porta alla convinzione che queste due funzioni debbano operare “stand alone” per raggiungere i propri obiettivi.
Gli appalti pubblici sono i principali strumenti con cui vengono allocate le risorse pubbliche. Gestire efficacemente i processi di public procurement (compresi i partenariati pubblico/privato), dunque, è parte integrante di un’amministrazione che vuole avere una gestione corretta e sostenibile delle finanze pubbliche. Al di là di quello che accade nella vita di tutti i giorni all’interno degli Enti pubblici, le funzioni che si occupano di procurement (appalti) e finance (bilancio) sono strettamente collegate ed è per questo che è necessario supportare la loro interazione e integrazione per avere una visione più chiara e completa dei processi di investimento/acquisto da realizzare.
Con l’integrazione completa di queste due funzioni, infatti, sarebbe possibile raggiungere importanti obiettivi per la PA, tra i quali, ad esempio, l’ottimizzazione dei processi di programmazione, il miglioramento delle tempistiche per il completamento delle procedure e il monitoraggio costante delle risorse da impiegare o eventualmente da reimpiegare a seguito di economie di aggiudicazione. A tal proposito, le opportunità offerte dal digitale possono sicuramente essere di aiuto anche in questo ambito. Si pensi, ad esempio, a quanto tempo si può risparmiare e agli errori che si possono evitare se si ha disposizione un sistema condiviso e interoperabile tra le due funzioni che riesce: ad avviare le procedure di affidamento in relazione ai fabbisogni, ad effettuare la verifica sulla disponibilità delle risorse, ad ottenere in real time il “visto” contabile, nonché ad estrarre tutta una serie di informazioni utili e/o previsioni sulle procedure già svolte e/o da svolgere.
Ovviamente questo discorso non deve essere limitato solo a queste due funzioni ma va esteso a tutto l’apparato amministrativo della PA: più si riesce a essere integrati, più alto sarà il valore aggiunto per il territorio.
