il quadro completo

Avvocati e tutela dati personali dei clienti, tutte le regole da rispettare

Protezione dati dei clienti a prova di errore: sono molteplici gli aspetti che i legali devono tenere in considerazione. Sia in caso di indagine difensiva che di difesa di un diritto in sede giudiziaria. Ecco una panoramica degli obblighi da rispettare

Pubblicato il 27 Feb 2019

Simona Custer

A&A Studio Legale

Legge

Anche per gli avvocati sono validi gli obblighi di protezione dati dei propri clienti: sia in caso di indagini difensive, sia in caso di difesa di un diritto in sede giudiziaria. Non solo il GDPR, ma anche il D. Lgs. n. 101/2018 e le Regole deontologiche, sono molti gli aspetti che gli avvocati devono tenere in considerazione. Ecco, quindi, una panoramica delle norme da rispettare e degli adempimenti da realizzare.

Qual è il quadro normativo di riferimento?

Oltre al GDPR e al D. Lgs. n. 101/2018, devono considerarsi le indicazioni previste nel codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive (allegato A.6 al D. Lgs. n. 196/2003, c.d. Codice Privacy).

Il Garante della Privacy, con il provvedimento n. 512 del 19.12.2018, ha verificato la conformità al GDPR del predetto codice di deontologia e di buona condotta e ha raccolto le disposizioni ritenute compatibili in un documento ora denominato Regole Deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Dette regole, che dal punto di vista formale e sostanziale non si discostano da quanto previsto nel “vecchio” codice di deontologia e di buona condotta, si compongono di undici articoli, di cui sei relativi ai trattamenti effettuati da avvocati e da altri liberi professionisti (gli altri articoli riguardano, invece, i trattamenti da parte di investigatori privati).

Quando applicare le regole deontologiche?

Le regole deontologiche devono essere rispettate ogniqualvolta vi sia un trattamento di dati personali finalizzato alla difesa di un diritto in sede giudiziaria. Ciò, indipendentemente dal fatto che il trattamento si verifichi nel corso di un procedimento, nella fase propedeutica o nella fase successiva alla sua definizione.

Rientrano, poi, nell’ambito di applicazione anche quei trattamenti di dati personali effettuati per difendere un diritto in sede amministrativa, nel corso di un arbitrato o di una conciliazione.

A chi si applicano?

Ad avvocati e praticanti che esercitano l’attività professionale in forma individuale, associata e/o societaria, con o senza l’ausilio di collaboratori, dipendenti, ausiliari, avvocati stranieri esercenti legalmente la professione in Italia. Chi è, quindi, il titolare del trattamento?

Come già previsto nel “vecchio” codice di deontologia e di buona condotta, anche le vigenti regole deontologiche non lasciano spazio all’interpretazione. A seconda dei casi, infatti, il ruolo del titolare del trattamento può essere ricoperto da:

  • un singolo professionista;
  • una pluralità di professionisti, come nel caso di co-difensori del medesimo cliente, di domiciliatari e/o consulenti che hanno concorso all’attività professionale;
  • un’associazione tra professionisti e/o una società di professionisti.

Spetterà, quindi, a tali soggetti definire modalità e finalità del trattamento dei dati (personali, particolari e relativi a condanne penali o reati) dei propri clienti, nel rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità di questi ultimi.

Per fare ciò, quindi, il professionista dovrà certamente:

  • rispettare i principi sanciti dal GDPR, ovvero finalità, proporzionalità e minimizzazione;
  • effettuare una mappatura dei dati trattati;
  • adottare, nel rispetto del principio di accountability, le misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e a prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione e conoscenza dei dati che può verificarsi in tutta una serie di casi già analizzati nel “vecchio” codice di deontologia e di buona condotta e ritrascritti nelle regole deontologiche, come ad esempio
    • acquisizione, anche informale, di notizie, dati e documenti connotati da un alto grado di confidenzialità o che possano comportare rischi specifici per i clienti;
    • scambio di corrispondenza, soprattutto se si verifica in via telematica;
    • conservazione degli atti relativi ad affari definiti.

E ancora, il titolare dovrà assicurarsi di porre in essere tutti gli adempimenti privacy previsti dalla normativa vigente (GDPR e D. Lgs. n. 101/2018) ed anche dalle regole deontologiche.

Quali sono gli adempimenti privacy previsti nelle regole deontologiche?

In realtà nulla di nuovo rispetto a quanto già previsto dal GPDR, dal D. Lgs. n. 101/2018 e dal “vecchio” codice di deontologia e di buona condotta. Infatti, come ogni titolare, anche il professionista è tenuto a: informare i propri clienti delle modalità e delle finalità del trattamento, individuare e nominare i soggetti responsabili del trattamento ed i designati, predisporre il registro delle attività di trattamento e adottare misure di sicurezza adeguate.

Quali sono, quindi, le peculiarità? Andiamo con ordine, ripercorrendo quanto già sancito nel codice di deontologia e di buona condotta e riaffermato nelle regole deontologiche.

  • Designati

Il professionista (individualmente o in forma associata) deve individuare al suo interno tutti i soggetti designati al trattamento dei dati (quali ad esempio dipendenti amministrativi, sostituti processuali, praticanti, consulenti tecnici di parte e altri collaboratori, tirocinanti, stagisti, ecc.) e fornire loro per iscritto precise istruzioni sulle modalità di trattamento. Ciascun soggetto designato dovrà, quindi, ricevere una personale “lettera di designazione / nomina a designato”, i cui contenuti varieranno a seconda della tipologia di attività svolta dallo stesso.

  • Informativa

Il principio di trasparenza resta uno dei principi chiave in materia di privacy, anche dopo il GDPR. Proprio in quest’ottica, il professionista deve informare i propri clienti di come vengono trattati i loro dati e per che finalità: in che modo?

Mediante la predisposizione di un’“informativa unica”, che potrà essere fornita al cliente in unico contesto, anche mediante l’affissione ai locali dello studio e/o la pubblicazione sul sito internet, e che dovrà contenere tutti gli elementi previsti dall’art. 13 del GDPR.

  • Conservazione dei dati

La definizione di un grado di giudizio e/o la conclusione di un incarico non comporta automaticamente la cancellazione dei dati contenuti negli atti e/o nei documenti, anche in formato elettronico.

È, infatti, sufficiente che detti dati vengano utilizzati per il perseguimento di ulteriori e nuove finalità (quale, ad esempio, l’adempimento di obblighi di fiscali e di contrasto alla criminalità previsti dalla legge), per far scattare l’obbligo di conservazione in capo al professionista.

Obbligo di conservazione, però, che non riguarderà tutti i dati del cliente, bensì solo quelli che effettivamente serviranno al professionista per il perseguimento di quelle ulteriori e nuove finalità. Il tutto nel rispetto dei principi di necessità e minimizzazione sanciti dal GDPR; fermo restando quanto previsto dal Codice deontologico forense circa la restituzione degli originali degli atti del cliente.

Da non dimenticare, poi, che nel caso di cessazione dell’incarico e di mancato subentro di nuovo difensore, l’avvocato avrà l’onere di consegnare, decorso un congruo termine dalla comunicazione al cliente, la documentazione al Consiglio dell’Ordine per finalità difensive.

  • Comunicazione e diffusione

Nei rapporti con i terzi e con la stampa e qualora sia necessario per la tutela del cliente, è consentito all’avvocato di rilasciare informazioni non coperte dal segreto.

Nel fare ciò, però, il professionista deve tenere conto non solo dei divieti previsti dalla legge e dal Codice deontologico forense, ma deve anche aver cura di rispettare i principi di liceità, trasparenza, correttezza e minimizzazione dei dati, nonché i diritti e la dignità del cliente e di terzi.

Valuta la qualità di questo articolo

La tua opinione è importante per noi!

Speciale PNRR

Tutti
Incentivi
Salute digitale
Formazione
Analisi
Sostenibilità
PA
Sostemibilità
Sicurezza
Digital Economy
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr
CODICE STARTUP
Imprenditoria femminile: come attingere ai fondi per le donne che fanno impresa
DECRETI
PNRR e Fascicolo Sanitario Elettronico: investimenti per oltre 600 milioni
IL DOCUMENTO
Competenze digitali, ecco il nuovo piano operativo nazionale
STRUMENTI
Da Istat e RGS gli indicatori per misurare la sostenibilità nel PNRR
STRATEGIE
PNRR – Piano nazionale di Ripresa e Resilienza: cos’è e novità
FONDI
Pnrr, ok della Ue alla seconda rata da 21 miliardi: focus su 5G e banda ultralarga
GREEN ENERGY
Energia pulita: Banca Sella finanzia i progetti green incentivati dal PNRR
TECNOLOGIA SOLIDALE
Due buone notizie digitali: 500 milioni per gli ITS e l’inizio dell’intranet veloce in scuole e ospedali
INNOVAZIONE
Competenze digitali e InPA cruciali per raggiungere gli obiettivi del Pnrr
STRATEGIE
PA digitale 2026, come gestire i fondi PNRR in 5 fasi: ecco la proposta
ANALISI
Value-based healthcare: le esperienze in Italia e il ruolo del PNRR
Strategie
Accordi per l’innovazione, per le imprese altri 250 milioni
Strategie
PNRR, opportunità e sfide per le smart city
Strategie
Brevetti, il Mise mette sul piatto 8,5 milioni
Strategie
PNRR e opere pubbliche, la grande sfida per i Comuni e perché bisogna pensare digitale
Formazione
Trasferimento tecnologico, il Mise mette sul piatto 7,5 milioni
Strategie
PSN e Strategia Cloud Italia: a che punto siamo e come supportare la PA in questo percorso
Dispersione idrica
Siccità: AI e analisi dei dati possono ridurre gli sprechi d’acqua. Ecco gli interventi necessari
PNRR
Cloud, firmato il contratto per l’avvio di lavori del Polo strategico
Formazione
Competenze digitali, stanziati 48 milioni per gli Istituti tecnologici superiori
Iniziative
Digitalizzazione delle reti idriche: oltre 600 milioni per 21 progetti
Competenze e competitività
PNRR, così i fondi UE possono rilanciare la ricerca e l’Università
Finanziamenti
PNRR, si sbloccano i fondi per l’agrisolare
Sanità post-pandemica
PNRR, Missione Salute: a che punto siamo e cosa resta da fare
Strategie
Sovranità e autonomia tecnologica nazionale: come avviare un processo virtuoso e sostenibile
La relazione
Pnrr e PA digitale, l’alert della Corte dei conti su execution e capacità di spesa
L'editoriale
Elezioni 2022, la sfida digitale ai margini del dibattito politico
Strategie
Digitale, il monito di I-Com: “Senza riforme Pnrr inefficace”
Transizione digitale
Pnrr: arrivano 321 milioni per cloud dei Comuni, spazio e mobilità innovativa
L'analisi I-COM
Il PNRR alla prova delle elezioni: come usare bene le risorse e centrare gli obiettivi digitali
Cineca
Quantum computing, una svolta per la ricerca: lo scenario europeo e i progetti in corso
L'indice europeo
Desi, l’Italia scala due posizioni grazie a fibra e 5G. Ma è (ancora) allarme competenze
L'approfondimento
PNRR 2, ecco tutte le misure per cittadini e imprese: portale sommerso, codice crisi d’impresa e sismabonus, cosa cambia
Servizi digitali
PNRR e trasformazione digitale: ecco gli investimenti e le riforme previste per la digitalizzazione della PA
Legal health
Lo spazio europeo dei dati sanitari: come circoleranno le informazioni sulla salute nell’Unione Europea
Servizi digitali
PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione
Digital Healthcare transformation
La trasformazione digitale degli ospedali
Governance digitale
PA digitale, è la volta buona? Così misure e risorse del PNRR possono fare la differenza
Servizi digitali
Comuni e digitale, come usare il PNRR senza sbagliare
La survey
Pnrr e digitale accoppiata vincente per il 70% delle pmi italiane
Missione salute
Fascicolo Sanitario Elettronico alla prova del PNRR: limiti, rischi e opportunità
Servizi pubblici
PNRR: come diventeranno i siti dei comuni italiani grazie alle nuove risorse
Skill gap
PNRR, la banda ultra larga crea 20.000 nuovi posti di lavoro
Il Piano
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUMPA2022
PNRR e trasformazione digitale: rivedi i Talk di FORUM PA 2022 in collaborazione con le aziende partner
I contratti
Avio, 340 milioni dal Pnrr per i nuovi propulsori a metano
Next Generation EU
PNRR, a che punto siamo e cosa possono aspettarsi le aziende private
Fondi
Operativo il nuovo portale del MISE con tutti i finanziamenti per le imprese
Servizi comunali
Il PNRR occasione unica per i Comuni digitali: strumenti e risorse per enti e cittadini
Healthcare data platform
PNRR dalla teoria alla pratica: tecnologie e soluzioni per l’innovazione in Sanità
Skill
Competenze digitali, partono le Reti di facilitazione
Gli obiettivi
Scuola 4.0, PNRR ultima chance: ecco come cambierà il sistema formativo
Sistema Paese
PNRR 2, è il turno della space economy
FORUM PA 2022
FORUM PA 2022: la maturità digitale dei comuni italiani rispetto al PNRR
Analisi
PNRR: dalla Ricerca all’impresa, una sfida da cogliere insieme
Innovazione
Pnrr, il Dipartimento per la Trasformazione digitale si riorganizza
FORUM PA 2022
PA verde e sostenibile: il ruolo di PNRR, PNIEC, energy management e green public procurement
Analisi
PNRR, Comuni e digitalizzazione: tutto su fondi e opportunità, in meno di 3 minuti. Guarda il video!
Rapporti
Competenze digitali e servizi automatizzati pilastri del piano Inps
Analisi
Attuazione del PNRR: il dialogo necessario tra istituzioni e società civile. Rivedi lo Scenario di FORUM PA 2022
Progetti
Pnrr, fondi per il Politecnico di Torino. Fra i progetti anche IS4Aerospace
Analisi
PNRR, Colao fa il punto sulla transizione digitale dell’Italia: «In linea con tutte le scadenze»
La Svolta
Ict, Istat “riclassifica” i professionisti. Via anche al catalogo dati sul Pnrr
Analisi
Spazio, Colao fa il punto sul Pnrr: i progetti verso la milestone 2023
FORUM PA 2022
Ecosistema territoriale sostenibile: l’Emilia Romagna tra FESR e PNRR
Il Piano
Innovazione, il Mise “centra” gli obiettivi Pnrr: attivati 17,5 miliardi
Analisi
PNRR: raggiunti gli obiettivi per il primo semestre 2022. Il punto e qualche riflessione
Analisi
PNRR: dal dialogo tra PA e società civile passa il corretto monitoraggio dei risultati, tra collaborazione e identità dei luoghi
Webinar
Comuni e PNRR: un focus sui bandi attivi o in pubblicazione
Analisi
Formazione 4.0: cos’è e come funziona il credito d’imposta
PA e Sicurezza
PA e sicurezza informatica: il ruolo dei territori di fronte alle sfide della digitalizzazione
PA e sicurezza
PNRR e servizi pubblici digitali: sfide e opportunità per Comuni e Città metropolitane
Water management
Water management in Italia: verso una transizione “smart” e “circular” 
LE RISORSE
Transizione digitale, Simest apre i fondi Pnrr alle medie imprese
Prospettive
Turismo, cultura e digital: come spendere bene le risorse del PNRR
Analisi
Smart City: quale contributo alla transizione ecologica
Decarbonizzazione
Idrogeno verde, 450 milioni € di investimenti PNRR, Cingolani firma
Unioncamere
PNRR, imprese in ritardo: ecco come le Camere di commercio possono aiutare
I fondi
Industria 4.0: solo un’impresa su tre pronta a salire sul treno Pnrr

Articoli correlati

Articolo 1 di 3