Alle prese con i percorsi di trasformazione digitale, le aziende devono fare i conti con il paradosso della data governance: archiviare, organizzare e gestire le informazioni all’interno dei database non significa avere il controllo sulla totalità del patrimonio informativo aziendale, che per la maggioranza resta disseminato nei documenti.
Per affrontare la problematica, servono soluzioni in grado di automatizzare la gestione dei contenuti, mantenendo contemporaneamente la sicurezza delle informazioni: “Spesso le aziende sono portate a pensare che la gestione del dato sia solamente database, ma l’80% delle informazioni aziendali si trova nei file PDF, nei contratti e nelle fatture”, spiega Luca Bicchieri, Responsabile Commerciale Large Corporate e Business Automation di Credemtel, società del Gruppo Credem e Partner di IBM.
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Un motore di workflow per automatizzare la gestione dei documenti
La linea di distinzione tra la semplice archiviazione e il governo strategico dei dati è netta e va superata. Per conciliare la divergenza, risulta utile sfruttare l’intelligenza artificiale per definire un posizionamento aziendale ben preciso nel panorama dell’offerta: “Nel complesso ecosistema della data governance – prosegue Bicchieri – il partner di infrastruttura fornisce la “casa” dove risiedono le informazioni, mentre quello di automazione le “braccia” con cui gestirle ed elaborarle”.
E aggiunge: “Credemtel, attraverso la piattaforma IBM FileNet Content Manager, aggiunge il layer di intelligenza necessario per comprendere e gestire i contenuti, garantendo la disponibilità, l’integrità e la protezione dei dati nel tempo”.
L’offerta di Credemtel nell’ambito della gestione elettronica documentale può contare su due caratteristiche distintive: la tecnologia consolidata di IBM e l’appartenenza a un gruppo bancario, soggetto quindi a rigorosi protocolli di sicurezza e compliance: “Il connubio – dichiara il manager – ci permette di trasformare il documentale in un ”asset blindato”, dove l’innovazione non prescinde mai dal controllo”.
Un motore di workflow per automatizzare la gestione dei documenti
In quest’ottica, l’intelligenza artificiale interviene come strumento di efficienza per facilitare il lavoro degli operatori: a monte del processo di archiviazione, l’AI agisce per classificare, smistare e organizzare i contenuti, mentre a valle permette di interrogare il patrimonio informativo con precisione, indirizzando automaticamente il documento ai destinatari corretti e limitando gli accessi non autorizzati.
L’obiettivo rimane l’ottimizzazione del processo di gestione documentale, per generare efficienza e valore. “Un documento fermo è un costo – dichiara Bicchieri -, un documento che si muove è un processo. Un documentale moderno non è un magazzino, ma una ‘catena di montaggio digitale’. Grazie al motore di workflow nativo di FileNet, infatti, il documento non aspetta di essere cercato, ma raggiunge direttamente la persona giusta al momento giusto. Le approvazioni vengono automatizzate, si riducono i tempi di latenza e ogni faldone digitale diventa un processo fluido e misurabile”.
Gestione dei permessi su ogni metadato e audit trail
Tuttavia, in un’epoca di crescenti rischi cyber, movimentare i dati non basta, se mancano la visibilità e la certezza su chi possa accedervi.
“Gestire il dato – spiega Bicchieri – significa soprattutto sapere chi può vederlo. FileNet offre una sicurezza granulare: permette infatti di superare il concetto obsoleto di cartella condivisa, ma di gestire permessi specifici su ogni singolo metadato. Così le informazioni sensibili restano visibili solo a chi ne ha effettivamente diritto, proteggendo l’azienda da rischi reputazionali e fughe di dati”.
L’architettura di sicurezza così costruita si completa con un audit trail immutabile che registra ogni singola azione effettuata sul documento, dall’apertura alla modifica fino all’invio in approvazione.
“È una sorta di scatola nera – afferma Bicchieri -, che fornisce la prova del nove per la compliance moderna. In un mondo sempre più regolamentato, non basta fare le cose bene, ma bisogna poterlo dimostrare: ecco l’obiettivo dell’audit trail. Così il documentale diviene uno strumento di garanzia per i regolatori e di tranquillità per il management”.
Insomma, il dato in azione con il supporto dell’AI può diventare il motore di un’impresa digitale sicura, caratterizzata da processi fluidi e governati. Il tema verrà approfondito durante la tavola rotonda organizzata da Credemtel in occasione dell’evento Tech Excellence di IBM, che si terrà il prossimo 26 marzo a Bologna.
Articolo realizzato in partnership con Credemtel
