Documenti digitali

La digitalizzazione è la porta d'accesso a un recupero più rapido dei dati e a una riduzione dei costi generali.

L'abbandono della carta può comportare diversi vantaggi per le aziende: La possibilità di recuperare i dati quasi istantaneamente riduce il tempo e lo sforzo associati alla ricerca nei file cartacei, riducendo a sua volta i costi generali.

Inoltre, eliminando i documenti cartacei:

si riducono le possibilità di errori dovuti a un'errata archiviazione o a calcoli manuali
l'archiviazione di documenti digitali richiede molto meno spazio rispetto ai file fisici
rende più facile per le organizzazioni tenere traccia e conservare i propri documenti.

Infine, la riduzione della carta a favore della digitalizzazione può anche aiutare le aziende a ridurre l'impronta di carbonio, un fattore importante quando si considerano le iniziative di sostenibilità.

In conclusione, l'eliminazione della carta presenta numerosi vantaggi, tra cui un più rapido recupero dei dati, una riduzione degli errori e dei costi generali, che contribuiscono a migliorare l'efficienza operativa.

Cosa si intende per documenti in formato digitale?
Un documento digitale è un file digitale creato con programmi informatici, come MS Word o Excel, e memorizzato in formato digitale. Esempi di questo tipo di documento sono le e-mail, i documenti di testo e i fogli di calcolo.

I documenti digitali sono un modo comodo e affidabile per archiviare, condividere e trasferire rapidamente i dati. Il loro utilizzo è incoraggiato dalle leggi di molti Paesi, il che li rende una scelta sicura per aziende e governi. Con il progredire della tecnologia, i documenti digitali continueranno a essere un elemento chiave dell'era moderna.

Con i documenti digitali, gli utenti possono archiviare grandi quantità di informazioni in modo sicuro e affidabile, in un formato accessibile da più dispositivi. Sono inoltre facili da riprodurre su diversi formati di supporto, il che li rende versatili.

In Italia, i documenti digitali hanno lo stesso peso legale di quelli fisici (L. 547/1993). Ciò significa che i mandati di pagamento elettronici e le informazioni trasmesse attraverso le reti sono riconosciuti dalla legge e possono essere utilizzati per formare contratti vincolanti.

La sicurezza del processo di transazione è garantita dalle moderne tecnologie informatiche, che consentono anche la consegna digitale di beni e servizi affidabili.

I documenti digitali stanno cambiando il modo di fare business, consentendo una comunicazione più rapida e flussi di lavoro efficienti. In futuro, i documenti digitali continueranno ad evolversi grazie alla disponibilità di nuove tecnologie.

Quanti tipi di documenti digitali esistono?

I documenti informatici riconosciuti sono:

Documento informatico nativo: ad esempio i file di testo, i file dei fogli di calcolo, oppure le mail.
Copia informatica di documento cartaceo: corrisponde ai file ottenuti dalla scansione di documenti cartacei
Duplicato informatico: corrisponde alla copia del documento digitale
Copia informatica di documento digitale: corrisponde alla copia conforme di un documento digitale.

Affinché il documento digitale sia anche legalmente valido, deve essere redatto secondo i requisiti stabiliti dal Decreto Legislativo numero 82 del 7 marzo 2005, art. 20. Questa normativa fornisce le linee guida per la preparazione e l'archiviazione dei documenti digitali sia attraverso i sistemi di archiviazione telematica sia attraverso la PEC (Comunicazione Elettronica Postale).