Con atto della Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del 2 agosto 2024, l’organico tecnico del Ministero della Giustizia ha determinato le specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1, D.M. 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche relative ai “processi telematici”.
Il provvedimento tende a rendere omogenee le caratteristiche tecniche dei processi civili e penali, nonché adatta le specifiche alla riforma c.d. “Cartabia” che ha inteso dare un notevole impulso alla digitalizzazione della giustizia.
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Processi telematici, cosa cambia
Le novità del provvedimento tecnico, in realtà, riguardano l’ampliamento dei formati accettati, ma andiamo con ordine. Per quanto riguarda il c.d. “atto principale”, sia in materia civile che penale, i requisiti sono i seguenti:
«a) è in formato PDF o PDF/A;
b) è privo di elementi attivi;
c) è ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
d) è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna secondo la struttura riportata ai commi seguenti;
e) è privo di protezione di password;
f) nel procedimento civile è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.
g) nel procedimento penale per gli atti che le parti formano personalmente, se depositati come atto principale, è consentita la scansione di documento analogico purché in bianco e nero e con una risoluzione pari a 200 dpi. »
Fermo restando che il deposito civile è differente rispetto a quello penale (es. l’obbligo per il civile di allegare, da parte dei c.d. software di redazione atti di allegare un file .xml con le informazioni per il deposito), la differenza principale riguarda la possibilità, nel processo penale, di depositare quale atto principale la scansione di un documento analogico -se formato dalla parte personalmente- con una risoluzione massima di 200 dpi.
Tale deroga si è resa necessaria poiché alcuni atti d’impulso del privato possono essere depositati telematicamente dal difensore: si pensi alle denunce / querele redatte e sottoscritte dalla P.O. con acclusa la nomina a difensore di fiducia.
Va comunque detto che l’atto principale (sia civile che penale) va sempre firmato digitalmente dal difensore sia in formato PAdES-BES (o PAdES Part 3) o CAdES-BES e sono consentite firme multiple (esempio di più difensori); le tipologia di firme sono sia la classica firma digitale o la FEQ, ovvero la firma elettronica qualificata, anche se per l’utente cambia poco da punto di vista tecnico, atteso che dovrà essere in possesso di smart card, token USB o anche firma remota, strumento che sta prendendo piede attesa la flessibilità dello stesso non essendo necessarie periferiche fisiche.
D’altro canto, è da evidenziare l’ampliamento del catalogo dei tipi di file depositabili sia nei registri civili che penali e che si elencano:
«a) documenti impaginati – PDF o PDF/A (.pdf), Rich-Text Format (.rtf).
b) Immagini raster – JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif), DICOM (.dcm).
c) Video – formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).
d) Audio: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif).
e) Testo – TXT (.txt).
f) Ipertesto – XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm).
g) Posta elettronica – eml (.eml), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti (a-f)
h) Posta elettronica – .msg, anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g).
i) Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj»
Si precisa, in ogni caso, che non vi è un obbligo generalizzato di apporre la firma digitale agli allegati se non «nei casi stabiliti dalla legge», ovvero (in linea generale) quando il documento deve fare prova piena prova fino a querela di falso; per il resto vanno applicate le ordinarie regole di valutazione della prova documentale previste dai codici di rito; per quanto riguarda la procura alle liti (quindi sia parla di PCT), sia se formata quale documento nativo firmato digitalmente dal cliente, sia se si tratti della scansione dell’originale analogico, va sempre firmata digitalmente dal difensore.
In ogni caso, l’importanza dell’inserimento dei file di tipo multimediale (audio, video) è stata più volte sollecitata dagli operatori del settore in quanto la limitazione precedente costringeva le difese al deposito dei supporti ottici contenenti i relativi file; ad esempio, se si trattava di documento informatico video allegato alla denuncia querela, il difensore era costretto al deposito cartaceo allegando il supporto ottico o USB; in civile, addirittura, è necessaria l’autorizzazione al deposito da parte del Giudice ai sensi dell’art. 16 bis comma 8 del D.L 179/2012 qualora si intendano allegare file non precedentemente previsti dalle specifiche tecniche.
Il deposito da parte di soggetti abilitati esterni nel PCT (avvocati, consulenti)
Va menzionato l’art. 17 comma 8 del documento che codifica la tipologia di errori della busta telematica contente il deposito, soprattutto nel caso di errori c.d. non bloccanti, ovvero “bloccanti” ma che possono essere risolti con l’intervento della cancelleria; ma andiamo con ordine.
Le tipologie di errore sono le seguenti:
«a) WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto);
b) ERROR: anomalia bloccante che si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l’accettazione dell’atto;
c) FATAL: anomalia bloccante, eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione). »
Va da sé che mentre le tipologie di errore a) e b) consentono, in fin dei conti, di essere sanate ex post mediante il deposito di un atto integrativo, l’errore “FATAL” non consente il deposito in alcun modo; il consiglio è, soprattutto per gli atti che scadono in giornata (entro le 23:59:59 n.d.r.), di procedere ad una rigida verifica sia giuridica che tecnica del deposito (es. aggiornamento del redattore atti, corretto funzionamento della firma digitale ecc..).
Infine, la validità del deposito coincide con la generazione della ricevuta di “ACCETTAZIONE” da parte del gestore PEC del depositante.
Il deposito degli atti penali
L’art. 19 dedica una specifica disciplina in relazione al deposito da parte degli avvocati, che avverrà sempre accedendo al portale PDP raggiungibile all’indirizzo https://pst.giustizia.it .
Come già previsto, qualora non siano stati resi alcuni atti tipici (previsti dagli art. 415 bis, 408 e 411 c.p.p.) alla nomina va sempre allegato un c.d. atto abilitante, ovvero un documento per mezzo di cui l’interessato conosca la sua qualità di indagato (es. atto di sequestro, visura 335 c.p.p., elezione di domicilio, ecc..)
Anche qui, grazie all’intervento delle associazioni forensi, si è cercato di velocizzare e di garantire i depositi, a tutela sempre degli assistiti e di limitare l’arbitrio degli operatori in sede di deposito.
Infatti, adesso non è previsto più l’intervento del personale (deposito c.d. automatico) in caso di perfetta coincidenza fra difensore precedentemente abilitato e numero di R.G.N.R riferito all’atto abilitante.
In ogni caso, sia in caso di rifiuto o di errore tecnico, il report sarà a disposizione del difensore nonché inviato sulla posta elettronica che andrà configurata nell’apposita sezione del PDP (operazione altamente consigliata).
Al termine della regolare procedura di deposito, il sistema genererà apposita ricevuta avente valore legale ai sensi dell’art. 172 c.p.p.
Più tutela dei dati personali e rafforzamento della cybersecurity
L’intero impianto è sia privacy che cybersecurity compliance e, in particolare, si elencano le più importanti disposizioni in merito:
- Art. 13 (Trattamento dei dati personali) in cui viene chiarito definitivamente che gli uffici giudiziari sono “Titolari del trattamento” mentre il Ministero della Giustizia, nella qualità di fornitore e gestore dei servici telematici sottesi, è considerato “Responsabile del trattamento”; si cita anche l’obbligo di rivolgersi a fornitori di servizi IT «che assicurino, in particolare, misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali e la tutela dei diritti degli interessati. » nonché quello di mantenere sicuri, aggiornati ed efficienti i propri sistemi informativi «al fine di conseguire un miglioramento dell’organizzazione dei servizi di cancelleria e di raggiungere una maggiore trasparenza delle informazioni relative ai procedimenti giurisdizionali. »;
- Art. 14 (Fascicolo informatico) che delinea i requisiti per l’accesso al fascicolo telematico;
- Art. 22 – (Comunicazioni e notificazioni contenenti categorie particolari di dati personali) che impone l’obbligo, da parte della cancelleria, di notificare solo per estratto (mediante il c.d. avviso di disponibilità) atti giudiziari che contengano i dati personali c.d. particolari, ovvero ai sensi dell’art. 9 GDPR che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Da un punto di vista pratico, sarebbe opportuno che lo stesso giudice valuti se l’atto contenga la succitata tipologia di dati (es. procedimento rettifica del sesso o relativo allo status delle persone), ordinando, per esempio, che la comunicazione di cancelleria sia disposta “ai sensi dell’art. 22 provv. DSGIA del 2 agosto 2024”; in ogni caso il prelievo del documento avverrà previo accesso ad apposita area download;
- Art. 25 comma 2 – (Rilascio di copie di documenti contenenti categorie particolari di dati personali);
- Art. 28 (Requisisti di sicurezza dominio giustizia).
Notificazione via PEC e procedura di autentificazione
Le notificazioni in proprio via PEC (ai sensi della L. 53/1994) sono eseguite allegando il documento in PDF nativo firmato digitalmente e senza la presenza di restrizioni di selezione e di copia di parti di esso; nei casi diversi da quello precedente (notifica di scansione di documento analogico), il file non poò avere restrizioni o contenere elementi attivi e deve essere sempre in formato PDF o PDF/A.
In ogni caso, se l’atto da notificare è il medesimo da tramettere all’AG (es. atto di citazione), sono sempre osservate le disposizioni precedenti e, all’atto del deposito, l’atto principale è quello notificato con allegati i file .EML o .MSG contenenti le ricevute di accettazione e di consegna per ciascun soggetto notificato.
L’autenticazione di un documento informatico destinato a notifica o a deposito va fatta su foglio separato (o inserita nella relata se si tratta di notifica) e firmato digitalmente in cui, oltre ad una breve descrizione dell’atto (es. atto di citazione) va indicato il nome del file completo; in caso di deposito telematico, il foglio contenente l’autenticazione va allegato alla busta telematica (nb. da indicare specificamente nel redattore atti).
Va detto che non è più necessaria l’indicazione dell’impronta HASH del file, salvo i casi in cui non si proceda né a notificazione né a deposito.
Conclusioni
Appare evidente lo sforzo per uniformare “i processi” telematici, nonostante le differenze procedurali fra i riti e la creazione di infrastrutture informatiche e di applicativi diversi fra i due affari.
Permangono, in ogni caso, le difficoltà in sede penale di dare accesso completo e gratuito agli atti del fascicolo dopo chiusura delle II.PP. alle parti in causa, sulla falsariga del PCT da cui si sarebbero potuto trarre parecchi spunti.
