Negli acquisti ICT della PA il tema non è più solo comprare dispositivi, ma governare servizi, consumi e sicurezza in modo misurabile: costi sotto pressione, vincoli di compliance, sedi distribuite e una domanda crescente di tracciabilità (anche per documenti sensibili) spingono verso modelli gestiti e standardizzati.
In questo contesto si inserisce la nuova aggiudicazione della Convenzione Consip “Print & Copy Management” (P&CM): Konica Minolta si è aggiudicata la quinta edizione della gara ed è assegnataria del Lotto 1, dedicato al Lazio, consentendo alle amministrazioni regionali di accedere a sistemi multifunzione e a un pacchetto di servizi di stampa gestita, assistenza e consulenza alle condizioni previste dalla convenzione. La convenzione è attiva dal 15 dicembre 2025 e ha durata di 18 mesi.
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Print & Copy Management: dalla fornitura alla gestione del servizio
Rispetto ai tradizionali acquisti o noleggi di dispositivi, la logica della convenzione P&CM è quella di un servizio di gestione dei processi di stampa. L’impostazione è orientata alla governance del ciclo documentale: non solo installazione delle macchine, ma definizione di regole di utilizzo, responsabilità e monitoraggio dei volumi.
Il percorso previsto parte, secondo la struttura della proposta, da un assessment: una ricognizione del parco macchine e dei volumi, affiancata dal confronto con referenti interni e utenti chiave, per individuare criticità e priorità operative.
Tra gli elementi tipicamente associati alla stampa gestita rientrano il controllo centralizzato dei dispositivi, la definizione di policy di stampa, la gestione coordinata di materiali di consumo e assistenza tecnica e la reportistica periodica sui volumi, utile a ricostruire l’utilizzo reale e a supportare le scelte organizzative.
Sicurezza, tracciabilità e sostenibilità
Un capitolo riguarda la sicurezza: l’adozione di meccanismi di autenticazione (ad esempio PIN o credenziali) è finalizzata a ridurre il rischio di accessi non autorizzati e di stampe lasciate incustodite, soprattutto quando vengono gestiti documenti sensibili.
In parallelo, la disponibilità di dati e report sull’uso dei dispositivi è presentata come leva di tracciabilità e controllo, particolarmente rilevante in contesti complessi (strutture sanitarie, enti con più sedi, grandi volumi).
La convenzione prevede anche la possibilità di misurare consumi di carta e indicatori legati all’impronta di anidride carbonica tramite reportistica periodica, con l’obiettivo di supportare politiche di riduzione degli sprechi coerenti con spending review e obiettivi ambientali della PA.
Oltre la stampa: digitalizzazione e conservazione a norma
Accanto alla stampa gestita, Konica Minolta indica la disponibilità di soluzioni per la digitalizzazione documentale e per archiviazione e conservazione digitale a norma, applicabili a documenti come fatture elettroniche, contratti e modulistica di pagamento. L’obiettivo, in questo caso, è ridurre la dipendenza dal cartaceo e rendere più rapida la reperibilità dei documenti, mantenendo la conformità normativa.
In azienda inoltre è stata strutturata una divisione commerciale dedicata al settore pubblico, per seguire le amministrazioni lungo l’attivazione e la gestione dei servizi previsti in convenzione.
Per maggiori informazioni, visitare la pagina: Konica Minolta e Convenzione CONSIP “Print & Copy Management” per il lotto del Lazio
Articolo realizzato in partnership con Konica Minolta
