Il Consiglio di Stato conferma i limiti al self check-in per affitti brevi e B&B: il semplice invio online dei documenti non basta. Serve un riconoscimento “de visu”, che può avvenire anche a distanza tramite strumenti tecnologici idonei. Una guida per capire gli obblighi attuali e come adeguarsi.
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Self check-in negli affitti brevi: cosa cambia dopo la sentenza
La sentenza chiude un anno di incertezza normativa: stop ai key-box senza controllo dell’identità, ma via libera a sistemi digitali che permettono al gestore di verificare in tempo reale la corrispondenza tra documento e persona che accede alla struttura. Cambiano gli adempimenti, cambia l’esperienza del turista e, per molti operatori, cambiano anche i costi. Ecco tutto ciò che bisogna sapere.
Un anno di caos normativo: come siamo arrivati fin qui
La vicenda del self check-in negli affitti brevi prende avvio alla fine del 2024, quando il Ministero dell’Interno pubblica una circolare che limita fortemente l’uso delle key-box, sistemi che permettono all’ospite di ritirare una chiave senza alcun contatto con il gestore. La circolare nasce in un contesto di innalzata attenzione per la sicurezza pubblica, anche in vista del Giubileo 2025, e sostiene che l’invio digitale di un documento non sia sufficiente a garantire la corrispondenza tra chi prenota e chi accede realmente all’alloggio.
Le associazioni di categoria impugnano la misura e il Tar Lazio, a maggio 2025, dà ragione ai gestori sostenendo che il Testo Unico di Pubblica Sicurezza non prevede l’obbligo di identificazione fisica. Il Tar sospende l’efficacia della circolare e di fatto riapre ai self check-in automatizzati. Il Ministero dell’Interno ricorre al Consiglio di Stato, che ribalta l’impianto del Tar e ripristina il principio del riconoscimento de visu, confermando la centralità dell’articolo 109 TULPS sugli obblighi di identificazione degli alloggiati.
Dalla circolare del Viminale al ribaltamento del Tar
La sequenza di circolare, ricorso al Tar e successiva decisione del Consiglio di Stato mostra come il tema del self check-in sia diventato terreno di scontro tra esigenze di semplificazione per gli host e richieste di maggior controllo da parte delle autorità. La sentenza finale consolida una lettura del TULPS che valorizza il ruolo di presidio di sicurezza dei gestori, anche quando operano tramite piattaforme digitali e sistemi automatizzati.
Perché il self check-in negli affitti brevi non può essere solo digitale
Il punto decisivo della sentenza riguarda l’esigenza di garantire un’“identificazione certa”, che non coincide con la semplice verifica della validità del documento. Secondo il Consiglio di Stato, è necessario accertare che la persona che invia il documento sia la stessa che accede fisicamente alla struttura.
L’invio di una fotografia o di una scansione dei documenti, privo di un riscontro contestuale, non permette questo tipo di controllo e non consente al gestore di svolgere la funzione di presidio di sicurezza che la legge gli attribuisce. La Corte sottolinea inoltre che l’identificazione è un passaggio essenziale anche in ottica di prevenzione di reati e minacce alla sicurezza. Il rischio che una persona utilizzi i documenti di un terzo per ottenere il codice di accesso o la combinazione della key-box è considerato sufficiente a rendere inadeguate le procedure basate esclusivamente su automatismi digitali.
Limiti alle key-box e self check-in negli affitti brevi
Per anni le key-box hanno rappresentato un elemento di comodità e autonomia per l’ospite, ma la sentenza chiarisce che questo modello può sopravvivere soltanto se accompagnato da una forma di verifica dell’identità che assicuri la corrispondenza tra documento e persona. Il meccanismo “documento digitale + codice via app” non è più considerato sufficiente proprio perché non consente alcuna validazione visiva.
Non si tratta di un veto ai sistemi automatizzati in sé, ma del ripristino di un principio: l’ingresso deve essere controllato da un essere umano, che sia presente fisicamente o collegato da remoto. La struttura può continuare a offrire un’esperienza “senza contatto”, ma solo se dietro al codice o alla serratura smart c’è un gestore che verifica e autorizza l’accesso.
Tecnologie per il riconoscimento de visu nel self check-in negli affitti brevi
La novità più rilevante della sentenza riguarda l’apertura alle tecnologie digitali come strumenti per effettuare il riconoscimento de visu. Il giudice amministrativo chiarisce che il controllo non deve avvenire necessariamente in presenza: può essere svolto tramite videocitofoni intelligenti, sistemi di videocollegamento installati presso l’ingresso, spioncini digitali o altri strumenti in grado di consentire un confronto in tempo reale tra volto e documento.
La chiave interpretativa è il concetto di verifica “hic et nunc”. Il gestore deve poter vedere l’ospite nel momento dell’accesso e confrontarlo con il documento, anche se non è fisicamente sul posto. In questo modo la tecnologia diventa un’estensione della presenza umana e non un sostituto integrale del controllo diretto.
Strumenti pratici per il riconoscimento a distanza
Per rispettare la logica del riconoscimento de visu, possono essere utilizzati videocitofoni smart, app di videochiamata dedicate, spioncini digitali collegati al telefono del gestore, sistemi integrati nelle serrature elettroniche che consentano un contatto “live”. Ciò che conta non è l’app in sé, ma la possibilità per il gestore di vedere l’ospite, confrontarlo con il documento e decidere se autorizzare o meno l’accesso.
Self check-in negli affitti brevi tra controllo umano e algoritmi
La sentenza distingue, di fatto, tra sistemi sincroni e asincroni. Il caricamento di un selfie su un’app, confrontato automaticamente con il documento e utilizzato per sbloccare la porta tramite algoritmo, non garantisce quel riscontro umano richiesto dal TULPS. La tecnologia è considerata un ponte per l’occhio umano, non un sostituto.
Il gestore, o un suo delegato, deve poter vedere la persona che entra nell’alloggio, validare manualmente l’ingresso e certificare la corrispondenza. Una visione della sicurezza che integra la tecnologia ma non la delega integralmente a un sistema automatizzato, preservando il ruolo di responsabilità diretta del soggetto che gestisce l’immobile.
Obblighi dei gestori tra sicurezza e automazione
La sentenza non introduce nuovi adempimenti, ma chiarisce il perimetro dei doveri già previsti dal TULPS. Chi gestisce una struttura ricettiva o un affitto breve deve essere in grado di dimostrare che l’identificazione dell’ospite è avvenuta in modo certo e nel momento dell’accesso. Questo può richiedere l’installazione di videocitofoni smart, la predisposizione di spioncini digitali, la disponibilità di videochiamate per il controllo dell’identità o l’impiego di personale incaricato.
La responsabilità rimane imputabile al titolare della struttura. Il sistema non può basarsi solo su documenti inviati in anticipo o su verifiche con sistemi automatici ma prive di intervento umano contestuale. In caso di controlli, sarà fondamentale poter dimostrare di aver adottato procedure coerenti con il principio di identificazione de visu.
Sanzioni penali in caso di violazioni
Il rischio non è solo una multa: le sanzioni penali sono espressamente previste. La violazione dell’obbligo di identificazione è un reato contravvenzionale. L’articolo 17 del TULPS prevede l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a 206 euro per chi non ottempera agli obblighi dell’articolo 109.
L’adozione di key-box “cieche”, prive di qualsiasi forma di controllo al momento dell’ingresso, espone il gestore a responsabilità dirette, soprattutto in caso di controlli o eventi che mettano in discussione la provenienza degli ospiti. Il rispetto delle procedure non è quindi un mero adempimento burocratico, ma una tutela concreta contro contestazioni e responsabilità personali.
CIN e nuovi obblighi di tracciabilità per le locazioni brevi
Un obbligo parallelo al tema del self check-in riguarda l’introduzione del Decreto-Legge 145/2023 (art. 13-ter) che istituisce il Codice Identificativo Nazionale (CIN) per tutte le strutture ricettive e gli immobili destinati a locazioni brevi. Il decreto prevede l’obbligo di richiederlo, di esporlo all’esterno dell’immobile e di indicarlo in ogni annuncio online.
Il termine ultimo per essere in regola è stato fissato al 1° gennaio 2025, da cui l’obbligo è oggi operativo. Le sanzioni, differenti da quelle previste dal TULPS, sono amministrative e significativamente più elevate: da 800 a 8.000 euro per mancata richiesta del CIN e da 500 a 5.000 euro per mancata esposizione o mancata indicazione negli annunci. Il CIN, insieme al riconoscimento de visu, compone una nuova architettura di responsabilità che punta a rendere più trasparente e controllabile il mercato delle locazioni brevi.
Controlli digitali e quadro europeo: dalla teoria alla pratica
Firenze, città particolarmente esposta al fenomeno degli affitti turistici, ha introdotto un sistema di monitoraggio basato su scraping massivo degli annunci online, affidato alla società spagnola Talk&Code. Il comune definisce questo intervento come l’impiego di veri e propri “detective digitali”: algoritmi in grado di analizzare milioni di annunci, incrociare dati e individuare rapidamente unità prive di CIN, inserzioni duplicate o immobili che non risultano registrati presso la banca dati nazionale.
Il messaggio politico è chiaro: l’evoluzione normativa procede in parallelo a un’evoluzione tecnologica dei controlli, con strumenti sempre più sofisticati per contrastare irregolarità e attività abusive. Il gestore si trova così in un ecosistema dove le omissioni sono sempre più facilmente individuabili e dove diventa essenziale presidiare con attenzione tutti gli adempimenti.
Il ruolo del Regolamento UE 2024/1028
L’introduzione del CIN e l’attenzione crescente all’identificazione non si collocano in un vuoto normativo. Il Regolamento (UE) 2024/1028 sui dati delle piattaforme di locazione a breve termine stabilisce obblighi di trasparenza e cooperazione per gli host e per le piattaforme digitali, imponendo a queste ultime di verificare la correttezza dei numeri di registrazione e di trasmettere alle autorità nazionali i dati necessari al controllo delle attività.
La scelta italiana di rafforzare l’identificazione e di introdurre un codice univoco si inserisce in questa cornice europea, che mira a rendere più trasparente e tracciabile la filiera delle locazioni turistiche. Il self check-in, il CIN e i flussi informativi verso le autorità diventano tasselli di un unico sistema di controllo integrato.
Guida pratica al nuovo self check-in
La sentenza del Consiglio di Stato segna un cambiamento importante, ma l’adeguamento può essere affrontato in modo lineare, soprattutto se si considerano alcuni passaggi essenziali che ogni gestore dovrebbe mettere in agenda. Il primo riguarda l’organizzazione del processo di identificazione.
Chi utilizza ancora procedure basate solo sull’invio dei documenti deve introdurre un momento di verifica visiva dell’ospite: non basta raccogliere il documento prima dell’arrivo, serve la possibilità di vedere la persona nel momento esatto in cui accede all’alloggio. Si può fare con una videochiamata “one-to-one”, con un videocitofono intelligente o con un sistema di spioncino digitale installato sulla porta, purché sia garantita una qualità video sufficiente a confrontare volto e documento.
Il secondo passaggio consiste nel predisporre un protocollo di check-in che regoli tempi, modalità di contatto e deleghe. Se il gestore non può essere presente, deve incaricare una persona di fiducia che abbia la responsabilità del controllo visivo. Questa delega deve essere chiara e dimostrabile, in modo da evitare incertezze in caso di controlli. Anche chi si affida a co-host o property manager dovrà verificare che svolgano effettivamente il controllo de visu e non si limitino a un’automazione totale.
Terzo elemento, la gestione degli strumenti digitali. Molti host dovranno aggiornare i dispositivi già presenti in casa o installarne di nuovi. L’integrazione di videocitofoni smart, sistemi di videocollegamento o serrature “intelligenti” che consentono l’interazione umana in tempo reale diventa una componente indispensabile della procedura. Non basta valutare il costo, ma anche la sicurezza del dispositivo, la conservazione dei dati e la conformità alle norme sulla privacy. La tecnologia deve essere un supporto al controllo umano, non un ulteriore rischio di vulnerabilità.
L’ambito documentale
Parallelamente, il gestore deve mettere ordine nella parte documentale. L’identificazione de visu si integra con l’obbligo del CIN, ormai operativo per tutti dal 1° gennaio 2025. Ciò significa richiederlo tramite la Banca dati nazionale, esporlo all’esterno dell’immobile e inserirlo in ogni annuncio online. Una verifica periodica degli annunci pubblicati è utile per evitare omissioni involontarie, perché le sanzioni economiche sono significative e non sempre recuperabili retroattivamente.
Serve poi una routine per governare Alloggiati Web. Alloggiati Web è la piattaforma ufficiale della Polizia di Stato attraverso la quale le strutture ricettive e gli affitti brevi devono comunicare, entro 24 ore dall’arrivo, le generalità di ogni ospite. L’invio delle “schedine alloggiati” è un obbligo previsto dall’articolo 109 del TULPS e rappresenta uno dei principali presidi di sicurezza pubblica.
La sentenza del Consiglio di Stato rafforza il legame tra l’identificazione de visu e l’invio dei dati: verificare l’identità nel momento dell’ingresso e comunicarla correttamente alla questura sono due passaggi che devono essere allineati. Per questo diventa necessario organizzare una routine operativa affidabile, che permetta di gestire Alloggiati Web senza ritardi, omissioni o errori.
Significa stabilire un metodo chiaro: verificare i documenti e l’identità dell’ospite durante il check-in, inserire i dati sulla piattaforma subito dopo il riconoscimento, controllare che l’invio sia andato a buon fine e mantenere una tracciabilità delle procedure. Un processo semplice, ma costante, che evita rischi penali e garantisce la piena conformità agli obblighi di pubblica sicurezza.
L’invio dei dati delle persone ospitate deve rimanere puntuale e coerente con quanto accertato durante il riconoscimento. Può essere utile creare una “checklist digitale” con le azioni da completare per ogni prenotazione: verifica del documento prima dell’arrivo, conferma dell’identificazione al momento dell’ingresso, invio delle schedine, aggiornamento del registro delle presenze. Una procedura chiara riduce gli errori e soprattutto dimostra, in caso di controlli, la diligenza del gestore.
Affitti brevi: contratto sì o no?
Infine, è consigliabile rivedere i contratti di locazione breve, le house rules e la comunicazione con gli ospiti. L’esperienza deve rimanere fluida e accogliente, pur nel rispetto delle regole. Informare in anticipo il viaggiatore che sarà necessario un controllo visivo non significa peggiorare il servizio, ma prevenire incomprensioni e garantire che l’accesso avvenga senza attriti.
Specificare la fascia oraria del check-in, le modalità del contatto video e il funzionamento dei dispositivi installati crea aspettative chiare e riduce i rischi operativi. Questa fase di transizione può diventare l’occasione per ripensare l’intero flusso di ingresso, integrando tecnologia e responsabilità in modo più solido e professionale. L’obiettivo non è tornare al passato, ma costruire un modello di self check-in più maturo, conforme alle norme e meglio attrezzato per un settore che, inevitabilmente, sarà sempre più regolato e monitorato.
