Università digitali, perché il software da solo non basta

Negli ultimi anni le università italiane hanno dovuto affrontare una complessità crescente. Digitalizzazione, carichi amministrativi più onerosi, richieste normative in continua evoluzione e aspettative sempre più alte da parte di docenti, studenti e personale tecnico-amministrativo hanno messo sotto pressione i processi interni e i sistemi informativi che li supportano. In questo contesto, anche gli applicativi più consolidati possono generare difficoltà se introdotti senza una piena comprensione dei flussi operativi che dovrebbero sostenere.

Le differenze tra Atenei, sia in termini di dimensioni sia di organizzazione interna, rendono ancora più complessa l’adozione uniforme di soluzioni digitali, con conseguenze che ricadono sul lavoro quotidiano di uffici e personale.

Dove nascono le difficoltà: processi non allineati e conoscenza disomogenea

Per molto tempo l’adozione delle soluzioni tecnologiche ha seguito uno schema ormai noto: installare il software, configurarlo sulla base delle esigenze espresse e lasciare alle strutture interne il compito di adattarlo alla propria organizzazione. È un modello che ha funzionato a lungo, ma oggi mostra i suoi limiti. La stessa soluzione può produrre risultati molto diversi a seconda di come viene inserita nei processi dell’Ateneo. In alcuni casi si ottengono semplificazione ed efficienza; in altri, fatica operativa, richieste di personalizzazioni, difficoltà a mantenere configurazioni complesse e costose.

Molte università hanno iniziato a notarlo con chiarezza: non sempre i problemi derivano dal software, quanto piuttosto dal modo in cui lo si utilizza. Processi non aggiornati, passaggi ridondanti, flussi decisionali non allineati alle logiche applicative o poco conosciuti dal personale possono trasformare un buon strumento in un elemento di complicazione invece che di supporto. Procedure storiche consolidate nel tempo possono impedire l’adozione ottimale delle funzionalità più recenti, generando duplicazioni di attività e rallentamenti. Da qui è nata l’esigenza di un accompagnamento diverso, più vicino alla realtà quotidiana degli Atenei e più attento al contesto organizzativo.

Consulenza funzionale e organizzativa: il punto di partenza sono i processi

È in questo contesto che, due anni fa, CINECA ha avviato una struttura dedicata alla “Consulenza funzionale e organizzativa”. Il punto di partenza non è il prodotto, lo strumento software, ma l’analisi del contesto: i processi, i ruoli coinvolti, le procedure interne, le decisioni, le modalità operative.

In altre parole, quello spazio delicato in cui la tecnologia incontra l’organizzazione, dove, se qualcosa non è allineato, anche il software più avanzato rischia di non esprimere tutto il suo potenziale. Questo approccio consente agli Atenei di guardare oltre la semplice configurazione tecnica, valutando l’interazione tra sistemi e persone e offrendo una visione chiara del lavoro quotidiano.

L’assessment: uno strumento leggero per fotografare la realtà operativa

Per rendere concreto questo approccio è stato messo a punto uno strumento semplice ma estremamente utile: l’assessment sull’utilizzo degli applicativi CINECA. Si tratta di un intervento breve e poco invasivo per le strutture universitarie, pensato per verificare come gli strumenti vengono usati nella pratica quotidiana. L’analisi permette di ricostruire l’intero ciclo operativo, individuare incoerenze con i processi reali e far emergere criticità spesso sconosciute anche a chi lavora quotidianamente con il software. In diversi casi, basta un piccolo intervento organizzativo per sbloccare inefficienze che non dipendono dall’applicativo. L’assessment può rivelare, ad esempio, flussi di approvazione duplicati, passaggi manuali non più necessari e opportunità di integrazione tra uffici.

Il valore dell’assessment sta nella capacità di delineare un quadro chiaro della situazione, accompagnato da un percorso di miglioramento realistico e proporzionato. Le università con cui è stato sperimentato hanno riconosciuto in questo strumento un aiuto concreto per prendere decisioni informate, evitare personalizzazioni superflue, semplificare i flussi e riattivare funzionalità già disponibili ma mai pienamente sfruttate. Il risultato è un uso più consapevole e coerente degli applicativi e, in molti casi, un alleggerimento del lavoro delle strutture coinvolte. La conoscenza accumulata attraverso diversi assessment consente inoltre di individuare soluzioni replicabili, migliorando la capacità di intervenire in modo mirato anche in altri contesti universitari.

La tecnologia funziona davvero quando dialoga con l’organizzazione

L’esperienza maturata ha mostrato chiaramente come le università traggano beneficio da un supporto che non si limita all’installazione e alla configurazione tecnica, ma considera l’intero sistema organizzativo in cui il software prende vita. Lavorare accanto agli Atenei in questa prospettiva permette di affrontare problemi che non possono essere risolti né con un ticket né con una modifica applicativa, perché hanno radici più profonde: nei processi, nei ruoli, nelle abitudini consolidate e nelle soluzioni stratificate nel tempo.

Oggi questa funzione contribuisce a creare un dialogo nuovo con le Direzioni degli Atenei, più orientato al miglioramento complessivo che alla singola richiesta tecnica. Non si tratta di sostituire la tecnologia, ma di renderla coerente con il modo in cui l’Ateneo lavora realmente. Questo approccio richiede ascolto, conoscenza dei processi e capacità di tradurre i bisogni organizzativi in un uso più efficace degli strumenti. Permette anche di valorizzare esperienze positive già presenti in alcuni uffici, facilitando la diffusione delle best practice all’interno dell’Ateneo.

Con questo approccio, CINECA aiuta le università a valorizzare ciò che già hanno, evitando interventi inutilmente complessi e mantenendo la gestione degli applicativi più semplice, sostenibile e aderente alle esigenze quotidiane. È una risposta concreta a una difficoltà reale: far sì che la tecnologia sostenga davvero il lavoro delle persone, invece di aggiungere un ulteriore livello di fatica. In un contesto in cui il sistema universitario è chiamato a essere sempre più efficiente, integrato e reattivo, lavorare sui processi diventa un passaggio decisivo. La Consulenza funzionale e organizzativa offre agli Atenei l’opportunità di rimettere a fuoco le proprie modalità operative e di far dialogare in modo più efficace organizzazione e strumenti. È un passo che non riguarda solo l’adozione di un applicativo, ma la possibilità di far funzionare meglio l’intero sistema, con benefici tangibili sia per il personale sia per gli studenti.