Con il DL 84/2025 approvato lo scorso 17 luglio, il Decreto fiscale che introduce importanti modalità operative per le aziende, il legislatore ha modificato quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di spese di trasferta rendendo deducibili per l’azienda ed esenti per il dipendente le spese effettuate in Paesi esteri anche se non realizzate con mezzi elettronici di pagamento, e applicando la norma in maniera retroattiva. Vediamo come, in pratica, fare le note spese in azienda ora.
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Note spese, cosa cambia per le imprese
La Legge n. 207/2024, all’articolo 1, commi 81-86, aveva stabilito che, a partire dal primo gennaio 2025, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto non di linea fossero deducibili fiscalmente ed esenti in capo a dipendente solo se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili, per-evitare evasioni fiscali e garantire maggiore trasparenza nella gestione delle spese di trasferta.
Il legislatore, però, vista la difficoltà oggettiva di attuare la norma specie in alcuni paesi esteri in cui è più difficile trovare metodi di pagamento tracciabili in ogni circostanza, ha deciso di fare un passo indietro e semplificare le operazioni di deducibilità delle spese di trasferta. Ma attenzione, sono esenti dall’obbligo di tracciabilità tutte le spese effettuate all’estero, e non quelle effettuate in Italia per l’estero – come, per esempio, il pagamento del taxi per arrivare in aeroporto. Quelle andranno comunque effettuate con mezzi traccibili come carte di credito, App per i pagamenti online, bonifico bancario, assegni.
Come gestire le note spese dei dipendenti
Le note spese sono documenti riepilogativi delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda durante una trasferta lavorativa. Rappresentano una modalità di rimborso che deve essere conforme alle politiche interne dell’impresa e alle normative fiscali vigenti, che devono essere chiare a tutti i dipendenti quando intraprendono la loro attività lavorativa che include delle missioni, in Italia o all’estero.
Cosa indicare in nota spese
Le voci comunemente incluse in una nota spese sono:
- Spese di trasporto (biglietti, carburante, taxi, noleggi)
- Vitto e alloggio
- Spese accessorie (visti, parcheggi, telefonate di servizio)
Come trasmettere la nota spese
La nota spese può essere trasmessa dal lavoratore al datore di lavoro (al reparto Risorse Umane dell’azienda o al consulente del lavoro che ne fa le veci) nei modi più diversi:
- da un semplice modello di file excel riepilogativo, cui bisogna poi affiancare una cartella con tutti i giustificativi delle spese digitalizzati
- a sistemi gestionali più avanzati come gli ERP (ad esempio il software Erp SAP)
- fino a sistemi digitali di rendicontazione delle spese aziendali (ad es. Soldo, N2F).
I 4 punti per gestire le note spese dopo il Decreto fiscale
Abbiamo individuato alcuni passi importanti da fare per adeguare nel modo migliore l’azienda alle novità previste dalle nuove disposizioni del DL 84/2025:
- Informare i dipendenti in modo chiaro: preferibilmente in forma scritta, circa le nuove disposizioni;
- Uniformare, per quanto possibile, la procedura di annotazione e gestione delle spese, utilizzando almeno lo stesso strumento, se non un processo similare;
- Prevedere una sezione per le spese internazionali nel proprio sistema di gestione delle spese di trasferta, con spazio apposito per allegare la documentazione comprovante l’effettuazione delle spese.
- In questa fase di transizione, indicare in chiaro, per trasferte internazionali:
- Le spese rimborsabili
- I limiti di spesa
- I documenti richiesti
- Centralizzare il controllo: assegnare a un ufficio HR o amministrativo il compito di monitorare il rispetto delle nuove disposizioni.
Come gestire la retroattività delle note spese
Altro aspetto importante è quello relativo alla gestione della retroattività ed al recupero di eventuali imposte indebitamente trattenute al dipendente.
Il processo di gestione documentale non è certo dei più semplici: bisognerà individuare le spese che sono state assoggettate a tassazione e che in virtù della nuova legge non lo sono più, per poi provvedere al rimborso delle imposte in sede di conguaglio fiscale di fine anno.
Agire tempestivamente, procedere a controlli periodici per verificare il corretto funzionamento della procedura e farsi affiancare da consulenti esperti e aggiornati all’occorrenza, è il modo migliore di agire per non accumulare lavoro eccessivo a fine anno e non incorrere in errori che possono generare malcontento tra i dipendenti.
