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ERP SAP: caratteristiche e come funziona



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Approfondiamo le caratteristiche dell’ERP SAP, vedendo le funzionalità fondamentali della soluzione e le applicazioni in azienda

Pubblicato il 18 apr 2024

Giuditta Mosca

Giornalista, esperta di tecnologia



Erp,-,Enterprise,Resource,Planning,Business,And,Modern,Technology,Concept

SAP è tra i principali fornitori globali di software ERP perché in grado di integrare ogni comparto di un’organizzazione che, sempre di più, è da considerare aperta: guarda tanto ai fornitori quanto ai clienti e a tutti gli altri stakeholder.

I dati e i flussi escono ed entrano da un’impresa in modo bidirezionale e devono alimentare i processi di business e – non di meno – quelli finanziari, affinché favoriscano la collaborazione, l’automazione e l’intelligence utili a svolgere in modo fluido ed efficiente tutte le attività.

Introduzione a ERP SAP

SAP è acronimo di Systems, Applications, Products in Data Processing ( Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung in tedesco) ed è una multinazionale con sede in Germania, fondata nel 1972 con l’obiettivo di digitalizzare le imprese.

Oggi ha oltre 100mila dipendenti in tutto il mondo e si rivolge a organizzazioni di qualsiasi dimensione e tipologia di business, proponendo soluzioni standard ma anche soluzioni specifiche per settore o impresa.

Quotata a Francoforte e a New York, SAP conta oltre 238milioni di utenti Cloud, offre oltre 100 soluzioni software che coprono ogni esigenza e funzione aziendale e gestisce 70 data center in 17 differenti Paesi.

Tra i prodotti di punta figura SAP S/4HANA, ERP con AI e Machine learning integrato, sviluppato in ABAP, linguaggio di programmazione creato da SAP nel 1983 e migliorato nel corso degli anni per rispondere alle esigenze più attuali.

Caratteristiche principali di ERP SAP

La chiave di volta dell’ERP SAP è la capacità di gestire ogni attività aziendale promuovendo l’automazione dei flussi. Si tratta di una suite di applicazioni integrate che coprono ogni comparto di un’organizzazione e che sono altamente personalizzabili proprio per adeguarsi alle necessità dell’impresa.

Altro aspetto fondamentale è la centralizzazione dei dati che diventano disponibili in tempo reale alle unità aziendali pertinenti, in modo che i flussi di lavoro possano essere continuativi e accelerati e quindi senza intoppi, automatizzati e semplificati.

È disponibile sia on-premise (fisicamente installato su server aziendali) sia in Cloud, modalità di erogazione del servizio che sfrutta l’infrastruttura hardware e le capacità di calcolo messe a disposizione dalla stessa SAP.

Modularità e integrazione

Sono entrambe parte dell’anima dell’Enterprise Resource Planning nell’interpretazione di SAP. Modularità e integrazione consentono di massimizzare i vantaggi di qualsiasi sistema, tant’è che i livelli di integrazione tra ERP e altri sistemi sono molteplici, così come sono molteplici quelli di integrazione tra moduli ERP.

Per esempio, è possibile che il dipartimento Risorse umane di un’azienda possa collaborare direttamente con il dipartimento Ricerca e sviluppo per gestire al meglio la necessità di quest’ultimo di avvalersi di competenze professionali utili al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Oppure, per fare un altro esempio, per mettere in stretto collegamento la Tesoreria aziendale e l’ufficio Marketing che necessita di budget di una certa sostanza per le campagne pubblicitarie.

Non da ultimo e sempre a titolo di esempio, l’integrazione dell’ERP SAP con un sistema per la gestione documentale offre benefici a tutta l’impresa in termini di condivisione delle informazioni e in termini di efficienza operativa.

Scalabilità e flessibilità

Sono entrambi elementi fondamentali per ogni sistema ERP. La scalabilità consente al sistema di adeguarsi alle dimensioni dell’azienda e ai suoi cambiamenti, per quanto questi possano essere repentini. La flessibilità, per contro, garantisce maggiori libertà di manovra all’azienda nella scelta di altri software da eventualmente integrare con l’ERP, così come nella scelta di database con i quali lavorare sapendo che i dati possono comunque essere integrati nel sistema ERP.

Scalabilità e flessibilità, infine, sono garantite meglio dalle infrastrutture Cloud e, in questo ambito, la soluzione SAP S/4HANA è ottimale proprio perché si adegua meglio a ogni esigenza attuale e futura del business.

Interfaccia utente e personalizzazione

Sono due caratteristiche fondamentali di un ERP e SAP le rende più facilmente gestibili anche mediante delle apposite console che consentono di abilitare o disabilitare funzioni, di gestire gli accessi a cartelle o file, ma anche di modificare l’interfaccia a seconda delle necessità dell’impresa, di una delle sue unità e persino a seconda di quelle dei singoli utenti.

Personalizzazione dell’interfaccia e dell’esperienza utente rese più semplici perché, tra le proprie peculiarità, un software deve adattarsi alle necessità di chi lo usa e non il contrario.

Sicurezza e conformità

Sono due temi che vanno affrontati in modo separato e, cominciando dalla sicurezza, occorre fare un altro distinguo: un conto è la sicurezza relativa alle istallazioni ERP SAP on premise, altro discorso è quella in materia di utilizzo del Cloud.

Nel primo caso, la sicurezza è tutta a carico dell’azienda che usa una soluzione ERP che, oltre a doversi occupare della tutela dei sistemi e dei dati, dovrà farsi anche carico della sicurezza fisica, gestendo e controllando gli accessi tanto alla sede dell’impresa quanto alle sale server.

Ricorrendo a un ambiente ERP Cloud, la sicurezza viene condivisa con il provider del servizio. Sarà quest’ultimo a tutelare i dati a riposo e a criptare il traffico da e verso i Data center e, non da ultimo, si farà carico della sicurezza fisica. All’azienda che usa una soluzione ERP Cloud rimane il compito di tutelare i dati all’interno del perimetro aziendale.

La conformità è sempre e comunque a carico di chi sviluppa software ERP, così come la responsabilità di aggiornare il sistema quando e se le norme della compliance dovessero cambiare. Questo non esenta le imprese che usano soluzioni ERP dal sapere come la conformità viene rispettata da chi le produce e, nel caso in cui si scegliesse una soluzione on-premise, di installare gli aggiornamenti che lo sviluppatore mette a disposizione.

Come funziona ERP SAP

Un sistema SAP è l’insieme di diversi moduli connessi tra loro che creano, usano e modificano dati in un unico database.

I diversi moduli sono dedicati ognuno a uno specifico comparto aziendale e questo lascia alle imprese la possibilità di integrare un modulo alla volta a seconda delle necessità (anche di budget).

Inoltre, i software ERP possono essere anche rientrare nella famiglia dei software “taylor made” giacché, tramite apposite estensioni, rispondono a peculiarità specifiche di ogni singola impresa.

Ogni modulo ERP consente la condivisione di dati, affinché le unità aziendali che ne fanno uso abbiano la medesima visione di quella che è la realtà aziendale del momento.

Architettura del sistema

L’architettura di un sistema ERP SAP è tipicamente a due oppure a tre livelli, ovvero il livello del database, il livello applicativo e il livello presentazione.

I vantaggi di questa architettura sono preziosi per la scalabilità e la flessibilità di ogni software ERP, giacché permette di ridimensionare il database o la potenza di calcolo a seconda delle necessità di chi ne fa uso.

Dal punto di vista client-server l’architettura è classica e consiste in un database che condivide dati con tutti i moduli dell’ERP stesso. Niente repliche di dati o interfacce che mettano a disposizione di un software i dati generati da un altro software: un vantaggio di spessore considerando che, almeno dal punto di vista funzionale e operativo, replicare dati non è mai una soluzione ottimale, a meno che le repliche non vengano fatte per rispondere a determinate norme o a specifiche regole di backup.

Database centrale

Un solo database che ospita i dati e le transazioni e che consente a ogni modulo di potere accedere alle informazioni necessarie riducendo i tempi di attesa e senza errori, migliorando l’operatività e, non da ultimo, la collaborazione all’interno e all’esterno dell’impresa.

In pratica, l’inserimento dei dati influenza i comparti dell’azienda interconnessi tra loro. Si pensi alla contabilità, al magazzino e alla produzione oppure alle vendite, al supporto clienti e al servizio manutenzione.

L’analisi dei dati, inoltre, consente una reportistica più ampia, completa e puntuale.

Interfaccia Grafica Utente (GUI)

L’interfaccia grafica utente è ciò che si pone tra l’utilizzatore e il software SAP ed è lo strumento mediante il quale è dato accesso alle funzionalità dell’ERP.

Il menu utente può essere personalizzato, creando dei preferiti che, di fatto, raggruppano le funzioni più utilizzate e ciò consente di ottimizzare l’esperienza d’uso.

Processo di implementazione

È un esercizio prima di tutto organizzativo. L’implementazione di un software ERP deve essere minuziosa e va confezionata (ritorna il termine “taylor made”) attorno ai dati, ai flussi e alle procedure aziendali che, giova ricordarlo, tendono a includere gli stakeholder soprattutto se si pensa ai moduli ERP relativi alla supply chain che coinvolgono fornitori e partner logistici.

L’implementazione va rigorosamente seguita da personale interno all’azienda in collaborazione con figure esterne altamente specializzata in sistemi ERP: è impensabile fare tutto in-house, le competenze necessarie sono soprattutto e per lo più appannaggio di chi sviluppa i software ERP.

L’ottica con la quale va affrontata l’implementazione di un software ERP deve essere improntata sulla riduzione del rischio e degli errori. Questo giustifica la creazione di un gruppo di lavoro eterogeneo che includa tutta l’impresa e un numero sufficiente di esperti esterni.

L’avanzamento dell’implementazione va misurato costantemente per verificare che milestone e obiettivi prefissati vengano raggiunti entro i tempi stabiliti. Perderer il bandolo della matassa quando si affronta l’implementazione di un sistema ERP è tutt’altro che difficile e ciò comporta il supporto di professionisti preparati.

Vantaggi dell’utilizzo di ERP SAP

I vantaggi sono molteplici e, almeno in linea generale, possono essere riassunti in quattro macro categorie:

  • Semplificazione dell’ICT: la centralizzazione dei dati rende più agevoli e agili i compiti dell’IT
  • Agilità: l’accesso più rapido e sicuro ai dati riverbera agilità a tutti i comparti interessati dall’ERP
  • Aumento della produttività e della redditività: l’automazione dei processi riduce il rischio di errori e consente ai dipendenti dell’azienda di usare al meglio le rispettive capacità. Contemporaneamente, il management è in grado di prendere decisioni più ponderate grazie all’analisi più puntuale dei dati che facilita anche il controllo e la supervisione delle attività di business.

L’aumento della produttività è in realtà un tema più ampio e va quindi approfondito, suddividendolo a sua volta.

Efficienza operativa

Riuscire a concentrare le informazioni in un unico database snellisce tutte le attività aziendali che condividono – anche solo in modo parziale – i medesimi dati. A prescindere, l’automazione di compiti ripetitivi o ad alti margini di errore favorisce l’operatività, argomento che ha diverse sfaccettature e che dipende dai processi aziendali i quali, in ogni caso, con un software ERP possono essere visti in modo unificato e possono essere più facilmente standardizzati e resi più semplici.

Tutto ciò si trasforma nella possibilità di analizzare una quantità maggiore di dati con le ricadute positive che questo comporta, tra riduzione dei costi e una più elevata competitività.

Miglioramento della gestione dati

I dati confluiscono dai diversi comparti aziendali verso un unico database al cui interno vengono organizzati e, se del caso, redistribuiti secondo logiche di necessarietà.

Per esempio, il partitario contabile di un cliente può essere utile anche al comparto commerciale chiamato a valutarne l’esposizione prima di concludere nuovi contratti di vendita o, parallelamente, il servizio di assistenza può condividere dati con il dipartimento aziendale che gestisce la fatturazione e i contratti di manutenzione.

A spiccare ancora di più, però, è la possibilità di automatizzare compiti in qualsiasi comparto aziendale, tenendo sempre presente che tale opzione è riservata a chi fa un uso accorto dei dati. Il processo di digitalizzazione di un’organizzazione, per quanto grande e ramificata questa possa essere, parte sempre dalla corretta gestione dei dati.

Supporto decisionale basato sui dati

L’approccio Data-Driven Decision Making (DDDM) fa leva sul valore che si può estrarre dai dati per prendere decisioni misurate, ponderate, puntuali e – non da ultimo – etiche.

Una decisione basata su dati precisi migliora la competitività aziendale e l’ERP SAP, proprio perché costruito attorno al flusso dei dati e alla loro consistenza, favorisce l’impiego di strumenti di Business Intelligence per supportare ogni decisione, a qualsiasi livello aziendale questa debba essere presa.

Ne giova il management, certo, ma il DDDM è appannaggio anche degli operativi: si pensi al servizio assistenza di un’azienda, i cui addetti hanno accesso a dati utili a comprendere quali sono i problemi più ricorrenti di un prodotto o quali sono le peculiarità di un cliente. Gli operatori possono prendere decisioni più rapide e ragionate, intervenendo in modo sicuro con soddisfazione di tutte le parti coinvolte.

A ciò si prestano anche le capacità di reportistica dell’ERP SAP. La Data visualization non è soltanto la creazione di grafici fine a sé stessa ma, al contrario, è la trasposizione della realtà in dati e numeri affinché siano comprensibili a qualsiasi livello aziendale coinvolto.

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