In ogni organizzazione, gran parte delle decisioni operative e delle relazioni di business prende forma nei contratti. Governarne in modo efficace il ciclo di vita incide quindi non soltanto sull’efficienza dei processi interni, ma anche sulla capacità dell’azienda di crescere, di eseguire la propria strategia e di costruire relazioni affidabili nel tempo.
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Contract Lifecycle Management: il nuovo paradigma dell’efficienza operativa
La maggior parte delle aziende adotta sistemi di Contract Lifecycle Management per efficientare i processi interni. La gestione manuale dei contratti, frammentata tra email, file, repository e strumenti non integrati, genera inevitabilmente una perdita di controllo che si traduce in cicli di negoziazione più lunghi, in costi maggiori e in un’esposizione a rischi legali e di compliance.
In molte realtà, non è raro che i contratti restino bloccati per giorni o settimane in fase di revisione, che alcune clausole critiche vengano replicate in modo incoerente o che scadenze e obblighi passino inosservati, con impatti diretti sui tempi di esecuzione e sulla capacità di lavorare in modo fluido e coordinato. In questo contesto, il CLM è ciò che riporta ordine e metodo: centralizza i documenti, ne abilita una gestione conforme alle policy aziendali e standardizza i processi, supportando quotidianamente il lavoro dei team legali e di tutte le divisioni coinvolte.
Dall’efficienza alla crescita: come rendere il CLM un asset strategico
Un sistema moderno ed efficace di gestione dei contratti offre benefici che vanno ben oltre l’efficienza operativa. Quando supportato da strumenti adeguati, il contract management può diventare un vero asset strategico per la crescita dell’azienda, e questo cambio di prospettiva trasforma un’attività storicamente percepita come un costo in una leva capace di generare valore.
Una gestione evoluta del ciclo di vita contrattuale incide infatti su alcune dimensioni fondamentali per qualsiasi soggetto economico.
- Qualità delle relazioni: regole chiare, linguaggio coerente e impegni tracciabili riducono attriti e incomprensioni con clienti, partner e fornitori, rafforzando la stabilità dei rapporti.
- Scalabilità: contratti strutturati e standardizzati permettono di sostenere la crescita senza moltiplicare eccezioni, negoziazioni ad hoc e complessità operative.
- Velocità di esecuzione: visibilità su obblighi, scadenze e dipendenze contrattuali consente di pianificare meglio attività e iniziative commerciali, riducendo ritardi e blocchi operativi.
- Reputazione e posizionamento: una gestione contrattuale rapida ed efficiente rafforza l’immagine dell’azienda come controparte solida e affidabile, capace di sostenere relazioni di lungo periodo.
È in questo senso che il CLM diventa parte della strategia aziendale: non perché contribuisca al suo disegno, ma perché la rende eseguibile e sostenibile.
Digitalizzare non è abbastanza: la governance intelligente dei processi
Per rendere la gestione contrattuale un asset strategico, la digitalizzazione non è sufficiente. Repository centralizzati, workflow approvativi e firme sono funzionalità attese in qualsiasi sistema di gestione dei contratti.
Molto meno scontato è il concetto di intelligenza applicata alla gestione contrattuale, ovvero la capacità dei sistemi di comprendere il linguaggio dei contratti, analizzarne il contenuto, individuare anomalie e rischi, estrarre informazioni rilevanti e generare output coerenti, facendo leva su tecniche avanzate di analisi del dato e di comprensione del contesto.
Quando i professionisti possono identificare all’istante potenziali criticità, valutare l’impatto di una clausola, recuperare informazioni sommerse in migliaia di documenti e prevedere l’impatto economico di una scelta, ecco che la gestione contrattuale non abbatte solo tempi e costi, ma rende il business più solido e le relazioni più forti, condizionando il presente e il futuro della struttura.
L’intelligenza rende il rischio governabile
Uno degli aspetti più significativi dell’intelligenza applicata al ciclo di vita dei contratti è la capacità di analizzare automaticamente il loro contenuto. Funzionalità avanzate permettono di:
- Individuare clausole rischiose, incoerenze rispetto agli standard aziendali o anomalie all’interno di grandi volumi documentali, così da applicare in modo diretto le regole di compliance e/o giungere a uno scoring del rischio per semplificare le decisioni.
- Accedere a repository di linguaggio approvato e già organizzato per tipologia o contesto, così da garantire la conformità del contenuto;
- Confrontare rapidamente più versioni del contratto e apporre annotazioni (redlining) per identificare modifiche, volute o accidentali, e identificare i relativi rischi.
Dal punto di vista strategico, tutto ciò significa rendere il rischio una variabile governabile e gestita in modo coerente e ripetibile. Il risultato è una maggiore affidabilità dei contratti e una riduzione dell’incertezza che incide direttamente su decisioni, tempi e relazioni di business.
Automazione “intelligente” dei workflow
Tutte le piattaforme di contract management consentono di definire flussi di approvazione e revisione, ma le soluzioni evolute introducono un livello di intelligenza che va oltre la sequenza di passaggi. Per esempio, i documenti possono essere instradati automaticamente verso i soggetti più adatti in base al contenuto, al valore economico o al livello di rischio del contratto. Questo consente di ridurre i colli di bottiglia e, soprattutto, garantisce che ogni decisione venga presa al livello corretto, bilanciando velocità e responsabilità.
Estrazione e sintesi automatica delle informazioni
Quando i volumi crescono, il limite non è l’archiviazione ma la capacità di accedere rapidamente alle informazioni importanti. L’impiego di tecniche di riconoscimento del testo consente di estrarre dati chiave, obblighi, scadenze e condizioni rilevanti, per poi organizzarli in riepiloghi chiari e, magari, associarli automaticamente ad alert per i soggetti responsabili.
Anche questo fattore riduce fortemente la distanza tra contratto e decisione. Il management e le funzioni di business possono infatti ottenere una visione immediata degli impegni assunti, senza dover interpretare documenti complessi.
Anticipare esiti e criticità con l’analisi predittiva
L’AI abilita inoltre funzionalità di analisi predittiva che permettono di anticipare criticità legate ai rinnovi, stimare l’esposizione finanziaria associata agli accordi e valutare possibili esiti delle trattative. In questo modo, i dati contrattuali non vengono utilizzati solo per verifiche a posteriori, ma diventano uno strumento di supporto alle decisioni e alla pianificazione.
Monitoraggio continuo e visibilità sull’esecuzione
Una gestione intelligente del contratto non termina con la firma e l’archiviazione, ma segue la sua esecuzione nel tempo. Alert automatici e panoramiche aggiornate permettono infatti di seguire obblighi, scadenze e sviluppi, anche dopo la firma. Così, il contratto non è più un documento chiuso, ma uno strumento vivo che supporta tutte le relazioni di cui l’azienda si nutre.
La soluzione DiliTrust: scalabilità e sicurezza al servizio della crescita
Tra le piattaforme che abilitano una gestione contrattuale moderna, intelligente e smart c’è DiliTrust, una suite progettata per connettere i principali ambiti del lavoro legale e rafforzare capacità decisionale e controllo. Nativamente modulare, la suite comprende una soluzione specifica di Contract Lifecycle Management finalizzata non solo a semplificare la gestione contrattuale, ma a renderla un punto saldo per la crescita aziendale.
La copertura completa del ciclo di vita contrattuale, le funzionalità collaborative, una user experience curata, l’integrazione con i sistemi di firma elettronica e la tracciabilità totale di ogni attività costituiscono il basamento su cui la piattaforma, frutto di un’esperienza consolidata al fianco degli uffici legali, innesta un’intelligenza artificiale proprietaria, che agisce come acceleratore di semplicità, produttività e riduzione del rischio. Dall’identificazione automatica delle informazioni chiave alla classificazione e all’accesso rapido ai contenuti, fino al supporto nella redazione dei documenti e al rilevamento delle deviazioni, l’AI integrata rappresenta una risposta adeguata alla crescente complessità della gestione contrattuale.
Grazie a soluzioni come DiliTrust, l’ufficio legale (e le altre funzioni aziendali) può operare con maggiore velocità e sicurezza, trasformando la gestione dei contratti in un pilastro su cui costruire fiducia con i partner, relazioni durature e crescita del business.
Articolo realizzato in collaborazione con DiliTrust
