Ogni Conservatore o professionista esperto della materia si è sentito porre almeno una volta questa domanda: “Devo conservare le PEC?”. La risposta è affermativa, ma il dubbio è lecito, perché non c’è in effetti una norma dedicata alla Posta Elettronica Certificata che obblighi a farlo.
FAQ: conservazione pec
Cosa si intende per conservazione PEC a norma di legge?
La conservazione PEC a norma di legge è il processo che garantisce il mantenimento del valore legale dei messaggi di posta elettronica certificata nel corso del tempo. Non si tratta di un semplice salvataggio o archiviazione, ma di un sistema digitale appositamente creato per mantenere inalterate tutte le caratteristiche della PEC, apponendo anche la marca temporale. Questo processo assicura l’immutabilità, l’integrità e il valore probatorio dei documenti, permettendo di utilizzarli in caso di richiesta da parte dell’autorità giudiziaria o di contenzioso tra privati. La conservazione a norma è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Perché è obbligatorio conservare le PEC?
La conservazione delle PEC è obbligatoria per legge per aziende, professionisti, studi professionali e Pubbliche Amministrazioni. Questo obbligo deriva dalla lettura combinata del Codice Civile e del CAD. Gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile prevedono l’obbligo per l’imprenditore di conservare ordinatamente per ciascun affare lettere e telegrammi per dieci anni, principio estendibile alle comunicazioni elettroniche. Gli articoli 43 e 44 del CAD, in riferimento alle Linee Guida AgID, prevedono anche per i privati l’obbligo di conservazione dei documenti informatici per assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. La PEC è equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno in formato digitale, quindi deve essere conservata proprio come si conserverebbero le raccomandate cartacee.
Qual è la differenza tra salvataggio e conservazione a norma delle PEC?
Esiste una differenza sostanziale tra il salvataggio delle PEC da parte del provider e la conservazione a norma. Il provider può salvare i messaggi per un periodo limitato (circa due anni e mezzo per i log), ma può anche cancellarli, quindi questa opzione non garantisce l’immutabilità e il valore legale delle PEC nel tempo. Inoltre, spesso vengono conservati solo i log e non i messaggi completi con i loro allegati. La conservazione a norma, invece, prevede l’inserimento delle PEC in un sistema digitale che mantiene inalterate nel tempo tutte le caratteristiche del messaggio, apponendo anche la marca temporale. L’oggetto della conservazione viene inserito all’interno di un pacchetto sigillato e marcato temporalmente dal Conservatore, che ne garantisce negli anni leggibilità, reperibilità, integrità, sicurezza, autenticità e affidabilità.
Cosa bisogna conservare esattamente di una PEC?
Per le PEC inviate, è necessario conservare la ricevuta di avvenuta consegna, poiché contiene tutti gli elementi utili a garantirne la validità nel tempo. Questa ricevuta include il file postacert.eml (la busta con il messaggio originale), la ricevuta stessa, la firma elettronica e il file daticert.xml, che raccoglie informazioni essenziali come l’ID del messaggio PEC, i dati di consegna e il mittente. Per le PEC ricevute, occorre conservare la busta di trasporto, che comprende il messaggio originale completo di testo e allegati, insieme al file daticert.xml. In alternativa, è possibile conservare separatamente l’allegato trasmesso tramite PEC (come un contratto o una fattura), procedura generalmente seguita dalle Pubbliche Amministrazioni che collegano le caselle PEC istituzionali a un Protocollo Informatico.
Quali sono i tempi di conservazione delle PEC?
I tempi di conservazione delle PEC dipendono dal contenuto del messaggio e dal contesto normativo applicabile. Per i documenti con rilevanza fiscale, il DMEF 17/6/2014 prevede che il processo di conservazione debba essere effettuato entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione annuale delle dichiarazioni dei redditi. Secondo l’articolo 2220 del Codice Civile, i documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Al di fuori dell’ambito tributario, per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni, non sono previsti termini specifici entro cui effettuare la conservazione dei documenti informatici, ma è consigliabile definire criteri di organizzazione dell’archivio che includano i tempi di conservazione in base alle esigenze dell’organizzazione e alla rilevanza dei documenti.
È necessario conservare tutte le PEC ricevute?
Non è necessario conservare indistintamente tutte le PEC ricevute. Occorre verificare caso per caso la rilevanza fiscale o legale della corrispondenza. Ad esempio, se si riceve un documento d’offerta, potrebbe essere necessario conservarlo, ma non necessariamente busta e ricevute. Se si ricevono documenti relativi a un bando di gara dove la data/ora di spedizione sono fondamentali, è consigliabile conservare tutto, incluse buste e ricevute. Per pubblicità non richiesta o spam, non è necessaria la conservazione. Il Regolamento europeo sulla privacy (GDPR) impone che le e-mail aziendali siano gestite secondo il principio di proporzionalità: i messaggi devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti o ricevuti.
Come si implementa un sistema di conservazione PEC in azienda?
Per implementare un sistema di conservazione PEC in azienda, è consigliabile adottare una soluzione integrata nei propri processi documentali. Questo approccio consente di gestire la conservazione in modo automatizzato, semplice e sicuro. È importante ripensare i propri processi documentali in chiave digitale per avere un workflow efficiente e snello. Esistono soluzioni che permettono di integrare la conservazione delle PEC nel flusso di gestione documentale aziendale, senza stravolgimenti del modo di lavorare. Queste piattaforme possono scaricare le PEC con la frequenza scelta dall’utente e provvedere a immettere nel sistema di conservazione sia i messaggi che i loro documenti. Molti gestori PEC offrono servizi integrati che permettono di conservare a norma i messaggi PEC direttamente dalla casella, senza dover ricorrere a sistemi esterni, semplificando notevolmente il processo.
Quali sono i rischi di non conservare correttamente le PEC?
Non conservare correttamente le PEC comporta diversi rischi significativi. Innanzitutto, la mancata conservazione può compromettere il valore probatorio dei messaggi in caso di contenzioso. Come evidenziato da sentenze della Cassazione, senza una corretta conservazione potrebbe essere difficile fornire la prova dell’avvenuta notifica nei modi e nelle forme previste dalla normativa. Inoltre, si rischiano sanzioni da parte di organi di controllo come il Garante per la Protezione dei Dati Personali e l’Agenzia delle Entrate. Un documento mal conservato potrebbe essere considerato inesistente dal punto di vista legale. La pratica di stampare le PEC, oltre a generare sprechi, non è efficace poiché la copia cartacea ha un valore probatorio inferiore rispetto all’originale digitale. Infine, la conservazione inadeguata può portare nel tempo alla perdita di leggibilità dei documenti o all’impossibilità di verificare l’autenticità delle firme digitali scadute.
Quali sono i metadati da conservare con le PEC?
I metadati sono dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura dell’oggetto da conservare, e diventano poi delle chiavi di ricerca per permetterne la gestione e il recupero a distanza di tempo. Per la PEC, considerando la busta di trasporto in formato EML come l’oggetto della conservazione, i metadati principali possono includere: identificativo univoco del messaggio, mittente, destinatario, oggetto, data e ora di invio, data e ora di ricezione, presenza di allegati, dimensione del messaggio, hash del messaggio per garantirne l’integrità. Le Linee Guida di AgID dedicano l’intero Allegato n. 5 ai metadati del documento informatico, del documento amministrativo informatico e delle aggregazioni documentali. È importante definire correttamente questi metadati fin dall’inizio per valorizzare al meglio i propri dati e garantire la conformità normativa.
Qual è il valore legale di una PEC conservata a norma?
Una PEC conservata a norma mantiene pieno valore legale nel tempo, equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con l’aggiunta dell’attestazione dell’orario esatto di spedizione. La conservazione a norma garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio in caso di contenzioso. Il processo di conservazione assicura che le PEC mantengano le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità richieste dall’articolo 44 del CAD. La Corte di Cassazione ha chiarito il valore probatorio degli allegati trasmessi via PEC, sottolineando l’importanza della corretta conservazione per mantenere la validità legale di questi documenti. La conservazione a norma permette di dimostrare che una firma digitale è stata apposta prima della scadenza del certificato, costituendo un riferimento temporale opponibile ai terzi come stabilito nel DPCM 22 febbraio 2013.
Come si sta evolvendo la normativa sulla conservazione delle PEC?
La normativa sulla conservazione delle PEC sta evolvendo in direzione di una maggiore integrazione europea. A livello europeo, la PEC tradizionale non è automaticamente riconosciuta con lo stesso valore in tutti i paesi UE. Il Regolamento eIDAS 2024/1183 (eIDAS 2), che disciplina i servizi fiduciari qualificati nell’Unione Europea, prevede una categoria specifica chiamata Qualified Electronic Registered Delivery Service (QERDS), ossia il recapito elettronico certificato qualificato, in cui rientrerebbe la REM (Registered Electronic Mail). La PEC italiana sta quindi evolvendo verso una versione “qualificata” e conforme agli standard europei, che la renderebbe un vero e proprio QERDS, garantendo valore legale uniforme in tutta l’UE. Inoltre, eIDAS 2 introduce un nuovo servizio fiduciario: l’eArchiving, l’archiviazione elettronica, definito come un servizio che consente la conservazione di dati e documenti elettronici garantendone durabilità, leggibilità, integrità, riservatezza e prova dell’origine per tutto il periodo di conservazione.
