Cambiano i termini per le comunicazioni obbligatorie sullo smart working. Il Collegato Lavoro è entrato ufficialmente in vigore dal 12 gennaio 2025 con una regolazione più chiara dei termini di comunicazione, fondamentale per evitare confusioni e soprattutto sanzioni alle imprese.
Le comunicazioni obbligatorie nel lavoro agile
Lo smart working non è una tipologia contrattuale a sé stante, come può esserlo, ad esempio, il contratto a termine. Secondo la definizione contenuta nella legge 22 maggio 2017, n. 81, all’art. 18, comma 1, è una «modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa».
Quindi l’obbligo di comunicarne l’attivazione, sancito sin dall’origine dall’art. 23 della legge n. 81/2017, risponde ad una logica diversa da quella che presiede agli obblighi comunicativi dell’instaurazione dei rapporti di lavoro.
Fondamentalmente, la comunicazione dei nominativi dei lavoratori e delle date di inizio e di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile ha il preciso scopo di attivare (e disattivare) la copertura INAIL per i rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali, una delle novità più rilevanti della legge n. 81/2017.
La mancanza di tutela contro gli infortuni e le malattie professionali, infatti, costituiva, prima del 2017, un freno alla diffusione dei primi, pioneristici, esperimenti di lavoro agile, che pure alcune aziende avevano attivato ancor prima della legge, attivando allo scopo forme di assicurazione privata.
Senza dubbio, la previsione legislativa della copertura assicurativa INAIL ha contribuito fortemente a rendere possibile la diffusione del lavoro agile, prima ancora che la pandemia facesse esplodere questa modalità di lavoro, che, come sappiamo, ha reso possibile la continuazione delle attività produttive durante l’emergenza.
Tuttavia, l’originaria formulazione della norma sull’obbligo di comunicazione presentava alcune complessità applicative che, ancor prima della pandemia, potevano risultare di ostacolo all’attuazione del lavoro agile.
In particolare, l’obbligo di trasmettere copia di ogni accordo individuale di lavoro agile (ed ogni relativa modificazione) era particolarmente pesante e macchinoso, soprattutto nelle realtà in cui ad essere coinvolti in questa modalità lavorativa erano migliaia di lavoratori, e si poneva in stridente contrasto con la flessibilità tipica dell’istituto.
Il problema è emerso con evidenza durante la pandemia, nel corso della quale si è quindi corsi ai ripari operando, nei vari provvedimenti emergenziali che si sono succeduti, una semplificazione delle procedure, che prevedeva la possibilità di comunicazioni massive ed eliminava l’obbligo della trasmissione dei singoli accordi.
L’esperienza della pandemia ha quindi suggerito di rendere strutturali queste semplificazioni, il che è avvenuto con il DL 21 giugno 2022 n.73, il c.d. Decreto Semplificazioni.
Le modifiche del Decreto semplificazioni
Il decreto ministeriale n. 149, emanato dal Ministro del Lavoro e delle Politiche sociali in data 22 agosto 2022, definiva le modalità concrete per assolvere agli obblighi di comunicazione telematica delle informazioni relative all’accordo di lavoro agile previsti dall’art. 23, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, come all’epoca modificato dall’art. 41-bis del Decreto-legge 21 giugno 2022, n. 73 c.d. Decreto semplificazioni, convertito dalla Legge 4 agosto 2022, n. 122, che aveva introdotto una semplificazione delle procedure.
Tali comunicazioni erano state introdotte proprio nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro ai quali veniva così reso disponibile, con decorrenza dal 1° settembre 2022, l’apposito modulo da compilare attraverso il portale Servizi Lavoro del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE.
Tale adempimento veniva previsto solo nel caso di nuovi accordi di lavoro agile o qualora si intendesse procedere a modifiche (ivi comprese proroghe) di precedenti accordi. Restavano valide le comunicazioni già effettuate in base a quanto previsto dalla disciplina previgente.
Inoltre, veniva eliminato l’obbligo di trasmettere copia di ogni singolo accordo individuale, una procedura che era stata introdotta durante l’emergenza Covid-19.
Nonostante la semplificazione, restavano alcune incertezze a livello pratico, soprattutto per quanto riguarda la tempistica di invio della comunicazione. Nella prima formulazione della legge n. 81/2017, infatti, veniva richiamato l’art. 9-bis del Decreto Legge n. 510 del 1996, che si riferisce alle comunicazioni di assunzione, suscitando dubbi sulla necessità di inviare la comunicazione entro il giorno precedente l’inizio della prestazione in modalità agile.
Per rispondere a queste incertezze, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali aveva pubblicato il 23 dicembre 2022 una serie di FAQ. Secondo le FAQ, i datori di lavoro privati sono tenuti a inviare la comunicazione entro cinque giorni dall’inizio della prestazione in modalità agile o dalla proroga del periodo, mentre i datori di lavoro pubblici e le agenzie di somministrazione devono inviarla entro il giorno 20 del mese successivo.
Oggi: il Collegato Lavoro, legge del 13 dicembre 2024 n. 203
Dopo l’approvazione della Camera dei deputati in data 9 ottobre 2024 e del Senato in data 11 dicembre 2024, il cosiddetto Collegato Lavoro (Disegno di Legge Nazionale n. AS 1264 d’iniziativa del Governo), è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 303 del 28 dicembre 2024.
La legge 13 dicembre 2024 n. 203 (questa la denominazione ufficiale del Collegato Lavoro), recante “Disposizioni in materia di lavoro”, entrerà in vigore il 12 gennaio 2025.
Il testo normativo si compone di 34 articoli, e prevede all’art. 14 nuovi termini per le comunicazioni obbligatorie in materia di lavoro agile, intervenendo e modificando così l’art. 23 del D.lgs. 81/2017.
In particolare, la prima modifica di cui alla lettera a) dell’art. 14 concerne la soppressione dell’incipit della norma “con decorrenza dal 1° settembre 2022”, quale mero indice di consolidazione della stessa.
Alla lettera b), invece, il legislatore prevede che il datore di lavoro debba effettuare le comunicazioni telematiche al Ministero del lavoro e delle politiche sociali entro cinque giorni dalla data di avvio del periodo oppure entro i cinque giorni successivi alla data in cui si verifica l’evento modificativo della durata o della cessazione del periodo di lavoro svolto in modalità agile secondo le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali.
Cosa devono contenere le comunicazioni telematiche
Le comunicazioni telematiche devono contenere: i nominativi dei lavoratori; la data di inizio; e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. Tali dati sono resi disponibili all’Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL) con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
In caso di omessa comunicazione secondo le modalità previste dal decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali, si applica la sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore di cui all’art. 19, comma 3, decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276.
Con questa modifica, si intendono chiarire definitivamente le tempistiche di invio delle comunicazioni, trasformando in norma di legge quanto già emerso dalla prassi amministrativa. Questo vale tanto per la comunicazione di inizio del lavoro agile quanto per quelle relative a modifiche, trasformazioni (ad esempio, da tempo determinato a indeterminato), o cessazione del periodo di lavoro agile.
La questione della tempestività nell’invio delle comunicazioni assume particolare rilevanza, poiché, in base all’articolo 19, comma 3, del decreto legislativo n. 276/2003, il ritardo o l’inadempimento nell’invio della comunicazione obbligatoria può comportare sanzioni amministrative, variabili da 100 a 500 euro per ogni lavoratore o lavoratrice interessata.
Durante le audizioni parlamentari sul disegno di legge, era del resto emerso un ampio consenso tra le organizzazioni sindacali, le associazioni datoriali e gli esperti riguardo alla necessità di questa modifica.
Una regolazione più chiara dei termini di comunicazione risulta infatti fondamentale per evitare confusioni e soprattutto sanzioni.
