La trasformazione digitale sta semplificando processi aziendali chiave e abilitando nuove modalità di lavoro basate su una collaborazione fluida ed efficiente. È quanto avvenuto, ad esempio, con le piattaforme di collaborazione e con i sistemi documentali, ma lo stesso approccio si sta affermando anche in ambiti più verticali, come il CdA management, dove i board portal supportano una gestione del Consiglio di Amministrazione più strutturata, sicura ed efficace.
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Perché la gestione del CdA è complessa
Il CdA è l’ambito in cui si definiscono strategie, investimenti, analisi dei rischi, operazioni straordinarie e obblighi di compliance. È uno dei pilastri della governance aziendale e, nelle società che lo prevedono per legge o statuto, si riunisce con cadenza regolare.
CdA management: un processo regolato e formale
La complessità nell’organizzare un CdA deriva da diversi fattori. Per prima cosa, i consiglieri hanno agende dense e partecipano spesso a più consigli, per cui tutto deve essere preparato in modo impeccabile per evitare ritardi o decisioni rimandate. Il CdA, però, non è una riunione qualsiasi, ma deve rispettare regole precise circa:
- Anticipo minimo di convocazione;
- Definizione dell’ordine del giorno;
- Documenti da rendere disponibili;
- Quorum da verificare;
- Modalità di votazione;
- Modalità di verbalizzazione.
Tutto ciò rende complesso il CdA management, ovvero l’organizzazione e la gestione di un CdA, che a tutti gli effetti è un processo regolato, formale e legalmente rilevante.
I nodi critici: la gestione non strutturata e la sicurezza
Per anni, l’organizzazione dei CdA è avvenuta attraverso email, telefonate e allegati che potevano finire in archivi non controllati. Questo approccio, oltre a non garantire una distribuzione sicura del materiale, espone l’azienda a duplicazioni, errori, versioni incoerenti, omissioni e a un carico amministrativo sproporzionato per la segreteria. La mancanza di tracciabilità sulle attività e sulle decisioni incide inoltre sulla compliance e rallenta la capacità di risposta dell’organizzazione.
A ciò si aggiunge il tema chiave della sicurezza. Nei CdA circolano informazioni estremamente sensibili: dati finanziari, piani industriali, operazioni straordinarie, audit e contenziosi. Lasciare che questi documenti escano dal perimetro aziendale, vengano inoltrati senza controllo o resi non monitorabili in termini di accessi e versioni è un rischio inaccettabile.
Il mito da sfatare: il Board Portal non è solo per le aziende quotate
L’idea che uno strumento dedicato al CdA management (board portal) sia adatto solo alle società quotate o ai gruppi multinazionali è uno dei fraintendimenti più diffusi in quest’ambito.
Le società per azioni, in particolare quelle quotate, sono obbligate per legge ad avere un organo amministrativo, che può assumere diverse forme ma nella stragrande maggioranza dei casi è proprio un CdA. Eppure, molte aziende non quotate – dalle realtà familiari alle PMI con più soci – scelgono comunque di istituire un CdA e di gestirlo con cadenza regolare per chiarezza organizzativa, per garantire responsabilità e rafforzare la governance.
Fabrizio Gallotti, country Manager Italia di DiliTrust, realtà specializzata nella digitalizzazione dei processi di governance e delle funzioni legali, osserva: “Nelle aziende non quotate riscontriamo spesso una complessità di governance simile a quella delle realtà più grandi. Le dimensioni cambiano, ma la natura dei processi resta la stessa: decisioni strategiche, documenti altamente sensibili, obblighi di compliance, responsabilità formali. La differenza è che queste organizzazioni, a fronte di esigenze analoghe, dispongono di meno risorse operative e tecniche. Per questo, strutturare il CdA in modo digitale non è un ‘lusso’ da azienda quotata, ma un abilitatore per chi vuole lavorare con rigore, continuità ed efficienza”.
Il ruolo del board portal nella gestione moderna del CdA
Di fronte ai limiti dei canali tradizionali, non sorprende che l’interesse verso i board portal stia aumentando rapidamente. Il mercato globale è in forte espansione, con analisi che prevedono un tasso di crescita medio annuo del 10,2% fino al 2035 a causa di due fattori: il bisogno, sempre più sentito in azienda, di attivare soluzioni strutturate di document management e l’aumento delle minacce informatiche, che rende sempre più rischiosa la circolazione non controllata di informazioni sensibili e strategiche. A tal proposito, è utile ricordare che il costo medio di un data breach supera abbondantemente i 4 milioni di dollari (media globale), motivo più che sufficiente per investire in soluzioni solide e sicure.
Uno spazio sicuro per organizzare e gestire le riunioni
Un board portal è uno spazio di lavoro digitale, riservato, crittografato e con gestione sicura degli accessi, che riunisce in un unico ambiente tutte le attività necessarie alla gestione di un CdA, dalla preparazione dell’ordine del giorno alla condivisione dei documenti, dalla conduzione della riunione fino alla generazione e all’archiviazione dei verbali.
Dalle soluzioni base alle piattaforme avanzate
È importante chiarire che non tutte le piattaforme sono uguali. Nella sua declinazione più stretta, infatti, il board portal è essenzialmente un ambiente sicuro che raccoglie documenti, ordini del giorno, calendario delle riunioni e materiali utili ai consiglieri. È una sorta di repository che migliora la gestione e la rende più sicura rispetto alle email, ma che si limita ad archiviare, distribuire, conservare.
La differenza con una piattaforma evoluta emerge quando il portale non si limita a custodire i contenuti, ma gestisce tutto il ciclo di vita delle riunioni del CdA allineandolo alle dinamiche di lavoro contemporanee: riunioni ibride, utilizzo intensivo del mobile, collaborazione continua, processi distribuiti e automatizzati.
Soluzioni efficaci per CdA management: Smart CDA di DiliTrust
È proprio un’impostazione moderna a distinguere Smart CDA, il board portal di DiliTrust progettato per accompagnare in modo integrato l’intero ciclo di vita delle riunioni del CdA.
Fabrizio Gallotti, sottolinea la necessità, per un board portal moderno, di “allinearsi alle dinamiche lavorative di oggi e non imporre nuovi vincoli. Per questo, la nostra piattaforma punta molto su una UX moderna, ottimizzata per dispositivi mobile, e sulla collaborazione da remoto. Per fare un esempio, la costruzione dell’ordine del giorno diventa partecipata, perché ogni consigliere può proporre temi e condividere materiali con largo anticipo. Può inoltre interagire in chat, inserire annotazioni, modifiche istantanee e post-it senza mai uscire dal perimetro sicuro della piattaforma”.
Smart CDA si allinea al paradigma di lavoro moderno in molti altri modi: supportando nativamente le riunioni ibride, cioè con un mix di partecipanti in presenza e da remoto; gestendo all’interno della piattaforma votazioni e sondaggi; permettendo di apporre firme elettroniche a documenti e verbali senza uscire dalla piattaforma.
“Una soluzione non può dirsi davvero smart – aggiunge Gallotti – se non integra i trend tecnologici che stanno trasformando le aziende. Per questo, abbiamo introdotto anche capacità di AI generativa per accelerare attività complesse come la redazione dei verbali: partendo dagli input degli utenti e dagli esiti della riunione, la piattaforma produce una prima bozza che poi gli strumenti di collaborazione permettono di ottimizzare e di condividere”.
I benefici: più chiarezza, più efficienza, più sicurezza
I vantaggi di un approccio di questo tipo sono piuttosto evidenti. Quando una riunione diventa un processo continuo e strutturato, il CdA guadagna in trasparenza, velocità e affidabilità. Le comunicazioni sono centralizzate, ogni decisione è tracciata, le attività vengono monitorate e i rischi legati alla dispersione dei documenti si riducono drasticamente.
Per le aziende – quotate e non – questo si traduce in un salto qualitativo notevole a livello di governance e protezione delle informazioni sensibili, ma anche di produttività e competitività.
Articolo realizzato in collaborazione con DiliTrust
