La conservazione della pec a norma di legge rappresenta un aspetto fondamentale per garantire la validità legale delle comunicazioni digitali in Italia nel corso del tempo. La posta elettronica certificata è infatti uno strumento essenziale per l’invio di documenti ufficiali in ambito B2B e non solo, in quanto ha lo stesso valore della tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta. Spesso gli allegati che contiene hanno un’altissima rilevanza aziendale, perché si tratta di documenti fondamentali per il funzionamento dell’azienda, la buona riuscita degli accordi commerciali e la continuità del business.
Tuttavia, la conservazione della pec e dei relativi allegati richiede una gestione meticolosa per assicurare il rispetto delle disposizioni previste dal Cad – Codice dell’amministrazione digitale, il quadro normativo di riferimento da seguire che prevede, tra i diversi aspetti, anche la necessità di conservare in un adeguato sistema a norma le pec e i loro allegati.
Un’attività che può essere integrata nel più ampio processo di gestione documentale, rendendo semplice ed efficace il flusso di lavoro, senza aver necessità di una formazione tecnica particolare o di installazioni difficoltose nei propri sistemi. Ecco i consigli per implementare al meglio il processo in azienda.
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Conservazione Pec a norma di legge, quali sono le regole
In primis è bene ricordare, senza dare per scontata questa affermazione, che le pec vanno conservate obbligatoriamente. Infatti, la conservazione a norma della posta elettronica certificata rappresenta un adempimento obbligatorio, secondo la legge, per aziende, professionisti e studi professionali, PA, insomma chiunque se ne serva per mandare missive con il valore di una raccomandata con ricevuta: “La pec è al pari di una raccomandata, ma in formato digitale, quindi deve essere conservata per legge, proprio come le raccomandate cartacee vanno custodite”, spiega Matteo Zaffagnini, responsabile commerciale di TopConsult.
Se la consapevolezza su questo dato si sta diffondendo sempre di più, al contrario permangono i dubbi tecnologici: “Poche aziende capiscono la differenza tra il salvataggio delle pec da parte del provider e la conservazione vera e propria. È importante sottolineare che il provider può cancellare i messaggi salvati, quindi l’opzione non può garantire l’immutabilità e il valore legale delle pec nel corso del tempo. Bisogna capire bene la differenza tra il semplice salvataggio o l’archiviazione e la vera conservazione a norma”, aggiunge Zaffagnini. Infatti, aggiunge: “I fornitori del servizio di posta elettronica certificata non offrono garanzie sulla conservazione a norma, però spesso danno la possibilità di conservare i log per circa due anni e mezzo – aggiunge Zaffagnini -. Una pratica che però non ha lo stesso valore della conservazione a norma, in quanto non vengono conservati messaggi e allegati”, dunque non permette di rispettare l’obbligo di legge.
La conservazione delle pec a norma di legge prevede l’immissione delle pec in un sistema digitale appositamente creato per mantenere inalterate nel corso di lungo tempo tutte le caratteristiche della posta elettronica certificata, apponendo inoltre la marca temporale. Elementi questi che tutelano il valore probatorio di questi documenti e dunque, in caso di richiesta da parte dell’autorità giudiziaria o di lite tra privati, è possibile servirsene.
Lo scenario futuro della conservazione delle pec
Il riferimento normativo da tenere in considerazione è il Cad, la conservazione a norma è uno strumento tecnologico e normativo prettamente italiano: “Si arriverà in futuro probabilmente a comuni sistemi di archiviazione europei, per fare in modo che tutte le PA degli stati membri possano avere uno standard nel mantenimento dei propri archivi”.
Da sottolineare anche che la pec è destinata a trasformarsi in rem, una tipologia ancora più sicura di posta elettronica che prevede l’autenticazione a due fattori, ma per ora l’entrata in vigore di questo standard è stato prorogato: “La maggiore differenza tra le due è che la Rem assicura con assoluta certezza l’identità del soggetto cui è intestata la posta certificata”, racconta Zaffagnini.
Conservazione delle Pec a norma di legge, come si fa
Allo stato attuale, “molti provider offrono anche la conservazione delle pec a norma di legge, ma la soluzione più pratica e sicura è quella di disporre di una soluzione di conservazione integrata nei propri processi documentali, per mettersi al riparo da eventuali contenziosi e aver la certezza di conservare al meglio le pec”, racconta Zaffagnini. Il provider infatti può mantenere le pec nel proprio sistema, ma questa modalità non assicura il rispetto delle disposizioni normative e la tutela del valore legale dei messaggi. Una soluzione integrata nei propri processi documentali invece consente di gestire la conservazione in modo automatizzato, semplice e sicuro.
Per far ciò è importante innanzitutto ripensare i propri processi documentali in chiave digitale, in modo da avere un workflow efficiente e snello. Introducendo una soluzione specifica per la conservazione a norma è possibile poi svolgere gli adempimenti di legge senza particolari competenze tecniche o effort da parte dei propri uffici.
I consigli di TopConsult per la Conservazione delle pec a norma di legge
La soluzione di TopConsult permette di integrare la conservazione delle pec a norma di legge nel flusso di gestione documentale aziendale, senza stravolgimenti del modo di lavorare: “La piattaforma TopMedia Social NED di TopConsult dispone di strumenti in grado di scaricare le pec con la frequenza scelta dall’utente. Dopodiché provvede a immettere nel sistema di conservazione sia i messaggi di posta elettronica certificata che i loro documenti, spesso importantissimi per la vita dell’azienda. Possono essere infatti contratti, accordi commerciali, disposizioni con impatti sul business”, precisa Zaffagnini.
Il tutto è integrato e avviene quindi in un unico processo. Infatti, prima ancora di arrivare alla conservazione, la piattaforma lavora sul processo documentale vero e proprio, prendendo gli allegati dalle pec e smistandoli in modo intelligente alle persone interessate e competenti per quella tipologia di documento.
Anche il servizio di conservazione è ad hoc: “TopConsult lo offre in modalità SaaS – software as a service -, commenta Zaffagnini – dunque è sempre disponibile, flessibile e accessibile da diversi dispositivi, senza la necessità di un’installazione fisica. In caso di necessità si potrà senza alcun problema individuare rapidamente il documento di cui si ha bisogno nel sistema di conservazione, estrarlo e servirsene. Infatti, i documenti e le pec immessi nel sistema di conservazione saranno sempre fruibili, accessibili e integri, qualità che ne garantiscono il valore legale nel corso di anni e che tutelano quindi l’azienda anche in caso di contenziosi futuri”, come prevede la normativa.
Articolo realizzato in partnership con TopConsult
