Il ruolo del dipartimento legale è evoluto profondamente negli ultimi anni, diventando un interlocutore strategico presente in tutte le iniziative chiave dell’azienda.
Questo salto di posizionamento richiede un’evoluzione analoga sul piano operativo: nuovi processi, nuove tecnologie, un modo diverso di gestire il lavoro legale quotidiano. L’interlocutore naturale di questa trasformazione è l’IT, una funzione che oggi è al centro delle strategie aziendali più rilevanti, dall’adozione del cloud all’intelligenza artificiale.
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IT e Legal, due storie parallele
Il rapporto tra IT e Legal è sempre stato condizionato da priorità e obiettivi apparentemente distanti.
Il dipartimento legale ha sempre ragionato in termini di riservatezza e controllo, ovvero capacità di gestire informazioni sensibili con criteri propri, di adattare gli strumenti alle esigenze peculiari del lavoro giuridico e di muoversi secondo tempi dettati dalla natura delle materie trattate.
L’IT ha sempre inseguito obiettivi altrettanto legittimi, ma di segno diverso: costruire un’infrastruttura solida, sicura e governabile nel tempo, ridurre la complessità sistemica, garantire che ogni nuovo strumento si integri in modo sostenibile con l’ecosistema esistente per massimizzare l’efficienza di processo. Non rigidità, bensì un rigore necessario a evitare che soluzioni apparenti si trasformino in problemi reali.
Il risultato è stato un rapporto episodico, attivato su richiesta e raramente costruito su una visione condivisa. Quando le tempistiche dell’IT non riuscivano a sincronizzarsi con le urgenze operative del Legal, la risposta spontanea è stata l’autonomia: strumenti adottati in proprio, spesso eterogenei, non coordinati tra loro e svincolati dall’ecosistema aziendale.
Questo è uno scenario che molte organizzazioni riconoscono ancora oggi: file dispersi, archivi diversi e difficili da governare, flussi approvativi poco tracciabili, tanti applicativi che non dialogano e l’ombra dello shadow IT anche sul fronte della comunicazione.
LegalOps: la funzione legale adotta la logica del business
La trasformazione del dipartimento legale non può essere solo una questione di posizionamento. Richiede un cambiamento nel modo in cui il lavoro legale viene progettato, eseguito e misurato, ed è in questa direzione che si muove il concetto di Legal Operations.
Le LegalOps sono un cambio di paradigma, ovvero l’applicazione alla funzione legale della stessa logica operativa e manageriale che da anni governa il finance, l’HR o le operations. LegalOps significa disegnare processi ripetibili e misurabili, dotarsi di tecnologie che centralizzino e strutturino il lavoro, e costruire una cultura basata sui dati: “I team LegalOps sono nella posizione ideale per orientare la scelta degli strumenti digitali, lavorando in stretta sinergia con l’IT. Conoscono i propri limiti in materia di data governance e sicurezza, dimensioni particolarmente critiche nel contesto giuridico. Oggi, con la diffusione dell’intelligenza artificiale e un quadro normativo sempre più esigente, questa collaborazione tra IT e Legal è diventata una necessità”, spiega Fabrizio Galotti, Head of Sales Italia di DiliTrust.
Ad alimentare questo modello ci sono strumenti integrati come piattaforme di contract lifecycle management, sistemi di matter management e sempre più l’AI per la revisione documentale, l’analisi dei rischi, la collaborazione e il supporto alla due diligence.
Tutto ciò presuppone una condizione che, come abbiamo visto, non è scontata: processi mappati e standardizzati, un ambiente tecnologico governato, dati affidabili e accessibili. Tutto questo passa da una relazione con l’IT molto diversa da quella che ha caratterizzato il passato.
IT e Legal: come costruire una collaborazione vincente
Perché parliamo di partnership tra IT e legal e non di un semplice modello cliente-fornitore? Il problema è che quest’ultimo funziona quando le esigenze sono stabili e circoscritte, non quando l’obiettivo è una trasformazione che comprende il ridisegno dei processi, l’integrazione di piattaforme e la modifica delle dinamiche di lavoro.
Un cambiamento profondo richiede che l’IT capisca come lavora il legal, e che il legal comprenda la necessità di una soluzione governabile, sicura e sostenibile nel tempo. Richiede, appunto, una collaborazione in senso stretto.
Il punto di svolta è riconoscere che gli obiettivi delle due funzioni sono complementari. Il Legal ha bisogno dell’IT per dare concretezza alla propria trasformazione, mentre l’IT deve accompagnare la divisione legale all’interno di un perimetro governato, evitando derive verso l’adozione non controllata di tool SaaS attivabili con un click o soluzioni di AI generativa di cui non è sempre chiara la gestione dei dati. Oggi il dipartimento legale è uno degli ambiti più esposti al rischio digitale: riportarlo entro un ambiente strutturato, sicuro e sotto controllo è una priorità.
La convergenza emerge soprattutto nella scelta degli strumenti a supporto della trasformazione. Non parliamo più di applicativi isolati, ma piattaforme che:
- si facciano carico del maggior numero di attività e processi, sottoponendoli a una governance unificata;
- rispettino standard di sicurezza e resilienza di livello enterprise;
- siano conformi alle normative vigenti, incluse quelle sulla sovranità digitale;
- siano aperte all’innovazione.
Suite DiliTrust: il punto di incontro tra Legal e IT
La suite DiliTrust è un esempio concreto di piattaforma in grado di realizzare questo equilibrio perché, pur essendo nata con una vocazione esplicita verso il dipartimento legale, non ha costruito questa focalizzazione a discapito delle esigenze dell’IT.
La suite riunisce in un’unica piattaforma i principali processi del dipartimento legale, dalla gestione contrattuale al matter management, creando una base operativa comune che accelera i processi e riduce le inefficienze. Allo stesso tempo, può essere adattata e ampliata tramite sviluppi no-code; così, il legal acquisisce autonomia operativa, mentre l’IT mantiene pieno controllo e governance dell’ambiente: “L’intelligenza artificiale di DiliTrust opera all’interno dell’infrastruttura privata dell’organizzazione, senza che alcun dato sensibile esca dal perimetro controllato – aggiunge Galotti -. Il Legal ottiene strumenti avanzati per lavorare meglio, l’IT ottiene le garanzie che non può cedere”.
Sul versante dell’innovazione, l’intelligenza artificiale integrata nella suite mette a disposizione dei professionisti legali funzionalità mature come l’analisi dei documenti, l’estrazione automatica dei dati contrattuali e l’individuazione delle clausole a rischio. Il tutto senza che l’IT perda il controllo: l’AI è proprietaria e opera all’interno dell’infrastruttura privata di DiliTrust, a garanzia che i dati sensibili non possano uscire dal perimetro governato né vengano utilizzati per addestrare modelli di soggetti terzi.
Sul piano infrastrutturale, il modello SaaS elimina la necessità di investimenti Capex in hardware dedicato, un aspetto noto e apprezzato dall’IT. A tal proposito, le possibili obiezioni riguardano solitamente la sicurezza e il controllo del dato, ma la risposta è solida: la piattaforma è certificata secondo standard come ISO 27001 e SOC 2 Type 2 e adotta un principio di zero access, per cui i dati restano in ogni caso di proprietà dell’organizzazione e sono inaccessibili anche al team DiliTrust. In altre parole, il cloud fornisce scalabilità e accesso all’innovazione, ma non rappresenta in alcun modo una rinuncia al controllo.
Articolo realizzato in collaborazione con DiliTrust
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