Gestire e storicizzare il consenso privacy: guida completa per le aziende

La gestione del consenso nel trattamento dei dati personali è una delle questioni più delicate e complesse nell’ambito della protezione dei dati. Il ruolo dell’informativa privacy e della storicizzazione dei consensi è diventato centrale, imponendo alle organizzazioni l’adozione di misure adeguate al fine di garantire trasparenza, accountability e conformità normativa.

Normativa di riferimento per la storicizzazione del consenso privacy

Il consenso come base giuridica per il trattamento dei dati personali è regolato dagli articoli 6, 7 e 9 del GDPR, oltre che da diversi considerando che ne chiariscono l’applicazione:

1) Articolo 6, paragrafo 1, lettera a): stabilisce che il trattamento è lecito solo se l’interessato ha espresso il proprio consenso per una o più specifiche finalità.

2) Articolo 7: specifica le condizioni per la validità del consenso, sottolineando che deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile, e che deve poter essere revocato con la stessa facilità con cui è stato fornito.

3) Articolo 9: disciplina il trattamento di categorie particolari di dati personali per i quali è necessario un consenso esplicito.

Principi di accountability e dimostrabilità nella storicizzazione del consenso privacy

I considerando 32, 42 e 43 del GDPR nonché le Linee guida 5/2020 sul consenso ai sensi del Regolamento UE 2016/679, pubblicate il 4 maggio 2020 dall’EDPB prescrivono che il consenso sia effettivo, autodeterminato, dimostrabile e revocabile chiarendo che deve essere manifestato mediante un atto positivo inequivocabile e che non può essere presunto dal silenzio o da caselle preselezionate.

Il principio di accountability (articolo 5, paragrafo 2) impone ai titolari del trattamento di dimostrare la conformità, documentando il consenso raccolto e garantendo la possibilità di verificarlo nel tempo.

Il titolare deve essere in grado di dimostrare di averlo raccolto nel rispetto dei criteri di validità previsti dalla normativa. Se non fosse in grado di fornire tale prova, si configurerebbe una violazione equiparabile, dal punto di vista sanzionatorio, a un trattamento effettuato in assenza di una base giuridica adeguata.

Sanzioni e modalità di dimostrazione della storicizzazione del consenso privacy

Il Garante ha più volte inflitto sanzioni a organizzazioni che non sono state in grado di dimostrare adeguatamente la raccolta del consenso. Le irregolarità riscontrate nei provvedimenti riguardavano l’assenza di un consenso valido e tracciabile per finalità promozionali. Oltre alla multa, l’Autorità ha imposto alla società l’adozione di misure idonee a garantire che il trattamento dei dati personali venga svolto nel rispetto della normativa sulla privacy, assicurando la conformità lungo l’intero ciclo di gestione dei dati.

Il GDPR non impone un metodo specifico per dimostrare il consenso, né stabilisce un obbligo di forma per il suo conferimento. Secondo le Linee Guida dell’EDPB il titolare del trattamento ha la facoltà di sviluppare autonomamente le modalità più adatte per garantire la conformità alla normativa, adattandole al contesto operativo della propria organizzazione.

Fattori da considerare nella storicizzazione del consenso privacy

Per assicurare la corretta gestione del consenso, il titolare deve valutare il contesto in cui viene richiesto e scegliere lo strumento più appropriato per la sua raccolta. Tale scelta deve considerare diversi fattori, tra cui: le esigenze operative e organizzative dell’azienda, i costi associati all’implementazione di soluzioni tecnologiche per la gestione del consenso, la disponibilità e idoneità di spazi fisici, nel caso di archiviazione cartacea, le specificità del processo di raccolta dei dati personali, che potrebbero influenzare la modalità di acquisizione del consenso e il livello di prova richiesto, ovvero il grado di documentazione necessaria per dimostrare la validità del consenso raccolto.

Ambiti di applicazione del consenso privacy

Il consenso è utilizzato principalmente per trattamenti che non possono basarsi su altre basi giuridiche. Tra questi, le finalità di marketing e profilazione rappresentano il principale campo di applicazione:

• marketing diretto: invio di comunicazioni promozionali tramite e-mail, SMS, telefonate automatizzate. Il consenso deve essere chiaro e distinto da altre finalità.
• profilazione: analisi delle abitudini di consumo per personalizzare offerte e contenuti. Richiede un consenso specifico, soprattutto quando comporta decisioni automatizzate.
• cookie e tecnologie di tracciamento: il consenso deve essere ottenuto prima di installare cookie non essenziali sul dispositivo dell’utente, in conformità con la Direttiva ePrivacy.

Le soluzioni tecnologiche sono avere un registro centralizzato del consenso ossia un database in cui vengono registrati dettagliatamente i consensi rilasciati dagli utenti. Le piattaforme CMP (Consent Management Paltforms) sono software progettati per raccogliere, gestire e storicizzare consensi nel rispetto delle normative sulla privacy. Questi strumenti offrono: un’interfaccia utente per l’acquisizione del consenso (cookie banner, moduli di registrazione, opt-in /opt-out per le newsletter), un registro dettagliato dei consensi raccolti, meccanismi di revoca, integrazione con sistemi di CRM, gestione clienti e di marketing. Un altro modo efficace per garantire la storicizzazione del consenso è mantenere un audit trail dettagliato registrando ogni interazione dell’utente, questo permette di dimostrare in modo inequivocabile e verificabile quanto il consenso è stato raccolto, tracciare Le modifiche nel tempo (revoche, aggiornamenti, cambi di informativa) ed evitare così manomissioni manuali delle registrazioni.

Storicizzazione del consenso e tutela dell’azienda

La storicizzazione del consenso è fondamentale per dimostrare la conformità e proteggere l’azienda in caso di verifiche da parte delle autorità di controllo. Per essere conforme, un’azienda deve:

• Registrare ogni consenso con informazioni dettagliate: identità dell’utente, data e ora della raccolta, versione dell’informativa privacy accettata, canale e metodo con cui è stato espresso il consenso ed eventuali modifiche o revoche successive.
• Garantire la tracciabilità e l’immutabilità dei dati: ogni modifica al consenso deve essere registrata e archiviata e inoltre necessario evitare la possibilità di alterazioni retroattive.
• Mantenere aggiornate le informative privacy e conservare le versioni storiche.
• Automatizzare il processo di gestione del consenso che devono essere in grado di aggiornare automaticamente i consensi, revocarli su richiesta e registrare i dettagli dell’operazione.
• Garantire la facilità di revoca del consenso: l’utente deve poter revocare il consenso con la stessa semplicità con cui lo ha fornito e il sistema deve registrare la data e l’ora della revoca e interrompere immediatamente il trattamento per quella finalità.

Criticità più comuni riscontrate durante le ispezioni

Di seguito una check-list delle criticità più comuni riscontrate durante le ispezioni:

• gestione della conservazione dei dati: è fondamentale adottare un sistema automatizzato e strutturato per garantire che i dati personali, in particolare quelli utilizzati per la profilazione, siano conservati nel rispetto dei limiti temporali previsti dalla normativa. Un’errata gestione della data retention può comportare la conservazione dei dati per un periodo eccessivo e ingiustificato, aumentando il rischio di sanzioni per violazione delle disposizioni sulla protezione dei dati.
• monitoraggio dei consensi: molte aziende si concentrano esclusivamente sulla registrazione dei consensi, tralasciando altre basi giuridiche che giustificano il trattamento dei dati, come la gestione delle richieste commerciali, la raccolta di curriculum vitae o l’invio di comunicazioni di soft spam. Questa mancanza può portare a lacune nella documentazione delle autorizzazioni concesse dagli interessati.
• disallineamento tra gli archivi aziendali: la duplicazione dei consensi e delle informazioni sulla privacy in archivi diversi può causare incoerenze, rendendo complessa la ricostruzione del ciclo di vita dei dati e aumentando il rischio di errori nella gestione della privacy.
• affidabilità della registrazione del consenso: la mancata disponibilità di una prova concreta che attesti l’autenticità del consenso ottenuto rappresenta una criticità rilevante. È indispensabile disporre di meccanismi di verifica che garantiscano che i consensi registrati nei sistemi aziendali, come i CRM, siano tracciabili, autentici e non soggetti a manipolazioni o inserimenti fraudolenti.
• tracciabilità dell’informativa sulla privacy: l’informativa privacy deve essere chiara e completa, ma soprattutto deve essere storicizzata, in modo che sia sempre possibile dimostrare che l’interessato ne abbia effettivamente preso visione. La registrazione della versione accettata dall’utente rappresenta la prova della consapevolezza e dell’accettazione del trattamento dei dati.
• sistema centralizzato per la gestione dei consensi: affidarsi esclusivamente a strumenti di CRM o di marketing automation per la gestione dei consensi può risultare rischioso, in quanto questi sistemi sono progettati per scopi commerciali e non per garantire la conformità normativa. È quindi necessario adottare una piattaforma centralizzata e indipendente per la raccolta e la gestione dei consensi, che garantisca piena tracciabilità e conformità.
• registro della privacy degli utenti: è essenziale mantenere un registro dettagliato e sempre aggiornato, in grado di documentare ogni evento legato alla gestione della privacy di un utente per un periodo di almeno 10 anni. Questo registro deve essere facilmente accessibile in caso di controlli da parte delle autorità di vigilanza.
• esercizio dei diritti degli interessati: le aziende devono predisporre procedure chiare, efficaci e tempestive per garantire il rispetto dei diritti riconosciuti agli interessati dal GDPR. Questo include la gestione delle richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati. La mancata risposta a tali richieste nei termini previsti potrebbe esporre l’organizzazione a sanzioni da parte delle autorità di controllo.

Gestione del consenso: cosa devono dimostrare le aziende, in sisntesi

Per riassumere in modo operativo le organizzazioni bisogna che siano in grado di dimostrare:

• il momento esatto in cui un utente ha dato il consenso;
• il contenuto dell’informativa accettata al momento della raccolta;
• le eventuali modifiche apportate nel tempo;
• le modalità attraverso cui è stato acquisito il consenso.

L’uso di strumenti per la gestione del consenso aiuta a ridurre il rischio di non conformità. Questi sistemi sono in grado di generare log dettagliati e report esportabili che possano essere forniti rapidamente in caso di richiesta.

In conclusione, la gestione del consenso è un aspetto critico per la conformità al GDPR, soprattutto nelle attività di marketing e profilazione. La storicizzazione del consenso deve essere implementata con strumenti che garantiscano trasparenza, tracciabilità e sicurezza dei dati. Solo un approccio strutturato e conforme alla normativa può garantire la tutela dell’azienda e la fiducia degli utenti.