Collegamento registratore telematico e POS, ecco le nuove regole

Con decorrenza primo gennaio 2026 il legislatore ha introdotto un ulteriore tassello nel processo di digitalizzazione dei flussi informativi fiscali relativi alle operazioni al dettaglio, prevedendo l’obbligo di collegamento tra registratori telematici (RT) e strumenti di pagamento elettronico (POS).

La misura trae origine dalla Legge 31 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025), il cui articolo 1, comma 74, ha modificato l’art. 2 del Decreto Legislativo 127/2015, introducendo l’obbligo di integrazione ed integrazione tra i sistemi di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi e i sistemi di pagamento elettronico. In attuazione della norma primaria, l’Agenzia delle Entrate ha emanato il provvedimento del 31 ottobre 2025 n. 424470[1], definendo le modalità operative di connessione tra i dispositivi.

L’intervento normativo si colloca nel percorso, già avviato negli anni precedenti, di progressiva digitalizzazione degli adempimenti relativi ai corrispettivi telematici, con l’obiettivo di integrare in modo più stretto le informazioni fiscali con i dati dei pagamenti tracciabili. Tuttavia emerge un quadro non sempre coerente con le finalità del legislatore, soprattutto se si considera che l’abbinamento tra documenti commerciali e mezzi di pagamento non permette la quadratura del cerchio, e il rischio è che possano emergere disallineamenti che sarà difficile giustificare e gestire.

Ambito soggettivo e oggettivo dell’obbligo

L’obbligo riguarda gli operatori che:

• effettuano operazioni di commercio al minuto o assimilate ai sensi dell’art. 22 del DPR 633/1972;
• utilizzano strumenti di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (registratori telematici, RT server o soluzioni software equivalenti);
• accettano pagamenti elettronici tramite POS o altri strumenti tracciabili[2].

In concreto, tutti gli esercenti dotati di registratore telematico e di terminali di pagamento devono procedere all’associazione logica tra i due dispositivi.

È importante sottolineare che il collegamento richiesto:

• non comporta necessariamente una connessione fisica tra POS e registratore;
• consiste in un abbinamento amministrativo tra gli identificativi dei dispositivi.

L’operazione viene effettuata tramite una procedura dedicata disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Modalità operative e adempimenti richiesti agli esercenti

Il provvedimento del 31 ottobre 2025 n. 424470 dell’Agenzia delle Entrate dispone che:

• l’esercente (o l’intermediario) deve accedere alla propria area riservata;
• associare l’identificativo del POS con il numero identificativo del registratore telematico;
• indicare il punto vendita in cui i dispositivi sono utilizzati.

Il sistema mette a disposizione l’elenco dei terminali comunicati dagli operatori di pagamento, facilitando la procedura di abbinamento.

La connessione consente inoltre di includere nei dati del documento commerciale e nel file XML trasmesso all’Agenzia anche:

• modalità di pagamento;
• importo pagato con strumenti elettronici.

L’obbligo di associazione logica tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico, non è assistito da una autonoma fattispecie sanzionatoria espressamente tipizzata dal legislatore. Pertanto, l’eventuale inadempimento può essere ricondotto nell’alveo del sistema sanzionatorio generale previsto dal D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471, che distingue:

• le violazioni formali, qualora l’omessa associazione non incida sulla corretta liquidazione dell’imposta, sanzionate ai sensi dell’art. 11, comma 2-quinquies, con applicazione della sanzione di euro 100 per ciascuna trasmissione, entro il limite massimo trimestrale previsto;
• le violazioni sostanziali, qualora l’omissione determini l’inesatta o mancata trasmissione dei corrispettivi, con applicazione dell’art. 6, comma 3, che prevede la sanzione pari al 90 per cento dell’imposta relativa all’importo non documentato o non trasmesso.

Esiste anche una “esimente” contenuta nel comma 5-bis dell’articolo 6 del Decreto legislativo 472/1997, secondo cui “Non sono inoltre punibili le violazioni che non arrecano concreto pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo e non incidono sulla determinazione della base imponibile, dell’imposta e sul versamento del tributo”.

Probabilmente l’Agenzia delle Entrate tenterà di sostenere che il mancato abbinamento tra POS e RT è suscettibile di arrecare pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo, per cui la esimente non sarebbe operante. Ma, come si vedrà meglio appresso, la situazione è molto più complessa, perché il nuovo adempimento realizza un sistema di abbinamento per masse (non “biunivoco) delle operazioni, e presenta molte criticità che, di fatto, faranno emergere dai controlli automatizzati solo disallineamenti – non necessariamente sintomatici di evasione – che i contribuenti saranno chiamati a chiarire.

Modalità operative e adempimenti richiesti ai Prestatori di Servizi di Pagamento

Il provvedimento del 21 marzo  2025 n. 142285 dell’Agenzia delle Entrate dispone che siano tenuti a trasmettere le seguenti informazioni [3]:

− il proprio codice fiscale;

− il codice fiscale e, se disponibile, la partita IVA dell’esercente;

− il codice univoco del contratto di convenzionamento con l’esercente;

− l’identificativo rapporto del contratto di convenzionamento come comunicato all’archivio dei rapporti finanziari;

− l’identificativo univoco del POS attraverso cui l’esercente accetta la transazione elettronica;

− la tipologia di POS utilizzato (fisico, virtuale);

− la tipologia di operazione, distinta tra pagamento e storno pagamento;

− la data contabile delle transazioni elettroniche;

− l’importo complessivo giornaliero delle transazioni elettroniche effettuate dall’esercente;

− il numero giornaliero delle transazioni elettroniche effettuate dall’esercente.

La trasmissione dei dati deve avvenire entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento[4].

Per quanto riguarda il profilo sanzionatorio, non si può che notare una certa “indulgenza” del legislatore nei confronti degli intermediari finanziari: infatti non è stato considerato che il sistema di monitoraggio predisposto ha senso solo se gli  operatori trasmettono i dati in maniera puntuale e corretta. Tuttavia non esiste un regime sanzionatori specifico, e la sanzione applicabile in via residuale dovrebbe essere quella prevista dall’articolo 11, comma 1, lettera a) del Decreto legislativo 471/1997, ossia da 250 euro a 2.000 euro. Se rapportiamo la sanzione all’onere per gli intermediari finanziari ci rendiamo subito conto che la sanzione è molto più bassa del costo che l’intermediario deve sostenere per adempiere; questo è uno strabismo che mi auguro il legislatore voglia risolvere, non solo come deterrente per le omissioni ma soprattutto per evitare la comunicazione di dati inesatti da cui potrebbero scaturire attività di controllo non congrue.

Tempistiche e scadenze

L’obbligo è formalmente operativo dal primo gennaio 2026, ma l’attuazione prevede fasi progressive.

In particolare:

• il servizio telematico per effettuare l’associazione è reso disponibile nei primi mesi del 2026 (si pensa nel mese di marzo 2026);
• per i POS già in uso, il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dalla disponibilità del servizio;
• per i nuovi dispositivi, la registrazione deve avvenire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla loro attivazione e comunque entro la fine del mese.

Eventuali modifiche (sostituzione POS o RT) devono essere comunicate con le stesse modalità.

Finalità della riforma

Le finalità dichiarate del legislatore sono riconducibili principalmente a tre direttrici:

Rafforzamento della tracciabilità dei pagamenti

L’integrazione tra registratori telematici e strumenti di pagamento mira a rendere più coerente il flusso informativo tra:

• certificazione dei corrispettivi;
• incassi elettronici.

La misura è espressamente finalizzata a rafforzare la tracciabilità delle operazioni e migliorare la qualità dei dati trasmessi all’Amministrazione finanziaria.

Migliore capacità di analisi dei dati fiscali

La disponibilità contestuale dei dati:

• dei corrispettivi;
• delle transazioni elettroniche,

consente all’Agenzia delle Entrate di sviluppare strumenti di analisi del rischio più evoluti, orientati alla compliance preventiva.

Riduzione delle asimmetrie informative

Il collegamento logico tra i sistemi dovrebbe ridurre le incongruenze tra:

• incassi dichiarati;
• pagamenti tracciabili.

Criticità strutturali del modello di integrazione

Nonostante le dichiarate finalità di contrasto all’evasione, il modello presenta alcune criticità tecniche e sistemiche.

Assenza di collegamento puntuale tra singola operazione e transazione bancaria

La normativa prevede un’associazione logica tra dispositivi, non un collegamento certo tra il singolo documento commerciale e la specifica operazione finanziaria che avviene tramite POS.

E’ la stessa disciplina a riconoscere che l’integrazione non implica un collegamento fisico o transazionale diretto.

Ne consegue che il flusso dei corrispettivi e quello dei pagamenti restano paralleli e non confrontabili in maniera immediata.

Differenze fisiologiche tra flussi RT e flussi POS

In pratica, le due basi dati possono divergere per cause fisiologiche:

• pagamenti misti (contanti + carta);
• storni e rimborsi;
• incassi differiti;
• operazioni autorizzate ma non contabilizzate;
• errori di digitazione;
• temporanea disconnessione logica tra POS e RT[5];

Tali fattori rendono altamente improbabile una perfetta simmetria tra importi giornalieri dei corrispettivi e totali POS.

Rischio di falsi positivi nei sistemi di compliance

L’utilizzo congiunto dei dati potrebbe generare:

• segnalazioni di anomalia non significative;
• richieste di chiarimenti agli operatori per differenze meramente tecniche.

E’ quindi un sistema che se dovesse servire come monitoraggio potrebbe avere un senso, ma se dovesse servire come controllo per gli esercenti, sarebbe suscettibile di generare il caos. Si immagini per esempio il caso di un contribuente il cui controllo tra dati bancari e dati RT evidenziasse una discrepanza, di qualsivoglia importo. Che strumenti avrebbe l’esercente per risalire al “disallineamento” dei dati ? consideriamo anche che molti esercenti non hanno regimi contabili ordinari, quindi hanno una gestione finanziaria sommaria e non analitica.

Vero è il principio per cui l’obbligo di collegamento tra registratori telematici e POS rappresenta un ulteriore passo verso un sistema fiscale fondato su flussi informativi integrati e digitalizzati. Tuttavia, la scelta di un modello di integrazione basato su associazione logica dei dispositivi e non su un tracciamento puntuale delle singole operazioni limita la possibilità di ottenere una corrispondenza automatica e perfetta tra corrispettivi e incassi elettronici[6].

Il risultato è un sistema che potrà migliorare l’analisi dei rischi fiscali, ma che continuerà a richiedere attività di riconciliazione e interpretazione, con possibili effetti di incremento del contenzioso in presenza di disallineamenti fisiologici.

In questa prospettiva, il vero equilibrio applicativo dipenderà non tanto dall’obbligo tecnico di collegamento, quanto dall’utilizzo prudente dei dati da parte dell’Amministrazione finanziaria e dalla capacità degli operatori di documentare le ragioni delle inevitabili divergenze tra i diversi flussi informativi.

Lo scenario

Il quadro sopra delineato fa emergere una considerazione di fondo, che purtroppo mette in discussione il peccato originale dell’intero impianto progettuale: l’aver ritenuto replicabile, mutatis mutandis, ai corrispettivi telematici i criteri previsti per la fatturazione elettronica. Uno dei primi difetti – da cui sono scaturite una serie di lettere di compliance inviate ai contribuenti da parte dell’Agenzia delle Entrate – è stato quello di non considerare che per una operazione già certificata da un documento commerciale è consentita anche la emissione della fattura elettronica. Vero è che le regole tecniche[7] prevedono accorgimenti atti a scongiurare una non corretta interpretazione dei dati del SDI, ma il software di controllo dell’Ade, nella predisposizione dei controlli automatizzati, sembra non aver tenuto conto di ciò. Quindi, delle due, l’una. O si stabilisce che non è possibile che vi sia una doppia certificazione fiscale (documento commerciale, quindi corrispettivo telematico, e fattura elettronica) per la medesima operazione, oppure la si regolamenta in maniera tale che per il SDI la doppia operazione sia considerata unitariamente.

Resta comunque il problema della gestione delle non conformità da parte dell’Agenzia delle Entrate. Purtroppo oggi va sempre più affermandosi la prassi per cui subire un controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate sia come mettere inavvertitamente la manica della giacca in un tritacarne.

Emersa la irregolarità, generata da sistemi di controllo empirici assunti come verità, si avvia una procedura in cui il contribuente non gode di una adeguata tutela, ed in cui le possibilità di interazione con gli Uffici dell’Agenzia delle Entrate sono sempre più difficoltosi. Se si aggiunge che gli Uffici fanno sempre più largamente uso (o, meglio, abuso) delle presunzioni allora ci rendiamo conto di come ci sia il fondato sospetto che la tecnologia possa diventare un alibi per la giustificazione di procedimenti sommari piuttosto che uno strumento di recupero dell’evasione.

Note

[1] Intitolato “Attuazione delle disposizioni dell’articolo 1, commi 74 e 77, della legge 30 dicembre 2024, n. 207 – definizione delle modalità operative per il collegamento tra lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici e lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati i dati dei corrispettivi; definizione delle modalità operative per la memorizzazione puntuale e la trasmissione aggregata dei dati dei pagamenti elettronici”

[2] L’obbligo di accettare pagamenti con mezzi elettronici è stato disposto dal comma 4 dell’articolo 15 del D.L. 179/2012, che così prevede “A decorrere dal 30 giugno 2014, i soggetti che effettuano l’attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi, anche professionali, sono tenuti ad accettare anche pagamenti effettuati attraverso carte di pagamento, relativamente ad almeno una carta di debito e una carta di credito e alle carte prepagate; tale obbligo non trova applicazione nei casi di oggettiva impossibilità tecnica.”

[3] La norma che ha introdotto l’obbligo è il comma 5 dell’articolo 22 del D.L. 124/2019, che così recita:

“Gli operatori che mettono a disposizione degli esercenti i sistemi di pagamento di cui ai commi 1 e 1-bis trasmettono telematicamente all’Agenzia delle entrate le informazioni necessarie a controllare la spettanza del credito d’imposta. Al fine di tutelare la trasparenza in materia di costi delle commissioni bancarie, la Banca d’Italia, con provvedimento da adottare entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, individua le modalita’ e i criteri con cui gli operatori di cui al periodo precedente trasmettono agli esercenti, mensilmente e per via telematica, l’elenco e le informazioni relativi alle transazioni effettuate nel periodo di riferimento. Gli operatori di cui al primo periodo trasmettono telematicamente all’Agenzia delle entrate, anche tramite la societa’ PagoPA S.p.a., i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico messi a disposizione degli esercenti, nonche’ l’importo complessivo delle transazioni giornaliere effettuate mediante gli stessi strumenti”.

[4] Il sabato è considerato giorno non lavorativo. Non saranno comunque considerate tardive le comunicazioni pervenute entro l’ultimo giorno del mese.

[5] Si immagini al caso in cui presso una attività commerciale ci siano due RT e due pos; supponiamo che ci sia un guasto in uno dei 4 apparecchi, per cui l’esercente si troverebbe ad operare o con un POS e due RT o con due POS e un solo RT. Anche se la procedura che l’Agenzia delle Entrate dovesse prevedere una simile fattispecie, probabilmente sarebbe difficile da gestire, perché le tempistiche connesse alla emergenza lo impedirebbero.

[6] Il legislatore aveva avviato, con l’articolo 24 del decreto legislativo n.1 del 2024, un percorso molto più virtuoso, ossia quello di fare in modo che le transazioni bancarie di pagamento potessero costituire certificazione fiscale, vedi

https://www.agendadigitale.eu/documenti/corrispettivi-addio-ai-registratori-telematici-arriva-il-nuovo-software-ecco-come-usarlo/ , ma ad oggi non sembra vi siano sviluppi.

[7] Rese note con la FAQ dell’Agenzia delle Entrate 45 del 21 dicembre 2018, è stato affermato quanto segue: “… qualora il cliente, al momento di effettuazione dell’operazione, chieda l’emissione della fattura, l’esercente potrà … in caso di fattura immediata, trasmettere al SdI entro i termini della liquidazione periodica, la fattura recante l’indicazione della data di effettuazione dell’operazione e rilasciare al cliente, al momento di effettuazione dell’operazione, apposita quietanza (ex art. 1199 del codice civile) che assume rilevanza solo commerciale e non fiscale. In luogo della quietanza può essere rilasciata alla parte una stampa della fattura ovvero dalla ricevuta del POS, in caso di pagamento elettronico. Resta ferma la possibilità di rilascio dallo scontrino/ricevuta fiscale (ovvero dal c.d. “documento commerciale” nel caso l’esercente effettui la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi mediante registratore telematico ai sensi dell’art. 2 del d.Lgs. n. 127/15). In tale ultimo caso, come già detto, o, l’ammontare dei corrispettivi oggetto di fatturazione andrà scorporato dal totale dei corrispettivi giornalieri….

…. Quando le fatture elettroniche sono precedute dall’emissione di scontrino o ricevuta fiscale (o, nel caso di trasmissione telematica dei corrispettivi, da un “documento commerciale”), nella fattura vanno riportati gli estremi identificativi dello scontrino/ricevuta; in particolare, il blocco informativo “AltriDatiGestionali” va compilato riportando:

– nel campo “TipoDato” le parole “NUMERO SCONTRINO” (oppure “NUMERO RICEVUTA” oppure “NUMERO DOC. COMMERCIALE”); – nel campo “RiferimentoTesto” l’identificativo alfanumerico dello scontrino (o della ricevuta o del documento commerciale);

– nel campo “RiferimentoNumero” il numero progressivo dello scontrino (o della ricevuta o del documento commerciale);

– nel campo “RiferimentoData” la data dello scontrino”