Automatizzare ciò che appesantisce i processi amministrativi, ridurre il margine d’errore e liberare competenze oggi assorbite da attività ripetitive: è questo il terreno su cui si muove la collaborazione tra Siav e Atacod. Il focus è sull’evoluzione della gestione documentale intelligente e sugli scenari aperti dall’integrazione dell’intelligenza artificiale nei flussi aziendali.
Al centro c’è il ciclo di vita della documentazione passiva in ambito amministrativo, dall’ordine alla fattura: un processo spesso frammentato, in cui documenti, verifiche, riconciliazioni e passaggi tra funzioni diverse generano tempi lunghi, costi operativi e possibilità di errore.
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L’integrazione con ERP e logistica
Come spiega Emanuel Sette, product manager di Siav, “la soluzione Atacod permette di soddisfare l’esigenza di gestione del ciclo di vita della documentazione passiva in ambito amministrativo, dall’ordine alla fattura. Sul fronte amministrativo, le diverse figure aziendali verificano che il ciclo documentale sia conforme, cioè che non vi siano discrepanze tra i processi. La soluzione Siav AI supporta il lavoro automatizzando tutte le attività di matching con il supporto dell’intelligenza artificiale, così l’utente ha una visione complessiva del contenuto di questi documenti. Viene svolta un’operazione di lettura ed estrazione delle informazioni”.
Il valore della soluzione non si limita alla digitalizzazione del documento, ma riguarda la capacità di trasformare il contenuto documentale in informazione strutturata, disponibile per i sistemi aziendali. Il documento, anche cartaceo, viene acquisito, letto, interpretato e reso utilizzabile all’interno dei flussi operativi. Sette chiarisce: “C’è un’integrazione con il mondo ERP: quando arriva il documento, anche cartaceo, questo viene acquisito, le informazioni vengono estratte e i contenuti vengono condivisi, inviati all’ERP e messi anche a disposizione della logistica”.
È dunque in questo scenario che si inserisce Siav AI, piattaforma pensata per abilitare funzionalità intelligenti trasversali alle diverse soluzioni documentali. Non un singolo applicativo verticale, quindi, ma un layer di capacità AI integrabili nei processi: “Siav AI è la piattaforma che mette a disposizione caratteristiche integrate in varie soluzioni basate su AI, come l’information extraction. Le feature possono essere integrate in varie soluzioni. Tra queste troviamo quella realizzata in collaborazione con Atacod”.
Atacod e l’automazione intelligente dei processi amministrativi
Il contributo di Atacod si inserisce in questo scenario con un approccio che va oltre la sola gestione documentale. Il punto non è limitarsi alla lettura o all’estrazione delle informazioni, ma intervenire sull’intero processo amministrativo, riducendo in modo concreto il carico operativo e il margine di errore.
Come sottolinea Alberto Tessarollo, AD di Atacod, “il problema principale nelle aziende non è il documento in sé, ma tutto ciò che succede dopo: verifiche, riconciliazioni, inserimenti nei gestionali. Sono attività frammentate, ripetitive e ad alto rischio di errore”.
La tecnologia sviluppata da Atacod opera come un layer intelligente, in grado di interpretare i dati estratti, correlare documenti diversi e gestire automaticamente le logiche di processo. Nell’ambito del ciclo passivo e del ciclo attivo, questo significa non solo acquisire fatture, documenti di trasporto o ordini, ma anche eseguire attività di riconciliazione, matching delle informazioni e controlli di coerenza, preparando i dati per l’inserimento diretto nei sistemi gestionali.
“Non automatizziamo singole attività, ma interi flussi. Il sistema è in grado di comprendere il contesto, applicare regole e proporre azioni già validate, lasciando alle persone solo le eccezioni o le decisioni a maggior valore”, continua Tessarollo.
Questo approccio consente di ottenere risultati significativi in termini di efficienza: riduzione dei tempi operativi, abbattimento degli errori e maggiore scalabilità dei processi, senza aumentare le risorse coinvolte.
L’obiettivo non è sostituire il presidio umano, ma spostarlo verso attività di controllo, verifica e decisione: “La soluzione automatizza tutti i flussi, inserendo fatture e documenti di trasporto e coprendo la parte di riconciliazione. In questo modo le persone possono concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto, puntando anche sulle loro capacità intellettuali e non solo manuali. Abbattiamo i tempi esecutivi. Riduciamo gli errori e, di conseguenza, anche i costi, perché si ottimizza il processo. A oggi superiamo il 90% nella riduzione dei costi, riduciamo di oltre il 95% gli errori umani e abbattiamo inoltre del 90% i tempi di esecuzione”.
Un elemento distintivo è la capacità di adattarsi ai diversi contesti aziendali. Attraverso configurazioni guidate, è possibile modellare i flussi in base alle specificità dei sistemi esistenti, rendendo l’automazione accessibile anche in ambienti complessi e fortemente personalizzati.
Dal documento di trasporto al ciclo attivo: gli scenari applicativi
Uno degli ambiti più significativi riguarda il documento di trasporto e il ciclo passivo. In un processo tradizionale, la bolla accompagna l’arrivo della merce, passa dal magazzino all’amministrazione, viene sottoposta a verifiche, può generare segnalazioni di anomalie e richiedere ulteriori controlli su quantità e qualità. L’automazione supporta questo insieme di attività.
Tessarollo descrive così l’intervento: “La soluzione acquisisce il documento, lo analizza, estrae i dati e crea i matching grazie all’architettura proprietaria. Il flusso rileva i prodotti, individua i risultati corretti e li propone attraverso l’interfaccia all’utente, il quale, dopo una rapida verifica, procede con l’inserimento diretto nel gestionale. Nel caso di un cliente, l’automazione di un documento di trasporto particolarmente complesso ha consentito di ridurre i tempi di gestione di tre ore e mezza”.
L’automazione si estende anche al ciclo attivo, in particolare alla gestione degli ordini, dove l’aumento dei volumi può mettere sotto pressione strutture organizzative che faticano a reperire personale: “Un cliente si trovava nella difficoltà di gestire un volume crescente di richieste, senza riuscire a reperire nuove risorse per il reparto. Grazie al software, le persone hanno aumentato l’operatività del 40% e il problema è stato risolto mantenendo le stesse risorse”.
Un ulteriore elemento distintivo è la configurabilità della piattaforma: “Rendiamo il cliente il più autonomo possibile, senza la necessità di competenze tecniche specifiche. Il nostro software può essere personalizzato: è una soluzione no code – commenta Tessarollo -. Per esempio, per customizzare un listino prezzi, invece di sviluppare una personalizzazione ad hoc, in una sezione chiamata regole si configura il flusso selezionando menu a tendina e digitando parole. Il software si auto-personalizza, quindi è molto adattabile e scalabile”.
La promessa è rendere l’azienda autonoma, senza imporre competenze tecniche specialistiche per adattare i flussi alle proprie esigenze.
Articolo realizzato in partnership con Siav.
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