L’uso dell’AI per la PA si sta rivelando uno strumento decisivo per trasformare la gestione dei processi documentali, ridurre gli errori e velocizzare il lavoro quotidiano dei dipendenti pubblici. È quanto emerso dall’intervento all’Artificial Intelligence Talk — organizzato dall’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano — di Ilaria Bellin, Corporate Communication e Marketing Strategist di TXT per Ennova. Bellin ha portato l’esperienza maturata su alcuni progetti di digitalizzazione nelle amministrazioni italiane.
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Le criticità della gestione cartacea
La Pubblica Amministrazione si confronta quotidianamente con la mole di documenti cartacei che rallentano i flussi di lavoro e assorbono tempo e risorse. Secondo Bellin, la domanda da cui tutto è partito è stata semplice ma cruciale: «Quanto tempo e risorse si impiegano ogni giorno all’interno della Pubblica Amministrazione per gestire gli strumenti cartacei?». La richiesta degli enti era chiara: ridurre i tempi di gestione delle pratiche, trasformando processi che prima richiedevano ore in operazioni di pochi minuti.
Dal cartaceo alla digitalizzazione intelligente
Il percorso di innovazione non è passato da infrastrutture completamente nuove, ma dall’uso di strumenti già presenti negli uffici pubblici. Stampanti e multifunzioni, comuni in qualsiasi sede comunale o ufficio protocollo, sono state trasformate in nodi intelligenti capaci di integrare soluzioni di intelligenza artificiale. Come ha spiegato Bellin, «questi dispositivi non si limitano più a scansionare o stampare i vari documenti, ma possono comprendere, classificare e automatizzare i vari processi documentali».
Questa impostazione ha permesso di costruire una digitalizzazione intelligente, capace di coniugare hardware diffuso e software avanzato, senza richiedere investimenti aggiuntivi in nuove apparecchiature.
OCR e automazione dei flussi
Il cuore tecnologico della trasformazione è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) ad alta precisione, che consente la lettura automatica dei testi. Una volta acquisito, il documento viene smistato in maniera immediata verso l’ufficio competente: un modulo urbanistico, ad esempio, può essere instradato direttamente all’ufficio edilizia senza ulteriori passaggi manuali.
Questa automazione ha avuto effetti misurabili. I progetti implementati hanno portato a una riduzione di oltre l’85% degli errori di data entry grazie all’estrazione automatica dei dati. Inoltre, la disponibilità digitale immediata ha permesso di accelerare notevolmente l’avvio delle pratiche e di garantire tracciabilità completa di ogni documento, dal momento della scansione fino alla chiusura del workflow.
Un beneficio per dipendenti e cittadini
La trasformazione digitale non si è limitata a semplificare la vita degli operatori, ma ha avuto un impatto diretto anche sui cittadini. Nei comuni che hanno adottato queste soluzioni, le pratiche vengono avviate più rapidamente e i documenti sono recuperabili con facilità, evitando perdite o smarrimenti.
Bellin ha sottolineato come i dipendenti abbiano percepito un cambiamento significativo: «Si sono sentiti più gratificati perché non sprecavano e non perdevano più tutto questo tempo a copiare e scansionare fogli». La riduzione dei compiti ripetitivi ha liberato tempo per attività a maggiore valore, migliorando l’efficienza generale e aumentando la soddisfazione del personale.
Dal lato dei cittadini, l’impatto è altrettanto evidente: tempi ridotti di attesa, minori errori e la possibilità di interagire con uffici più rapidi e trasparenti.
L’archivio intelligente e la conoscenza digitale
Un aspetto rilevante messo in luce dall’esperienza riguarda la gestione di lungo periodo dei documenti. Grazie alla digitalizzazione, è possibile costruire una vera e propria knowledge base intelligente, consultabile anche a distanza di anni. «I documenti che scansioniamo oggi, tra cinque anni potremmo andarli a ricercare e ritrovare in pochissimi secondi» ha spiegato Bellin.
Questa prospettiva non solo migliora l’efficienza immediata, ma apre alla possibilità di archivi digitali strutturati e facilmente interrogabili, con un impatto diretto sulla trasparenza e sulla continuità amministrativa.
Dal protocollo ai bandi: casi d’uso concreti
I casi applicativi toccano diverse aree operative della PA. Oltre alla gestione delle pratiche quotidiane, l’integrazione dell’intelligenza artificiale è stata sperimentata anche per la ricezione e classificazione delle PEC e dei moduli inviati online. In questi scenari, i documenti vengono automaticamente interpretati e indirizzati agli uffici competenti, con la possibilità di fornire risposte automatiche di primo livello.
Un altro ambito di grande rilevanza è la gestione dei bandi e degli appalti. Bellin ha evidenziato come la mole di clausole e documenti giuridici rappresenti una sfida significativa sia per la PA sia per le imprese che vi partecipano. L’AI, in questo caso, può analizzare testi complessi, evidenziare passaggi critici e ridurre il tempo speso nella ricerca di informazioni. «Altrimenti si perde tantissimo tempo prezioso per andare a cercare l’informazione corretta» ha commentato.
L’AI per la PA come leva di efficienza
L’esperienza raccontata da Bellin mette in luce come l’AI per la PA non sia soltanto una tecnologia, ma un vero strumento organizzativo. L’introduzione dell’intelligenza artificiale nella gestione documentale ha consentito di ridurre tempi e costi, migliorare la qualità del lavoro interno e, soprattutto, offrire servizi più rapidi e affidabili ai cittadini.
La digitalizzazione intelligente, costruita a partire da strumenti già esistenti e diffusi, ha dimostrato che anche la Pubblica Amministrazione può avviare percorsi concreti di innovazione senza dover affrontare barriere tecnologiche insormontabili. I dati raccolti nei progetti pilota confermano la direzione intrapresa: meno errori, più efficienza e processi documentali più trasparenti.
