È naturale che l’introduzione dell’intelligenza artificiale nel project management per la gestione di progetti di comunicazione online stia trasformando profondamente il settore, portando con sé una serie di sfide e opportunità che influenzano non solo i risultati dei progetti, ma anche la qualità della vita lavorativa dei project manager e dei loro team.
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L’AI e la gestione dei progetti online
È un cambiamento che va oltre l’aspetto puramente tecnologico, toccando aspetti umani, relazionali e organizzativi.
L’AI può alleggerire il carico di lavoro automatizzando compiti ripetitivi, permettendo ai project manager di liberare tempo e risorse per concentrarsi su aspetti più strategici e creativi, migliorando così la qualità del lavoro e riducendo lo stress dovuto alle attività più monotone. Così non solo ottimizza i processi, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più soddisfacente e stimolante, dove le persone possono dedicarsi a ciò che realmente fa la differenza, come strategia, creatività e gestione delle relazioni.
Il miglioramento della collaborazione grazie all’AI
Nel contesto del lavoro di squadra, l’AI offre strumenti che possono migliorare notevolmente la collaborazione interna. Assistenti virtuali e chatbot, per esempio, possono gestire richieste semplici, fornire aggiornamenti sullo stato del progetto e rispondere a domande frequenti, semplificando la comunicazione e riducendo i tempi di attesa. Questo rende il flusso di lavoro più fluido e armonioso, alleviando la pressione sui membri del team e migliorando l’efficienza complessiva. In un contesto lavorativo sempre più frenetico e orientato ai risultati, avere un supporto tecnologico che si occupa delle attività più operative permette alle persone di concentrarsi maggiormente su compiti a maggior valore aggiunto, contribuendo a una migliore gestione del tempo e alla creazione di un ambiente di lavoro più sereno.
L’impatto dell’AI sulle relazioni con i clienti
Porta inoltre un miglioramento del rapporto con i clienti, perché permette di offrire analisi avanzate e predittive che aiutano a prendere decisioni più informate e basate su dati concreti. Ormai è possibile mostrare non solo ciò che stiamo facendo per il cliente, ma anche le previsioni su come potrebbero evolvere le loro performance, o suggerimenti su come ottimizzare le strategie in corso d’opera. Questo tipo di approccio non solo aumenta la probabilità di successo delle iniziative, ma rafforza anche la fiducia dei clienti, che percepiscono una maggiore trasparenza e una gestione più competente e proattiva dei loro progetti.
Sfide nell’adozione dell’AI nel project management
Naturalmente, parlo sempre da persona che vive da anni il rapporto complesso: client-fornitore di servizi. Un rapporto che vive di delicati equilibri perché non c’è mai pari conoscenza tra cliente e agenzia, perché non tutto quello che facciamo per il business online è di nostra responsabilità. Non hai idea quante volte, per un aggiornamento degli algoritmi di Google, nonostante il lavoro encomiabile svolto fino a quel momento, mi sia trovata in difficoltà a spiegare un calo di traffico organico. Il nostro lavoro dipende da algoritmi di posizionamento e di gestione dei canali che possono premiare altre tipologie di contenuto, a prescindere dalla nostra capacità di lavorare su quel canale.
Per cui avere tempo libero per poter educare il cliente, poter approfondire le tematiche di ingaggio, poterlo tenere vicino per supportarlo quando sente di non essere sulla via giusta è assolutamente un grande vantaggio. Le AI lo permettono, per cui evitiamo di far finta non facciano parte delle nostre vite.
Il futuro umano dell’AI project management secondo Walter Romano
Walter Romano nel 2023 diceva: “Già oggi le statistiche dicono che soprattutto per grandi progetti il mestiere del project manager è costituito per oltre il 70% da attività legate alla comunicazione. Grazie all’AI questa percentuale potrebbe addirittura aumentare e portare benefici alla gestione delle relazioni, cosa che aumenta sensibilmente la probabilità di successo dei progetti.
La gestione del team, e concentrarsi sull’utilizzo dello stile di leadership più adatto a ogni momento del progetto, saranno altri punti sui quali noi umani giocheremo un ruolo fondamentale. Il tempo risparmiato per creare tonnellate di reportistica deve essere in buona parte dedicato al team e alle persone, alla loro motivazione, a fornire formazione continua per il loro percorso di crescita. Ma anche ad assicurarsi che i canali di comunicazione funzionino bene all’interno del team e verso l’esterno.
Il project manager umano potrà dedicare più tempo alle negoziazioni strategiche, alla gestione delle crisi intervenendo prontamente in ogni momento di difficoltà o di blocco del lavoro. Potrà concentrarsi sul monitorare le attività critiche nel dettaglio e facilitare le opportunità per il progetto lavorando a più stretto contatto con partner e cliente”.
Costi e complessità nell’implementazione dell’AI nel project management
Naturalmente l’introduzione dell’AI nel project management non è priva di sfide. Un primo ostacolo riguarda i costi e la complessità dell’implementazione. Investire in tecnologie avanzate e formare il personale per utilizzarle correttamente richiede risorse significative, che non tutte le aziende possono permettersi. Anche perché scegliere prima ogni strumento AI addicted che ci supporti e che si interfacci correttamente con tutti gli altri strumenti già usati, e poi formare le persone, abbattere la resistenza al cambiamento e vedere i primi risultati, richiede moltissimo tempo. Chi si occupa di organizzazione e di project management deve effettivamente aver chiaro che è un progetto puro anche questo, che all’inizio sarà un costo ma che dovrebbe assolutamente partire perché la parola giusta è investimento.
Gestire la resistenza al cambiamento e l’etica nell’AI
Invece vedo già essere un deterrente, soprattutto per le realtà più piccole o con budget limitati. Ma è possibile adottare un approccio graduale, iniziando con progetti pilota che permettano di valutare l’efficacia delle soluzioni AI prima di un’adozione su larga scala. Se ti trovi in questa situazione è importante che tu sia in grado di bilanciare l’innovazione con la sostenibilità economica pianificando attentamente con le tue persone gli investimenti e cercando soluzioni che offrano un ritorno misurabile nel breve e lungo termine.
Gestione del cambiamento nell’AI project management
Parlavo poi della difficoltà nella gestione del cambiamento e della resistenza interna. L’introduzione dell’AI può generare preoccupazioni tra i membri del team, che potrebbero temere per la propria posizione o sentirsi sopraffatti dalla tecnologia. In questi casi, è fondamentale adottare un approccio empatico e inclusivo, coinvolgendo il team nel processo di adozione delle nuove tecnologie fornendo supporto e formazione adeguata. La chiave è far percepire l’AI come un alleato che migliora il lavoro di tutti, non come una minaccia. Che poi ci devi credere prima tu. Non credo che sia così banale. Leggo tanto e mi confronto con altri manager e project manager nelle aziende, ma vedo che ancora si è affaticati. Resta il fatto che dovrai saper ascoltare le preoccupazioni del team, valorizzando il contributo umano e mantenendo sempre un equilibrio tra tecnologia e sensibilità personale.
Ti consiglio anche di spingere per portare il tuo team a eventi che parlino di queste tematiche, o presenziare a webinar, corsi e qualsiasi forma di divulgazione che abbia a che fare con il mondo delle AI. Restare nell’ignoranza genera ancor più diffidenza e paura, conoscere è sempre la via migliore per abbracciare il cambiamento sereni.
Dipendenza tecnologica e controllo umano nell’AI project management
Ci sono ancora due importanti sfide che devi tenere in considerazione. Primo, essere dipendenti da qualsiasi strumento lo trovo sconsiderato sempre, figuriamoci cosa può accadere con le AI che permettono un fortissimo risparmio di tempo. Devi davvero ricordarti che i tool più spaziali del mondo te li porti addosso: cuore e cervello.
È essenziale che tu mantenga sempre un controllo umano sulle decisioni critiche, prevedendo piani di contingenza e non delegando completamente la gestione del progetto all’AI. La tecnologia deve essere vista come uno strumento di supporto capace di potenziare le capacità del team, non come un sostituto totale del giudizio umano e della capacità decisionale.
Qualità dei dati e bias nell’AI project management
Altro aspetto non meno importante: attenzione alla qualità dei dati utilizzati per addestrare i modelli di AI. Se sono inaccurati, incompleti o parziali possono portare a risultati fuorvianti e compromettere l’efficacia delle soluzioni implementate. Inoltre i bias presenti nei dati possono essere amplificati dall’AI, portando a decisioni distorte o discriminatorie. Qualche giorno fa ho chiesto un’idea di buyer personas per un prodotto utile in caso di problemi alla schiena; per chi non lo sapesse sono le tipologie di persone che potrebbero comprare un determinato prodotto o servizio che diventano, giustamente, il soggetto sul quale sviluppare ogni campagna web, che sia pubblicitaria o contenutistica. Per la categoria donna tra i 35 e i 50 anni la descrizione è quella riportata nella prima figura; per l’uomo, tra i 30 e i 45 anni, stesso prodotto, il risultato è riportato nella seconda.
Screenshot di ChatGPT per prodotto utile in caso di problemi alla schiena per buyer personas donna.
Screenshot di ChatGPT per prodotto utile in caso di problemi alla schiena per buyer personas uomo.
Ho sofferto parecchio: ChatGPT ha così assorbito la disparità di genere che me l’ha riportata anche tra le buyer personas. Una casalinga che lavora part-time, il classico, arrotonda lo stipendio del marito, fa il taxi per i figli e passa il resto della vita al supermercato. Io non ho il mio buyer personas praticamente, perché di sicuro non sono uomo, ma sono manager, mi occupo anche della figliolanza, gestisco casa come posso, di sicuro le “faccende” non me le sento addosso. Lavoro molte ore alla scrivania e, nonostante anche il padre della figliolanza abbia tanto da fare, ci siamo organizzati, agli asili nido, ai fratelli più grandi e ai nonni ecc., sono riuscita a essere tutto tranne una casalinga, lavoratrice part-time, e dovrebbe essere sempre così e non vorrei ChatGPT imparasse che questa è la donna italiana.
Scusami ma mi scaldo tantissimo in merito, lo vedo sempre da ChatGPT e soffro immensamente perché anche queste AI stanno imparando che noi donne non stiamo ancora vivendo una vita paritetica. Se sei uomo e stai leggendo questo testo: non ce l’ho assolutamente con te, credimi, nemmeno un po’. Ma è tempo di lavorare insieme, perché anche tu avrai una sorella, una compagna, una moglie, una figlia, una cugina o un’amica che stanno vivendo un dramma in merito. Aiutaci ad aiutarci.
Per cui, project manager del mi corazon, è compito tuo e di tutto il team (al quale dovrai ripetere e ripetere e ripetere) di verificare che i dati siano accurati, rappresentativi e utilizzati in modo etico, promuovendo una cultura della qualità e della responsabilità nell’uso della tecnologia.
