Il project management è fondamentale per il successo dei progetti. Non è cosa nuova per gli addetti ai lavori, eppure si tratta di una materia più complessa di come appare: secondo la Harvard Business Review (How AI Will Transform Project Management), ogni anno vengono investiti circa 48 migliaia di miliardi di dollari in progetti, ma solo il 35% di essi viene completato con successo.
Una delle ragioni principali per cui il tasso di successo dei progetti è così basso è il basso livello di maturità delle tecnologie disponibili per gestirli.
Le sfide attuali nella gestione dei progetti
La maggior parte delle organizzazioni e dei project leader utilizza ancora fogli di calcolo, presentazioni e altre applicazioni che, negli ultimi decenni, non hanno subito evoluzioni significative.
Seppure questi strumenti possano risultare adeguati quando il successo di un progetto viene misurato esclusivamente in termini di consegne e scadenze rispettate, risultano inadeguati in un contesto in cui i progetti e le iniziative sono in continua evoluzione e trasformano costantemente il business.
Negli ultimi anni si sono registrati miglioramenti nelle applicazioni di gestione dei portafogli di progetti, ma restano ancora carenti funzionalità cruciali come pianificazione avanzata, collaborazione tra i team, automazione e caratteristiche “intelligenti”.
La gestione tradizionale dei progetti si basa su metodi consolidati ma poco flessibili, che possono risultare inefficaci di fronte a sfide come:
- Grandi quantità di dati da analizzare.
- Problemi imprevisti che richiedono decisioni rapide.
- Compiti ripetitivi che consumano tempo e risorse.
Queste difficoltà possono portare a ritardi, sforamenti di budget e, in casi estremi, al fallimento del progetto.
Opportunità dell’intelligenza artificiale nel project management
Già qualche anno fa, Gartner evidenziava come il cambiamento fosse imminente, prevedendo che, entro il 2030, l’80% delle attività di project management sarà gestito dall’intelligenza artificiale (AI), supportata da big data, machine learning (ML) e natural language processing. Alcuni ricercatori, insieme a un numero crescente di startup, si focalizzano su algoritmi per applicare AI e ML al mondo del project management.
Le imminenti evoluzioni tecnologiche rappresentano un’opportunità senza precedenti. Le organizzazioni e i project leader più preparati a questa fase di trasformazione saranno quelli che ne trarranno i maggiori benefici. Praticamente ogni aspetto del project management, dalla pianificazione ai processi fino alle persone, sarà influenzato. Facciamo qualche esempio:
Migliore selezione e prioritizzazione dei progetti
La selezione e la prioritizzazione dei progetti si basano sulla capacità di prevedere quali di essi porteranno il massimo valore all’organizzazione. Laddove è ormai disponibile un numero elevato di dati, il machine learning (ML) è in grado di individuare pattern che sfuggono ai metodi tradizionali e di superare di gran lunga la precisione umana nelle previsioni.
Gestione dei rischi
Uno dei settori più sviluppati nell’automazione del project management è la gestione dei rischi. Nuove applicazioni basate su big data e ML aiutano i project manager a individuare rischi nascosti e suggeriscono azioni correttive. E presto saranno in grado di adattare i piani automaticamente per evitare determinati rischi.
Pianificazione e reportistica
Approcci simili alla gestione dei rischi miglioreranno anche la definizione, pianificazione e reportistica dei progetti, processi oggi lunghi e manuali. Grazie a ML e natural language processing (NLP), si possono ottenere:
- Migliore definizione del perimetro di progetto, automatizzando la raccolta e l’analisi delle user stories e individuando problemi come ambiguità, duplicati e incongruenze
- Strumenti avanzati per la pianificazione, che faciliteranno la schedulazione e la stesura di piani dettagliati e richieste di risorse
- Reportistica automatizzata e in tempo reale, in grado di sostituire gli attuali report obsoleti e fornire dati aggiornati su stato del progetto, benefici ottenuti, rischi di slittamento e sentiment del team
Allocazione delle risorse
L’AI permette di utilizzare algoritmi avanzati per analizzare dati storici e competenze dei membri del team, assegnando in modo ottimale le risorse disponibili. Questo riduce colli di bottiglia e aumenta la produttività.
Stime di costo più accurate
Grazie all’analisi di dati storici e alla capacità di identificare i fattori di costo, l’AI migliora le previsioni finanziarie, riducendo gli errori e i rischi di sforamenti di budget.
Assistenti virtuali per il project management
Con l’avvento di ChatGPT ed altre applicazioni simili, il mondo ha visto il potenziale dell’AI nell’analisi di enormi set di dati e nella generazione di insight immediati. Nel project management, strumenti di questo tipo alimenteranno “bot” e assistenti virtuali. Grandi aziende tecnologiche internazionali stanno sviluppando e introducendo sul mercato assistenti digitali per il project management, che forniscono aggiornamenti di stato istantanei e permettono agli utenti di aggiornare attività e tempi via testo, voce o chat.
L’Annual General Meeting del Project Management Institute Central Italy
Circa 250 partecipanti hanno preso parte all’Annual General Meeting del Project Management Institute Central Italy di quest’anno, un numero decisamente rilevante.
Il dato assume certamente ancora più valore se si considera che l’evento rappresenta l’assemblea annuale in presenza dei soci dell’Italia centrale del Project Management Institute, l’importante istituto internazionale che rilascia certificazioni di Project Management.
Gli interventi e le testimonianze di autorevoli rappresentanti della Pubblica Amministrazione hanno messo in luce il ruolo cruciale del project management in un contesto in cui il cambiamento degli ultimi anni, favorito anche dai progetti del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), ha reso sempre più centrale l’approccio al lavoro per progetti e obiettivi. Si tratta di un’evoluzione significativa, che segna un percorso di trasformazione culturale dal quale, auspicabilmente, non si tornerà più indietro.
Risultati pratici e sfide dell’implementazione dell’IA
Diversi studi dimostrano il valore aggiunto dell’AI nella gestione dei progetti:
- Sistemi di AI per l’allocazione delle risorse hanno ridotto i tempi di completamento dei progetti del 20%.
- Modelli di previsione dei rischi hanno abbattuto i costi associati del 15%.
- Algoritmi di pianificazione dinamica hanno diminuito gli errori di programmazione del 30%.
- L’uso di chatbot ha incrementato l’engagement dei team del 25% e ridotto i ritardi legati alla comunicazione del 10%.
Nonostante i benefici, l’implementazione dell’AI presenta alcune difficoltà:
- Qualità dei dati: i modelli AI dipendono dalla disponibilità di dati completi e accurati; dati di scarsa qualità possono compromettere i risultati.
- Complessità dei modelli: alcuni strumenti AI, come quelli basati sul deep learning, sono difficili da interpretare, limitando la fiducia e l’accettazione da parte dei manager.
- Costi di implementazione: l’adozione di soluzioni AI può essere onerosa, specialmente per organizzazioni con risorse limitate.
- Considerazioni etiche: Automazione e uso dell’AI potrebbero ridurre la necessità di alcune figure professionali, sollevando preoccupazioni sull’impatto occupazionale.
Il futuro del project manager nell’era dell’intelligenza artificiale
Le soft skills, il pensiero strategico e le capacità di leadership diventeranno sempre più importanti per i professionisti del project management. Il focus dell’attività sarà sempre più sulla creazione di valore, allineando i progetti agli obiettivi strategici. Alcune organizzazioni stanno già integrando l’AI nei loro programmi di certificazione, mentre alcune università innovative stanno insegnando ai propri studenti come sfruttare l’AI per ottimizzare la gestione dei progetti.
Lo scenario futuro è ottimistico: il Project Management Institute (PMI) prevede che, nonostante le perturbazioni e l’incertezza, i professionisti di project management continueranno ad avere grandi opportunità di avanzamento di carriera. Secondo l’ultimo rapporto del PMI sul Talent Gap, infatti, ogni anno saranno necessari 2,3 milioni di persone per coprire tutte le posizioni orientate alla gestione dei progetti che si prevede si apriranno entro il 2030.
Strategie di competitività per le aziende
Per rimanere competitive, le aziende dovranno concentrarsi sull’assunzione di persone che risolvono i problemi e creano relazioni e che possono aiutarle a guidare il cambiamento e a fornire valore strategico. In quasi tutti i settori, la comunicazione è l’abilità più importante da possedere (per il 68% degli intervistati), seguita dalla risoluzione dei problemi (65%), dalla leadership collaborativa (62%) e dal pensiero strategico (58%).
La padronanza di questi comportamenti, insieme alle competenze tecniche di base, renderà i professionisti del project management più preziosi e potrebbe renderli meno vulnerabili.
Per molti project manager, l’idea di automatizzare gran parte delle loro attività può sembrare preoccupante. Tuttavia, chi saprà sfruttare al meglio questi strumenti ne uscirà rafforzato. Il project manager del futuro non scomparirà, ma dovrà abbracciare il cambiamento e acquisire nuove competenze.
