Con l’intelligenza artificiale l’automazione dei processi di gestione dei progetti diventa ancora più spinta rispetto a quanto era già possibile con i numerosi software applicativi specifici in uso da diversi anni.
Questo perché consente tra l’altro di prevedere criticità, risolvere problemi e migliorare la comunicazione all’interno del team al fine di garantire che i progetti raggiungano gli obiettivi prefissati in termini di tempi, costi e livelli di prestazione stabiliti. Cambiamenti che portano a ridefinire anche competenze e lavoro dei project manager.
Indice degli argomenti
L’impatto dell’AI sul ruolo del project manager
Per meglio comprendere l’impatto della IA sul ruolo del project manager è opportuno richiamare il profilo di questa figura professionale, facendo riferimento alla Norma UNI 11648 che ne definisce i requisiti di conoscenza, abilità, autonomia e responsabilità. Il Project Manager dirige e gestisce le attività del progetto che, in estrema sintesi, riguardano l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la chiusura del progetto stesso.
Il Project Manager gestisce quindi il team di progetto, la governance operativa e deve tenere sotto controllo le performance del progetto durante tutto il ciclo di vita, garantendo anche la comunicazione e le relazioni con tutti gli stakeholder, deve possedere, oltre alla conoscenza delle metodologie e delle tecniche di project management, anche soft skill come forti competenze di comunicazione e ottime abilità nella gestione dei rapporti interpersonali, buone doti di leadership e di costruzione del team, capacità di problem solving e di motivazione e valutazione delle risorse e deve anche saper mediare tra interessi diversi.
A seconda della struttura organizzativa in cui si trova ad operare il responsabile di progetto può godere di maggiore potere e autonomia nella gestione del budget e delle risorse dedicate al progetto.
Differenza tra project manager, program manager e portfolio manager
Nelle organizzazioni più mature il Project Manager può riferire a un Program Manager e/o a un Portfolio Manager e collabora con questi affinché il successo del proprio progetto contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del programma/portfolio che devono essere coerenti con gli obiettivi strategici stabiliti dal Top Management .
Nell’esercizio delle sue funzioni il Project Manager è responsabile della corretta applicazione dei processi di gestione del progetto, orientando le attività e le risorse assegnate in ogni fase del ciclo di vita, e garantendo la diffusione delle informazioni verso tutti gli stakeholder. La corretta gestione degli stakeholder fondamentale per il successo del progetto, è un’altra responsabilità del Project Manager per garantire che tutti ne comprendano gli obiettivi e i benefici e che le esigenze di ciascuno siano sempre soddisfatte in tutte le fasi del ciclo di vita del progetto stesso.
Project manager, i vantaggi dell’AI per gestire i progetti
L’intelligenza artificiale rappresenta un prezioso alleato per i Project Manager, in quanto consente di migliorare la capacità di gestione dei progetti nei vari settori; può essere utilizzata per automatizzare totalmente alcune attività oppure per assistere il Project Manager in determinati compiti, rendendoli più rapidi, efficienti ed efficaci, o anche per aumentarne il potenziale, allargando le capacità che avrebbe senza utilizzare questi strumenti.
Attività completamente automatizzabili sono tipicamente i task ripetitivi, a basso valore aggiunto, in cui l’utilizzo della AI permette di velocizzare la loro realizzazione e di eliminare gli errori umani, che possono spesso verificarsi per semplice distrazione.
Tipico esempio di tecnologia utile è rappresentato dagli agenti di AI che sono programmi software che permettono di eseguire e concludere compiti con obiettivi predeterminati e che sono in grado di eseguire autonomamente attività ricorrenti, come ad esempio aggiornare le pianificazioni, monitorare l’allocazione delle risorse e inviare notifiche riguardanti gli scostamenti rilevati nello stato di avanzamento rispetto alla baseline di progetto.
Un agente di AI che in automatico prende le informazioni sul completamento dei task e le riporta in un report, aggiornando tutte le parti e accendendo alcuni segnali di allarme in caso di ritardi o task bloccati, aiuta sicuramente il lavoro del Project Manager, velocizzando la creazione dei report di stato di avanzamento , evitando che alcune informazioni siano omesse o errate e permettendo di dedicare maggior tempo ad altre attività.
L’impiego dei chatbot
Ci sono poi altre attività che non possono essere totalmente automatizzabili, in quanto richiedono un’elevata conoscenza del settore e del business o di alcune regole e prassi aziendali, e che sono basate su grandi quantità di o informazioni; per tali attività l’AI può essere considerata come un assistente. Sono sempre più frequenti i chatbot basati su AI generativa, assistenti virtuali che possono essere utilizzati per fare brainstorming, ideare nuovi progetti o velocizzare la ricerca di informazioni all’interno della documentazione disponibile. Grazie alla loro conoscenza grammaticale e alla capacità di comprensione del testo e del contesto, producono riassunti, effettuano traduzioni in pochi secondi e forniscono risposte in linguaggio naturale alle domande dei project manager.
Ad esempio per redigere un documento tecnico/progettuale in risposta ad un bando di gara il Project Manager si basa sulle proprie conoscenze, sui requisiti espressi nel bando e sul patrimonio documentale della propria azienda, in cui sono descritti in dettaglio, sia dal punto di vista tecnico che operativo, i progetti realizzati in passato.
Un assistente di AI generativa può supportarlo nel preparare una bozza di risposta che rispetti i requisiti richiesti; il sistema può essere utilizzato come chat di brainstorming per generare idee e può agire andando a recuperare informazioni da testi scritti nel passato, ad esempio fornendo un elenco dei documenti che affrontano argomenti simili oppure può utilizzare i testi contenenti gli argomenti ricercati per farne una sintesi e proporre una bozza di documento di risposta alla gara in atto.
L’evoluzione delle competenze richieste al Project Manager
Con l’introduzione dell’AI nel lavoro del Project Manager il controllo dell’avanzamento del progetto (inteso in senso ampio del termine: costi, risorse, tempistiche, rispetto deadline, ecc.) diventa, rispetto al passato, sempre più quantitativo. I sistemi di AI, infatti, prendono in input e restituiscono in output un’elevata quantità di dati in diversi formati (KPI, statistiche, tendenze nei dati storici, testi, immagini, azioni automatiche, ecc.). Tali dati di output necessitano di essere interpretati ed eventualmente approfonditi, indagati e rilavorati per essere utilizzati in modo efficace nel raggiungimento degli obiettivi (es. previsione e allocazione ottimale dei costi).
Le nuove competenze necessarie ai pm
Nell’ambito della AI generativa invece (es. chatbot utilizzati come assistenti virtuali), diventeranno sempre più importanti nuove competenze digitali come quelle di prompt engineering, ovvero la capacità di interagire con algoritmi tramite il linguaggio naturale, come se si stesse dialogando con un membro del team o un cliente. Questo tipo di interazione si basa principalmente sulla formulazione di domande precise e pertinenti, spesso ripetute in modo strategico, ma con piccole variazioni nella formulazione.
L’obiettivo è stimolare l’algoritmo a fornire risposte più dettagliate, accurate e complete. Nello stesso tempo, il Project Manager deve essere in grado di riconoscere eventuali segnali di allucinazioni da parte dell’AI, ossia risposte che appaiono verosimili e grammaticalmente corrette, ma che contengono informazioni false o inventate. Da molti anni si ritiene che le competenze relazionali rivestano un ruolo di fondamentale importanza per il Project Manager; aspetti come l’empatia, la leadership collaborativa e l’intelligenza emotiva sono alcuni dei fattori che possono determinare la crescita personale e professionale dei partecipanti al gruppo di lavoro, la loro soddisfazione e di conseguenza il loro impegno e la loro dedizione nel raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Negoziazione e change management
Le aree sulle quali il Project Manager può meglio concentrarsi diventano, ad esempio, la gestione dei conflitti, la gestione del cambiamento e la negoziazione. Le attività necessarie in tali ambiti sono difficilmente delegabili alla AI ma ad esse potrà essere dedicato un tempo maggiore grazie al tempo che l’AI consente di risparmiare sulle altre attività .
Capire le esigenze del team e degli stakeholder, con un particolare focus sulla comprensione del carattere e dei punti di forza di ciascun individuo, motivare e ispirare il team, incoraggiare la collaborazione e comprendere le dinamiche sociali e culturali per evitare fraintendimenti e facilitare l’armonia nel gruppo di lavoro, sono solo alcune delle nuove sfide che, se ben colte, possono portare a massimizzare il successo dei progetti.
Il Project Manager deve quindi saper bilanciare le richieste degli stakeholder e le risorse disponibili, negoziando priorità e tempi in modo efficace e deve trovare soluzioni che soddisfino le parti interessate senza compromettere la qualità del progetto. In quest’ottica, investire nella costruzione di buone relazioni (con il gruppo di lavoro e con gli stakeholders esterni) può facilitare il processo negoziale, così come l’utilizzazione di uno stile di comunicazione convincente e assertivo ma non aggressivo.
Il futuro del project manager con l’AI
In conclusione, se da un lato l’AI automatizza molte attività operative, dall’altro permette al Project Manager di dedicare più tempo alla gestione delle dinamiche umane, alla costruzione di relazioni solide e alla leadership collaborativa. In un contesto sempre più tecnologico, il valore aggiunto del Project Manager risiede pertanto nella sua capacità di creare coesione e fiducia all’interno dei team e tra gli stakeholder, ponendo l’elemento umano al centro dell’attenzione.
La combinazione Project Manager-AI potrebbe dunque essere un esempio nel quale l’introduzione dell’intelligenza artificiale non ridimensiona ma esalta l’importanza delle competenze “umane”. Infatti grazie all’AI, il ruolo del Project Manager diventa sempre più relazionale, un ruolo nel quale la crescita professionale non potrà più essere legata solo a KPI quantitativi ma dovrà considerare i feedback ricevuti dalle persone coinvolte e la necessità di sviluppare un atteggiamento di accoglienza delle critiche, anche con la disponibilità a modificare il proprio stile di gestione e di comunicazione.
Dunque, il ruolo del project manager richiede competenze nuove e altamente specializzate. Prima fra tutte, la capacità di comunicare efficacemente tra i team tecnici e quelli aziendali. Poi, saper gestire progetti con cicli di vita iterativi e dinamici, caratteristici del mondo dell’IA. Questo significa che le metodologie tradizionali di project management non sono più sufficienti, ma occorre integrarle con competenze approfondite nell’analisi dei dati e nel machine learning.
Fondamentale è anche la capacità di pensiero critico, per affrontare le sfide complesse e spesso inaspettate che sorgono nei progetti di IA. A questo sono strettamente collegate la gestione attenta dei rischi e l’ottimizzazione delle risorse, diventate sempre più centrali in un contesto competitivo come quello attuale. Non sono da sottovalutare neppure l’adattabilità e la propensione al continuo apprendimento: qualità imprescindibili per un project manager che opera in questo settore in rapida evoluzione. Essere aggiornati sulle ultime tendenze e tecnologie, e sapere come applicarle efficacemente nei progetti, rappresenta un vantaggio competitivo significativo. Queste nuove competenze non solo migliorano l’efficienza e il successo dei progetti, ma posizionano anche i project manager come figure chiave nell’implementazione e nell’ottimizzazione delle tecnologie IA.
