Usare un software per la Robotic Desktop Automation coincide, almeno in prima istanza, con un modo facile ed economico di fare sì che una workstation svolga compiti ripetitivi in modo rapido e preciso, evitando così ai dipendenti di svolgere lavori che li impegnano al di sotto delle loro capacità o che, poiché noiosi, se fatti per un lungo periodo possono demotivare e indurre all’errore.
Una lettura più approfondita permette di integrare la Robotic Desktop Automation a una variegata gamma di applicazioni, software e sistemi operativi. Tutto questo permette di ridisegnare almeno in parte i flussi e i processi aziendali.
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Introduzione a RDA, la Robotic Desktop Automation
La Robotic Desktop Automation funziona a prescindere dal sistema operativo e dalle le applicazioni con le quali interagisce. Può essere integrata in qualsiasi software aziendale, sia questo utilizzato in locale, in remoto o sul Cloud. Il vantaggio immediatamente spendibile ha due facce: le attività gestite dalla Robotic Desktop Automation devono essere stabili e dovrebbero richiedere un processo decisionale molto contenuto. Laddove l’interazione con un flusso aziendale dovesse richiedere una reingegnerizzazione, subentrerebbero altre tecnologie di automazione di cui parleremo in seguito.
Definire in una sola frase la RDA è impervio, si può sostenere che si tratta di ciò che viene definito “robot software” per eseguire attività ripetitive su singoli desktop o server. Questi robot (che sarebbe meglio definire “agenti”) sono istruiti a rispondere in tempo reale a determinati eventi, sgravando così l’operatore umano da compiti complessi, ripetitivi o tanto delicati da non permettere errori. Il risultato è un amento dell’efficienza e della produttività, con un dispendio di risorse contenuto.
Deputata a imitare il modo in cui l’operatore umano interagisce con le applicazioni installate sulla propria postazione di lavoro, la RDA può copiare e incollare dati, aprire collegamenti, navigare tra i menù di un software, aprire e chiudere applicazioni, inviare o prelevare dati da applicazioni anche nel caso in cui tali dati debbano essere inseriti in campi specifici.
Oltre a ciò, può eseguire attività definite in precedenza a seconda dei risultati restituiti dai software aziendali. Opportunamente configurati, i robot possono svolgere qualsiasi compito e interagire anche con applicazioni sviluppate all’interno delle aziende.
Perché la Robotic Desktop Automation è importante per le aziende
L’importanza della RDA risiede principalmente in tre elementi i quali, a loro volta, si dipanano a cascata:
- aumenta l’efficienza e la produttività dei dipendenti
- consente di liberare le risorse uomo dai compiti più noiosi
- permette di diffondere la cultura digitale all’interno dell’azienda
Lasciare a degli agenti il compito di assolvere le azioni ripetitive consente a un’impresa di ridurre gli errori e persino di estendere la produttività alle 24 ore del giorno. I dipendenti hanno capacità che spesso vanno al di là di quanto le rispettive job description esigono e poche cose, come un lavoro noioso e non in linea con le capacità degli individui, contribuiscono a demolire il senso di appartenenza all’azienda, peraltro necessario per la riuscita di ogni progetto imprenditoriale.
La spinta di cui beneficia maggiormente l’intera azienda viene però dalla cultura digitale che non nasce come acqua sorgiva ma segue l’adozione delle tecnologie.
Robotic Desktop Automation dei workflow aziendali
Un’azienda italiana, ad esempio, attiva nella finanza ha una succursale in Lussemburgo, laddove le leggi richiedono che i dati relativi a transazioni di una certa entità vengano inserite in un apposito database governativo a cui, le aziende del ramo, possono accedere mediante le apposite credenziali.
L’azienda deve estrapolare i dati da inviare alla filiale lussemburghese e, parallelamente, alle autorità di sorveglianza governative. Questo il compito, semplice e del tutto lineare che, però, prevede:
- che un operatore estrapoli i dati dall’applicativo gestionale tramite un’apposita interfaccia che li copia da un database DB2 AS/400 e li incolla in un file Excel precedentemente preparato
- che i dati del gestionale vengano replicati nel database della filiale in Lussemburgo, cosa di cui si fa carico una procedura manuale da avviare sull’AS/400
- che un operatore renda i dati compatibili con le specifiche del database governativo e li invii, nel formato opportuno, dopo essersi autenticato al relativo portale web mediante inserimento di nome utente, password e dopo avere ricevuto un codice di autorizzazione via email.
Tutto ciò può essere fatto in modo automatico, senza l’intervento dell’uomo, a un orario stabilito del giorno (per esempio alle ore 16 di ogni martedì, giovedì e venerdì, oppure quotidianamente) o, in alternativa, soltanto nel momento in cui è stata compiuta una transazione i cui parametri esigono il trasferimento della stessa nel database governativo.
Questo è, appunto, solo un esempio per dare una maggiore profondità alle capacità della Robotic Desktop Automation, che può essere usata in qualsivoglia dipartimento aziendale, per esempio:
- per il rispetto della privacy, evitando che i dipendenti entrino in contatto con dati sensibili
- per la data analytics, migliorando la qualità e la quantità dei dati disponibili
- per l’automazione di compiti contabili, di corrispondenza
- per l’instradamento delle richieste dei clienti verso l’ufficio competente
Tutto ciò che può essere considerato ripetitivo può essere assegnato alla Robotic Desktop Automation.
I requisiti, che sono peraltro molto logici, prevedono che un compito possa essere svolto in modo rapido e preciso e che possa essere automatizzato all’interno di una sfera definita delle decisioni e delle azioni che l’agente deve intraprendere a fronte degli eventi con i quali interagisce.
Come personalizzare la Robotic Desktop Automation
Le vie percorribili sono essenzialmente due, la prima è affidando la RDA a un gruppo di sviluppo interno all’azienda, la seconda è rivolgersi ai tanti software in commercio. Quale che sia la soluzione scelta, la personalizzazione avviene mediante un cruscotto, un’interfaccia grafica nella quale, di norma con la tecnica drag and drop, vengono allestiti i singoli passi che la procedura automatizzata deve compiere.
I software commerciali di RDA sono per lo più no-code, non prevedono che chi ne fa uso abbia conoscenze di programmazione. Tuttavia, laddove prodotti da sviluppatori interni all’azienda, possono anche essere programmi a tutti gli effetti, creati per adeguarsi a necessità specifiche ed essere rilasciati affinché gli utenti possano usarli in modo del tutto trasparente, ossia senza sapere come funzionino ma limitandosi a sapere cosa fanno.
RDA e altre tecnologie di automazione dei processi
In alcuni casi si fa riferimento alla RDA inserendola nel macroinsieme della Robotic Process Automation e, benché non siano la stessa cosa, non si può dire che sia un approccio concettualmente errato, giacché i termini usati evolvono insieme alle capacità delle tecnologie.
La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia mediante la quale vengono sviluppati e gestiti software per l’interazione tra uomo e macchine. È suddivisa in tre principali modelli di automatismo, ovvero:
- Robotic Process Automation assistita, che lavora al fianco dell’uomo e lo coadiuva nell’espletare le proprie mansioni
- Robotic Process Automation automatica, che non necessita l’intervento umano e si estende su più flussi e attività aziendali
- Robotic Process Automation ibrida, un mix tra le due modalità precedenti, utile tanto ai processi di front-office quanto a quelli di back-office.
In futuro, intersecando la RPA con le tante declinazioni delle AI, soprattutto generative, il modello ibrido dovrebbe affermarsi sugli altri.
Tendenze future per la Robotic Desktop Automation
Un gemellaggio sempre più solido con le AI generative, affinché la RDA diventi sempre più tagliata su misura delle entità che ne fanno uso, è ormai da considerare all’interno dell’orizzonte visibile. Non deve sorprendere che i software RDA integreranno sempre più strumenti di analisi dei dati, proprio perché di dati vivono e con i dati lavorano, lasciare che si disperdano va contro le logiche apicali delle culture Data-driven.
Non da ultimo, benché ci si muova nel mondo delle ipotesi, considerando che ci si sposta sempre più nel territorio di ciò che viene fornito “As a Service”, prolifereranno i servizi RDA-as-a-Service, laddove un fornitore erogherà il servizio via web e chi ne fa uso potrà creare l’automatismo che gli serve senza installare software sulle macchine aziendali.
