L’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) ha emanato, con provvedimento del 18 dicembre 2025, le nuove Istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (SOS), destinate a entrare in vigore dal primo luglio 2026. Il documento sostituisce integralmente le precedenti istruzioni del 2011 e aggiorna in modo sistematico i presidi richiesti ai soggetti obbligati ai fini della collaborazione attiva antiriciclaggio.
L’intervento della UIF non introduce nuovi obblighi formali, ma ridefinisce in modo puntuale come deve essere costruito il processo di individuazione, valutazione e segnalazione del sospetto, con un chiaro spostamento dell’attenzione sulla qualità delle valutazioni e sulla loro tracciabilità.
Indice degli argomenti
La nuova impostazione della collaborazione attiva
Le nuove istruzioni chiariscono che la segnalazione di operazioni sospette non è un atto isolato, ma l’esito di un processo strutturato, articolato in fasi logicamente collegate:
- Individuazione di elementi anomali (oggettivi, soggettivi, comportamentali)
- Analisi complessiva e contestualizzata
- Decisione motivata (segnalazione o archiviazione)
- Trasmissione tramite Infostat-UIF
La UIF chiarisce che anche le valutazioni che non sfociano in una segnalazione devono essere adeguatamente motivate e documentate, in quanto parte integrante del sistema di prevenzione.
Dal dato all’analisi: cosa cambia rispetto al passato
| Caratteristica | Provvedimento 4 Maggio 2011 | Nuove Istruzioni 18 Dicembre 2025 |
| Approccio valutativo | Spesso legato a soglie e automatismi quantitativi | Centrato sulla qualità del processo e sul rischio residuo |
| Tracciabilità | Non esplicitamente richiesta per le archiviazioni negative | Obbligatoria per ogni valutazione, inclusa l’esclusione del sospetto |
| Tecnologia | Riferimenti limitati ai sistemi informatici di base | Disciplina specifica per l’uso dell’IA e sistemi “human-in-the-loop” |
| Feedback (Flussi di ritorno) | Comunicazioni periodiche generali | Feedback semestrali dettagliati e schede annuali di sintesi |
| Struttura segnaletica | Modelli differenziati per categoria | Schema segnaletico unico e integrazione con portale Infostat |
Assetti organizzativi e responsabilità interne
Le istruzioni dedicano ampio spazio all’organizzazione interna dei soggetti obbligati, con particolare riferimento alla gestione delle SOS.
Il Referente SOS
Per i soggetti non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore, è prevista l’introduzione di un Referente SOS, responsabile della gestione del processo di segnalazione e dei rapporti con la UIF.
| Funzione | Responsabilità |
| Operatori / collaboratori | Rilevazione delle anomalie |
| Funzione AML / Compliance | Analisi e supporto valutativo |
| Funzione AML / Compliance | Decisione finale, invio SOS e conservazione documentale |
| Organi di controllo (se presenti) | Verifica dell’adeguatezza del sistema |
La UIF ribadisce che la responsabilità della decisione di segnalare non è delegabile, anche in presenza di esternalizzazioni o soluzioni tecnologiche avanzate.
Procedure interne: dalla teoria alla pratica
Le nuove istruzioni rafforzano l’importanza delle procedure interne formalizzate, che devono descrivere in modo chiaro:
- I criteri di rilevazione delle anomalie;
- Le modalità di analisi;
- I flussi informativi interni;
- Le modalità decisionali e di archiviazione.
Cosa devono fare i soggetti obbligati
- Aggiornare le procedure AML/SOS;
- Formalizzare le responsabilità interne;
- Assicurare la tracciabilità delle decisioni;
- Conservare le valutazioni anche in assenza di segnalazione.
Tecnologia e intelligenza artificiale: un supporto, non un sostituto
Le istruzioni ammettono l’utilizzo di strumenti tecnologici e di intelligenza artificiale per l’individuazione delle anomalie, ma pongono limiti chiari.
Utilizzo di strumenti automatici
| Consentito | Non consentito |
| Analisi di grandi volumi di dati | Segnalazioni automatiche |
| Sistemi di alert | Decisioni senza intervento umano |
| Supporto alla selezione | Modelli non spiegabili |
Il principio espresso dalla UIF è netto: la valutazione del sospetto resta un atto umano e responsabile.
Contenuto e qualità della segnalazione SOS
Le nuove istruzioni definiscono con maggiore dettaglio i contenuti informativi della SOS, ponendo particolare enfasi sulla coerenza tra dati strutturati e elementi descrittivi.
Contenuto minimo della SOS
| Sezione | Indicazioni UIF |
| Dati soggetti | Completi e aggiornati |
| Operazioni | Contestualizzate |
| Relazioni | Evidenza dei collegamenti |
| Descrizione | Chiara, logica, motivata |
| Allegati | Solo se necessari |
Una segnalazione formalmente corretta ma povera di contenuto informativo rischia di non assolvere alla funzione di collaborazione attiva richiesta dalla normativa.
Tempistiche, riservatezza e sospensione delle operazioni
La UIF ribadisce l’obbligo di tempestività nell’invio delle segnalazioni, che devono essere trasmesse non appena il sospetto è maturato, anche prima dell’esecuzione dell’operazione quando possibile.
Tempistiche rilevanti
| Fase | Indicazioni UIF |
| Invio SOS | Senza indugio |
| Operazioni non eseguite | Possibile richiesta di sospensione |
| Durata sospensione | Fino a 5 giorni lavorativi |
| Conservazione documentazione | Secondo D. Lgs. 231/2007 |
È inoltre ribadito l’obbligo di tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e dei soggetti coinvolti.
Feedback UIF e miglioramento del sistema
Le nuove istruzioni prevedono flussi strutturati di ritorno informativo da parte della UIF, sotto forma di:
- Feedback semestrali;
- Schede annuali per soggetti con elevato numero di SOS.
Le nuove Istruzioni UIF SOS 2025 segnano un passaggio chiave verso un sistema antiriciclaggio fondato non sulla quantità delle segnalazioni, ma sulla qualità del processo decisionale che le precede.
Per i soggetti obbligati, la sfida non è “segnalare di più”, ma segnalare meglio, dimostrando di aver adottato presidi organizzativi coerenti, procedure aggiornate e valutazioni tracciabili, in grado di reggere anche il confronto con eventuali verifiche ispettive.
