Nel contesto di una trasformazione digitale che sta ridefinendo le interazioni B2B, l’Italia si trova in una posizione paradossale: è leader in Europa per la fatturazione elettronica e la conservazione digitale, ma è in ritardo significativo nei Documenti di Trasporto (DDT) elettronici e nell’eCommerce B2B. La discrepanza – messa in luce dalla più recente ricerca dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano – si concretizza in un 35% di imprese italiane che emette Documenti di Trasporto digitali, a fronte di appena il 22% che li riceve, nonostante i vantaggi tangibili della digitalizzazione di questa fase intermedia del ciclo dell’ordine.
Un male per il sistema produttivo nel suo insieme: secondo l’Osservatorio, infatti, se in Italia si introducesse l’obbligo di trasmissione dei DDT in formato elettronico strutturato, si potrebbe ottenere un risparmio complessivo di 18 miliardi di euro. Questo risparmio deriverebbe principalmente da un aumento della produttività (99,7%), oltre che dalla riduzione dei materiali (0,2%) e del tempo di ricerca in archivio (0,1%).
Questo potenziale risparmio è significativo se confrontato con altre spese del settore tecnologico: è oltre otto volte la spesa attuale delle imprese italiane in cybersecurity e oltre venti volte il mercato dell’Intelligenza Artificiale in Italia. Risorse di questa portata potrebbero essere reinvestite per potenziare la dotazione tecnologica delle aziende o per contribuire al raggiungimento degli obiettivi di decarbonizzazione del Paese. Le aziende italiane sono quindi chiamate a superare questo paradosso, che non solo rallenta i processi interni ma limita anche la competitività sul mercato globale. Questo è particolarmente vero per i Documenti di Trasporto (DDT), che sono il nodo cruciale tra diversi stadi della catena logistica.
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Le sfide della gestione manuale dei DDT
“Le principali sfide che le aziende affrontano nella gestione manuale dei Documenti di Trasporto (DDT) sono legate principalmente al tempo sprecato e alla possibilità di errore umano -, afferma Paolo Grotto, Responsabile vendite & BDM di Arket, azienda specializzata nell’automazione e digitalizzazione dei processi, recentemente entrata a far parte di Bluenext – Ogni volta che un documento deve essere verificato manualmente, si impegnano risorse significative in un’operazione che offre poco valore aggiunto”.
Nella pratica quotidiana, come descritto da Grotto, il processo di gestione dei DDT inizia con l’arrivo della merce, accompagnata dai documenti stessi. Questa merce deve essere scaricata, contata e confrontata con il documento di trasporto, un’operazione che richiede attenzione e precisione. “Ogni errore nel rilevamento dei colli o nel controllo post-apertura può portare a incongruenze operative”, sottolineano da Arket. Questi errori possono causare ritardi significativi e costi aggiuntivi per le aziende.
La risposta di Arket per l’automazione dei DDT
Per risolvere le complesse sfide della gestione manuale dei Documenti di Trasporto, Arket mette in campo la suite Collhuborate, che comprende una soluzione avanzata per migliorare l’efficienza logistica attraverso la digitalizzazione e l’automazione. Un pacchetto dedicato, in altre parole, che sfrutta le potenzialità delle piattaforme software e l’esperienza consulenziale Arket per ottimizzare il processo dei DDT.
La piattaforma RPA (Robotic Process Automation) è progettata per automatizzare l’estrazione dei dati dai DDT e l’inserimento nell’ERP aziendale, eliminando la necessità di input manuali e riducendo così il rischio di errori. “Questo sistema va oltre la semplice digitalizzazione – precisa Grotto -. La RPA non solo estrae i dati, ma li mappa, li interpreta e li integra nei sistemi informativi aziendali, creando un flusso di informazioni continuo e accurato”.
Un altro componente cruciale della suite è la piattaforma documentale che conserva l’immagine del DDT e lo collega automaticamente a tutti gli altri documenti correlati (come fatture e ordini), facilitando il tracciamento delle informazioni e garantendo che i documenti siano sempre accessibili e sicuri. Questa soluzione permette una gestione efficiente e organizzata dei documenti, rispondendo anche alle esigenze di compliance normativa e archiviazione a lungo termine.
Il caso Arneg: un esempio di trasformazione digitale
Arneg Spa, azienda della provincia di Padova specializzata in sistemi di refrigerazione per il commercio al dettaglio, incarna perfettamente il caso di una digitalizzazione capace di ottimizzare i flussi logistici e aumentare l’efficienza operativa. Con 21 stabilimenti produttivi distribuiti in tutto il mondo e un vasto network di società di vendita e servizi, Arneg si trovava di fronte a sfide significative nella gestione dei Documenti di Trasporto (DDT). “Prima dell’implementazione delle soluzioni di Arket, ci confrontavamo con un processo manuale laborioso e inefficiente”, racconta il CIO, Manuel Minute. “Era quindi essenziale per noi trovare una soluzione che migliorasse l’operatività, l’archiviazione dei documenti e l’accessibilità delle informazioni, garantendo allo stesso tempo massima sicurezza ed affidabilità tecnologica”.
La digitalizzazione dei DDT supportata da Arket ha consentito ad Arneg di eliminare la necessità di spazi fisici per l’archiviazione, superando il limite rappresentato dai documenti cartacei soggetti a deterioramento e perdite. “Eravamo costretti ad archiviare i documenti in container posizionati fuori dall’azienda”, spiega Rosangela Pestrichella, Direttore Amministrativo di Arneg. “Per questo la digitalizzazione, oltre a ridurre i costi di gestione, ci ha consentito di migliorare notevolmente l’efficienza operativa”.
Un elemento chiave nel successo di Arneg è stato l’implementazione del modulo RPA (Robotic Process Automation), che estrae automaticamente i dati dai documenti di trasporto anticipati dai fornitori ed effettua il pre-carico nel sistema gestionale aziendale.
Risparmi e cambiamenti culturali: l’impatto della digitalizzazione
“Abbiamo completamente eliminato l’input manuale dei dati, portando a una riduzione totale degli errori – chiarisce il CIO -. Questa trasformazione ha liberato risorse che ora possono dedicarsi a funzioni di maggiore valore, come il controllo qualità”.
Ma non solo. “La digitalizzazione ha avuto un effetto profondo sui nostri processi amministrativi e contabili, riducendo praticamente a zero i margini di errore anche su questo fronte e migliorando notevolmente la capacità di fare previsioni e prendere decisioni basate su dati in tempo reale”, puntualizza Rosangela Pestrichella. “Ne consegue che questa precisione rafforzata non solo alimenta una gestione più snella, ma anche una cultura aziendale orientata all’innovazione e all’eccellenza”.
Integrazione e personalizzazione delle soluzioni Arket
Un aspetto cruciale del successo delle soluzioni Arket è la capacità di adattarsi e integrarsi perfettamente con gli ERP aziendali esistenti. “Abbiamo sviluppato strumenti specifici per garantire un’integrazione ottimale con i principali ERP – spiega Grotto -. In Italia, dove le normative sono particolarmente complesse, è infatti fondamentale rispettare le specificità di ogni azienda”.
Non a caso, Arket personalizza le sue soluzioni di automazione per adattarsi alle esigenze specifiche di diverse industrie, come la moda, la metalmeccanica o la grande distribuzione organizzata (GDO). Le piattaforme, pensate come moduli software flessibili, sono personalizzate sulle esigenze specifiche del settore e dell’azienda. Questo approccio tiene conto delle peculiarità delle imprese, sia che producano su commessa, in serie, o che operino nella distribuzione o nei servizi, “con il risultato – aggiunge Grotto – che le solutions si adattano al 70% delle tipicità di queste categorie, con una parte del sistema personalizzata per le esigenze specifiche”.
Raggiungere risultati di successo, tuttavia, non sarebbe possibile senza l’apporto imprescindibile delle persone: “Il vero cambiamento non avviene solo con la tecnologia, ma richiede anche una volontà da parte delle persone coinvolte”, fa notare Grotto. Gli fa eco il CIO di Arneg, Minute, enfatizzando l’importanza della collaborazione nei progetti di integrazione: “Il successo della nostra trasformazione è stato il risultato di un intenso lavoro di squadra, che ha coinvolto il nostro team IT, i colleghi dell’Amministrazione e degli Acquisti, i partner tecnologici e i consulenti di Arket”, chiarisce.
“Questa sinergia è stata fondamentale per garantire un’integrazione senza intoppi – conclude – e per dotarci di una nuova identità capace di mettere al centro produttività ed efficienza complessiva, spingendoci con maggior forza ad affrontare il futuro”.
Articolo realizzato in partnership con Arket
