DOMANDA
Alcuni distributori intermedi non inviano più i DDT in cartaceo ma via mail sotto forma di pdf. Ora leggo che il processo di produzione del documento informatico deve garantire:
- autenticità dell’origine: collegamento univoco e certo al dipendente e all’azienda * integrità del contenuto: completo e inalterato
- immodificabilità: forma e contenuto non possono essere alterati * leggibilità: qualità dell’immagine e leggibilità del file Mi pare di poter concludere che l’invio di un pdf non soddisfi tali requisiti.
Ove invece ricevessimo documenti con tali caratteristiche non sarebbe sufficiente assicurare un adeguata conservazione degli stessi (con backup o cloud) ?
RISPOSTA
Attualmente il DDT sotto forma di documento informatico è previsto solo per la gestione del ciclo degli acquisti di beni e servizi della pubblica amministrazione (NSO). Però non ci sono ragioni ostative affinché possa essere emesso in formato digitale, come appresso verrà riferito. Ci sarebbe da capire se le fattura viene emessa con riferimento ai DDT (quindi è una fattura differita) oppure no (e in questo caso sarebbe una fattura immediata, e non sarebbe obbligatorio emettere il DDT). Nel primo caso il DDT, per rispettare le norme previste in materia di documenti informatici, dovrebbe:
- prima della sua “chiusura”, essere completato con i dati essenziali, primo fra tutti la firma (che potrebbe anche essere apposta con sistemi digitali, per esempio firma grafometrica o equivalente), altrimenti sarebbe inutile -quanto meno nei rapporti tra le parti – perché non attesterebbe la ricezione dei beni indicati nel DDT;
- essere spedito come allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata entro le ore 24 del giorno di consegna; essere comunque conservato a norma del DM 17/6/2014 che, in particolare dell’articolo 3, che prevede “i documenti informatici siano conservati in modo tale che … siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste”.
In tale ipotesi potrebbe essere consigliabile, in alternativa, che l’emittente allegasse copia del DDT (in formato immagine, anche pdf) alla fattura elettronica a formarne parte integrante e sostanziale; ciò eliminerebbe il problema della separata conservazione (vedi faq Agenzia entrate). Nel secondo caso, qualora il DDT non venisse emesso con le modalità sopra indicate, rappresenterebbe un pro-memoria, e la fattura immediata assolverebbe implicitamente anche il ruolo del DDT.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu
Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome
