In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte delle transazioni tra le imprese. Questo sistema digitale semplifica la gestione contabile, riduce gli errori e garantisce tracciabilità fiscale. L’invio avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
Indice degli argomenti
Introduzione alla fatturazione elettronica in Italia
La fatturazione elettronica è un processo digitale che sostituisce la tradizionale fattura cartacea. Si tratta di un documento fiscale in formato digitale (generalmente in formato XML secondo lo standard “FatturaPA” in Italia) che deve essere creato, trasmesso, ricevuto e conservato elettronicamente, garantendo autenticità e integrità dei dati.
A differenza della fattura cartacea la fattura elettronica deve essere necessariamente redatta tramite un computer, tablet o smartphone e trasmessa elettronicamente al cliente attraverso un sistema specifico chiamato Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. L’SdI funge da “postino” digitale che verifica la correttezza formale della fattura (presenza dei dati obbligatori e dell’indirizzo telematico del destinatario) e la inoltra al destinatario.
L’introduzione della fatturazione elettronica ha mirato a diversi obiettivi:
- Semplificazione e digitalizzazione dei processi: Riduzione dell’uso della carta, dei costi di stampa, spedizione e archiviazione;
- Aumento dell’efficienza: Automatizzazione dei processi di emissione, invio, ricezione e contabilizzazione delle fatture, riducendo gli errori e accelerando i tempi di pagamento;
- Lotta all’evasione fiscale: Maggiore tracciabilità delle transazioni commerciali e dei flussi finanziari, rendendo più difficile l’occultamento di ricavi e l’applicazione di frodi IVA;
- Monitoraggio in tempo reale: Possibilità per l’Agenzia delle Entrate di monitorare in tempo reale le operazioni imponibili.
A partire dal 1° aprile 2025 sono entrate in vigore ulteriori specifiche tecniche (versione 1.9) che introducono nuove tipologie di documenti e codici, finalizzate a una maggiore precisione nella comunicazione dei dati fiscali e all’adeguamento a normative europee, consolidando ulteriormente l’importanza della fatturazione elettronica nel sistema fiscale italiano. In particolare, si tratta delle modifiche volute dall’Agenzia delle Entrate e pubblicate il 31 gennaio 2025.
Le principali novità introdotte
Dal 1° aprile 2025:
- Introduzione del codice TD29 – Comunicazione per omessa o irregolare fatturazione: Il nuovo tipo documento TD29 consente al cessionario o committente di comunicare all’Agenzia delle Entrate eventuali omissioni o irregolarità nella fatturazione da parte del fornitore. Questa comunicazione deve essere effettuata entro 90 giorni dal termine previsto per l’emissione della fattura o dalla data di emissione della fattura irregolare. L’invio avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) utilizzando un file XML con codice TD29. Questa novità sostituisce l’obbligo precedente di emettere un’autofattura (TD20) e versare l’IVA relativa all’operazione non documentata;
- Modifica del tipo documento TD20: Il codice TD20, precedentemente utilizzato per l’autofattura in caso di omessa o irregolare fatturazione, è ora riservato esclusivamente a specifiche situazioni. Tra queste le operazioni soggette a inversione contabile (reverse charge) – come previsto dall’art. 6, comma 9-bis, del D.Lgs. 471/97 – e gli acquisti intracomunitari, secondo quanto stabilito dall’art. 46, comma 5, del D.L. 331/93.Questa modifica chiarisce l’ambito di applicazione del TD20, distinguendolo dal nuovo TD29;
- Introduzione del regime transfrontaliero di franchigia IVA – Codice RF20: Con l’adeguamento alla Direttiva UE 2020/285 è stato introdotto il codice RF20 per identificare il regime transfrontaliero di franchigia IVA. Questo regime si applica alle piccole imprese con un volume d’affari annuo non superiore a 100.000 euro a livello europeo (85.000 euro per l’Italia) che effettuano operazioni transfrontaliere. L’obiettivo è semplificare gli obblighi fiscali per le microimprese che operano nei mercati europei;
- Eliminazione del limite di 400 euro per le fatture semplificate: È stato eliminato il limite di 400 euro per l’emissione di fatture semplificate quando il cedente/prestatore opera in regime forfettario (art. 1, commi 54-89, L. 190/2014) e nel regime transfrontaliero di franchigia IVA (Direttiva UE 2020/285). Questa modifica consente ai soggetti interessati di emettere fatture semplificate anche per importi superiori a 400 euro, semplificando la gestione amministrativa;
- Aggiornamento dei codici per la vendita di gasolio e carburante: Sono stati aggiornati i codici valori per le fatture relative alla vendita di gasolio e carburante in conformità con la nuova codifica stabilita dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM). Questo adeguamento mira a uniformare i processi di fatturazione nel settore dei carburanti, migliorando la coerenza tra le normative fiscali e doganali.
Perché scegliere un software per la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è una leva strategica per migliorare l’efficienza aziendale, garantire la compliance fiscale e snellire i processi amministrativi. Scegliere un software per la fatturazione elettronica significa molto più che generare file XML da inviare al Sistema di Interscambio (SdI). Si tratta di uno strumento che, oltre ad assicurarci l’adempimento degli obblighi, consente di ottenere diversi vantaggi:
- Conformità con la normativa in evoluzione: Il quadro normativo in materia di e-fattura, sia in Italia sia a livello europeo (con l’imminente introduzione dell’e-reporting e del sistema ViDA – VAT in the Digital Age), è in continuo aggiornamento. Un buon software è costantemente aggiornato rispetto alle modifiche dell’Agenzia delle Entrate, evitando errori formali e sanzioni;
- Automazione e risparmio di tempo: Dalla generazione automatica della fattura al controllo dei dati, dalla conservazione digitale a norma all’invio automatico al SdI, un software evoluto riduce drasticamente l’intervento manuale. Questo si traduce in meno errori;
- Conservazione digitale a norma: I migliori software integrano la conservazione sostitutiva a norma di legge, archiviando i documenti per dieci anni in ambienti sicuri, tracciabili e facilmente consultabili. Un vantaggio sia in caso di controlli, sia per la gestione interna dell’amministrazione;
- Integrazione con altri sistemi aziendali: Molti software si integrano con ERP, CRM o strumenti di contabilità, creando un ecosistema connesso in cui le informazioni viaggiano in modo fluido, abbattendo i silos tra uffici e piattaforme;
- Monitoraggio dei flussi e analisi dei dati: Alcuni strumenti avanzati offrono dashboard per controllare in tempo reale lo stato delle fatture (inviate, scartate, in attesa), oltre a report statistici per monitorare l’andamento del business e tenere sotto controllo il cash flow;
- Accessibilità e sicurezza: I software cloud permettono di gestire la fatturazione ovunque, anche da smartphone o tablet, con sistemi di autenticazione sicura e backup automatici. Una sicurezza in più per lavorare in mobilità e senza rischi.
Software fattura elettronica: i migliori del 2025
La scelta tra un software di fatturazione elettronica dipende da diversi fattori, tra cui le specifiche esigenze aziendali, la complessità delle operazioni e il budget disponibile. Quindi sarà poi necessario scegliere se affidarsi a un software free o a un software a pagamento. Infine, da valutare attentamente la necessita di funzionalità avanzate, integrazioni e supporto affidabile.
Software gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate è visto come una soluzione di base adatta a chi emette poche fatture.
Consente la generazione e l’invio delle fatture elettroniche attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” e l’app “FatturAE” ed è compatibile con diversi sistemi operativi, inclusi Windows, MacOS e Linux, e opera in ambiente Java.
Gli strumenti sono periodicamente aggiornati per incorporare modifiche normative e tecniche, il che è essenziale per mantenere l’efficacia e l’accuratezza.
Nonostante sia gratuito, il software dell’Agenzia delle Entrate manca di alcune funzionalità avanzate disponibili nei software a pagamento, come automatismi per calcoli complessi e integrazioni con altri sistemi gestionali.
Fiscozen: gestione fiscale e consulenza personalizzata
Il software di fatturazione elettronica offerto da Fiscozen è una soluzione digitale pensata per semplificare la gestione fiscale di liberi professionisti e titolari di Partita IVA. Attraverso una piattaforma intuitiva, consente di creare, inviare e conservare fatture elettroniche in pochi clic integrando anche funzioni come la previsione delle tasse e l’assistenza fiscale in tempo reale.
Caratteristiche principali del software Fiscozen
- Creazione rapida delle fatture: Permette di generare fatture elettroniche in formato XML in soli quattro passaggi, con un’interfaccia user-friendly che guida l’utente nell’inserimento dei dati necessari;
- Invio diretto al Sistema di Interscambio (SdI): Dopo la compilazione, la fattura viene trasmessa automaticamente all’Agenzia delle Entrate tramite il SdI, garantendo conformità alle normative vigenti;
- Conservazione digitale: Il software archivia le fatture emesse, assicurando la loro conservazione per il periodo obbligatorio di 10 anni, come previsto dalla legge italiana;
- Assistenza fiscale dedicata: Gli utenti hanno accesso a consulenti fiscali pronti a fornire supporto personalizzato per qualsiasi dubbio o necessità relativa alla fatturazione elettronica.
- Dashboard completa che permette di monitorare in tempo reale le scadenze fiscali e le previsioni di imposta, facilitando una gestione proattiva della propria attività professionale.
Aruba: semplicità e convenienza per le piccole imprese
Il software di fatturazione elettronica di Aruba è una soluzione completa progettata per semplificare la gestione delle fatture elettroniche per professionisti, imprese e titolari di Partita IVA, inclusi coloro che operano nel regime forfettario.
Caratteristiche principali di Fatturazione elettronica Aruba
- Creazione e invio di fatture XML: Il sistema consente di generare fatture elettroniche in formato XML direttamente dalla piattaforma, oppure di caricare file XML già pronti, anche in modalità massiva. Le fatture vengono poi inviate automaticamente al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate;
- Conservazione digitale a norma: Le fatture emesse e ricevute vengono conservate digitalmente per 10 anni, in conformità con la normativa vigente, garantendo la validità legale dei documenti nel tempo;
- Interfaccia web e mobile: Oltre all’accesso tramite browser, Aruba offre un’app mobile gratuita per dispositivi iOS e Android, che permette di gestire le fatture in mobilità, ricevere notifiche push e condividere documenti rapidamente;
- Integrazione con altri servizi: Il software è integrabile con altri strumenti e servizi offerti da Aruba, come la Posta Elettronica Certificata (PEC), la firma digitale e la conservazione sostitutiva, offrendo una soluzione completa per la gestione documentale;
Aruba propone diverse soluzioni per adattarsi alle esigenze dei propri clienti tra cui i regimi forfettari e gli utenti “solo ricezione”.
- Account base: Ideale per chi desidera gestire autonomamente l’intero ciclo di fatturazione elettronica;
- Account solo ricezione: Per chi necessita esclusivamente della ricezione e conservazione delle fatture elettroniche;
- Account Premium: Pensato per medie e grandi imprese, offre funzionalità avanzate e possibilità di integrazione con sistemi gestionali esistenti.
Piani tariffari offerti da Aruba per il servizio di fatturazione elettronica prevedono una promozione per i primi 3 mesi e un costo per il successivo rinnovo annuale.
- Fatturazione elettronica (servizio + 1 GB di spazio): 1 euro + IVA per 3 mesi. A seguire 29,90 euro + IVA all’anno.
- Fatturazione elettronica Solo Ricezione (servizio per la ricezione + 1 GB di spazio): 1 euro + IVA per 3 mesi. A seguire 29,90 euro + IVA all’anno.
Fattura24 e la sua versatilità per professionisti
Fattura24 offre una soluzione completa per la gestione della fatturazione elettronica per liberi professionisti, piccole e medie imprese.
Caratteristiche principali
- Fatturazione elettronica semplificata: Fattura24 consente di creare, firmare digitalmente e inviare fatture elettroniche in formato XML direttamente al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il processo è automatizzato, riducendo al minimo gli errori e garantendo la conformità normativa;
- Ricezione automatica delle fatture: Utilizzando il codice destinatario fornito da Fattura24 (SZLUBAI), le fatture di acquisto vengono ricevute automaticamente nella piattaforma, facilitando la gestione del ciclo passivo;
- Gestione contabile integrata: Oltre alla fatturazione, il software offre strumenti per la gestione della prima nota, riconciliazione bancaria, solleciti di pagamento e reportistica dettagliata, inclusi bilancini e analisi previsionali;
- Accesso multi-dispositivo: Essendo una piattaforma cloud, Fattura24 è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, inclusi smartphone e tablet, tramite app dedicate per iOS e Android.
Fatture24 propone diversi piani tariffari per assecondare le esigenze di diverse tipologie di clienti a partire da quello gratuito fino a quello che include una serie di servizi e vantaggi
- Standard: Gratuito, consente la gestione di un numero limitato di documenti;
- Professional: A partire da 6 euro al mese (IVA esclusa) include funzionalità avanzate come la gestione di 3.000 documenti per tipo su base annua, modelli personalizzati e accesso multiutente;
- Business: A partire da 12 € al mese (IVA esclusa), estende le capacità a 6.000 documenti per tipo e offre ulteriori strumenti di gestione;
- Complete: A partire da 24 € al mese (IVA esclusa), offre funzionalità complete, inclusa la gestione di 10.000 documenti per tipo e report avanzati.
Fatture in Cloud: gestione facile e integrabile
Fatture in Cloud è un’altra soluzione utile alla gestione della fatturazione elettronica e delle attività amministrative di professionisti, freelance e piccole imprese. Sviluppato da TeamSystem il software è accessibile via web e tramite app mobile, offrendo un’esperienza utente fluida e funzionalità avanzate. Tra le funzionalità principali ci sono:
- Fatturazione elettronica automatizzata: creazione, firma digitale, invio al Sistema di Interscambio (SdI) e conservazione a norma per 10 anni, tutto gestito direttamente dalla piattaforma;
- Gestione completa dei documenti: oltre alle fatture elettroniche, è possibile generare preventivi, proforma, note di credito, ricevute e documenti di trasporto, con la possibilità di trasformare un preventivo in fattura con un solo clic;
- Automazione e intelligenza artificiale: la funzione “Genius OCR” consente di importare automaticamente dati da fatture cartacee o PDF, riducendo gli errori manuali;
- Integrazione bancaria: riconciliazione automatica dei movimenti bancari, gestione dello scadenzario e prima nota, per un controllo finanziario completo;
- Collaborazione con il commercialista: possibilità di condividere l’accesso al proprio account con il commercialista, facilitando la gestione fiscale e contabile;
- POS digitale integrato: permette di ricevere pagamenti elettronici direttamente attraverso la piattaforma, in conformità con l’obbligo di POS.
Fatture in Cloud offre diversi piani tariffari a seconda delle caratteristiche del cliente. In particolare, prevede una soluzione specifica per i forfettari e altri piani per utenti più esigenti.
- Forfettari: a partire da 4 euro al mese, ideale per chi opera in regime forfettario;
- Standard: per una gestione base della fatturazione;
- Premium e Premium Plus: con funzionalità aggiuntive per una gestione più avanzata;
- Complete: per una gestione aziendale completa, inclusa la gestione di dipendenti.
È disponibile una prova gratuita per testare le funzionalità del software prima di sottoscrivere un abbonamento.
Come scegliere il software giusto per emettere e ricevere fatture
Un software di fatturazione elettronica adatto alla propria realtà aziendale sintetizza funzionalità, semplicità d’uso e scalabilità. Individuare il software ideale significa valutare le caratteristiche della propria attività, comprendere il contesto normativo e scegliere una soluzione che possa accompagnare la crescita e la digitalizzazione dei processi amministrativi.
Il primo passo consiste nel conoscere a fondo le esigenze. Una microimpresa o un libero professionista, ad esempio, avranno bisogni molto diversi rispetto a una media impresa con centinaia di clienti, più utenti coinvolti e processi integrati con altri strumenti gestionali. La frequenza di emissione delle fatture, la necessità di gestire clienti esteri, la tipologia di prodotti o servizi offerti, la presenza di abbonamenti o di ricavi ricorrenti sono tutti aspetti che influenzano la scelta del software.
La semplicità d’uso è un fattore decisivo. Un software deve essere accessibile anche a chi non ha competenze contabili approfondite. È quindi importante verificare che l’interfaccia sia chiara, che esistano guide o tutorial per l’onboarding e che l’assistenza sia facilmente raggiungibile, soprattutto nei momenti cruciali come la chiusura di un trimestre o la fine dell’anno fiscale.
Non meno importante è la conformità normativa. Il panorama della fatturazione elettronica è in costante evoluzione, sia a livello italiano sia europeo. Per questo è fondamentale scegliere una soluzione aggiornata, in grado di gestire correttamente le interazioni con il Sistema di Interscambio (SdI), di conservare i documenti secondo la normativa vigente e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti previsti dalla riforma europea della VAT (ViDA – VAT in the Digital Age).
Un buon software deve dialogare con l’ERP aziendale, con il sistema contabile o con piattaforme di e-commerce, per evitare ridondanze e ridurre gli errori. L’automazione dei flussi permette infatti di risparmiare tempo, migliorare la precisione e monitorare i dati in tempo reale.
La scelta deve tenere conto della sostenibilità economica e della capacità di adattamento nel tempo. Una soluzione troppo rigida o troppo economica rischia di diventare presto obsoleta o inadatta. È quindi consigliabile puntare su piattaforme che crescano con l’azienda, offrano piani modulabili e garantiscano aggiornamenti continui senza costi nascosti.
Valutare anche costi e funzionalità
La scelta di un software per la fatturazione elettronica deve tenere conto di due dimensioni fondamentali quali i costi e le funzionalità offerte.
I software per la fatturazione elettronica variano molto nei costi a seconda del target. Per forfettari e liberi professionisti i prezzi partono da circa 4-6 euro al mese. Altri propongono soluzioni annuali intorno ai 25 € + IVA. Per chi vuole una soluzione “tutto incluso”, con consulenza fiscale integrata, si parte da 399 euro l’anno.
Le PMI o attività con volumi elevati di fatture potrebbero necessitare di pacchetti più completi con prezzi che possono salire fino a 20-30 euro al mese, ma offrono una suite gestionale estesa.
Un software per la fatturazione elettronica deve assicurare diverse funzionalità
- Emissione e conservazione a norma: Tutti i software moderni generano fatture in formato XML e le inviano al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. È essenziale che includano la conservazione digitale per 10 anni;
- Ricezione automatica delle fatture: È utile che il software disponga di un codice destinatario personalizzato così da ricevere direttamente le fatture passive nella piattaforma;
- Gestione documentale estesa: Preventivi, note di credito, ricevute, DDT, scadenziari e solleciti di pagamento sono strumenti fondamentali per chi gestisce anche la parte commerciale e amministrativa;
- Dashboard contabile e reportistica: Le soluzioni più avanzate offrono anche prima nota, riconciliazione bancaria, analisi incassi/spese e previsioni fiscali, ideali per pianificare il cash flow;
- Accesso mobile e condivisione con il commercialista: È quasi indispensabile che il software abbia app per Android/iOS e possibilità di accesso condiviso al commercialista (utile per semplificare la dichiarazione annuale);
- Automazioni e integrazioni intelligenti: OCR per importare dati da PDF, link con POS o con strumenti di pagamento elettronico, notifiche sulle scadenze e compatibilità con altri software (come CRM o gestionali) fanno davvero la differenza.
L’importanza del supporto clienti e dell’assistenza tecnica
L’assistenza tecnica e il supporto clienti rappresentano una componente basilare nella scelta di un software per la fatturazione elettronica soprattutto in un contesto normativo complesso e in continua evoluzione come quello italiano.
Anche il software più intuitivo può presentare difficoltà in fase di configurazione iniziale, invio delle prime fatture elettroniche o gestione di aggiornamenti normativi (come nuove specifiche XML). Dunque, è importante avere accesso rapido a un team di supporto che risponda entro poche ore o, idealmente, in tempo reale (via chat, telefono o ticket). Inoltre, è utile disporre di una knowledge base ben strutturata, con guide passo-passo, video tutorial e FAQ aggiornate, per consentire autonomia quando possibile. Non da meno la necessità di ricevere assistenza in caso di blocchi fiscali o errori del SdI, evitando ritardi nei pagamenti o problemi con il commercialista.
Un buon servizio clienti non si limita a risolvere i problemi tecnici: è in grado proporre piani adatti alla crescita. Questo è particolarmente vero per professionisti forfettari alle prime armi, che possono avere bisogno di una guida nella creazione delle prime fatture elettroniche, e per PMI in crescita che necessitano di strumenti avanzati ma anche di un supporto per migrare i dati da altri software. Anche studi professionali e commercialisti, che gestiscono più posizioni fiscali, necessitano di configurazioni personalizzate e multiutente.
