Un faldone che proprio non si trova ma che è essenziale per la continuità operativa di un’azienda, un prezioso contratto andato perduto, una firma a mano su un accordo che viene contestata: la gestione dei documenti cartacei presenta numerosi rischi.
Da una perdita di acqua che irrimediabilmente distrugge anni di patrimonio informativo d’impresa fino alla distrazione umana che porta a scordare dove si sia messo un plico, sono numerosi i motivi per cui, tirando le somme, il digitale offre maggiori garanzie e tutele a professionisti e organizzazioni di ogni livello, grazie per esempio al backup e ripristino dati e ad adeguate misure di cybersecurity. Aspetti da includere in una più ampia strategia di digitalizzazione dei processi aziendali e di dematerializzazione.
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Gestione documenti cartacei, i fronti critici per le aziende
La gestione dei documenti cartacei comporta difficoltà per le aziende, con conseguenze sull’operatività. La gestione manuale dei documenti rende più lenti i processi aziendali, aumentando i tempi di ricerca e recupero delle informazioni, portando quindi a inefficienze. Non solo: i workflow sono rallentati e la possibilità di collaborare è limitata. Bisogna scordare la comodità di condividere un documento e disporne ovunque e in qualsiasi momento grazie a una soluzione di cloud computing. La gestione dei documenti cartacei comporta anche difficoltà nel monitoraggio dei processi e il tracciamento delle attività, rendendoli meno efficaci. In generale quindi, la competitività di un’azienda viene limitata.
Oltre a ciò, vanno considerati i problemi legati direttamente ai documenti cartacei in quanto tali. In primis, i costi per il loro mantenimento incidono pesantemente sul budget aziendale. Numerosi documenti richiedono spazi adeguati per la loro archiviazione e non era raro prima della diffusione della digitalizzazione che le imprese o gli studi professionali dovessero affittare magazzini o edifici per custodire gli archivi cartacei.
Data protection e gestione dei documenti cartacei
Garantire un’adeguata protezione dei dati nell’ambito della gestione dei documenti cartacei e, di conseguenza, assicurare la compliance al GDPR, è estremamente complesso. I documenti cartacei sono facilmente violabili e possono essere soggetti a furti, perdita o accesso non autorizzato, con pericoli per le informazioni sensibili che possono contenere.
Inoltre, i dati contenuti potrebbero andare persi per sempre in caso il documento cartaceo sparisse o venisse compromesso. Ciò espone le informazioni dell’azienda e, indirettamente, dei fornitori, clienti e degli stakeholder, al rischio: una situazione che può condurre a sanzioni per la mancata compliance. Non servono sofisticate tecniche di cyber crime per accedere a notizie riservate contenute nei documenti di carta, basta leggere.
I rischi per i documenti cartacei
Violabili, ma anche vulnerabili. Tra i principali rischi che corrono i documenti cartacei possiamo annoverare:
- Danneggiamento fisico: i documenti di carta possono subire danni fisici a causa di numerosi fattori tra cui incendi, allagamenti e perdite d’acqua, umidità, sbalzi di calore, parassiti, manipolazione inadeguata o semplicemente per l’usura del tempo che conduce al degrado di carta e inchiostro;
- Perdita: è purtroppo facile perdere un documento cartaceo e ancor più complesso recuperarlo. Si pensi ad esempio al caso in cui ci si scorda dove lo si è riposto;
- Furto: i documenti cartacei possono essere rubati con semplicità, con pericoli sia esterni (malintenzionati che si intrufolano negli archivi) sia interni (dipendenti infedeli), esponendo a rischi le informazioni aziendali e l’impresa stessa a crimini come l’estorsione e lo spionaggio industriale;
- Accesso non autorizzato: possono essere visualizzati o copiati da persone non autorizzate se non sono conservati in ambienti sicuri.
- Non conformità normativa: Rischiano di non essere gestiti in conformità con le normative sulla protezione dei dati e la privacy, esponendo l’azienda a potenziali sanzioni.
Soluzioni per superare la gestione dei documenti cartacei
Per innovarsi e non doversi più occupare della gestione dei documenti cartacei, le aziende che dispongono di numerosi documenti di carta possono lavorare su due fronti:
- Dematerializzazione, cioè il processo che porta trasformazione di un documento cartaceo in uno elettronico. Aziende specializzate in questo servizio si occupano di gestire tutte le fasi necessarie, compresa la scannerizzazione dei documenti cartacei, la conservazione digitale dei documenti elettronici creati e l’eliminazione degli originali cartacei;
- Digitalizzazione, cioè la reingegnerizzazione dei processi documentali, ripensandoli in chiave digital.
Come passare dalla gestione dei documenti cartacei a processi digital by design
Quest’ultimo punto in particolare è un’importante leva di innovazione per le imprese. La gestione documentale deve essere efficiente e sicura affinché le aziende siano competitive. Tuttavia, affrontare la trasformazione digitale dei processi documentali richiede l’intervento di partner esperti che possano assistere e consigliare con competenza.
La prima fase di cui occuparsi è quella della valutazione della propria condizione, in modo oggettivo, in modo da capire esattamente quali aspetti vanno innovati. Si procede poi con il pianificare la serie di interventi decisi. Sarà utile adottare un software di gestione documentale, che può essere integrato con il Crm aziendale e il software ERP, l’enterprise resource planning. Un passaggio importante quello dell’integrazione ERP e gestionale documentale, che comporta fluidità dei processi e facilità nella condivisione delle informazioni.
Non bisogna inoltre trascurare gli aspetti legati alla cybersecurity e alla data protection, adottando idonee soluzioni per tutelarsi al meglio, facendo attenzione anche alla conformità del software di gestione documentale adottato al GDPR.
