Al Ceinge – Biotecnologie Avanzate Franco Salvatore di Napoli, centro di ricerca e diagnostica di rilievo nazionale e internazionale specializzato in biologia molecolare e biotecnologie applicate alla salute umana, la gestione dei progetti di ricerca è innanzitutto una questione di responsabilità verso gli enti finanziatori e verso i Principal Investigator. Tenere insieme budget, spese ammissibili, SAL (Stati di Avanzamento Lavori), documentazione di supporto e flussi contabili, significa predisporre un quadro affidabile su cui pianificare attività e rendere conto in modo puntuale. Da questa esigenza così peculiare e delicata prende forma un software personalizzato, qualcosa di totalmente inedito nel campo: il Modulo Progetti di Ricerca, sviluppato da Altea TS.
Non un prodotto da scaffale, né una verticalizzazione generica ma una soluzione destinata a ridisegnare il modus operandi del settore. Costruita “a quattro mani” con l’Ufficio Amministrativo e Progetti dello stesso Ceinge per rispondere a un bisogno concreto, portando la rendicontazione finanziaria dentro il perimetro operativo della ricerca senza snaturare il software ERP Alyante Enterprise di TeamSystem.
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Che cos’è e come funziona il Modulo Progetti di Ricerca
La solidità dell’ERP resta il presupposto: Alyante Enterprise, infatti, rimane la base per contabilità generale, ciclo passivo, magazzino e controllo di gestione. Su questa base si innesta una visione più ampia, che guarda all’evoluzione del mercato. Come sottolinea Francesco Niggi, COO di Altea TS, “il mondo degli ERP sta evolvendo verso una logica di servizio: non più solo supporto di processo, ma un elemento che deve dare valore aggiunto alle aziende. Con l’introduzione di tecnologie come l’intelligenza artificiale, l’ERP deve diventare un servizio capace di semplificare la complessità e dialogare con altre soluzioni”. Il modulo Progetti di Ricerca si appoggia a questi pilastri e va oltre, innestandosi come elemento ex novo allo scopo di fornire funzioni che parlano il linguaggio di chi deve rendicontare.
Alla radice di ogni progetto di ricerca c’è un centro di costo univoco, presente in contabilità analitica, a cui vengono associati i ricercatori scientifici. L’intero fascicolo amministrativo è collegato a uno spazio cloud dedicato, in cui rimane reperibile tutta la documentazione. La rendicontazione è modellata attorno ai SAL con periodicità definita dall’ente finanziatore e con la possibilità di gestirne fino a quindici periodi per singolo progetto. Ogni SAL include informazioni precise fino al micro-dettaglio singolo documento gestionale, che vengono poi aggregate in sintesi rapide ed efficienti per il responsabile di progetto.
La Sintesi di budget concentra poi ciò che conta in un’unica visualizzazione informativa. Il ricercatore responsabile e l’amministrazione vedono l’ammontare di budget approvato, le spese già pagate, gli impegni registrati a fattura. Inoltre, sono subito disponibili i dati da rendicontare, ancora allo stadio di ordine, documenti di trasporto (non ancora fatturati), gli incassi. La risultante fra totale impegnato e residuo, con la percentuale di avanzamento economico, risulta quindi rapida ed esplicita. Non ci si limita al numero aggregato: con un’azione sul valore mostrato si entra nel dettaglio delle righe sottostanti e dei relativi documenti (in un drill down che assicura tracciabilità e possibilità di verifica).
Gestire i costi di progetto e il personale di ricerca
Una rendicontazione affidabile non può ignorare ciò che non passa da un ordine a fornitore. Per questo il modulo introduce un’area dedicata all’“ordinato di progetto”, dove trovano posto impegni come: contratti di collaborazione e personale imputato, missioni e rimborsi, spese generali e facilities. Queste voci, spesso sfuggenti nei sistemi pensati per l’acquisto di beni, vengono qui tracciate e riconciliate con le registrazioni di contabilità e con il modello di contabilità analitica, così che il quadro economico non perda pezzi e la linea di continuità con i SAL e con i vincoli del bando sia sempre preservata.
Un software personalizzato lungo la filiera ERP
Il Modulo Progetti di Ricerca di Altea non sostituisce la filiera ERP: la orchestra. La sequenza resta quella tipica del progetto di ricerca. Il Principal Investigator presenta RDA (richiesta d’acquisto) in piattaforma; l’Ufficio Acquisti la gestisce e trasforma in ordine dopo i controlli; gli ingressi di beni e servizi passano dal magazzino con la tracciatura a lotti prevista; il ciclo passivo, allinea la contabilità generale, mentre la contabilità analitica consolida per progetto e centro di costo.
La console del modulo raccoglie queste informazioni e le mette a disposizione di chi deve gestirle, evitando che chi fa ricerca insegua i dati fra applicazioni diverse o li debba ricomporre manualmente. Anche l’attivazione del progetto segue una prassi formalizzata: una riunione iniziale tra Principal Investigator, direzione e amministrazione definisce le voci di spesa e il budget ammesso; l’Ufficio Progetti carica in piattaforma i dati, apre il centro di costo in Alyante Enterprise ed invia al responsabile scientifico la comunicazione ufficiale con codice progetto e istruzioni per l’accesso.
La voce di Altea: “Creare la componente che non c’era”
La natura collaborativa del lavoro emerge chiaramente nelle parole di chi lo ha guidato. Rocco Margiotta, Business Area Development Manager – South Italy presso Altea TS, riassume l’approccio con una frase che vale come manifesto: “In questo progetto si è perso il concetto classico di cliente fornitore: abbiamo lavorato come team”. E rimarca anche che, per quanto emerso nelle ricerche svolte, “non esiste ad oggi in Italia un software equivalente o somigliante a quello sviluppato per Ceinge Biotecnologie”. L’investimento ha portato a “un prodotto nuovo, industrializzato, ma basato sullo standard ERP”, riferendosi esplicitamente ai moduli di contabilità generale, fatturazione elettronica, magazzino e contabilità analitica su cui la soluzione fa perno. La dimensione imprenditoriale del lavoro, sottolinea, sta proprio nell’aver scelto di creare un componente che non c’era, e di farlo poggiare su standard robusti così da garantirne manutenzione e scalabilità nel tempo.
Il Ceinge: “La base per una governance più robusta”
Dal lato del Centro, Mario Fernicola, Responsabile Contabilità & Bilancio, spiega che “il modulo è stato concepito per dar vita a un software utile sia ai ricercatori sia all’Ufficio Progetti, con un monitoraggio in tempo reale di costi e budget, documentazione subito disponibile e comunicazione più fluida tra gli uffici”. E aggiunge un punto che segna la rotta: “Questa realizzazione non è un punto di arrivo, ma un punto di partenza verso ulteriori automazioni e verso una maggiore integrazione con la componente scientifica, così da accompagnare i ricercatori dalla fase di ideazione e stesura dei progetti fino alla chiusura della rendicontazione”.
Anche Mariano Giustino, Amministratore Delegato del Ceinge, mette l’accento sull’obiettivo strategico: “A una realtà complessa come il nostro centro di ricerca, che unisce diagnostica avanzata, infrastrutture costose e attività di ricerca, serviva una piattaforma su misura. Non potevamo limitarci a un ERP standard: avevamo bisogno di una soluzione che ci permettesse di governare la crescita senza perdere controllo”. Giustino spiega che la scelta è stata quella di partire da una base solida (“TeamSystem costituisce la struttura portante”) e di costruire, insieme ad Altea TS, “i tasselli mancanti per armonizzare costi, risultati, documentazione e rendicontazione in una vista unica”. Un approccio che, sottolinea, “non è solo tecnologico, ma organizzativo: il modulo ci consente di allineare l’avanzamento scientifico con quello economico, di rispondere in modo puntuale ai vincoli dei bandi e di garantire trasparenza verso i nostri stakeholder”. E conclude: “Questo progetto è la base per una governance più robusta, che ci permette di affrontare la complessità con strumenti concreti e di proiettare il Ceinge verso una fase di crescita sostenibile”.
Risultati misurabili e pronti per l’audit
L’impatto del software personalizzato di Altea si riflette su più livelli: sul piano operativo, i Principal Investigator dispongono di una vista aggiornata su spese e SAL, con accesso diretto alla documentazione; sul piano amministrativo, la rendicontazione diventa più strutturata e pronta per i controlli, grazie a report e stampe coerenti con le regole di bando; sul piano direzionale, la sintesi per progetto e centro di costo offre un terreno comune tra scienza e amministrazione, basato su dati che alimentano la contabilità e il controllo di gestione.
Roadmap: un punto di partenza, non di arrivo
Si tratta, a conti fatti, di un progetto che nasce con l’idea di standardizzare in modo innovativo. Il Modulo Progetti di Ricerca è stato costruito per Ceinge, sui processi di Ceinge e con le persone di Ceinge. Proprio per questo la sua evoluzione seguirà la traiettoria fissata dalle competenze di Ceinge e dal suo Ufficio Progetti, con obiettivi chiari: automatizzare ulteriormente la preparazione dei SAL, integrare la componente scientifica e rafforzare la correlazione tra avanzamento economico e avanzamento tecnico.
Eppure, la portata del progetto va ben oltre i confini campani. “Abbiamo creato un prodotto nuovo – ribadisce Margiotta di Altea -, industrializzato, ma basato sullo standard ERP, che potrebbe essere fruibile nell’ambito della ricerca scientifica anche da altre entità in futuro”. In altre parole, pur restando una soluzione su misura, la scelta di poggiare su una piattaforma solida e scalabile apre la strada a una possibile replicabilità in altre realtà del comparto, confermando che innovare in modo mirato può generare valore al di là del perimetro per cui è stato pensato.
“Essere il primo system integrator TeamSystem in Italia ci impone una responsabilità: anticipare le esigenze del mercato e trasformarle in soluzioni concrete – conclude il COO di Altea, Francesco Niggi, ampliando ulteriormente lo sguardo -. Sotto la guida del nostro CEO, Carmelo Abissi, siamo riusciti a far sì che la nostra crescita non sia solo dimensionale, ma soprattutto qualitativa: competenze specialistiche, prossimità territoriale e capacità di costruire progetti sartoriali come quello per Ceinge. Questo approccio, insieme alla nostra organizzazione per Circle e alla spinta verso l’innovazione, ci permette di guardare avanti: verso un ERP sempre più servizio, sempre più integrato con le tecnologie emergenti e pronto a supportare la complessità dei clienti”.
Articolo realizzato in partnership con Altea
