Event-driven accounting, come funziona la contabilità basata su eventi

La contabilità basata su eventi (Event-Driven Accounting) è un paradigma innovativo che trasforma il modo in cui vengono registrate le transazioni contabili, passando da un approccio tradizionale e batch-oriented a uno dinamico, reattivo e in tempo reale.

Si tratta di un approccio che sfrutta la dinamicità degli eventi aziendali per automatizzare, velocizzare e rendere più efficiente il processo di rilevazione, registrazione e analisi delle transazioni contabili. L’EDA si integra perfettamente nelle moderne architetture IT, abilitando una contabilità in tempo reale e garantendo un livello di trasparenza, granularità e reattività impensabile nei sistemi batch tradizionali. 

Come funziona la contabilità basata su eventi

Invece di registrare manualmente o periodicamente le transazioni contabili, questo approccio lega direttamente gli eventi aziendali (come ordini, spedizioni, pagamenti, fatturazioni) alla generazione automatica delle scritture contabili.

Ogni evento genera una “entry” contabile attraverso regole predefinite, garantendo coerenza, tracciabilità e tempestività. 

L’Event Driven Accounting si basa sull’idea che ogni evento aziendale rilevante (come un ordine cliente, una spedizione, la ricezione di una fattura, la firma di un contratto, ecc.) venga identificato, tracciato e utilizzato per generare automaticamente una o più scritture contabili. A differenza dell’approccio tradizionale, che spesso si affida a processi periodici (ad esempio le chiusure di fine mese) e a una separazione fra gestione operativa e contabile, la contabilità event-driven mette al centro il flusso degli eventi, abilitando una reazione immediata e configurabile in base alle regole di business. 

Cosa si intende con eventi aziendali rilevanti

Gli eventi aziendali sono i trigger che attivano la produzione di informazioni contabili. Questi possono essere eventi semplici (ad esempio la vendita di un prodotto) o complessi (ad esempio il perfezionamento di una fornitura che coinvolge più passaggi). Un set di regole configurabili interpreta ciascun evento secondo le normative e le policy aziendali, determinando come l’evento deve essere rappresentato nei registri contabili. 

Architettura e componenti chiave

Un sistema di contabilità basata su eventi prevede diversi componenti chiave:

• Rilevazione e tracciamento eventi: L’infrastruttura IT dell’azienda deve essere progettata per registrare eventi rilevanti da fonti eterogenee (ERP, CRM, sistemi di logistica, e-commerce, sensoristica IoT, ecc.). 
• L’Event Broker e la Message Queue sono componenti fondamentali nell’architettura di un sistema di contabilità basata su eventi. L’Event Broker agisce come un “intermediario” digitale che riceve gli eventi prodotti dai vari sistemi aziendali, li smista e li distribuisce ai diversi componenti che devono processarli. In altre parole, garantisce che ogni evento arrivi in modo affidabile e ordinato a chi deve gestirlo. La Message Queue, invece, è una “coda” digitale dove i messaggi (cioè gli eventi aziendali) vengono temporaneamente conservati in attesa di essere elaborati. Questo meccanismo permette di gestire grandi volumi di eventi, anche quando arrivano tutti insieme, assicurando che nessun dato venga perso e che ogni evento venga processato secondo le priorità e le regole stabilite. Sistemi come Apache Kafka, RabbitMQ o soluzioni proprietarie implementano queste funzioni. Kafka, sviluppato originariamente da LinkedIn e ora parte della Apache Software Foundation, è una piattaforma distribuita pensata per gestire grandi volumi di dati in tempo reale. Kafka è noto per la sua scalabilità, l’elevata velocità di throughput e la capacità di gestire flussi di dati persistenti e ordinati, che lo rendono ideale per integrare sistemi aziendali complessi e garantire la tracciabilità delle informazioni contabili. RabbitMQ, invece, è una soluzione open source basata sul protocollo AMQP (Advanced Message Queuing Protocol), molto apprezzata per la sua flessibilità e facilità d’uso. Permette di gestire code di messaggi affidabili ed e’ particolarmente efficace per la comunicazione asincrona tra servizi e per garantire che ogni evento venga recapitato e processato secondo le regole aziendali prestabilite. 
• Motore di regole contabili: Questo componente, altamente configurabile e spesso supportato da intelligenza artificiale o machine learning, traduce ciascun evento secondo logiche parametrizzabili (ad es. gestione IVA, competenze, cambi valuta, derivazione del piano dei conti…).

Un esempio pratico

Esempio pratico in un sistema e-commerce:

Quando il cliente effettua un ordine (“OrderPlaced”) vengono generate automaticamente la fattura attiva e la scrittura contabile:

• Ricavo 
• IVA 
• Credito verso il cliente 

All’invio dell’ordine (“OrderShipped”):

• Costo del venduto 

Movimentazione magazzino: 

• Ledger dinamico (centralizzato o distribuito): I dati contabili vengono conservati in un ledger che può essere implementato su database tradizionali o su tecnologie avanzate come la blockchain, garantendo sicurezza, immutabilità e tracciabilità.

• Monitoraggio, auditing e reporting: La natura atomica e tracciabile degli eventi permette un controllo continuo, audit trail dettagliati e reporting in tempo reale.

Vantaggi dell’Event Driven Accounting

• Tempestività e aggiornamento continuo: Le scritture contabili vengono generate in tempo reale, eliminando la necessità di elaborazioni batch e riducendo drasticamente i tempi di chiusura.

• Maggiore accuratezza e riduzione degli errori: L’automazione riduce l’intervento manuale e il rischio di errori umani nella registrazione delle transazioni.

• Trasparenza e tracciabilità: Ogni registrazione può essere ricondotta facilmente all’evento che l’ha generata, facilitando controlli, audit e revisioni.

• Flessibilità e adattabilità: Le regole possono essere aggiornate rapidamente per rispondere a nuovi requisiti normativi o di business, senza dover ricostruire il sistema contabile.

• Efficienza operativa: La contabilità diventa un processo nativamente integrato con l’operatività aziendale, riducendo duplicazioni e colli di bottiglia.

Applicazioni e casi d’uso

L’EDA trova applicazione in diversi settori e processi aziendali:

• Finanza e contabilità: Gestione in tempo reale di incassi, pagamenti, riconciliazioni bancarie, chiusure mensili e trimestrali accelerate.

• Supply chain e logistica: Rilevazione automatica delle movimentazioni di magazzino, spedizioni, ricezione merci.

• Settore assicurativo e bancario: Generazione automatica delle scritture per sinistri, emissione polizze, concessione di mutui o finanziamenti.

• Contabilità analitica e controllo di gestione: Tracciamento dei costi e ricavi legati a specifici eventi (produzione, vendita, manutenzione).

Sfide e considerazioni critiche 

Non mancano però le sfide nell’implementazione dell’Event Driven Accounting:

• Integrazione con sistemi legacy: La transizione da sistemi batch-oriented a una logica event-driven può richiedere investimenti e una profonda revisione dei processi IT.
• Gestione della complessità: In ambienti molto articolati il numero di eventi può essere elevato, richiedendo strumenti sofisticati per la gestione e la correlazione degli stessi.
• Sicurezza e compliance: La possibilità di reagire in tempo reale a eventi critici impone una governance rigorosa, soprattutto in ambiti regolamentati.
• Qualità e standardizzazione dei dati: Gli eventi devono essere definiti e descritti in maniera coerente per evitare ambiguità e problemi di riconciliazione.
• Formazione e change management: Le persone coinvolte nei processi amministrativi devono essere preparate e formate su nuove logiche operative