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Lavorare con team di paesi diversi: gli strumenti per riunioni efficaci e produttive



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Le PMI, nell’era della digitalizzazione, affrontano sfide come la gestione dei fusi orari, le barriere linguistiche e le differenze culturali, ma possono trarre vantaggi dalla flessibilità, diversità e inclusione. Utilizzando strumenti di collaborazione e formazione adeguata, possono migliorare la produttività e l’efficacia delle riunioni, ottimizzando i processi aziendali

Pubblicato il 4 lug 2024

Giorgia Jua Pisano

Content Associate presso Capterra



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Sono sempre più numerose le imprese in cui team dislocati in più parti del mondo si trovano a dover collaborare tra di loro.

Dall’ultimo studio condotto da Capterra, risulta che il 56% dei rispondenti collabora con un collega che vive in un altro stato almeno una volta al mese.

Le riunioni di lavoro assumono così un ruolo centrale, diventando momenti fondamentali per scambiare idee e definire strategie; tuttavia, è essenziale saperle gestire nel modo giusto per aumentarne l’efficacia e ridurre le distrazioni.

È quindi evidente come la creazione di un ambiente di lavoro collaborativo e produttivo sia la chiave per affrontare con successo queste nuove sfide poste dal digitale.

Tre sfide da non sottovalutare quando si collabora con colleghi in altri paesi

Dallo studio si evince che i lavoratori italiani sono contenti di queste collaborazioni poiché possono portare a riscontri positivi e benefici per gli impiegati. Emerge anche, però, che collaborare con colleghi che risiedono in altri paesi porta diverse sfide a cui le aziende dovrebbero prestare attenzione per fare sì che la collaborazione tra colleghi sia sempre vantaggiosa.

Gestire fusi od orari di lavoro differenti

Tra i principali problemi che ci si pone quando si collabora con colleghi che vivono in altri stati spesso sorgono alcune domande: che ore sono per il mio collega? Quali sono i suoi orari di lavoro? È un giorno festivo in quel paese? Tutte queste perplessità possono portare a perdite di tempo e a una minore produttività.

Per agevolare la comunicazione, nonostante fusi od orari di lavoro differenti, è fondamentale avere una buona comunicazione tra tutte le parti. Le aziende possono migliorare questa comunicazione creando degli ambienti di lavoro flessibili, per esempio impostando un orario di inizio e fine lavoro variabile.

I software di collaborazione giocano un ruolo importante poiché, oltre a fornire un canale di comunicazione rapido, la maggior parte delle volte tengono conto in automatico degli orari di lavoro di ogni utente, programmando e mostrando eventuali fusi orari, o turni di lavoro. Dallo studio emerge che per il 22% la flessibilità sul lavoro è proprio uno dei maggiori benefici riscontrati dalla collaborazione con colleghi che risiedono in altri stati.

Superare le barriere linguistiche

Collaborare con colleghi che risiedono in un altro stato spesso implica dover comunicare utilizzando una seconda lingua, che sia la lingua ufficiale dell’azienda, o una lingua in comune per entrambe le parti.

Per diminuire i fraintendimenti e le incomprensioni le aziende possono fornire corsi per migliorare le skills di comunicazione, o dei corsi di lingua. Inoltre, il 41% tra coloro che lavorano in team con persone parlanti una lingua diversa dalla propria, dichiara che, per superare potenziali barriere linguistiche, durante le riunioni ci sono sempre presentazioni accompagnate da slide visive per aiutare i non nativi parlanti.

Promuovere la conoscenza culturale nell’ambiente di lavoro

Le aziende possono facilitare la conoscenza delle diverse culture promuovendo varie attività come workshop o webinar dove vengono raccontate le tradizioni, i valori e le norme sociali esistenti nelle diverse culture.

Il 30% afferma che uno dei benefici del collaborare con colleghi residenti in altri stati è la diversità e l’inclusione. Creare ambienti aperti alla diversità e all’inclusione porta benefici quali l’aumento di creatività, di innovazione e di stimolazione dei pensieri verso nuove prospettive e idee.

Riunioni di lavoro: quando programmarne una e quando evitare

Quando si parla di produttività sul lavoro, uno dei primi pensieri che sorgono è relativo alle riunioni. Serve davvero una riunione in questo momento? Questa riunione deve essere svolta in presenza o sarà online? Quando una riunione diventa intralcio alla produttività?

A seconda delle modalità di lavoro adottate dalle aziende, possono esserci diversi tipi di riunioni, che siano in presenza, online, più lunghe, o dei brevi incontri. Nello studio, il 54% dei rispondenti dichiara che le riunioni sono tipicamente divise in egual misura tra online e presenziali; il 32% afferma che sono maggiormente virtuali, mentre il 14% dichiara che sono maggiormente in presenza.

Lavorando in un ambiente ibrido, spesso capita che alcune tipologie di riunioni vengano programmate in presenza mentre altre si svolgano da remoto; questo non dovrebbe avvenire per casualità, bensì per migliorare l’efficacia di questi momenti. Quali riunioni sarebbe meglio svolgere in presenza, e quali invece sarebbero più efficaci online?

Dallo studio di Capterra emerge che le riunioni che i rispondenti preferiscono avere di presenza sono quelle dedicate all’unione del team, per il 65%, e quelle con il proprio manager, per il 60%. Al contrario, le riunioni preferite in modalità online sono quelle dedicate agli aggiornamenti aziendali per il 62%, riunioni per l’avviamento di un progetto per il 56%, e riunioni per la formazione od onboarding per il 56%.

Quando si programma una riunione, si dovrebbe avere bene a mente il motivo ultimo per cui questa viene organizzata. È interessante notare come le principali motivazioni per cui vengono svolte le riunioni siano tutte legate allo svolgimento o post svolgimento di una mansione, mentre motivazioni come la presa di decisioni venga scelta dall’11%, e ancora meno, solo il 9% svolge riunioni con il fine di innovare.

Come coinvolgere i dipendenti durante un meeting evitando distrazioni

È risaputo che l’attenzione di una persona dura solo qualche secondo, ed è quindi facile distrarsi e perdersi informazioni rilevanti. Dai dati emersi dallo studio è possibile dedurre quali siano i fattori critici durante una riunione: i principali sono la lunghezza, la pertinenza e il fatto che una singola persona parli per troppo tempo. Vedendo queste criticità le aziende possono implementare diverse azioni così da aumentare il coinvolgimento e diminuire le distrazioni:

  • Stabilire gli orari di inizio e fine riunione: secondo lo studio, per il 43% le riunioni, se troppo lunghe, portano alla distrazione. È importante quindi stabilire degli orari di inizio e fine riunione, e, se superano l’ora, è consigliabile stabilire delle piccole pause così da ripristinare l’attenzione. La tecnologia viene in aiuto con i tools di gestione dei calendari, i quali permettono di pianificare e coordinare i diversi appuntamenti dei dipendenti all’interno dell’organizzazione.
  • Condividere l’ordine del giorno prima della riunione: l’ordine del giorno aiuta notevolmente a gestire e seguire una riunione in modo fluido e coinvolgente. Da un lato permette a chi deve tenere una riunione a organizzare i temi di cui parlare e la durata di ogni tema; dall’altro lato chi partecipa alla riunione può sapere in anticipo di cosa tratterà, così da arrivare preparato e con eventuali domande.
  • Inviare un resoconto di cosa si è detto durante la riunione: inviare il resoconto della riunione consente di memorizzare e avere a portata di mano i temi più rilevanti. Inoltre, avere per iscritto cosa si è detto consente di evitare ripetizioni nelle riunioni future, e di poter aggiornare colleghi che per qualsiasi motivo non hanno potuto partecipare.

Come avere un ambiente di lavoro collaborativo e aumentare la produttività

In ambienti di lavoro ibridi, dove la connessione digitale è onnipresente, è fondamentale per le aziende agevolare la collaborazione tra i dipendenti, soprattutto se residenti in città o stati differenti. Oltre a fornire le attrezzature per agevolare questa collaborazione, è importante prestare attenzione a fattori come la cultura, la lingua e le modalità di lavoro di ciascun dipendente. Creare un ambiente inclusivo permette di aumentare la produttività dei singoli individui, e di conseguenza di aumentare la competitività aziendale.

Infine, quando si parla di collaborazione, è bene prestare attenzione a come collaborano i dipendenti. Le riunioni, le quali giocano un ruolo altamente importanti, vanno organizzate pensando al risultato che si vuole ottenere, allo scopo finale, così da comprendere se sono essenziali o se possono essere semplicemente riassunte in una email.

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