Smart working

Meeting ibrido: tutti i trucchi per farlo funzionare al meglio

Il meeting ibrido consente di riunirsi tra persone in presenza e non: ma spesso non risulta ottimale per inconvenienti dovuti a poca consapevolezza dei partecipanti. Tre soluzioni per poterne usufruire in modo efficiente ed efficace

20 Lug 2022
Maurizio Stochino

Consulente ICT - Esperto di Sicurezza Informatica

smart working - meeting ibrido

Il meeting ibrido è una eredità della pandemia: dal 2020 lo smart working ha rivoluzionato anche il mondo delle riunioni e dei meeting che non potevano più essere gestiti in presenza ma attraverso piattaforme digitali.

Adesso, molte aziende hanno deciso di adottare in modo permanente questi strumenti: il meeting ibrido è una riunione a cui partecipano sia delle persone in presenza all’interno di un ufficio sia persone che lavorano in smart working e che quindi si collegano da casa propria.

Comunicazione interna: le best practice per aziende e dipendenti

Meeting ibrido: come funziona e criticità

I meeting e le riunioni sono sempre stati un cardine fondamentale per alcuni lavori: servono a motivare i dipendenti, a spiegare loro nuovi obiettivi da raggiungere e ad esporre delle differenti strategie.

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Dato che diversi lavori non devono essere necessariamente svolti dall’ufficio, alcune aziende hanno deciso che, a rotazione, alcuni dipendenti tornino a lavorare fisicamente mentre atri possono restare a casa e svolgere le loro mansioni da lì, creando così un modo più flessibile di lavorare.

Il meeting ibrido, in questi casi, serve a poter svolgere tranquillamente una riunione anche se non tutti i partecipanti sono presenti: la possibilità e lo sviluppo dei meeting ibridi è molto utile anche per quelle aziende che hanno più di una sede e desiderano comunicare ai vari dirigenti le stesse informazioni contemporaneamente.

Mentre da una parte questo tipo di approccio sembra ottimale, come in ogni aspetto, esistono anche problematiche ed inconvenienti dovuti all’utilizzo di questa nuova metodologia: dipendenti che dimenticano di disattivare l’audio, che desiderano alzarsi e non si accorgono che la telecamera è ancora attiva, oppure, viceversa, che una volta tornati non la riattivano o non sanno come mettere l’audio per poter parlare.

Secondo un sondaggio Gallup del febbraio 2022 , molte aziende hanno adottato il modello ibrido, tenendo in smartworking permanente almeno il 39% dei dipendenti: è sorta quindi l’esigenza di dover trovare una soluzione a questi inconvenienti.

La prima soluzione: rendere obbligatorio l’uso dei laptop

Alcune delle maggiori piattaforme digitali come Zoom, Google e Microsoft hanno deciso di aiutare le aziende e i dipendenti ad affrontare questo nuovo tipo di normalità: sono stati previsti diversi aggiornamenti e migliorie che aiuteranno durante i meeting ibridi.

Anche se i problemi non verranno risolti nella totalità, sarà comunque particolare scoprire le nuove e creative opzioni e le diverse soluzioni previste.

La prima soluzione pratica da adottare per fare in modo che una riunione ibrida sia ottimale è l’utilizzo dei laptop. Rendere questo strumento obbligatorio è necessario per svolgere un meeting perché aiuta soprattutto nelle inquadrature e rende conforme la visuale per tutti i dipendenti.

“Livella il campo di gioco” come afferma Angela Hernderson, esperta di meeting che lavora in una startup che realizza software necessari alla gestione delle riunioni.

Poter osservare tutti nella stessa posizione e quindi davanti alla telecamera del laptop permette di avere un senso di ordine e aiuta nella comunicazione tra le parti.

L’uso del laptop dovrebbe essere obbligatorio anche per chi è in presenza, così da osservare attentamente anche coloro che comunicano all’interno della stanza: diverse grandi aziende come Microsoft e Google hanno già adottato questo metodo.

Ovviamente, questa soluzione porterebbe ad un altro problema, facilmente risolvibile: prima di accedere al meeting, impostare i laptop di tutti i dipendenti presenti nella sala riunioni verso l’impianto acustico presente in sede, scollegando l’audio personale ed evitando rimbombo inutile e fischi fastidiosi.

Sia Microsoft Teams o Google Meet prevedono la possibilità di spegnere il microfono personale prima di accedere direttamente alla riunione: così facendo, l’altoparlante viene disattivato ma le altre opzioni come la telecamera, la chat o la possibilità di alzare la mano virtuale, restano comunque utilizzabili.

Per rendere la visione dei dipendenti da casa più equa è possibile allineare le persone a casa sullo schermo della sala conferenze all’altezza degli occhi con un’impostazione chiamata Front Row.

Seconda soluzione: impostare bene la fotocamera

Un’altro problema che sorge quando si svolge un meeting ibrido è che molti non sanno dove guardare o non direzionano in modo corretto la webcam: ciò comporta, la maggior parte delle volte, delle visuali imbarazzanti come le narici di una persona oppure telecamere rivolte verso un muro.

La sala riunioni che viene utilizzata per affrontare questi meeting deve essere ridimensionata e pensata proprio per svolgere questo nuovo tipo di attività come afferma Greg Baribault, un manager di Microsoft Team.

Affinché si possa gestire questa soluzione, le diverse piattaforme si sono aggiornate in modo da divenire compatibili con diversi marchi supplementari, collegando così al proprio laptop strumentazioni differenti come telecamere esterne Logitech.

Queste telecamere, attraverso un’intelligenza artificiale, individuano ed isolano il soggetto principale che sta esponendo e lo mostrano automaticamente su tutti gli schermi dei partecipanti.

Sia Zoom che Google’s Meet hanno questo tipo di opzione: creano dei piccoli video che si spostano automaticamente insieme ai partecipanti, a seconda di chi sta parlando.

Un direttore di un’azienda può però pensare che svolgere tali modifiche nella sala conferenza può richiedere molto tempo e un enorme dispendio di soldi; ma, grazie all’avanzare delle tecnologie e a queste diverse soluzioni, in realtà si è semplificato tutto.

È stato stimato che modificare e adattare la sala riunioni cinque anni fa avrebbe richiesto tra i tre e i quattro giorni di lavoro e sarebbe costato all’azienda in media tra i 20.000 e i 50.000 dollari; al giorno d’oggi invece ci vuole un’ora circa per installare l’attrezzatura necessaria e ha un costo irrisorio di 5.000 dollari. Sicuramente una notevole differenza.

La terza soluzione: le riunioni nel metaverso

Il metaverso richiama i più recenti film della Marvel e fa pensare a qualcosa di impossibile e straordinario. Eppure, diverse piattaforme stanno sperimentato la possibilità di creare dei meeting totalmente virtuali. Questo comporta avere delle sale riunioni virtuali, accedere ad un account e partecipare al meeting con un visore Meta Quest 2 e grazie all’app Horizon Workrooms di Meta.

Sicuramente, al momento, incontrarsi in VR non è una soluzione adottabile: oltre a richiedere l’utilizzo di diverse strumentazioni come delle cuffie professionali, l’utilizzo del visore comporta un isolamento rispetto a cosa sta intorno, con il rischio di inciampare in diversi ostacoli e farsi male.

Ma il potenziale c’è: durante i diversi test, si è valutato che una volta compresa la metodologia, il meeting si è svolto in maniera corretta e sembrava di essere davvero seduti tutti allo stesso tavolo.

L’entrata in una riunione organizzata nel metaverso è uguale a quella su Zoom o su Google Meet: l’unica differenza sta nel fatto che i suoni appaiono migliori e più nitidi e non si ha la sensazione di rimbombo causato dai microfoni degli altri utenti collegati.

Conclusioni

L’unico modo per risolvere in modo definitivo le varie problematiche dovute ai meeting ibridi sarebbe averne di meno e quindi optare per delle sane riunioni organizzate alla vecchia maniera. Mentre, da un lato, lo smartworking ha arricchito il bagaglio di molte aziende e ha permesso loro di realizzare cose prima impensabili, dall’altro ha portato delle ulteriori incombenze da dover gestire.

Prima di collegarsi online per iniziare un meeting bisogna porsi delle domande fondamentali: quale immagine e impressione di sé si vuole dare dall’altro, come stiamo per apparire agli occhi degli altri che ci guardano. Questo può aiutare molto a regolare la postura, ad evitare atteggiamenti sbagliati che possono distrarre gli altri dipendenti presenti in riunione.

Sicuramente il mondo dei meeting ibridi o virtuali è ancora in espansione e ci saranno sempre delle continue novità da apprendere e diversi modi di relazionarsi.

Questo permette anche la crescita e lo sviluppo delle tecnologie e delle aziende che si evolvono ed esplorano nuovi territori mai sondati fino a quel momento.

Stare al passo con i tempi può non sembrare facile all’inizio ma col passare degli anni, tutti quanti ci abitueremo a vivere in un mondo virtuale dove meeting ibridi, avatar e metaverso saranno termini comuni e, guardandoci indietro, non sapremo spiegarci come siamo riusciti in imprese che anni prima sembravano essere solo frutto della fantasia.

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