La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti è uno degli obiettivi del nuovo Codice degli Appalti come chiave per garantire migliore efficienza ed efficacia nella gestione dei processi di procurement. La digitalizzazione, non serve certo ripeterlo qui, non è però soltanto dematerializzazione delle procedure e tracciabilità, ma dovrebbe anche essere occasione per re-ingegnerizzare le procedure stesse, riducendo gli oneri amministrativi, i costi e tempi di comunicazione, gli errori.
I maggiori effetti derivanti dalla digitalizzazione si avrebbero utilizzando e analizzando i dati che sono prodotti dai sistemi di e-procurement per potere migliorare la progettazione degli acquisti.
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Digitalizzazione procurement farmaceutico e analisi dei dati
Un esempio in tal senso proviene dal mondo dei farmaci. La farmaceutica rappresenta una delle principali voci di spesa non soltanto dell’SSN ma della spesa pubblica in generale. In questo contesto, l’utilizzo e l’analisi dei dati possono costituire una leva strategica per abbattere costi di transazione e migliorare l’accesso alle cure. In altre parole, coniugare principi di efficienza ed efficacia.
Si utilizzano di seguito i dati provenienti dalle gare farmaceutiche dei prodotti etici in Italia nel 2025 per identificare i comportamenti di acquisto e attraverso queste analisi valutare le possibili azioni di miglioramento al fine di trasformare processi gestiti in modo burocratico, in processi agili ed efficaci.
Modelli di acquisto regionali nelle gare farmaceutiche
Il primo dato analizzato riguarda i modelli di acquisto, ovvero la propensione a livello regionale di adottare modelli centralizzati o decentralizzati. L’analisi si fonda sulla numerosità delle procedure regionali e locali e sui valori medi banditi. A dispetto di una norma che prevede l’acquisto centralizzato si riscontra come in realtà esistono diversi approcci: regioni con approccio centralizzato (come Toscana ed Emilia-Romagna) che puntano su grandi gare multiprodotto e regioni decentralizzate (come Marche e Abruzzo), che delegano quote significative agli acquisti locali non più dedicati alla sola continuità terapeutica di prodotti maturi. Altre regioni invece si limitano a mettere a disposizione delle aziende sanitarie / ospedaliere degli strumenti di acquisto non conducendo però un vero pooling della domanda. L’analisi di questi fenomeni permetterebbe di valutare le politiche di acquisto più efficienti / efficaci sulla base delle evidenze, anziché lasciarle a scelte per certi versi casuali.
Un secondo dato osservato è la frequenza di pubblicazione dei bandi di gara e la scelta della tipologia di procedure da cui si può dedurre se vi siano modelli virtuosi con percorsi dedicati ai farmaci esclusivi di nuova immissione in commercio.
Un terzo dato riguarda il fenomeno dei lotti deserti che nel 2025 ha inciso per il 7% sul totale bandito. Questo elemento di distorsione del mercato è spesso il segnale di basi d’asta incoerenti che scoraggiano la partecipazione degli operatori generando uno sforzo burocratico inutile per tutti gli attori del sistema, oppure di carenze di prodotto, fenomeno che nel tempo ha assunto sempre maggiore rilevanza.
Altri dati guardano più all’efficienza nella gestione dei processi, come il tasso di aggiudicazione delle gare nello stesso anno in cui sono bandite. In ambito farmaceutico, solo il 60% delle gare pubblicate nell’anno viene aggiudicato nell’arco dello stesso anno.
Procedure snelle e time-to-market dei farmaci
L’analisi dei dati mostra alcune leve per l’ottimizzazione del sistema: una di queste è la scelta del tipo di procedura di gara. L’adozione di procedure snelle come le procedure negoziate e gli affidamenti diretti e l’utilizzo di pratiche innovative quali l’affiancamento (che grazie a clausole specifiche dei capitolati, consente l’introduzione di nuove formulazioni e dosaggi nelle gare esistenti) permette di ridurre drasticamente il time-to-market dei farmaci, evitando duplicazione dei budget e abbattendo il carico amministrativo sul sistema.
I dati confermano che le procedure negoziate sono una leva potente per l’efficienza: analizzando un campione di nuovi farmaci esclusivi messi in commercio nel 2024 si vede come l’utilizzo di tali procedure riduca di 180 giorni il tempo medio di aggiudicazione dalla Gazzetta Ufficiale rispetto all’utilizzo delle procedure aperte. Nel 2025, il ricorso a queste “Lean Procedures” è cresciuto del 110% a livello nazionale rispetto al 2024 con un beneficio sui tempi di accesso.
Il modello Abruzzo per i farmaci esclusivi
Un primo esperimento di utilizzo di queste procedure su ampia scala viene osservato in Abruzzo, che a febbraio 2026 ha pubblicato una procedura negoziata della durata di 4 anni di 3,07 miliardi di euro rivolta a 186 Operatori Economici. Tale procedura prevede l’utilizzo dell’accordo quadro monofornitore, in considerazione dell’unicità del fornitore e dell’esclusività dei farmaci tutelati da diritti di privativa industriale.
Viene quindi dedicato un lotto per ciascun Operatore Economico che non dettaglia un elenco di principi attivi esclusivi, ma prevede dei massimali di spesa quadriennali da utilizzare quale contenitore di appoggio per tutte le forniture di prodotti “esclusivi” presenti e futuri necessari alle esigenze delle Aziende Sanitarie Locali. Questo modello nasce con l’intento di ridurre drasticamente l’onere amministrativo, permettendo alle aziende sanitarie di attivare i contratti solo in base al reale bisogno e con più flessibilità. Ovviamente tale scelta deve essere valutata in funzione degli obiettivi e dei fabbisogni che si intendono perseguire.
Value based procurement e generazione di valore
In conclusione, l’analisi dei dati può supportare il ricorso a un uso consapevole degli strumenti di acquisto previsti dalle norme e la risoluzione (o prevenzione) di problemi che le Amministrazioni riscontrano nell’approcciare il mercato, evitando in primis fenomeni distorsivi della concorrenza, limitazioni nella capacità di acquisto di soluzioni innovative e più in generale riducendo la concreta possibilità di generazione di valore.
Osservatorio MaSan di SDA Bocconi da tempo insiste sulla necessità che i buyer pubblici, in primis le grandi centrali di committenza / soggetti aggregatori, adottino approcci di procurement orientati alla generazione di valore sotto l’etichetta del “value based procurement process”. L’acquisto di valore non risiede necessariamente nella definizione di sofisticati meccanismi di pagamento legato all’outcome e di condivisione del rischio, quanto in una gestione consapevole dei processi di procurement.
La digitalizzazione è parte di questo processo evolutivo non tanto perché cambia il canale di comunicazione, quanto per i dati e le evidenze che essa è in grado di generare. In tal senso il ricorso dell’AI potrà in futuro supportare le Amministrazioni in questo lavoro di automazione per la pulizia, standardizzazione, classificazione dei dati e la loro analisi. Questa attività è utile sia alle stazioni appaltanti per migliorare la gestione dei processi e gli esiti del procurement, sia al mercato in quanto promuove la creazione di valore per il paziente e il sistema e riduce gli oneri di partecipazione grazie a gare che si basano sull’analisi dei fabbisogni e del mercato più robuste.
