Un ambito che in azienda è prioritario e strategico per la crescita: il procurement è un funziona complessa, che non può essere ridotta agli acquisti ma che ha impatti sulla compliance aziendale e sul rapporto con fornitori e clienti. Importante, infatti, gestire in modo oculato la selezione di fornitori affidabili, anche in ottemperanza a normative come la Nis2, e la gestione accurata delle fasi di acquisto, garantendo trasparenza e conformità alle normative vigenti.
Indice degli argomenti
Che cos’è il procurement tradizionale
Il procurement tradizionale è il processo di approvvigionamento di beni e servizi utilizzando modalità consolidate e formali, spesso caratterizzati da negoziazioni dirette con fornitori, contratti a lungo termine e un forte controllo sui costi e sulla qualità. Questo approccio include diverse fasi, come la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, la gestione degli ordini e il monitoraggio delle consegne su procedure standardizzate e contratti cartacei. Nel tempo, il procurement si è evoluto con l’introduzione di tecnologie digitali, dando vita all’e-procurement, che automatizza molte delle operazioni tradizionali e migliora l’efficienza del processo.
Differenze tra procurement diretto e indiretto
Nel procurement si distinguono due ambiti principali: quello diretto e quello indiretto. Il procurement diretto riguarda l’acquisto di materiali e componenti utilizzati nella produzione. Per esempio, un’azienda automobilistica compra acciaio, motori e pneumatici: elementi essenziali per realizzare il prodotto finale. Il procurement indiretto, invece, comprende beni e servizi che non entrano nel processo produttivo, ma sono necessari al funzionamento dell’azienda. Rientrano in questa categoria le forniture per ufficio, i software, i servizi di manutenzione, pulizia o consulenza. La gestione di questi due tipi di procurement è strategica: mentre il procurement diretto punta alla qualità e alla continuità della produzione, quello indiretto mira all’efficienza operativa e alla riduzione dei costi.
Le differenze di costo tra procurement diretto e indiretto influenzano la gestione aziendale in diversi modi. I costi diretti, legati all’acquisto di materie prime e componenti essenziali per la produzione, sono più prevedibili e impattano direttamente sulla qualità del prodotto finale. Per questo motivo, le aziende investono nella gestione efficiente della supply chain, assicurandosi fornitori affidabili e prezzi competitivi. D’altra parte, i costi indiretti, che comprendono spese per uffici, servizi di manutenzione, software e altre necessità operative, sono più variabili e difficili da controllare. Qui l’obiettivo principale è ridurre le spese inutili e migliorare l’efficienza operativa, evitando sprechi e ottimizzando l’allocazione delle risorse tra i vari reparti aziendali. Un bilanciamento efficace tra questi due aspetti è fondamentale: il procurement diretto garantisce la continuità della produzione e la qualità dei prodotti, mentre una gestione attenta del procurement indiretto aiuta a mantenere la sostenibilità finanziaria e migliorare la competitività dell’azienda nel lungo periodo.
Il procurement nel settore pubblico
Nel settore pubblico, il procurement è regolato da norme rigorose che mirano a garantire trasparenza, concorrenza e corretto utilizzo delle risorse collettive. Il principale riferimento normativo è il Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023), che ha introdotto una serie di modifiche per semplificare le procedure, tra cui l’innalzamento delle soglie per gli affidamenti diretti.
Normative e regolamenti negli acquisti pubblici
Nel settore pubblico, il procurement è regolato da norme rigorose per garantire trasparenza, concorrenza e corretto utilizzo delle risorse collettive. Il Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 36/2023) conosciuto anche come Codice appalti ha introdotto diverse semplificazioni, tra cui l’innalzamento delle soglie per gli affidamenti diretti. Queste misure hanno reso più rapide le procedure di acquisto, soprattutto per le piccole amministrazioni, ma hanno sollevato dubbi sull’equilibrio tra velocità e concorrenza. Ogni appalto pubblico è tracciato tramite il Codice Identificativo di Gara (CIG), che consente di monitorare i flussi di spesa pubblica attraverso le fonti di finanziamento.
A gestire l’intero iter di gara nel settore pubblico è il Responsabile Unico del Procedimento (RUP), figura chiave che supervisiona tutte le fasi, dalla programmazione alla firma del contratto fino all’esecuzione. Accanto al RUP opera il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), incaricato di individuare i rischi e garantire il rispetto delle misure anticorruzione. Le linee guida ANAC chiariscono le modalità di rotazione degli incarichi e le procedure per evitare conflitti di interesse, garantendo imparzialità nelle gare pubbliche. Un tema centrale è quello del conflitto di interessi: il Codice impone che chi partecipa a qualsiasi fase della procedura di gara sia libero da interessi personali o professionali che possano influenzare le decisioni. L’ANAC, in questo senso, svolge anche un ruolo di vigilanza e indirizzo, fornendo linee guida e strumenti per rilevare e prevenire tali situazioni.
Ruolo del procurement nella gestione degli appalti pubblici
La situazione del procurement pubblico in Italia continua a essere caratterizzata da una forte frammentazione. L’innalzamento delle soglie per gli affidamenti diretti, pensato per accelerare gli acquisti — soprattutto nelle amministrazioni locali — ha avuto effetti rilevanti sulla struttura del mercato.
Cosa dicono i dati Anac
Nel 2024, secondo la Relazione annuale dell’ANAC, sono state registrate circa 267.000 procedure di gara con importo pari o superiore a 40.000 euro, per un valore complessivo di 271,8 miliardi di euro, in leggero calo rispetto al 2023. I settori dei servizi e delle forniture sono cresciuti rispettivamente del +10,1% e del +18,9%, mentre i lavori hanno segnato un netto calo (-38,9%), tornando ai livelli del 2020.
Gli affidamenti diretti hanno rappresentato la modalità di aggiudicazione più utilizzata, pari al 54,3% del totale, in aumento del 9,3% rispetto all’anno precedente. Sommando anche le procedure sotto soglia, questa percentuale arriva a circa il 92% del totale, sebbene con impatto economico limitato. Questa tendenza conferma la necessità di un attento monitoraggio per evitare che la semplificazione si trasformi in un’abitudine strutturale, a scapito della trasparenza e della concorrenza.
Per le classi di importo, oltre il 65% delle procedure ha riguardato valori tra 40.000 e 150.000 euro, mentre il 25% si è concentrato nella fascia tra 150.000 e 1 milione di euro
Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha contribuito a rendere più efficiente il procurement pubblico, grazie all’introduzione di piattaforme di e-procurement che semplificano le procedure e ne aumentano la trasparenza. Tuttavia, resta aperta la sfida di coniugare velocità e semplificazione con il rispetto dei principi di concorrenza ed equità, evitando che l’ampio ricorso agli affidamenti diretti comprometta l’accesso al mercato da parte di operatori qualificati.
Il ruolo di Consip, Anac e Invitalia
In questo contesto, Invitalia, Consip e ANAC giocano un ruolo strategico per costruire un modello di acquisti pubblici più trasparente e controllato, soprattutto alla luce delle risorse straordinarie messe in campo dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR). Il PNRR, con un budget complessivo di 194,4 miliardi di euro, ha previsto procedure semplificate per velocizzare l’avvio degli appalti, ma la gestione efficace di questi fondi si scontra con la frammentazione delle stazioni appaltanti e con la necessità di garantire standard elevati di trasparenza e concorrenza.
Consip, società in house del MEF, supporta la centralizzazione degli acquisti pubblici e gestisce piattaforme di e-procurement, contribuendo a ridurre inefficienze e a garantire economie di scala. Invitalia, in qualità di Agenzia nazionale per lo sviluppo, affianca le amministrazioni nella progettazione e realizzazione di interventi strategici, con particolare attenzione agli investimenti infrastrutturali finanziati con fondi pubblici.
ANAC, attraverso la sua funzione di vigilanza collaborativa e il Regolamento ad hoc per il PNRR, supporta le amministrazioni nel garantire la correttezza delle procedure e nel prevenire irregolarità, con l’obiettivo di assicurare che le risorse siano impiegate in modo efficace, trasparente e nel rispetto delle normative. La gestione degli investimenti pubblici richiede strumenti operativi più agili, un rafforzamento delle competenze tecniche e un uso più esteso delle tecnologie digitali. Il coordinamento tra ANAC, Invitalia e Consip, insieme a un’attenta supervisione dei flussi finanziari e degli affidamenti, rappresenta una leva per costruire un procurement pubblico più affidabile, competitivo e orientato ai risultati.
Catena di approvvigionamento: ottimizzazione e gestione
Il procurement tradizionale è profondamente connesso alla gestione della catena di approvvigionamento, un sistema complesso che regola il flusso di materiali, informazioni e servizi tra fornitori, aziende e clienti finali. Un’organizzazione efficiente della supply chain permette di ridurre i costi e migliorare i tempi di consegna, garantendo una maggiore competitività e sostenibilità operativa. L’ottimizzazione della supply chain inizia con una pianificazione strategica del fabbisogno aziendale, prevedendo le esigenze future e definendo priorità di approvvigionamento.
La selezione dei fornitori riveste un ruolo cruciale: identificare partner affidabili e negoziare condizioni vantaggiose consente di garantire continuità nelle forniture e mantenere elevati standard qualitativi. La gestione logistica, poi, incide direttamente sulle tempistiche e sull’efficienza delle operazioni, con sistemi sempre più avanzati per il monitoraggio del trasporto e dello stoccaggio delle merci.
Importanza della visibilità e del controllo delle spese
La visibilità e il controllo delle spese nella gestione degli approvvigionamenti sono determinanti per garantire sostenibilità finanziaria e ottimizzazione dei costi. Monitorare con precisione le spese aziendali permette di identificare eventuali inefficienze e sprechi, assicurando che ogni acquisto sia realmente necessario e contribuisca alla redditività complessiva. Un procurement ben gestito non riguarda solo la scelta dei fornitori, ma anche la capacità di tracciare in tempo reale le transazioni e analizzare l’impatto economico delle decisioni d’acquisto. Le aziende che riescono a mantenere un controllo dettagliato delle proprie spese possono evitare costi superflui, migliorare le condizioni contrattuali con i fornitori e garantire maggiore trasparenza finanziaria.
Soluzioni tecnologiche per la gestione della supply chain
L’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate come i software ERP, piattaforme di gestione fornitori e sistemi di intelligenza artificiale, permette di automatizzare i processi, migliorare la tracciabilità e ottimizzare la pianificazione, rendendo la supply chain più efficiente e reattiva. La tecnologia sta giocando un ruolo chiave in questa trasformazione. I nuovi strumenti di business intelligence e analytics avanzati consentono di raccogliere e interpretare dati finanziari con maggiore precisione, offrendo una panoramica chiara sulle voci di spesa più critiche. Questa maggiore capacità di analisi permette di adottare strategie più efficaci, basate su dati concreti anziché su stime approssimative.
Un controllo accurato delle spese non è solo una leva per la riduzione dei costi, ma un fattore strategico per migliorare la competitività aziendale e garantire una gestione finanziaria sostenibile nel lungo periodo. Oggi, le tecnologie digitali stanno rivoluzionando il settore, rendendo possibile un controllo più preciso della supply chain. Strumenti basati su intelligenza artificiale, IoT e analisi predittiva permettono di anticipare criticità, ridurre gli sprechi e migliorare la visibilità dei processi. La digitalizzazione del procurement consente alle aziende di reagire più rapidamente ai cambiamenti del mercato, riducendo il rischio di interruzioni nella catena di fornitura e aumentando la resilienza operativa.
Gestione fornitori: strategie di successo
La gestione dei fornitori è una componente chiave per garantire l’efficienza operativa e la competitività aziendale. In un contesto di mercato sempre più complesso e interconnesso, adottare strategie di successo nella gestione dei fornitori significa andare oltre la mera riduzione dei costi.
Occorre puntare su criteri di selezione accurati, performance costantemente monitorate, una comunicazione trasparente e un approccio collaborativo. Le aziende di successo costruiscono ecosistemi di fornitura agili, resilienti e orientati all’innovazione, capaci di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e alle esigenze del mercato.
Creazione di relazioni solide e durature
Una gestione efficace dei fornitori non si limita alla selezione del miglior offerente, ma si fonda sulla costruzione di relazioni strategiche e collaborative. Stabilire un rapporto solido e duraturo con i propri fornitori significa puntare su fiducia reciproca, trasparenza nella comunicazione e obiettivi condivisi. Le aziende che investono nel dialogo costante, nella risoluzione proattiva dei problemi e nel supporto reciproco ottengono fornitori più reattivi, affidabili e motivati. Questo approccio relazionale favorisce anche l’innovazione congiunta, il miglioramento continuo e la resilienza della supply chain, creando un vantaggio competitivo sostenibile nel tempo.
Automazione e digitalizzazione nella gestione fornitori
L’automazione e la digitalizzazione stanno trasformando radicalmente la gestione dei fornitori, rendendola più efficiente, trasparente e reattiva. Strumenti digitali come i sistemi ERP, le piattaforme di e-procurement e le soluzioni di intelligenza artificiale permettono di monitorare in tempo reale le performance dei fornitori, gestire documentazione e contratti in modo centralizzato e snellire i processi di approvvigionamento. Inoltre, l’uso dei dati consente una valutazione più precisa dei rischi e delle opportunità lungo la supply chain. L’adozione di queste tecnologie non solo riduce gli errori e i tempi di gestione, ma migliora anche la capacità dell’azienda di adattarsi ai cambiamenti del mercato in modo proattivo.
Contrattazione efficace: negoziare con i fornitori
Una contrattazione efficace è fondamentale per ottenere condizioni vantaggiose e costruire rapporti di fornitura sostenibili nel tempo. Negoziare non significa semplicemente abbassare i prezzi, ma trovare un equilibrio tra qualità, costo, tempi di consegna e valore aggiunto.
Un approccio strategico alla contrattazione richiede preparazione, conoscenza del mercato, capacità di ascolto e la definizione chiara degli obiettivi aziendali. Le imprese che investono in competenze negoziali e nella gestione professionale dei contratti sono più capaci di prevenire conflitti, ridurre i rischi e cogliere opportunità di lungo termine con i propri partner commerciali.
Tecniche di negoziazione e gestione dei contratti
Per negoziare con successo con i fornitori, è essenziale padroneggiare tecniche che combinino competenze analitiche, relazionali e strategiche. Tra le più efficaci vi sono la preparazione dettagliata delle alternative (BATNA), la definizione di obiettivi chiari e realistici, e l’uso di approcci collaborativi, che puntano a soluzioni win-win. Inoltre, la gestione dei contratti non dovrebbe limitarsi alla firma, ma proseguire nel tempo con un monitoraggio costante delle clausole, delle prestazioni e della conformità. Un contratto ben gestito è uno strumento di controllo, ma anche di sviluppo: consente di adattarsi alle variazioni di contesto, rinegoziare in modo trasparente e rafforzare il legame tra le parti.
Vantaggi del sourcing strategico
Il sourcing strategico rappresenta un’evoluzione rispetto agli approcci tradizionali di approvvigionamento, focalizzandosi su una visione di lungo periodo e su obiettivi di valore complessivo, non solo di costo. Attraverso un’analisi approfondita del mercato, della domanda interna e delle performance dei fornitori, le aziende possono selezionare partner in grado di offrire non solo prodotti o servizi, ma anche innovazione, flessibilità e continuità operativa.
Tra i principali vantaggi del sourcing strategico vi sono la riduzione dei rischi, l’ottimizzazione dei costi totali di proprietà (TCO), il miglioramento della qualità e il rafforzamento della resilienza della supply chain. Questo approccio consente di costruire rapporti più forti e orientati alla crescita reciproca.
