La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, divenuta pienamente operativa in Italia nel 2024, ha ridefinito il ruolo delle piattaforme di eProcurement. Oggi, la gestione di appalti e concessioni avviene attraverso piattaforme certificate che presidiano – in tutto o in parte – le diverse fasi della procedura e dialogano in tempo reale con la Banca Dati Nazionale (BDNCP). L’obiettivo è garantire trasparenza, semplificare i processi e assolvere automaticamente agli obblighi di pubblicità legale.
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Le nuove regole tecniche per le PAD
A fine dicembre AgID ha approvato le nuove Regole Tecniche per le Piattaforme di Approvvigionamento Digitale (PAD) che le soluzioni di eProcurement saranno chiamate a implementare nei prossimi mesi per rendere le procedure di gara più semplici, sicure e trasparenti. Il provvedimento rappresenta un’evoluzione fondamentale per il sistema degli appalti in Italia, consolidando il percorso di digitalizzazione avviato con il nuovo Codice dei Contratti Pubblici e mettendo a disposizione degli Enti strumenti tecnologici più avanzati.
Le nuove disposizioni introducono requisiti più stringenti in materia di protezione dei dati e sicurezza informatica. Inoltre, rendono ancora più centrale il tema dell’interoperabilità, che impone alle piattaforme di dialogare in modo efficace e continuo con le principali banche dati nazionali. Questo approccio consente di dare concreta attuazione al principio once only, secondo il quale le imprese devono fornire le proprie informazioni alla Pubblica Amministrazione una sola volta, permettendo ai dati di circolare automaticamente tra sistemi certificati, senza la necessità di ripetuti invii di documenti.
Le Regole Tecniche rafforzano inoltre i meccanismi di tracciabilità, garantendo un monitoraggio puntuale di tutte le fasi del contratto, dalla pubblicazione del bando fino alla conclusione dell’esecuzione, e favorendo così l’individuazione tempestiva di eventuali anomalie o ritardi. Contengono inoltre con le prime linee guida per l’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nei processi di gara, prevista sempre sotto il controllo umano e nel pieno rispetto dei principi di trasparenza e responsabilità.
Una cornice normativa unica, ma realtà operative molto diverse
Apparentemente la digitalizzazione delle gare pubbliche sembra un processo razionale: un quadro normativo unico, regole definite, flussi standardizzati e dati che viaggiano in modo interoperabile a garanzia di trasparenza e tracciabilità.
Passando però dal piano teorico a quello operativo, il quadro si complica non poco. Perché se la norma è la stessa per tutti, le gare non lo sono, così come non lo sono le stazioni appaltanti chiamate a gestirle. Cambiano le procedure interne, i livelli di complessità, i regolamenti interni di ciascun ente e, soprattutto, le persone, le competenze e i processi organizzativi coinvolti.
Una gara semplice, gestita per esempio da un piccolo Comune, ha poco a che vedere con una procedura condotta da una grande utility che opera come organizzazione complessa, con più direzioni coinvolte, processi strutturati, sistemi informativi eterogenei e modalità operative differenziate tra le diverse aree aziendali. Nel primo caso, il RUP (Responsabile Unico del Progetto) accentra su di sé gran parte delle attività, spesso senza il supporto di una struttura dedicata. Nel secondo caso il governo della gara è distribuito tra uffici diversi, ciascuno con ruoli, responsabilità e tempi propri. Cambiano i passaggi interni, le verifiche, i livelli di coordinamento e le interazioni tra persone e sistemi. In entrambi i casi, il perimetro normativo è lo stesso, ma il modo di operare è profondamente diverso.
Gare pubbliche ed eProcurement: come trasformare l’obbligo in opportunità
In quanto vincolo normativo, la digitalizzazione degli appalti pubblici può essere affrontata in due modi: limitarsi a perseguire la conformità con il dettato legislativo, adeguandosi alle nuove regole tecniche richieste alle PAD, oppure cogliere l’obbligo come un’occasione per ripensare e migliorare i processi, sfruttando la digitalizzazione come leva concreta di semplificazione, efficienza operativa e controllo.
Pierluigi Aluisio, Presidente di Venicecom Group, gruppo internazionale di consulenza e servizi IT con oltre 25 anni di esperienza e sviluppatore della suite di eProcurement PRO-Q, ci spiega: “La digitalizzazione è sempre un’opportunità, anche quando nasce da un obbligo normativo. Ma non deve essere l’Ente ad adattarsi alla piattaforma, stravolgendo il proprio modo di lavorare. Deve essere la soluzione di eProcurement a adattarsi all’Ente. Quando una piattaforma è focalizzata sulla pura compliance normativa, impone processi rigidi e lontani dalla realtà operativa. Il rischio è quello di generare resistenza, ulteriore complessità e inefficienza”.
La vera sfida è quindi conciliare la rigidità del quadro normativo – particolarmente stringente in Italia – con le esigenze operative quotidiane delle stazioni appaltanti, tenendo conto delle specificità dell’Ente e delle singole procedure di gara. “La conformità è un prerequisito imprescindibile: da lì si parte e non si discute – prosegue Aluisio –. Ma all’interno di questo perimetro è possibile e necessario personalizzare le PAD, modellandole sui processi dell’Ente. Significa configurare flussi, ruoli, livelli di controllo e modalità operative in modo coerente con l’organizzazione interna e con la tipologia delle procedure gestite”.
In questa prospettiva, la piattaforma di eProcurement evolve da semplice strumento di adempimento a vero e proprio abilitatore organizzativo: riduce le attività manuali, migliora la qualità dei dati, aumenta la tracciabilità e supporta le strutture amministrative nel governo dell’intero ciclo di vita del contratto.
“Quando la tecnologia è flessibile, interoperabile e centrata sull’utente – continua Aluisio – il rispetto delle regole non rallenta il lavoro, ma lo rende più ordinato, controllabile e sostenibile”.
Non sempre però le stazioni appaltanti sono consapevoli che tutto ciò sia possibile e che esistano strumenti in grado di farlo garantendo la piena conformità normativa. Ed è proprio questa percezione a far vivere il digitale come un’imposizione dall’alto, come un male necessario da affrontare con fatica, arrivando in alcuni casi a ipotizzare il ricorso a potenziali deroghe.
Piattaforme di eProcurement: l’importanza di essere flessibili
Per cogliere appieno i benefici della digitalizzazione servono strumenti adeguati. Le piattaforme di eProcurement per il settore pubblico sono soluzioni certificate che consentono di gestire le procedure in modalità telematica, dialogando con gli ecosistemi nazionali di riferimento e assicurando tracciabilità, trasparenza e assolvimento degli obblighi di legge.
Queste soluzioni possono coprire, tramite moduli specializzati, l’intero ciclo del contratto pubblico: dalla programmazione e raccolta dei fabbisogni alla progettazione e pubblicazione delle procedure di acquisto, dalla gestione della gara fino alle fasi successive di esecuzione del contratto. La normativa non impone che tutte queste attività siano governate da un unico strumento, ma è evidente come un approccio end-to-end consenta di ridurre la frammentazione e semplificare la gestione dei flussi.
Il gap di mercato e come superarlo
In quest’ambito emerge un vero e proprio gap di mercato. Molti software dedicati all’eProcurement pubblico sono sì certificati e conformi al Codice, ma mostrano limiti sul fronte della flessibilità. In altri termini, finiscono per imporre flussi rigidi e modelli standard che, come si è visto, rafforzano la percezione del digitale come un’imposizione rigida dall’alto, ostacolandone l’adozione. Altre rispettano la normativa ma costringono gli operatori delle stazioni appaltanti a un surplus lavorativo per creare modelli di documenti e di metodologie di calcolo di punteggi con strumenti fuori piattaforma e poco sicuri e con necessità di inserimenti plurimi degli stessi dati, con evidenti rischi di errore.
“In realtà una soluzione esiste – spiega Aluisio – ma bisogna affidarsi a un partner come Venicecom che conosca a fondo la normativa e l’operatività di Enti e Società partecipate pubbliche e che abbia sviluppato e disponga della proprietà diretta di una Piattaforma di Approvvigionamento Digitale di livello Enterprise come PRO-Q estremamente customizzabile, interoperabile e versatile perché disponibile sia per le procedure di appalto pubbliche che per gli acquisti in regime privatistico.
Un partner come Venicecom che possa e voglia commercialmente e tecnicamente adattare la sua piattaforma di approvvigionamento PRO-Q, come un abito su misura, alle esigenze, ai processi, all’organizzazione e alle finalità dell’Ente, e non viceversa come spesso accade per soluzioni e approcci troppo rigidi; ovviamente senza mai uscire dal perimetro della conformità alle stringenti normative AgID e ANAC e ACN”
Venicecom e la piattaforma PRO-Q
La possibilità di personalizzazione è uno dei valori distintivi di PRO-Q, la suite di eProcurement sviluppata da Venicecom Group per aziende, pubbliche amministrazioni e imprese pubbliche e private. La piattaforma, modulare e scalabile, è progettata per gestire l’intero ciclo di vita degli Appalti Pubblici, dalla programmazione alla realizzazione, garantendo conformità normativa, efficienza operativa, sicurezza e processi efficaci e controllati.
PRO-Q affianca le stazioni appaltanti in tutte le fasi chiave, dalla progettazione dell’esigenza alla gestione delle gare, integrando meccanismi di autorizzazione e approvazione completamente configurabili in base all’organizzazione dell’ente. Inoltre, permette il monitoraggio costante e in tempo reale di ogni passaggio del procedimento, assicurando tracciabilità, trasparenza e piena governabilità dei dati. L’integrazione nativa con le principali banche dati e i sistemi esterni previsti dal quadro normativo – ANAC, Prefetture, INPS ed enti di certificazione – unita a strumenti avanzati di reporting e controllo, consente alle stazioni appaltanti di presidiare l’intero processo decisionale, automatizzare lo scambio informativo, ridurre gli errori, prevenire criticità e rispondere con tempestività alle esigenze operative e regolatorie.
È attraverso soluzioni come queste, e grazie al supporto di un partner con competenze consolidate, che la digitalizzazione può superare definitivamente la logica del mero adempimento normativo e diventare uno strumento concreto di innovazione e governo efficiente della complessità.
Articolo realizzato in partnership con Venicecom Group
