Procedure complesse, tempi lunghi e scarsa visibilità sull’avanzamento dei contratti hanno caratterizzato per diverso tempo la gestione degli appalti, pesando sull’efficienza della spesa pubblica.
Il nuovo Codice dei Contratti Pubblici ha affrontato queste criticità con una riforma strutturale che tocca procedure, ruoli e strumenti. Tra le novità, l’obbligo di adottare Piattaforme di Approvvigionamento Digitale certificate (PAD) per l’intero ciclo di vita dei contratti, dalla programmazione all’esecuzione, passando per progettazione, pubblicazione e affidamento.
L’obbligo c’è e il quadro normativo è definito, ma come ogni intervento di digitalizzazione imposto per legge, ciò che fa la differenza non è la norma in sé, bensì l’approccio con cui la si recepisce.
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PAD: semplice adempimento o scelta strategica?
Di fronte all’obbligo normativo si aprono due strade: recepirlo come adempimento da spuntare o trasformarlo in leva strategica per potenziare la capacità di governo, aumentare l’efficienza e rafforzare trasparenza e controllo sull’intera filiera.
Solo adottando il secondo approccio è possibile sfruttare tutti i benefici del digitale: accelerare e automatizzare i processi, moltiplicare efficienza e trasparenza, potenziare la capacità decisionale e aprirsi all’innovazione, che anche in questo contesto fa rima con intelligenza artificiale.
Affinché tutto ciò sia possibile, le PAD devono soddisfare dei requisiti che vanno oltre la certificazione e che riguardano le dimensioni della copertura funzionale e dell’interoperabilità.
eProcurement come scelta strategica: il caso MM
In Italia non mancano realtà che hanno approfittato dell’obbligo di legge per ripensare in modo ampio e completamente digitalizzato la gestione degli appalti. MM S.p.A. (Metropolitane Milanesi) rientra perfettamente in questo gruppo.
L’obiettivo: governo integrato del ciclo di vita dei contratti
MM S.p.A. è una società per azioni controllata dal Comune di Milano che gestisce un’ampia gamma di servizi urbani: dall’ingegneria delle infrastrutture metropolitane alla direzione dei lavori per il servizio idrico; dalla manutenzione di scuole e strade alla gestione del verde pubblico.
MM è una stazione appaltante qualificata di primo livello, il che significa che bandisce gare non solo per le proprie esigenze ma anche per conto del Comune di Milano, rendendo il procurement una vera e propria funzione strategica. Ciò si è tradotto in requisiti precisi per la scelta della piattaforma.
- Ampia copertura funzionale, tale appunto da coprire il ciclo di vita del contratto pubblico in modalità end-to-end: non solo la gara, ma programmazione, esecuzione, monitoraggio e rendicontazione.
- Flessibilità e adattabilità: la piattaforma avrebbe dovuto adattarsi ai processi interni di MM senza imporre modelli rigidi o richiedere personalizzazioni onerose.
- Interoperabilità, ovvero integrazione nativa con i processi di gestione economica a monte e, a valle, con quelli di gestione operativa delle commesse e dei lavori. A livello pratico, era necessario implementare un dialogo nativo con SAP per la gestione economica, con ANAC per gli obblighi normativi e con Consip per le procedure di acquisto.
La piattaforma Venicecom: caratteristiche a vantaggi
La scelta è caduta su Venicecom, gruppo internazionale di consulenza e servizi IT con soluzioni proprietarie di eProcurement e governance di progetti complessi. A orientare la scelta sono state alcune caratteristiche native dell’offerta Venicecom, tra cui:
- Capacità di personalizzazione. L’adattamento ai processi di qualsiasi organizzazione senza ricadute su tempi e costi è un tratto che Venicecom ha costruito nel tempo come elemento distintivo di tutta la propria offerta.
- Certificazione ACN: con l’entrata in vigore della NIS 2, la sicurezza non è più un requisito accessorio ma un criterio centrale nella selezione delle tecnologie.
- Sovranità digitale: la preferenza per soluzioni italiane, soprattutto in termini di governo dei dati, è un criterio che sta entrando con sempre maggiore forza nel dibattito sulla digitalizzazione di organizzazioni pubbliche e private.
- Modello di licensing flessibile: Venicecom offre la possibilità di scegliere tra subscription e licenza perpetua, un elemento fondamentale nella valutazione di MM, in un contesto in cui i modelli cloud tendono ad aumentare progressivamente i costi operativi nel tempo.
A tutto ciò si aggiunge il punto più strategico, già anticipato precedentemente: l’integrazione nativa tra PRO-Q e KronosApp, rispettivamente la piattaforma di eProcurement e il software di project governance, consente di coprire l’intero ciclo di vita dei contratti in un unico ecosistema digitale, traducendo in pratica i benefici di efficienza, semplificazione e agilità promessi dalla digitalizzazione.
I risultati: più efficienza e collaborazione. L’AI è il prossimo passo
L’implementazione della piattaforma è avvenuta in un contesto tutt’altro che semplice. Venicecom è stata tra le ultime a ottenere la certificazione ANAC a fine 2023, ma questo si è rivelato una scelta vincente: il tempo aggiuntivo ha consentito di eseguire scenari di test approfonditi, evitando problematiche in fase di avvio. Di conseguenza, MM è stata tra le prime stazioni appaltanti in Italia a bandire gare con il nuovo Codice dei Contratti Pubblici su una piattaforma pienamente integrata.
A distanza di due anni, la piattaforma Venicecom è entrata a pieno titolo nella mappa applicativa di MM, integrandosi con SAP per la gestione economica e aprendo la strada a una copertura completa del ciclo di vita dei contratti pubblici. KronosApp, dal canto suo, consente di portare i dati contrattuali (risorse, attività, vincoli) direttamente all’interno della gestione operativa delle commesse, eliminando i passaggi manuali e la dispersione di informazioni tra sistemi e uffici diversi. In un unico ambiente digitale, KronosApp gestisce pianificazione, stati di avanzamento, controllo di costi e margini, varianti e rendicontazione, tutto ciò che serve per tenere sotto controllo una commessa dall’inizio alla fine.
Il percorso sta producendo effetti concreti. Per prima cosa, la piattaforma facilita l’integrazione dei processi, con ricadute dirette sull’efficienza dell’intera filiera degli appalti. C’è poi un risultato che va oltre l’operativo: uffici e direzioni aziendali stanno progressivamente abbandonando la logica a silos, imparando a operare in modo più orizzontale. L’evoluzione tecnologica sta quindi diventando il motore di un cambiamento culturale profondo, che richiede tempo ma che sta già modernizzando il modo di lavorare.
Il prossimo passo è l’intelligenza artificiale. MM guarda all’AI con interesse, considerandola non solo uno strumento di efficienza operativa ma una leva capace di generare valore collettivo, ovvero di supportare il monitoraggio e il controllo di fenomeni che nel ciclo di vita degli acquisti rischiano di restare difficilmente visibili. Questa ambizione presuppone esattamente ciò che MM sta costruendo: una mappa applicativa integrata, nella quale l’AI possa dialogare con tutti i sistemi e tradursi da strumento individuale a moltiplicatore di intelligenza organizzativa.
Per approfondire, appuntamento alla tavola rotonda digitale del 22 aprile
Le sfide legate alla digitalizzazione degli appalti e delle commesse saranno al centro di una tavola rotonda organizzata in partnership con Venicecom per il prossimo 22 aprile.
Durante l’evento si affronteranno i principali pain point legati alle piattaforme di eProcurement e alla gestione della fase esecutiva dei contratti, con un focus specifico sulla necessità di collegare la fase di gara con la gestione operativa e come farlo in concreto.
Nel dettaglio, verrà approfondita la soluzione KronosApp, il suo ruolo nel ciclo di vita dei contratti e il modo con cui genera benefici tangibili per CFO, top management e controllo di gestione. Spazio anche al caso MM, già anticipato in questo articolo: vedremo nel dettaglio come l’azienda ha integrato KronosApp all’interno del proprio ecosistema e quali sono stati gli impatti e i vantaggi ottenuti.
Articolo realizzato in collaborazione con Venicecom
